Hvordan ta juleferie med god samvittighet

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan du raskt kan se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Her er hva du kan gjøre.

Outlook har ikke mulighet til betinget formatering slik Windowsversjonen har, men du kan bruke regler til å tilordne kategorier til epost fra bestemte avsendere, eller epost bare sent til meg. Slik gjør du det for å lage denne.

Opprett ønsket kategori først ved å stå på en epost, velge Kategoiider og rediger kategorier. Du kan nå legge til en med ønsket beskrivelse og farge. I dette tilfellet "Bare til meg"

Velg så Ordnefanen, Regler og Opprett regel.

Lag regel som vist under

Neste gang du får en epost der bare du er på til-linjen vil denne bli markert med den valgte kategorifargen og skiller seg enklere ut fra de andre epostene.

Hvordan ta påskeferie med god samvittighet

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter påske". Så får du et rush av oppgaver som har samlet seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgave og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Lær hvordan du tømmer Innboksen og holder den tom på 10 minutter!

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i påsken kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter påske. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan kan du raskt se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Ikke mulig sier du? Joda, her er oppskriften.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Si fra om du ønsker å vite mer om dette.

Colors-2007

Oppdatert: For Outlook 2007 var dette enklere, så om du fremdeles bruker denne kan du velge Tools -> Organize (eller tilsvarende på norsk, stå på en e-post du vil bruke som utgangspunkt og velge farge og kriterier.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC?

Mange jeg kjenner gjør mer og mer fra mobilen, leser e-post, gjør avtaler og håndterer enkle arbeidsoppgaver. Særlig om man har en + størrelse telefon. Nå får man jo Office-programmer som Word og Excel også på telefonen så man kan faktisk gjøre ganske mye så lenge man har tilgang til filene på OneDrive, SharePoint, eller Dropbox.

Bruker du Office på jobben er sannsynligheten stor for at du også bruker Outlook til e-post og kalender. I tillegg har du kanskje en privat gmail-, eller Outlook.com/Hotmail-konto. De fleste jeg kjenner bruker de innbygde appene som følger med telefonen for e-post og kalender. Det gjorde jeg også inntil nylig (på iPhone). Men så leste jeg en test på nettet som gjorde at jeg begynte å tenke litt. Jeg har Word, Excel og Powerpoint på telefonen, så hvorfor har jeg ikke tatt i bruk Outlook-appen også? Gammel vane :-)

IMG_0960

Her finner du testen: http://www.theverge.com/2015/5/28/8673523/best-iphone-email-app-outlook-gmail-apple-mail-ios

Ikke bare ser Outlook-appen ut til å være den beste mot Microsoft, men også for gmail og andre e-postkontoer. Jeg har tre postbokser koblet opp (Office 365, gmail og Outlook.com) og det er veldig praktisk.

Du er på farten og PC'en er langt unna. Så ringer Eva og sier at de mangler en faktura som du har. Ja, ja sier du. Jeg sender den når jeg kommer på kontoret i morgen. Ikke helt det svaret Eva ville ha. Ville det ikke være fint å kunne fikse det med en gang? Det er ikke så enkelt med den innebygde e-postappen. Med Outlook mobilapp kan du sende filer selv om de ikke ligger på telefonen. Har du dem liggende på Dropbox, OneDrive, Google får du automatisk opp de siste filene dine og full tilang til alle filer om du vil og kan enkelt sende dokumenter. Jeg er vanligvis ikke tilhenger av å sende dokumenter rundt på e-post :-), men i dette tilfellet er det veldig praktisk.

Mens du fikser dette får du en møteinvitasjon. På den innebygde appen får jeg lite støtte for å vite om jeg kan delta. Outlook mobilappen forteller meg imidlertid når møtet er, hvor lenge det varer og om det er i konflikt med andre møter i kalenderen min. Da er det enklere å svare med en gang.

Det finnes en del andre muligheter også, som automatisk prioritering av den antatt viktigste e-posten og sende forslag til møte med flere mulige tidspunkt. Det er også raskt å arkivere, og har du ikke tid til å se på e-posten med det samme kan du utsette den. Det er ingen risiko forbundet med å prøve ut Outlook fordi du beholder den vanlige mail og kalender appen og kan bruke dem i parallell.

Jeg har testet appen på både iPhone og  Android og synes det fungerer veldig bra for epost og kalender, men jeg skulle ønske jeg også kunne håndtere oppgaver her, men det må man foreløpig ha en egen app for.

Jobber du i påskeuken? Lær hvordan du tømmer Innboksen og holder den tom på 10 minutter!

Om du ikke tar fri hele påskeuken ser du kanskje frem til noen rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)

Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?

Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?

Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.

Her er hvordan du gjør det på 1-2-3

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner

La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra SmartEndring J Ved å delta på et bedriftsinternt lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!