Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder

/

Hvordan finner jeg igjen et dokument i Teams? Det er en bekymring jeg hører ofte når jeg leder workshops i Teams. De finner du med søk sier jeg. Søk? Hvor?

Mange har aldri oppdaget søkelinjen øverst i Teams. De roter rundt i kanaler, og i OneDrive for å finne dokumenter. Hva var det dokumentet het igjen?

Med litt trening er jeg overbevist om at du finner hva som helst av dokumenter, chatter og kanalsamtaler på under 10 sekunder. Men det krever at du tenker nytt, og at du erfarer at det er raskere og sikrere å finne igjen ting med søk fremfor å forsøke å huske, og bla i mapper for å finne dokumenter.

Du finner alt i Teams med søk!

Når du bruker søkelinjen i Teams søker du i alt du har tilgang til i Teams, SharePoint og i dine personlige dokumenter på OneDrive. Det som forvirrer mange er at Teams søker i alt og viser en blanding av meldinger og dokumenter. For å bare se treff i dokumenter må du filtrere på Filer. Det kan du gjøre før, eller etter du har søkt. Nå kan det hende du får alt for mange treff fordi Teams ikke søker bare der du står, men i alle Team og kanaler du har tilgang til. Da kan du filtrere på Team og kanaler, dokumenttyper, hvem som har laget dokumentet, og på tid.

Mitt beste søketips for dokumenter

Å bli god på søk er en treningssak som starter med å endre tankegang fra "Hvor kan jeg ha lagret dette dokumentet" til "Hva heter dokumentet, eller hvilke ord eller setninger kan finnes i dokumentet". Teams søker like bra i innhold av dokumenter som dokumentnavn. Kan det ligge et prosjekt- eller ordrenummer, navn, eller noe annet unikt i dokumentet er det ofte bedre å søke etter enn filnavnet som ofte kan være litt tilfeldig.

Avanserte, men enkle søketriks

Søke i deler av ord

Standard søk i Teams er å søke både på hele og deler av ord. Søker du etter budsjett vil den finne både dette og budsjettår

Søke etter uttrykk

Sett uttrykk i anførselstegn for å søke etter en tekststreng "vedlagt budsjett"

OR og AND og NEAR

  1. Er du usikker på om hvilket ord som er brukt for å treffes. Søk etter møte OR avtale.

  2. Om du leter etter sommergavebudsjettet til ansatte. Søk etter budsjett AND sommer.

  3. Vil du finne en diskusjon som angår viktige punkter i en avtale. Søk etter avtale NEAR viktig.

Du trenger altså ikke lenger lage en omfattende mappestruktur for å finne igjen dokumenter, og du finner igjen Teams-meldinger like enkelt som å søke ett epost i Outlook.

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper?

/

Når vi legger epost i mapper er det egentlig sortering vi gjør. Det kan være på emne, avsender, eller andre kriterier. Sortering er tidkrevende og hvis vi sjelden eller aldri kommer til å lete etter det vi sorterer, får vi lite igjen for denne investeringen i tid. For å vurdere om vi skal sortere, eller satses på å lete i haugen av epost når vi trenger det må vi se på mulig fremtidig behov for å finne igjen eposten.

Sortering eller søk

Vi kaller Google og Bing for søkemotorer, men egentlig er de gigantiske sorteringsmaskiner. Det som er imponerende er ikke at de kan komme opp med tusener at treff på våre søkekriterier, men at de kan sortere dem etter relevans og presentere det vi mest sannsynlig er ute etter som en av de første linjene vi får opp på skjermen. Det kan de gjøre fordi de forhåndssorterer informasjon på kriterier det er sannsynlig at noen vil søke etter. Å la maskiner gjøre dette koster lite, og det sparer kostbar tid for oss som skal finne noe.

Kater du bort tiden din på sortering?

Når det gjelder e-post derimot utnytter vi sjelden denne formen for effektivisering. Vi bruker kostbar egen tid på å sortere e-post i mapper. Det tar omtrent like lang tid å sortere epost som det ville gjøre å sortere papir. Men i motsetning til papir kan vi søke i epost mye mer effektivt enn i et papirarkiv.

Steve Whittaker er en av de som tidlig studerte epost og effektiv gjenfinning. Som forsker i IBM og professor på UC Santa Cruz skrev han en avhandling allerede i 1996 om "email overload" med tittelen "Am I wasting my time organizing email?". Som tittelen indikerer var hans konklusjon klart ja :-)

I mange situasjoner må vi velge om vi skal sortere, eller bare lete i haugen etter noe vi vil finne. Det viser seg at det vanligvis lønner seg klart tidsmessig å lete i haugen. Særlig fordi epostprogrammet ditt allerede har forhåndssortert eposten på en rekke kriterier på samme måte som Google gjør og at du også her kan får opp en liste sortert på relevans. Da finner du det du leter etter på sekunder.

Mange vet nok at dette er riktig rent logisk, men føler likevel at de utsetter jobben til senere om man ikke sorterer eposten i mapper. Vi antar at vi da må bruke mer tid senere for å finne eposten igjen. Men dette er egentlig ikke rasjonelt. Av 100 epost, hvor mange kommer du til å lete etter i ettertid. Kanskje 10? Om du bruker 30 sekunder på å sortere/arkivere hver epost bruker du 50 minutter på dette. Det vil si om du ikke hadde gjort dette kunne du brukt 5 minutter på å lete etter hver av de 10 epostene. Så mye tid bruker du jo ikke. Bruker du søkemulighetene i epostprogrammet bruker du nok ikke i gjennomsnitt mer enn 30 sekunder på å finne en epost. Det vil si totalt 5 minutter totalt for å finne 10 eposter. Da hadde du spart 45 minutter bare på de 100 epostene ved å ikke sortere i mapper på forhånd. Og hvor mange epost flytter du til mapper i løpet av ett år?

Tror du ikke du kan finne eposten så fort? Prøv selv! Se Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Føler du at en viss struktur hjelper deg med å få det ryddig i hodet? Det kan god være. Les mer om dette på Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting