Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Tenkt deg at dere er tre som starter opp et internprosjekt. Kommunikasjonen i prosjektet skjer mye på epost. Etter noen uker får dere med dere en kollega til i prosjektarbeidet. Da starter det nye prosjektmedlemmet med blanke ark og har ingen innsikt i hva dere har kommunisert med hverandre fordi det bare ligger i deres personlige postbokser. Hadde dere kommunisert i en Teams prosjektkanal ville hele historikken ligget der, og vært søkbar. Det ville gitt et mye bedre grunnlag for nye prosjektmedlemmer.

Kommunikasjon om viktige saker med kunden på epost blir ikke arkivert

Vi jobber med et viktig kundeprosjekt og alt ser bra ut. Prosjektet blir levert og alle er fornøyd. Men en dag får vi en henvendelse fra kunden som etterlyser noe de mener de er blitt lovet i sin leveranse. Dette er helt nytt for meg, og når jeg undersøker nærmere finner jeg ingen dokumentasjon på dette. Dette var noe vi hadde diskutert, men ikke avtalt. Petter skulle sende en epost til kunden der dette ble gjort veldig tydelig. Kunden hevder å aldri å ha mottatt en slik epost. Petter jobber ikke hos oss lenger og epostboksen hans er slettet.

Om vi bare hadde tatt vare på kundekommunikasjonen et annet sted enn i personlige epostbokser ….Det kunne vi veldig enkelt gjort i Teams. Enten der og da, eller i ettertid.

Send epost til en kanal

Alle kanaler i et Team har en unik epostadresse du kan sende epost til. Dersom du sender en epost til kunden i prosjektet over kan du sette kanalen på kopi. På den måten får du en logg som alle i prosjektet har tilgang til, nå og i ettertid. Den kan søkes opp av alle medlemmer i Teamet. Da unngår vi situasjoner som beskrevet over. Tilsvarende, om du mottar en epost fra kunden kan du sende den til kanalen så andre også er informert og vi har den arkivert for ettertiden.

Dette gjør du

Hent epostadressen i kanalen, kopier den og lim den inn i Kopi: feltet på epost du sender. Får du en epost fra kunden, videresender du denne til kanalen ved å lime inn epostadressen i Til: feltet. Dersom du har bruk for å gjøre dette til den samme kanalen ofte kan du legge til kanalens epostadresse til adresseboken din. Da kan du også videresende epost, eller sette kanalen på kopi fra mobilen. Vi gjør ikke dette med all epost, men bare for de vi mener er viktige å ta vare på for fremtiden. Bruker du denne metoden blir epost du sender til kanalen vil bli liggende i en egen epostmappe i Filer.

For epost du mottar kan du også bruke knappen Del til Teams i Outlook på PC og Mac. Det er en rask og enkel metode. Ulempen kan være at epost denne på denne måten blir liggende på øverste nivå i Filer sammen med deres prosjektdokumenter, og kan se litt uryddig ut.

Arkiver epost til en kanal

Hva om vi ikke har arkivert viktig epost løpende gjennom prosjektet? Da kan alle gå gjennom sin epostutveksling og arkivere i etterkant. Det enkleste da er å opprette en mappe for epostkommunikasjon under Filer i prosjektkanaler og dra eposter fra Outlook over dit.  

Skal dere starte et prosjekt, eller vil ta i bruk Teams på en systematisk måte i deres arbeid kan dere komme få en hurtigstart og sikre at dere bruker Teams optimalt ved å gjennomføre en Smart endring workshop. De mest aktuelle for de fleste å starte er Smart samarbeid med Teams, og evt. bygge på med Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive og Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige

Jeg har i en årrekke brukt regler i Outlook for å sortere eposten automatisk før jeg behandler den. På den måten har jeg kunne være trygg på at jeg behandler den viktigste eposten først og den mindre viktige senere.

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Noen har tatt i bruk regler, men det har nok vært for de spesielt interesserte og ikke så tilgjengelig for alle. Derfor har Microsoft jobbet med å finne en løsning for automatisk sortering av eposten som ikke krever manuelt oppsett, men der Outlook selv finner ut hva som er viktig for deg. Gjennom å benytte maskinlæring er dette nå mulig. Det er ikke perfekt, men du kan lære Outlook å bli bedre til å forstå hva som er viktig for deg og da fungerer det veldig bra.

Ta i bruk automatisk epost-sortering

Etter at jeg tok i bruk Fokus innboks har jeg tatt bort mesteparten av mine regler. For å ha Fokus innboks må din postboks ligge i Office 365.

Gå til Visning i menyen når du står i Innboks og velg Vis Innboksen med fokus. Da vil eposten i Innboksen bli vist under to faner, Fokus og Annet. Eposten blir ikke flyttet, så om du ikke vil bruke Fokus innboks likevel kan du bare slå den av så er alt som før.

Nå starter læringsprosessen for maskinlæringsprogrammet i Outlook. Ser du en epost i Fokus innboks som burde vært i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Annet. Tilsvarende, finner du en viktig epost i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Fokus. Etter en periode med læring vil det aller meste av eposten havne i riktig del av Innboksen.

Behandle den viktigste eposten først!

Du vil finne ut at det er i Fokus-delen av Innboksen du vil bruke tid på epostbehandling, og den utgjør kanskje bare 30-50% av totalen. Annet-delen inneholder for det meste epost du ikke trenger å gjøre noe med, men informasjon du kan velg å lese når du har tid. På denne måten er du mye tryggere på at du arbeider med de viktigste epostene som gjerne inneholder oppgaver du må gjøre, eller krever et svar til avsenderen.

Bruk Outlook også på telefonen

Leser du epost på telefonen? Da vil jeg anbefale å installere Microsoft Outlook også på denne. I tillegg til å være en god epost-app støtter den også Fokus innboks. Det vil si at du vil ha den samme fordelingen av epost også på telefonen.

Hva om jeg ikke har Fokus Innboks i menyen?

Ser du ikke Fokus Innboks valget i Visning-menyen selv om du vet du har Office 365? Da kan det være du har aktivert forløperen til Fokus Innboks, som heter Rotemappe, eller Clutter på engelsk. For å få Fokus innboks valget tilgjengelig må du slå av denne. Det finner du en beskrivelse av her: Slå av/på Rotemappe i Outlook

Start et nytt og bedre e-postliv før nyttår og reduser innboks-stresset i 2016

Desember byr på tre inneklemte arbeidsdager i år. Om du ikke tar fri ser du kanskje frem til et  rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?

Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?

Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.

Her er hvordan du gjør det på 1-2-3

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner

La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra SmartEndring J Ved å delta på et lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!