Hvordan sikre godt samarbeide i et nytt Team eller ny kanal

Mange tenker mye på hvordan vi skal organisere Team og kanaler, så når Teamet er på plass informerer vi om dette og så er vi i gang? Feil! Det er nå det starter.

Avklar arbeidsform og delings-struktur

Gjennom alle mine år som leder i Microsoft satte jeg i gang mange prosjekter og organiserte arbeidsprosesser. I forbindelse med det gjennomførte vi alltid et oppstartsmøte der vi avtalte hvordan vi skulle samarbeide, hvilke leveranser som skulle komme ut av arbeidet, og ikke minst hvordan kommuniserer vi, oppdaterer andre, ber om hjelp når vi trenger det og hvor lagrer vi prosjektdokumenter og andre arbeidsdokumenter?

Hvordan skulle ellers alle få en delt forståelse av dette?

Opprett Teams-struktur for formålet

Når vi oppretter et Team eller en kanal er det jo normalt for et formål vi skal samarbeide om. Er du den som eier Teamet, har du sannsynligvis også ansvar for resultatet av det dere skal produsere der. Her er noen tips for organisering og vedlikehold av et Team:

Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

Hva gjør du når Teamstrukturen er opprettet?

Enten det er for bruk i et prosjekt, en ny arbeidsprosess, og ikke minst, endring av en eksisterende arbeidsprosess er det noe vi må snakke om og komme til enighet om. La oss si at vi er flere som samarbeider om tilbud og leveranser til kunder. Til nå har vi hatt en kundemappe på en filserver, eller på et SharePoint-område. Vi har kommunisert på epost, og kanskje på chat mellom oss.

Nå har jeg opprettet et kunde-Team med kanaler for tilbudsarbeid og for ulike leveranseprosjekter. For å lykkes med dette, vil de fleste være enige i at det er viktig å forstå hvorfor vi gjør det, samt hvordan vi nå kommuniserer og lagrer dokumenter. Dette vil hjelpe oss å komme godt i gang.

Vi må ha et oppstart-møte hver gang

Det er ikke nok at vi vet hvordan vi bruker Teams, vi må bli enige om hvordan vi bruker Teams i dette prosjektet, eller denne arbeidsprosessen. Jeg vet ikke om noen bedre måte å gjøre dette på enn å møtes rundt (det virtuelle) bordet og snakke om det. Gå igjennom eksempler på hvordan eksisterende arbeidsoppgaver nå kan gjøres på nye måter. Jobbe seg gjennom typiske arbeidsoppgaver. Notere det vi ikke finner svar på her og nå, løse dette og dele med alle involverte. Det er det jeg gjør i et oppstart-møte, og om det er et prosjekt, en prosjekt kick-off.

Får jeg det ikke til gjør jeg det på gamlemåten

Vi kan ikke forvente at alle automatisk vet hvordan de skal gjøre alt "riktig". Når vi skal sende tilbud til en kunde vet vi godt hvordan vi sender et dokument på epost når det er tilgjengelig i Filutforskeren, men hva om dokumentet ligger i en kanal? Akkurat det får du svar på her: Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det kan være andre snublesteiner også. Men ofte er det en som har funnet ut av det. Om vi hjelper hverandre og deler smarte triks blir vi bedre sammen. Be alle  om å notere slike snublesteiner og ta dem opp i ukemøtet, eller når dere er samlet på annen måte. Dere kan også finne mange praktiske tips ved å søke her i Praktiske tips i en digital hverdag

Trenger dere sparring på å komme frem til en god Teams-struktur og hvordan lykkes med å ta i bruk Teams i virksomheten, ring meg gjerne på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no Se også gjerne relevante workshops på Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Microsoft skroter Generelt-kanalen i Teams

Neste gang du oppretter et Team må du ta stilling til hva den første kanalen i Teamet skal hete. Før fikk du en Generelt-kanal, og det var ikke et valg du kunne gjøre selv. Nå snur Microsoft opp ned på dette og lar det være opp til deg om du trenger denne.

Jeg har alltid sagt at Generelt-kanalen ikke er ment for arbeid, men kan være nyttig for å dele informasjon som er relevant for alle i Teamet.

Trenger du en Generelt-kanal?

Nå er det opp til deg å velge om dere trenger en slik informasjonskanal, eller om den er overflødig. Det kan være nyttig å ha det, men da er det en fordel å kalle den "Informasjon til alle medlemmer" eller lignende. Da forstår alle at den ikke skal brukes til arbeid, og må finne, eller opprette kanaler for dette.

Neste gang dere gjør en kanalrevisjon av et eksisterende Team kan dere velge å omdøpe Generelt-kanalen til noe som bedre beskriver hva den brukes til i dag, eller hva dere ønsker å bruke den til fremover. For å endre navn på Generelt kanalen må du være Team-eier.

NB! Om du ikke ser muligheten for å endre navn på Generelt-kanalen ennå, vil du få det i løpet av de neste 1-3 månedene avhengig oppdateringstakten valgt av din organisasjon.

Er du Team-eier?

Her er tre artikler som kan hjelpe deg å optimalisere Teams-strukturen

• Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

• Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform

• Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt

Og, om dere vil kan dere gjerne invitere meg til et uforpliktende møte for å diskutere deres nåværende Teams-struktur og tanker om eventuelle endringer. Ring meg på 90173524 eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt

Mange bruker mye tid på å lage en struktur for Teams og kanaler før man slipper inn Team-deltakere for å arbeide i Teams. Det er ikke dumt å tenke litt på forhånd om Teams-struktur, men det er 100% sikkert at den strukturen du legger opp til ikke kommer til å være den optimale. Mye av verdien i bruk av Teams for samarbeid ligger i at det er brukerne som bestemmer hva som gir mening for dem. Kanaler du trodde ville være viktige blir ikke brukt, og gjennom arbeid i Teamet dukker det ofte opp behov for en kanal du ikke viste du trengte. Dette har jeg skrevet om tidligere i Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform — Smart endring AS.

Hva gjør du med en kanal som ikke virker etter hensikten?

Dersom dere gjør en revisjon av Teams og kanalstruktur og finner kanaler om ikke fungerer etter hensikten kan det hende du vil slette dem. Det kan komme litt brått på noen av Team-medlemmene som bruker kanalen, så de bør få anledning til å få et forvarsel om at du ønsker å slette kanalen slik at de kan vurdere å bruke andre kanaler. Dersom det finnes dokumenter i kanalen bør man få anledning til å flytte dem.

Hvordan gi et forvarsel til at kanalen ikke bør brukes lenger?

Vi bør selvfølgelig annonsere at kanalen kommer til å slettes og at Team-medlemmene bør finne en annen relevant kanal å arbeide i. Vi kan også gjøre dette visuelt ved å legge inn en emoji i kanalnavnet som signaliserer at de ikke skal bruke kanalen. Vet du at du kan sette inn en emoji  fra tastaturet i Windows ved å trykke på Windows-tasten og punktum? 😊
For å indikere hvilke kanaler som vi planlegger å avvikle kan du for eksempel bruke et 🛑skilt, eller ⛔
Velg å redigere kanalen og sett inn emoji i kanalnavnet. Etter en periode kan du slette kanalen. Da sletter du alle samtaler, men dokumentene vil fremdeles ligge i det underliggende SharePoint-området.

Slik flytter du dokumenter til et annet dokument-bibliotek i Teams eller på SharePoint

Alle Teams-dokumenter ligger i et underliggende SharePoint-bibliotek og du kan raskt flytte, eller kopiere dokumentene mellom ulike bibliotek som vist her. Hver kanal har sin mappe for Filer under Dokumenter-mappen. Når du har slettet kanalen og flyttet dokumentene kan du også slette kanalmappen under Dokumenter.

Hva gjør vi med prosjektkanaler når prosjektet er over?

Ettersom vi gjerne oppretter nye kanaler for prosjekter vi arbeider med vil de naturlig nok også ikke være i daglig bruk når prosjektet er over. Jeg får mange spørsmål om hva vi da gjør med kanalen. Mange er redd for at kanaler skal hope seg opp og gjøre Teamet uoversiktlig og tenker at det beste er å flytte prosjektdokumenter til et arkiv og så slette kanalen. Da spør jeg; Sletter du epost relatert til prosjektet når det er ferdig? Nei, det kan vi jo ikke. Den historikken er viktig og jeg søker stadig i Outlook etter epost som er 2-3 år gamle. Så derfor er det ikke noen god ide å slette kanalen fordi du da også sletter prosjekthistorikken. Men du kan godt kopiere dokumenter som skal være tilgjengelige for flere enn prosjektteamet til et SharePoint-arkiv.

Dersom kanalen ikke er aktiv, men bare skal være tilgjengelig for fremtidig søk kan du skjule den slik at du ikke lenger trenger å se den. Det samme gjelder Team du ikke er aktiv i. Når du bare ser aktive Team og Kanaler vil du oppleve at du har bedre oversikt i Teams.

Vil du lære mer om Teams struktur og administrasjon kan dere gjennomføre den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. De får dere anledning til å prøve- og få erfaring med Team og kanaler og kan på basis av dette ha bedre forutsetninger for å lykkes i å samarbeide enklere og bedre.

Hvordan bruker du din tid og energi?

Det begynner å nærme seg slutten av 2016 og det kunne være fint å finne ut hvordan jeg har brukt min tid og energi og om jeg burde gjøre endringer i tiden som kommer. For dere som har fulgt med bloggen husker dere kanskje at jeg tidligere har skrevet om hvordan du kan tagge avtaler, oppgaver og epost for å få en oversikt over fordeling mellom ulike arbeidsområder.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Hvordan kan du nå analysere tidsbruken din?

Bjørns fordeling av tid i 2016

Det skal jeg vise deg. For en stund siden fikk jeg en forespørsel fra en som lurte på hvordan hun enkelt kunne oppsummere hvor mange timer hun hadde brukt på et prosjekt for en bestemt tidsperiode. Da laget jeg er regneark for henne der hun kunne kategorisere timer i kalenderen med "Prosjekt" og ta dette med seg over i Excel for å gjøre kalkylen. Nå har jeg gjort det samme med min egen tid. Her er resultatet. Jeg er rimelig fornøyd med resultatet, og det gir meg gode data for min planlegging i 2017.. 

Dette er kanskje for de spesielt interesserte, men om du er opptatt av hvordan du bruker din tid kan det ha noe for seg. Vil du prøve selv finner du et regneark du kan bruke her. Forklaring til bruken finner du i regnearket.