Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.