Hvorfor du bør ta i bruk NY kalender i Teams

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Kalenderen i Teams har tidligere vært begrenset sammenlignet med Outlook, men nå får stadig flere tilgang til en ny og forbedret kalender i Teams. Denne kalenderen ligner mye på den i Outlook, men den tilbyr også unike funksjoner som bare er tilgjengelige i Teams.

Hvorfor har jeg brukt Outlook til å invitere til Teams-møter?

Det som har irritert meg mest i Teams-kalenderen er at den ikke husker epostadressene jeg har brukt før. Jeg kunne søke opp adresser i organisasjonen, men for eksterne måtte jeg skrive inn hele epostadressen hver gang. Derfor har jeg mest brukt kalenderen i Outlook. Men, når får jeg tidligere brukte adresser opp som forslag. En liten detalj kanskje, men veldig tidsbesparende.

Selv om jeg oppretter møteinvitasjonen fra Teams kan jeg også bestemme at møtet skal være fysisk.

Kjenner du planleggingsassistenten?

En mulighet jeg ofte har brukt i Outlook er å finne en møtetid som passer for alle uten å måtte åpne alle kalenderne. Jeg bruker Planleggingsassistenten, som nå også er tilgjengelig i Teams-kalenderen og er blitt enda bedre. Med hurtigvalg kan du raskt finne en tid rundt den foreslåtte tiden som passer for alle.

Unngå å spamme alle når du legger til en ny deltaker i et møte

Har det hendt at du trenger å legge til en møtedeltaker etter at du har sendt invitasjonen? Om du hadde lagt til møtedeltakeren og sendt en oppdatering i Teams ville alle fått møteinvitasjonen på nytt, selv om de allerede hadde akseptert møtet. Men om du gjorde det samme fra Outlook ville du fått spørsmål om du bare skulle sende på nytt til den du ville legge til ekstra. Nå kan du trygt gjøre dette også i Teams-kalenderen.

Koble kalenderavtalen med møtenotater og oppfølgingsoppgaver

Og sist, men ikke minst kan du skrive inn agenda i en Loop-komponent, og du kan sende møtet til dine møtenotater i OneNote. Du kan gjøre dette i Outlook også, men det virker mye mer naturlig, og muligheten er mer synlig i Teams. Er dette gresk for deg? Da kan du lese mer om dette i Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Er de noe jeg ikke kan gjøre i Teams-kalenderen?

Ja, det er en mulighet jeg bruker i Outlook ganske ofte, spesielt med eksterne. VI har kanskje hatt en del utveksling frem og tilbake om et tema på epost med flere deltakere, og blitt enige om at vi bør måtes. I Outlook bruker jeg da muligheten Svar med møte. Da oppretter du et møte med alle deltakere i epostutvekslingen, og epostene blir liggende i møteinvitasjonen.

Likevel tror jeg nok jeg vil bruke Teamskalenderen mer til møteinvitasjoner enn jeg gjorde før. Det er jo greit å ha valg, så hva du bruker er opp til deg.

Trenger dere en ny giv for mer effektive møter, enten de er på Teams eller i et møterom? Sjekk den nylig oppdaterte workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost?

De aller fleste jeg møter når vi gjennomfører workshops om å samarbeide i Teams er positive og synes det er en bedre måte å samarbeide på enn å bruke epost. Likevel dukker det ofte opp hindre som kan stoppe flyten i arbeidet. Jeg vet hvordan jeg gjør dette på "gamlemåten", men ikke hvordan jeg gjør det i Teams. Da er det lett å falle tilbake i gamle arbeidsformer.

Hvordan sender jeg et Teams-dokument på epost?

Dette er ett av hindrene mange opplever.  Jeg er veldig for at vi samarbeider om dokumentene i Teams, men jeg har ofte behov for å dele dem med eksterne. Og da trenger jeg å kunne sende dokumentet på epost. Har stopper det opp. Hva gjør jeg nå?

Her får du oppskriften på to måter å gjøre dette på.

Skriv en epost og legg til Teams-dokumentet som vedlegg

Du starter på en epost, og når du har skrevet den vil du legge til et vedlegg fra Teams. Ofte et Office, eller PDF-dokument. Da velger du bindersen. Har du redigert dokumentet nylig vil du sannsynligvis få opp dette i listen over foreslåtte dokumenter. Om ikke, kan du bla igjennom Teams og finne dokumentet der.

Når du velger dokumentet kan du velge å dele det som en lenke, eller som et vedlegg. Lenke er bra dersom du ønsker å kunne oppdatere dokumentet etter at du har sendt det, eller ønsker at mottakeren også skal kunne redigere dokumentet sammen med deg. Likevel ser jeg at det de fleste ønsker å er å sende en kopi av dokumentet som vedlegg, og da kan du gjøre det.

Illustrasjonen vise hvordan du gjør dette fra Outlook i Windows. Du kan også gjøre det f Outlook i nettleser.

Redigere dokumentet i Teams og opprett eposten fra dokumentet

Sett at du nå jobber med et dokument i Teams. Du er ferdig, og nå vil du dele det på epost med noen utenfor organisasjonen. Da kan du opprette en epost med en delingslenke, eller en kopi av dokumentet som vedlegg.

Er det et Office-dokument kan du til og med konvertere det til en PDF helt automatisk. Forutsetningen er at du åpner Office-dokumentet i skrivebordsprogrammet. Der velger du Del, og velger å dele lenke, originalt Office dokument eller PDF.

Denne metoden fungere fra Office-programmene på Windows og Mac, men ikke i nettleser.

Hvordan lagrer jeg et vedlegg i en epost i en Teams-kanal?

Så er det andre veien. Du mottar en epost med et dokumentvedlegg. Det vil du nå lagre i Filer i en Teams-kanal. Dette er enda enklere, i alle fall i Windows, men krever at du bruker muligheten til å ha flere programmer i ulike vinduer på skjermen. Dra vedlegget rett over i Filer i en Teams-kanal.

På Mac må du først dra vedlegget ut på skrivebordet, og deretter inn i Teams. Fra Outlook i nettleser velger du last ned, og deretter kan du laste det opp i Teams-kanalen.

Vil dere bli eksperter på avansert dokumentbehandling i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Vil du lese deg opp selv kan du velge eboken her: E-bøker — Smart endring AS