Er du Team-eier? Hva er ditt ansvar, og dine muligheter?

Du må ikke ha flere armer for å være Team-eier

Før, når du startet i en ny jobb, kunne det gå lang tid før du hadde alle tilganger til dokumenter og ressurser på fellesområder. Din leder måtte gjerne søke om dette til en IT-administrator. Når vi tar i bruk Teams er dette mye enklere. Da kan din nye leder, selv legge deg til i de avdelings-Team og prosjektledere kan legge deg til i prosjekt-Team. Det er ikke lenger en IT-oppgave å administrere dette.

Du kan bli Team-eier

Har du et behov, kan du også opprette er Team for et formål der du trenger å samarbeide med kolleger og eksterne samarbeidspartnere i et prosjekt, eller arbeidsområde.

Når du oppretter et Team blir du Team-eier og det medfører muligheter og ansvar for det som skjer i det Teamet.

Dette bør du tenke på når du er Team-eier

Det første du må gjøre er å melde inn de du skal samarbeide med i Teamet. Da vil de ha tilgang til alt som foregår der. En god praksis er å velge ett av medlemmene som medeier i Teamet. Da har du en mulig stedfortreder om du ikke skulle være tilgjengelig og eierrettigheter er nødvendig.

Og, dersom et Team-medlem ikke lenger skal ha tilgang må du fjerne medlemmet fra Teamet. Da vil denne umiddelbart miste alle tilganger.

Ikke bruk Generelt-kanalen til arbeid

La oss si at du er kvalitetsleder i en virksomhet og har opprettet et Team der du vil samarbeide med andre i ulike deler av virksomheten for å sikre og forbedre kvaliteten. Da trenger vi å melde inn kvalitetsproblemer og samarbeide om løsning. Vi kan også ha prosjekter relatert til kvalitet. For å unngå å blande alt dette sammen i en suppe oppretter vi kanaler for hvert arbeidsområde. Du bør bruke Generelt-kanalen bare til informasjon og annonseringer fra deg som eier om hvordan vi skal samarbeide, faktainformasjon og annet som ikke er en arbeidsprosess.

Vil du sikre deg mot at medlemmene bruker Generelt-kanalen kan du som eier sperre denne for andre.

Les hvorfor du bør bruke Innlegg i kanaler fremfor Chat når dere samarbeider om arbeidsoppgaver i Teams: Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

For å være sikker på at alle oppdager nye Innlegg i kanalene bruker noen å inkludere @Teamnavn eller @Kanalnavn i Innlegget. Ikke gjør det! Det treffer lite presist og du kan fort bli oppfattet som en spammer. Teams er basert på at du selv velger og oppsøker de kanalene der du forventer å finne relevant informasjon. Vil du at noen skal gjøre noe nevner du dem med @navn. Dersom du stadig har behov for å nevne flere personer, for eksempel medlemmer av et prosjekt kan du opprette er merke for dette. Da treffer du bare de personene med @merkenavn.

Les mer om hvordan i Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Dersom dere vil øke oppmerksomheten og kompetansen rundt Team-administrasjon kan jeg holde et 40-minutters frokost-, eller lunsj og lær innlegg om dette for ledere og andre som er Team-eiere. Send meg gjerne en uforpliktende forespørsel på bjorn@smartendring.no for å høre mer.