Finpusse Outlook-bruken? 9 tips som gjør deg mer effektiv i høst
/For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å arbeide med aktiviteter som skaper resultater.
Her følger en oppsummering av 9 smarte tips jeg bruker enten daglig, eller av og til. Noen av dem er engangs-oppsett og krever egentlig ingen anstrengelse for å utnytte. Det meste er muligheter som bare finnes i Windows-versjonen, men Mac versjonen kommer stadig etter med flere muligheter.
1. Oppgavebehandling
Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.
Oppgaver i kalenderen
Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver
For oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.
2. Automatisering av rutineoppgaver man gjør ofte
Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.
Hurtigtrinn
Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.
3. Behandle e-post raskt
Det er praktisk å kunne svare på, eller videresende e-post hurtig direkte i leseruten når du behandler innkommende e-post. Jeg liker å kunne sende et raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu.
Svar i leserute
4. Sende e-post der en annen skal motta svarene
Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.
Svare til andre enn den som sender eposten
Denne muligheten finnes ikke på Mac.
5. Sende personaliserte eposter til en kontaktliste
Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.
Utskriftsfletting
Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.
6. Samle informasjon fra e-post, avtaler og oppgaver i OneNote
OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.
Send til OneNote
Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativet er å gjøre dra-og slipp på eposter til OneNote. Da kommer de inn som et vedlegg.
7. Kalenderbehandling og møter
Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.
Plukke datoer
På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.
8. Vise to tidssoner i kalenderen
Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen. Høyreklikk på tidslinjen og legg til en ekstra tidssone i oppsettet.
Tidssoner
9. Forberede, gjennomføre og følge opp møter
Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Dett er en fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.
Møtenotat OneNote
Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativt kan du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.
Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. desember 2018.
Med Office 2016 for Mac leverte Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange hadde ventet lenge på. De som brukte Outlook for Mac 2011 merket oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac. For flere detaljer om forskjellene på Windows og Mac, se Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like.
