Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

Innboksen blir aldri tom. Hvis du hele tiden skal gjøre alt andre vil du skal gjøre får du aldri gjort dine viktigste oppgaver. På et tidspunkt må du stille deg spørsmålet; Er det jeg gjør nå det viktigste og riktigste jeg bør jobbe med?

Kanskje ikke, men jeg må jo gjøre dette, eller noen må jo gjøre det… Jeg kan ikke si nei…

Skal du oppnå det du ønsker må du vurdere hele tiden, og av og til gjøre noen valg som ikke nødvendigvis er populære hos andre. Det er kanskje litt ubehagelige der og da, men det riktige i lengden. Dette er en treningssak og jo mer du trener, jo lettere er det.

Avdøde Stephen Covey, forfatteren av The 7 Habits of Highly Effective People (de syv gode vanene på norsk) sier det slik:

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

Med det mener han at du må ha klart for deg hva du vil oppnå og måle alle forespørsler opp mot dette. Vil dette bringe meg nærmere mine mål, eller ikke?

Har du det klart for deg blir det enklere å prioritere.

Kilde: Essentialism: The diciplined pursuit of less.

Du kan også vaksinere deg mot å bli "angrepet" ved å lage din egen plan, definere dine egne aktiviteter og oppgaver før andre kommer med sine forespørsler til deg. Da er det mye lettere å si at du ikke kan prioritere dette fordi du allerede har fullt opp med oppgaver du må gjøre. Ikke si "jeg har ikke tid". Du har alltid tid til det du velger å prioritere.

Vil du ha litt inspirasjon kan jeg anbefale boken Essentialism: The diciplined pursuit of less. Forfatteren Greg McKeown sier

"If you don't prioritise your life, someone else will".

For litt praktisk hjelp til å legg din plan kan du få noen tips i Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Vil du gå mer grunnleggende til verks og vil prioritere å sette av en dag til å gjøre det grundig kan du vurdere å delta i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid Da får du støtte i et sett med maler og opplegg i Outlook og OneNote for å gjøre det enklere å ha oversikt, og for å prioritere raskere og enklere. Kanskje du får med deg noen kolleger også for å sikre at dere alle leverer på jobbmålene?

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.

Hvordan min kone og jeg kan se hverandres Outlook jobbkalendere

De fleste av oss har koner eller menn som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna til skolen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på. Dersom du hadde mulighet til å se din kjæres jobbkalender kunne du umiddelbart sjekke om han kunne kjøre barna den dagen, eller om han også har et tidlig møte. Eller, du trenger å sitte lenger på jobben torsdag for å bli ferdig med noe. Da kunne du sjekke om det ville kollidere noe din kone/mann har planlagt uten å måtte ringe eller sende E-post.

Her er hva min kone Ingeborg og jeg gjør for å se hverandres jobbkalendre 

For å invitere noen til å se din Outlook-kalender, gå til kalendervisning og velg Publiser på Internett (Del kalender virker bare i egen organisasjon).

Velg hvor mye du vil publisere. Jeg anbefaler "begrensede detaljer". Da kan den du deler med se tittelen på kalenderavtalen. Da får du en forståelse av hva det er uten å kunne se innholdet i avtalen, som kan være bedriftsintern informasjon.

Neste skritt kan se litt ulikt ut avhengig av om din organisasjon har egen e-postserver (Microsoft Exchange), eller om dere bruker Office 365. For Exchange ser det sannsynligvis slik ut: Du får nå et bilde med to koblinger. Kopier koblingene til utklippstavlen. Så sender du en e-post til din kjære der du limer inn koblingene.Bruker dere  Office 365 vil nå nettleseren åpne seg og du kommer inn på Outlook for Web.

Du får også her et bilde med to koblinger. Kopier koblingene til utklippstavlen. Send nå en e-post der du limer inn koblingene.

Mottakeren vil nå få to koblinger. En for å åpne kalenderen din i en nettleser og en for å kunne åpne den i Outlook. Om du ønsker å få inn kalenderen i egen Outlook klikker du på den koblingen som slutter på .ics Velg å åpne den i Outlook når du blir spurt om dette. Kalenderen vil vises under Andre kalendere. Nå kan du klikke på teksten og endre den til din kones/manns navn.

Gjør nå det samme andre veien så begge kan se hverandres kalendere. Nå har du dette oppsettet permanent. Oppdateringer skjer ca. en gang i timen når du er på nett.

Om du ikke har Outlook, eller du du synes det blir vanskelig å legge kalenderen inn i Outlook, kan du også velge å klikke på den koblingen som ender på .html. Da vil kalenderen åpnes i nettleseren. Legg til kalenderen i favoritter og du kan når som helst gå inn på den igjen. Ser bra ut, eller hva?

Digital overbelastning? Løser du med psykologi eller teknologi?

I sommer er det skrevet mye om digital detox og hvorfor man skal koble helt ut når man er på ferie. Jeg ikke overbevist om at dette er det eneste rette....

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Likevel må vi erkjenne at mange synes det er vanskelig å konsentrere seg lenge av gangen og veldig fort får trang til å sjekke e-posten, Facebook, Twitter og ja det er bare å fortsette listen. Vi vil jo ikke gå glipp av noe ;-) Og dette er et helårsproblem og ikke et ferieproblem. HBR hadde nettopp en bra artikkel om dette der de spurte en psykolog og en teknolog om hvordan de mente man skulle få kontroll på dette. Jeg synes begge hadde gode svar og at både og er bedre enn enten eller.

Den teknologiske løsningen er å i alle fall slå av alle varsler på PC og telefon som får deg til å hoppe ut av en viktig oppgave du arbeider med for å sjekke hva det var som kom av e-post eller meldinger nå. I tillegg ta teknologien til hjelp, spesielt for å sortere e-post slik at du prioriterer hvilke som er viktige å behandle. Da får du følelsen av kontroll og mindre behov for å sjekke hele tiden hva som er kommet inn i Innboksen.

Hvordan i all verden kan du jobbe effektivt når du blir avbrutt av ny E-post hele tiden?

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

På det mentale plan anbefaler psykologen å sette på en timer. Start med 15 minutter og se om du kan unngå å sjekke e-post og mobil før tiden er gått. Forsøk  å finne en oppgave du kan arbeide konsentrert med i denne tiden. Når du behersker dette kan du øke til 20 minutter, så til 25 osv. Klarer du å komme helt til 90 minutter er du svært god. Da kan du få  til i alle fall tre gode arbeidsøkter med høy konsentrasjon  i løpet av dagen. Selvfølgelig kan det hende du blir avbrutt av andre i løpet av en arbeidsøkt, men bare det å ikke avbryte seg selv er et stort fremskritt.

Finner du dette nyttig vil du kanskje like http://pomodorotechnique.com

Hvorfor er arbeidslivet i Norge "dødt" i to hele måneder hver sommer?

De fleste tar vel tre ukers ferie i sommer en gang mellom St.Hans og skolestart, dvs. i løpet av to måneder. Da er det enda fem arbeidsuker igjen i denne perioden. I disse ukene er det bannlyst å arrangere noe som helst. Ikke seminarer og andre arrangementer og ikke kurs og annen opplæring. Ser nordmenn på de 25 arbeidsdagene som ekstra ferie på jobben?

"Å, men vi har så mye å gjøre resten av året at vi fortjener å ha en rolig periode" sier mange da.

Men det straffer seg! Hva skjer ved skolestart og utover høsten. Jo da skal vi få hjulene i gang igjen og så klager alle på at det er så hektisk. Veldig mye kurs- og opplæringsvirksomhet er lagt til perioden september til november. Desember er også hellig. Da skal vi jo gjøre innspurten til jul …

Hvis det er så at disse fem arbeidsukene på jobben ikke inneholder så mye behandling av hastesaker, hva om vi bruker denne tiden til å bygge kompetanse, trene på gjennomføring av nødvendige endringer på jobben og på denne måten stille skarpskodd innfor høsten i tillegg til å ha "ladet batteriene"?

"Går ikke" sier du! Det er alltid noen som er på ferie. OK, så betyr det at om du arrangerer noe resten av året kan alle delta? Ingen melder forfall på grunn av møter, andre arrangementer, eller høyt arbeidspress? Det er alltid noen som ikke kan og hvem har sagt at vi ikke kan gjennomføre for eksempel et kurs i flere omganger slik at man kan velge tidspunkt selv?

Utfordre deg selv og de rundt deg i sommer. Ikke ta for gitt at man ikke kan gjøre noe felles med andre i løpet av de 8 sommerukene.

Hva med å gi avdelingen et SmartEndring kurs i sommer? Du kan sette opp ett kurs i perioden 23.juni - 12.juli og det samme om igjen i perioden 28.juli - 16.august. Da vil alle mest sannsynlig finne en tid som passer. Jeg skal bidra med å tilby to for en. Det vil si jeg holder det samme kurset to ganger for prisen av ett. Ring meg på 90173524, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no om dette kan være aktuelt for dere.

Blir du klar til sommerferien med alt du skal gjøre? For gode tips, sjekk Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.