Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder

Hvordan finner jeg igjen et dokument i Teams? Det er en bekymring jeg hører ofte når jeg leder workshops i Teams. De finner du med søk sier jeg. Søk? Hvor?

Mange har aldri oppdaget søkelinjen øverst i Teams. De roter rundt i kanaler, og i OneDrive for å finne dokumenter. Hva var det dokumentet het igjen?

Med litt trening er jeg overbevist om at du finner hva som helst av dokumenter, chatter og kanalsamtaler på under 10 sekunder. Men det krever at du tenker nytt, og at du erfarer at det er raskere og sikrere å finne igjen ting med søk fremfor å forsøke å huske, og bla i mapper for å finne dokumenter.

Du finner alt i Teams med søk!

Når du bruker søkelinjen i Teams søker du i alt du har tilgang til i Teams, SharePoint og i dine personlige dokumenter på OneDrive. Det som forvirrer mange er at Teams søker i alt og viser en blanding av meldinger og dokumenter. For å bare se treff i dokumenter må du filtrere på Filer. Det kan du gjøre før, eller etter du har søkt. Nå kan det hende du får alt for mange treff fordi Teams ikke søker bare der du står, men i alle Team og kanaler du har tilgang til. Da kan du filtrere på Team og kanaler, dokumenttyper, hvem som har laget dokumentet, og på tid.

Mitt beste søketips for dokumenter

Å bli god på søk er en treningssak som starter med å endre tankegang fra "Hvor kan jeg ha lagret dette dokumentet" til "Hva heter dokumentet, eller hvilke ord eller setninger kan finnes i dokumentet". Teams søker like bra i innhold av dokumenter som dokumentnavn. Kan det ligge et prosjekt- eller ordrenummer, navn, eller noe annet unikt i dokumentet er det ofte bedre å søke etter enn filnavnet som ofte kan være litt tilfeldig.

Avanserte, men enkle søketriks

Søke i deler av ord

Standard søk i Teams er å søke både på hele og deler av ord. Søker du etter budsjett vil den finne både dette og budsjettår

Søke etter uttrykk

Sett uttrykk i anførselstegn for å søke etter en tekststreng "vedlagt budsjett"

OR og AND og NEAR

1. Er du usikker på om hvilket ord som er brukt for å treffes. Søk etter møte OR avtale.

2. Om du leter etter sommergavebudsjettet til ansatte. Søk etter budsjett AND sommer.

3. Vil du finne en diskusjon som angår viktige punkter i en avtale. Søk etter avtale NEAR viktig.

Du trenger altså ikke lenger lage en omfattende mappestruktur for å finne igjen dokumenter, og du finner igjen Teams-meldinger like enkelt som å søke ett epost i Outlook.

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Trenger dere en Teams omstart i høst?

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS