Det blir bare for mye!

Ingen tjener på at du er travelt opptatt hele tiden og aldri har nok tid til å gjøre dine viktigste oppgaver. Verken du, dine kolleger eller organisasjonen.

"Men jeg må jo være tilgjengelig", sier du. Det må vi selvfølgelig til en viss grad, men vi må også få tid til å gjøre våre viktige oppgaver så vi må få til en balanse.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Det er vanskelig å si nei, og særlig når noen står foran deg og sier "har du 5 minutter" som selvfølgelig blir til en halv time.

I boken  Essentialism, av Greg McKeown lanserer han sitt produktivitetsmanifest med en test for hva man skal si ja og nei til.

Hver gang du blir spurt om å gjøre noe, enten det er ansikt til ansikt, eller på epost skal du spørre deg selv:

1. Kan jeg faktisk gjøre dette, gitt den tiden jeg har?
2. Er dette den viktigste oppgaven jeg skal bruke min tid på akkurat nå?
3. Dersom det er sjefen din som spør, kan du høre om dette er viktigere enn andre oppgaver du jobber med som også er viktige for virksomheten. Det kan føre til at du får litt hjelp til å prioritere det som er viktigst nå. Er dette viktigere enn andre oppgaver du jobber med?

Sier du ja til noe, sier du også nei til noe annet. Den beste vaksinen for å kunne si nei til oppgaver du burde si nei til er å ha en oppdatert kalender med oppgaveliste som synliggjør for deg selv og andre at du faktisk har fullt opp med høyt prioriterte oppgaver og at du ikke kan ta på deg mer nå, i alle fall ikke en uke fremover....

For praktiske tips om hvordan du synliggjør dine oppgave for deg selv, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Det gjelder å komme andre i forkjøpet. Om du ikke tar kontroll over din tid er det mange andre som gjør det. Å synliggjøre både dine avtaler og dine oppgaver gjør det veldig synlig om du tar på deg for mye. Du vet når du har heldagsmøte og 10 oppgaver samme dag at det ikke kommer til å gå. Likevel er det mange som planlegger på den måten og alltid har masse "røde oppgaver". Ved å prioritere bedre og sørge for å gjøre de viktigste oppgavene vinner alle og du føler deg også mye bedre.

Men om det ikke nytter å lukke kontordøra (om du har en), eller om andre ikke respekterer din tid og du ikke klarer å avvise noen som står foran deg og vil ha din oppmerksomhet er det bare en ting å gjøre og det er å gjemme seg bort. Enten ved å jobbe hjemme noen timer et par ganger i uken, eller å finne et bortgjemt møterom der ingen finner deg. Det kan være vanskelig, men det er til alles beste.

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

040514_0739_Hvorforkanv1.jpg

Det er lett å irritere seg over de som alltid kommer for sent til møtene. Ofte er det de samme som aldri kommer gjennom oppgavelistene og som konstant tar på seg flere oppgaver enn de noen gang kan gjøre. I henhold til Sumathi Reddy som skriver om dette i The Wall Street Journal kommer dette av "planning fallacy". Dette ble skrevet om av den senere så  berømte nobelprisvinneren Daniel Kahnemann allerede i 1972.  Det kommer av at hjernen vår gjør en feilslutning (fallacy) i forhold til hvor lang tid ting tar. I dagligtale kan vi omtale disse som tidsoptimister. Det som er lite oppløftende med dette er at denne egenskapen/vanen er noe av de vanskeligste å endre på. Noen forsøker å kompensere med å stille klokken noen minutter for fort, men vi vet jo at det bare virker en kort stund før vi tar det med i beregningen :-)

Det er imidlertid noe man kan gjøre dersom man vil ta et oppgjør med seg selv på dette og er motivert til å sette inn noen tiltak. Generelt vil det hjelpe å tenke igjennom oppgaven, eller hva som skal til for å komme tidsnok til en avtale og bryte det ned i mindre deler. For eksempel. For å rekke møtet kl. 10 må jeg avslutte forrige møte 9.45. Så bruker jeg 5 minutter på å pakke sammen og komme meg ut av rommet. Det tar 10 minutter å gå dit jeg skal og jeg må sette av 5 minutter til en tur på toalettet. Gjør man ikke dette blir man gjerne sittende i møtet til fem på 10 og så er man 10 minutter for sent til neste møte.

Det samme kan du gjøre med oppgaver. Hvilke konkrete handlinger må du gjøre for å fullføre oppgaven og hvor lang tid tar hver oppgave. Du vil bli forbauset når du summerer. Summen er vanligvis mye høyere enn den tiden du hadde kommet frem til med magefølelsen.

Den amerikanske sosiologen Lisa Bernstein har kommet frem til noen veldig praktiske tips du kan prøve om du synes det er vanskelig å komme i tide til avtaler:

1. Ikke si ja til to møter på samme tid. Aksepter at du bare kan være ett sted (Ja, mange gjør dette ….)
2. Dersom du har et tidlig møte på jobben, legger du frem klærne du skal ha på deg dagen før. Ikke bruk en alarm med slumrefunksjon!
3. Legg inn reisetid i kalenderen. Ikke bare møtetiden. Ta høyde for å miste en buss, eller at det kan være trafikk. Tenk så forbauset dine kolleger blir om du kommer 10 minutter før møtet :-)
4. Er du hardt rammet av feilslutningsproblemet, sett på en alarm når du må gå for å rekke noe. Er du i et annet møte kan du benytte anledningen til å forklare alarmen med at nå må du gå for å rekke neste møte.

Tapetkalender

Det er selvfølgelig en annen grunn til at mange kommer for sent til et møte og det er vegg-til-vegg møteavtaler. Hvis alle møter er 30 eller 60 minutter slutter gjerne ett møte i det et nytt starter. Google har gjort noe med dette. De har laget det de kaller raske møter. Dersom du bruker Google kalender, gå inn på innstillinger og endre dette. Da vil du automatisk få 25 og 50 minutters møter.

Skjermbilde 2015-03-12 kl. 14.33.47

For Outlook må du endre møtelengde for hver møteinnkalling. For mer om dette, se gjerne Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?