Eposten lever selv om vi tar i bruk Teams, og vi må behandle oppgaver i flere kanaler

Gjennom de siste to årene har Microsoft Teams fått stor utbredelse i norske virksomheter. Det gjelder både offentlige og private, store og små. Tidligere skepsis til "skyen" ser ut til å være blåst bort. Til og med bank og finans tar nå i bruk Office 365 og Teams i bruk i stor skala.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

En motivasjon for mange er å  samarbeide bedre, raskere og med bedre oversikt gjennom å flytte det som nå går på epost over i Teams. Men ikke all epost kan flyttes over i Teams. Vi vil fremdeles kommunisere med de fleste som er utenfor vår virksomhet med epost. I tillegg vil vi kommunisere på tvers av organisasjonen fordi vi ikke har et felles Team alle er med i. Noe vil vi også sende til et utvalg av personer og ikke til alle medlemmer i et Team. Jeg er en stor tilhenger av å flytte alt vi kan over i Teams, men vi vil garantert måtte forholde oss til Outlook i mange år ennå :-)

Hvordan behandler vi oppgaver som kommer i flere kanaler?

Det mange ikke har tenkt å når vi flytter kommunikasjon fra epost til Teams er at eposten er den mest populære måten å spørre noen om å gjøre noe, be om informasjon og du som mottaker må behandle dette som en oppgave du må prioritere, og planlegge å gjøre. Du kommer nok fortsatt til å få oppgaver i epost, men nå kommer du også til å få oppgaver på chat og i Teams-kanaler. I tillegg har du kanskje kundeoppfølging i CRM, oppfølging av oppgaver du tar på deg i møter og oppgaver i prosjekter.

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Samle alt, eller ha flere oppgavelister?

Mange som arbeider med metoder for oppgavestyring er sterke tilhengere at alle oppgaver skal inn på en liste. Fordelen er at vi får et totale overblikk over alle våre oppgaver. Ulempen at det kan være arbeidskrevende og vi kan bruke mye tid bare på å vedlikeholde oppgavesystemet vårt. Det kan bli for komplekst. Det beste kan bli det godes fiende. Det kan hende det enkleste er å følge opp epostoppgavene i Outlook, Teamsoppgavene i Teams og prosjektoppgavene i Planner. Men hva er den beste måten å gjøre det på?

I Outlook

I alle år har jeg brukt muligheten til å flagge epost for å gjøre dem til oppgaver, og jeg har skrevet opp alle andre oppgaver som Outlook-oppgaver også. På den måten har jeg hatt en liste og har kunnet bruke Outlooks planleggingsvisning for å se min ukeplan med avtaler og oppgaver i ett bilde, samt enkelt kunne sa hva dagens oppgaver er. Vil du se hvordan? Se Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

I Teams

Du får gjerne oppgaver i Teams ved at noen nevner deg med navn i et innlegg ved å skrive @Bjørn. DU kan også få en direktemelding i chat bare til deg, tilsvarende at noen sender deg en epost. For å lage en oppgaveliste i Teams av innlegg/chat du vil følge opp kan du flagge meldinger her også. Da lagrer du en melding. Se illustrasjon under for hvordan du lagrer en melding og hvordan du ser listene de meldingene du har lagret for oppfølging.

I Planner

Bruker du Planner med Teams vil alle oppgaver du blir tildelt varsles i Teams. Du ser også dine oppgaver i Teams. For å få en oversikt over dine oppgaver i alle planer, se illustrasjon under.

For mer om Teams og Planner, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Hva om jeg vil se alle oppgavene i en oppgaveliste?

Microsoft har arbeidet lenge med å finne muligheter til å samle alle oppgaver i en liste, og appen To-Do hjelper deg langt på vei med dette. Den samler oppgaver fra eposten, Planner og de oppgavene du skriver inn selv på ett sted. Skal du også ha med dine Teams-oppgaver kan du kopier en lenke til meldingen i Teams og lime den inn som oppgave i Outlook eller To-Do. Litt mer arbeid, men kan være verd det om du gjerne vil ha alt inn i en liste. Dette gjør du for å følge opp en Teamsoppgave i Outlook:

Du kan selvfølgelig lime inn lenken i hvilket som helst oppgaveverktøy du velger å bruke.

Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Nyhet!

Det populære kurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag er nå oppdatert. På bare 2 timer får du unik opplæring i Outlook som raskt gir deg en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress. Du lærer smart oppgaveprioritering enten oppgaven kommer gjennom epost eller i Teams.

Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Hvor mange oppgavelister har du? Tell etter!

Kanskje du bruker oppgaver i Outlook, en app på telefonen, dagens oppgaver på et papir og oppgaver som kommer fort på notert på en gul lapp. Hva med oppgaver i møtenotatene og de som sender deg en epost med "Kan du hjelpe meg med dette?". Om vi legger på oppgave tildelt gjennom prosjektverktøy, eller i CRM, begynner du kanskje å bli litt svett nå?

Hva kan du gjøre for å prioritere de oppgavene som gir resultater, ha kontroll og redusere stressnivået forbundet med organisering av arbeidet? Min erfaring er at det ikke finnes en standard oppskrift på dette. Mye handler om preferanser og hva du finner ut fungerer best for deg. Når jeg tenker på alle de jeg har møtt og arbeidet med deler jeg dem i to hovedtyper:

1. Legger plan for de neste 1-2 ukene

I Outlook (windows-utgaven) kan du se både avtaler og oppgaver i planleggingsvisning

Er du planleggertypen vil du kanskje foretrekke å legge en plan der du tidfester oppgavene og prioriterer dem etter hvor viktige de er og hvor mye du haster. Det er den metoden jeg har brukt, og lært bort i mange år og der Outlook gir en fantastisk oversikt over både avtaler og oppgaver i samme bilde.

Med dra-og-slipp kan du flytte oppgaver mellom dager og lage en plan for de neste ukene som gir deg god visuell oversikt over din arbeidsbelastning.

2. Prioriterer daglig

MEd To-Do kan du starte hver dag med å velge ut og prioritere det som er viktigst her og nå

Er du en dagsprioriterer som har en lang oppgaveliste, og kanskje starter dagen med å sette sammen de prioriterte oppgavene du må gjøre i dag? Da vil du kanskje like Microsoft To-Do. Den er tilgjengelig på alle enheter, men mange vil nok bruke den mest på telefon. Der kan du skrive opp de oppgavene du ønsker etterhvert som du kommer på dem.

I tillegg kommer oppgaver du skriver inn i Outlook inn her automatisk, og det gjør også epost-oppgaver. Det er de epostene du flagger for oppfølging. Som du forstår kan denne listen fort bli lang, men du kan se på disse som "kandidater" til oppgaver du vil gjøre og så kan du starte dagen med å overføre de oppgavene du prioriterer å gjøre i dag til Min dag-listen.

Hver dag starter med et blankt ark og du velger hva du flytter dit utfra hva som er viktigst her og nå.

3. Ja takk - begge deler

Den gode nyheten er at disse to måtene å arbeider på kan kombineres. Du kan starte med å lage en foreløpig plan i Outlook for deretter å gjøre endelig prioritering daglig i To-Do. På den måten kan du planlegge så mye planlegging som er passe for deg og gjøre daglige prioriteringer utfra hva som det ut til å være viktigst her og nå.

Hva med andre oppgavetyper?

Du kan også få oppgaver inn i To-Do fra møtenotater i OneNote, fra Microsoft Planner, fra CRM-systemer og fra Teams, men det er ikke sikkert det er noe stort poeng for alle. For noen kan det være like greit å ulike lister for ulike oppgavetyper. Er du interessert i hvordan du kan integrere flere oppgavetyper i To-Do og Outlook kan du gjerne legge inn en kommentar så kan jeg kanskje peke i riktig retning.

Trenger dere hjelp til å finne den beste måten for hver enkelt?

For mange er nok fremdeles epostoppgaver de som er vanskeligst å få oversikt over og prioritere.  Er dere en gruppe som vil jobbe smartere med prioritering og kontroll over oppgaver fra ulike kilder kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do.