Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams

/

Microsoft Project har vært et anerkjent prosjektverktøy i årevis. Men egentlig nyttig bare for prosjektledere. Med Planner i Teams fikk vi et prosjekt- og oppgavefordelingsverktøy i Teams som var nyttig for alle. Det er tatt i bruk av nesten alle kunder jeg jobber med, og til mange ulike formål. Likevel skulle nok mange, og særlig prosjektledere, sett at de hadde flere muligheter som bare Microsoft Project har.

Det beste fra begge verdener

Inntil nylig måtte du velge om du skulle bruke det profesjonelle Project, eller den folkelige Planner som er innebygget i Teams. Nå kan du få begge deler som utvidelser av Teams. Nylig ble Planner i Teams utvidet med Planner Premium.

Les mer om Microsofts verktøykasse for oppgavestyring i Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

Hvorfor bør du vurdere å betale 100 kr. i måneden for Planner Premium?

Faktisk er det ikke nødvendig for alle prosjektdeltakere å ha Planner Premium. Det er tilstrekkelig at prosjekteieren, eller den som skal etablere prosjektplanen har det. Andre deltakere kan både opprette, bli tildelt, og arbeide med Premium oppgaver så lenge de er Teams-brukere. Og jeg kan se alle mine oppgaver fra både Planner og Premium sammen med mine personlige oppgaver i min Teams oppgaveliste og i To do.

Hvilke nye muligheter får du med Planner Premium?

Dersom jeg er prosjekteier føler jeg selvfølgelig et stort ansvar for å ha oversikt og kontroll over prosjektets fremgang og resultatmål. I tillegg må jeg holde interessenter oppdatert og rapportere status. Det er der Planner Premium gir meg fordeler.

Knytt prosjektets leveranser opp til ønsket resultat

Definer prosjektmål og knytt leveranser til disse

Formålet med et prosjekt er å nå forretningsmål som er av verdi for oss. Derfor kan det være viktig å synliggjøre og se i hvilken grad vi ligger an til å nå disse målene. Ved å knytte aktiviteter og leveranser opp til et mål blir det enklere både for prosjektdeltakerne og interessentene å forstå hvorfor vi gjennomfører prosjektet. Bare deltakere med Premium kan definere og se målene, men prosjektlederen kan publisere dette i Teams der de vil være synlige for alle.

Synliggjør avhengigheter

Gannt diagram viser avhengigheter mellom aktiviteter og leveranser

Særlig i logistikkorienterte prosjekter vil det være avhengigheter som kan være viktig å synliggjøre, der forsinkelser i en leveranse vil kunne påvirke andre leveranser. Du kan ikke innrede og sette opp AV-utstyret før møterommet er ferdig. En vanlig måte å illustrere dette på er ved bruk av et Gannt diagram. Det egner seg også godt til statusrapporter og presentasjoner.

Etabler en grunnlinje for prosjektets status

Etabler en grunnlinje for å oppdage avvik under prosjektet

OK. Prosjektplanen er ferdig, kick-off gjennomført og vi er i gang. Og hva er det første som skjer? Jo uventede hendelser som fører til endringer i prioritering, ressurser og leveranser. Ved å etablere en grunnlinje (baseline) kan jeg som prosjektleder raskt oppdage avvik fra den opprinnelige planen underveis i prosjektet.

Hva om du har laget prosjektplanen og så må du utsette hele prosjektet en hel måned fordi du ikke har fått godkjent å starte opp? Da endrer du startdato for hele prosjektet, og alle leveransene flyttes en måned ut i tid. Det er smart.

I Endringsloggen kan du se alle endringer på et oppgave

Håndtere store og komplekse prosjekter

Alt over kan du gjøre dersom du har Planner Premium, men vil du ha enda flere muligheter kan du investere i Project plan 3. Det blir på en måte Premium Premium. Det koster 300 kr. pr. måned. For det får du mer avansert avhengighetsstyring, beregning av kritisk linje i et stort prosjekt med mange avhengigheter. Du får også tilgang til endringslogg for hver oppgave og muligheter for avansert ressursstyring.

Copilot for Planner er foreløpig inkludert i denne planen, men det kommer jeg tilbake til i et eget blogginnlegg.

Prøv ut Planner og Planner Premium trygt i en realistisk workshop

Selv med Planner Premium tilgjengelig vil det nok være den "vanlige" Planner som vil brukes av de fleste. Gjennom å beherske denne vil man også være godt kvalifisert til å delta i Premium prosjekter. Velger dere å gjennomføre Smart endring workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams vil dere kunne velge å dekke både Planner og Planner Premium .

Innfør en ny rutine for å få bedre oversikt og kontroll

/

Det er RUTINER og IKKE VANER som virkelig flytter fjell, sier Øystein Pettersen (ja, skiløperen). Når noen sier til ham, du må ha gode treningsvaner sier han nei, men gode rutiner.

Hva er forskjellen på en vane og rutine? Vaner er ting vi gjør uten å tenke over det. Rutiner er bevisste valg og bevisste handlinger.

Det første du gjør når du kommer på jobben er å hente deg en kaffe, og så åpne Outlook. Du tenker ikke over hva du gjør. Da er det en vane. Men når du skal behandle eposten i din innboks, eller forespørsler i Teams så er det ikke en vane, men en rutine. Rutinen kan være god, eller dårlig.

Høres dette kjent ut? De leser den øverste eposten, altså den som kom inn sist. Det er en forespørsel om du kan gjøre noe for avsenderen. Du tenker, ja det må jeg gjøre, men ikke akkurat nå. Nå må jeg straks i et møte, så den får vente.

  1. Du lar meldingen ligge ubehandlet og går til neste epost

  2. Ja, den må jeg også gjøre noe med. Kanskje senere i dag? Så går du videre til melding nummer tre, og fire.

Du går i møte, og etter møtet tar du opp arbeidet med dine innkommende meldinger igjen. Og nå er det kommet enda noen nye meldinger …

Det jeg beskriver her er ikke en vane, selv om du gjør det hver dag. Det er en rutine, og en lite effektiv rutine. For mange fører denne rutinen til merarbeid, dårlig oversikt og manglende prioritering av viktige arbeidsoppgaver. Men, rutiner kan endres. Hva om du gjør det på denne måten:

Du  kommer på jobben, henter deg en kaffe og starter med å gjennomgå nye meldinger. Når du leser den første meldingen ser du at det er noe du må gjøre med, men ikke akkurat nå.

  1. Du vurderer hvor viktig den er, og hvor mye den haster.

  2. Den må jeg gjøre noe med på onsdag tenker du og flagger eposten, eller lager en oppfølgingsoppgave av Teams-forespørselen med en forfallsdato på onsdag.

  3. Du går videre til neste melding

Når du kommer på jobb onsdag starter du med å gjennomgå oppgavelisten din, og der ligger oppfølgingsoppgaven du opprettet på mandag. Så svarer du på denne, eller gjør det oppgaven gjelder. Etterpå markerer du oppgaven som fullført.

Ved å innføre denne rutinen har du alltid oversikt over hva du skal gjøre og når, utfra din prioritering. Ved å prioritere forespørsler der og da sparer du mye tid, får bedre oversikt, og er rimelig trygg på at du arbeider med prioriterte oppgaver.

Vanskelig? Nei, du får mye hjelp og støtte av Outlook, Teams og oppgavesystemet i MS365 for å gjøre dette. Men det innebærer at du må innføre en ny rutine for oppgaver du ikke kan gjøre her og nå.

For tips om hvordan du kan gjennomføre denne rutinen uten den tar mer tid, les:

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp for å få i gang nye rutiner? Sjekk ut workshopen Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. Eller nettkurset med samme navn. Det kan du gjennomføre på egenhånd, og i eget tempo. Liker du å lese deg opp selv finnes innholdet også som e-bok.