Er du en god møteleder?

Har du deltatt i et møte som burde vært god bruk av deltakernes tid, men som ikke førte til noen ting? Hvem sitt ansvar er det? Alle deltakere har selvfølgelig et ansvar, men det største ansvaret har møtelederen som vanligvis også er den som har invitert til møtet.

Jeg vet ikke hvor mange tusen møter jeg har deltatt i, og hvor mange av dem jeg har arrangert selv. Men jeg kjenner følelsen av avmakt når man sitter der og ønsker at man var et annet sted. Da føler du ikke veldig for å komme med mange bidrag i møtet. Du vil bare at det skal slutte så fort som mulig. Er møtet i et møterom er du fanget, og i et nettmøte forsøker du å få gjort litt jobb mens du lytter med et halvt øre til møtet. Slike møter er ikke bra for noen.

Men det trenger ikke å være slik. Dersom du eier møtet kan du gjøre mye for at alle skal føle at det var verd tiden å delta.

Her er mine 5 tips du som møteorganisator- og leder bør tenke på for at alle skal ha best mulig utbytte av møtet. Jeg tar utgangspunkt i det mest aktuelle møtescenariet nå der noen deltar i et møterom på kontoret, og noen hjemmefra eller et annet sted utenfor kontoret. Det vil si at vi må bruke digitale møteverktøy som Teams, WebEx og Zoom og samarbeidsverktøy som Teams og Slack.

1 - Del agenda med deltakerne før møtet

Da vet deltakerne hva de kan forvente og kan forberede seg. Mangel på agenda er det jeg hører flest klager på når det gjelder møter.
Men når du inviterer til møtet er gjerne et par uker frem i tid og da er ikke agendaen ferdig ennå. Det kan også hende du vil ha innspill til agendaen fra møtedeltakerne.
Det er ikke noe problem. Du kan oppdatere møteinvitasjonen med agenda når det nærmer seg. Om du bruker Teams kan du også be om innspill til agenda og dele møtedokumenter i møtechatten som er tilgjengelig fra det øyeblikket du har sendt møteinvitasjonen. På den måten unngår vi å sende en masse på epost.

2 - Se opp for synkehull.

Faller du ned i ett er det ikke lett å komme opp igjen. Ikke la noen kuppe møtet, eller henge seg opp i en detaljdiskusjon som tar uforholdsmessig lang tid. Lag en parkeringsplass for tema og innspill som ikke passer inn i dette møtet. Bruk gjerne møtechatten til dette. Da er det dokumentert, og du kan følge opp denne etter møtet.

3 - Pass på tiden.

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte.

Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

4 - La alle bli hørt.

Ikke la de taletrengte bruke opp all tiden. Bruk møtechat, og tavle for å gi alle like store muligheter til å komme med sine innspill.

Les hvordan du engasjerer med de introverte Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

5 - Dokumenter beslutninger og oppfølgingsoppgaver.

Gjør dem synlige for alle deltakerne og be om bekreftelser for at oppgavene er gjennomført. Bruker dere Teams kan oppgaver tildeles i møtechatten med å nevne en person.
Skriv: @møtedeltaker - Oppgave: Sjekk budsjettposten for innkjøp av nye PC'er.

Når oppgaven er utført merkes oppgaven med en tommel opp, og med en kommentar om det er naturlig.

Men hvorfor skal vi ha møter? Les mer om dette i Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

 Dersom dere vil bli bedre i å forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene kan dere gjerne vurdere den bedriftsinterne workshopen Smartere møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig!

Gjennom det siste året har jeg sett to forskjellige innfallsporter til å ta i bruk Teams i organisasjonen. Det er de som har Microsoft 365 og som bestemmer seg for å ta i bruk Teams for bedre samarbeid i organisasjonen ved å redusere epost og samarbeide smartere på dokumenter. De hadde vanligvis Skype for Business som møteverktøy og fortsatte å bruke det til nettmøtene, men åpnet også for muligheten av å bruke Teams-møter.

Den andre gruppen er de som i mars tok i bruk Teams-møter fordi det var et akutt behov for et nettmøteverktøy og de vurderte Teams-møter som det beste valget for dette. Etter hvert har mange av dem også oppdaget at Teams er mye mer og vil ta i bruk flere muligheter til å arbeide og samarbeide utover det å ha nettmøter. 

De tre måtene å opprette Teams-møter på

Møter og møteserier knyttet til kanal

Hvilket utgangspunkt man har hatt vil nok kunne gjøre at man ser litt forskjellig på hva Teams-møter er, eller kan være. For de som har sett på Teams som et samarbeidsverktøy har det ofte vært naturlig å utvide samarbeidet i Team og kanaler til møter. Fordelen med dette er at de som samarbeider i en kanal om en arbeidsprosess eller prosjekt kan knytte møtene til kanalen. Da er møtedokumenter, planer, notater og møtechatt knyttet til prosjektet og er tilgjengelig for alle nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet.

Illustrasjon viser hvordan vi i I kanalmøter kan vi knytte til møtebok i OneNote og legge planer og fordele oppgaver i Planner

Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Mange møter har gjerne deltakere fra ulike avdelinger. Det kan være allmøter og møter med deltakere utenfor virksomheten. Disse møtene er det ikke naturlig å knytte til en kanal i et Team. Det er frittstående møter. Alle som blir invitert kan delta. De trenger heller ikke å være Teams-brukere. Har de ikke Teams i sin organisasjon, eller du inviterer noen på en privat epostadresse kan de enten delta fra nettleser, eller laste ned Teams appen gratis og delta fra denne. Selv om ikke møtet er knyttet til et Team og en kanal kan vi med fordel benytte Teams struktur til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Fremfor å sende ut agenda, be om innspill til møtet og til å stille avklarende spørsmål om møtet på epost kan du benytte møtechatten. Den er tilgjengelig for alle idet møteinvitasjonen er sendt ut.

Illustrasjon viser hvordan vi kan forberede, gjennomføre og følge opp møter ved bruk av møtechat

Denne møteprosessen er selvfølgelig like nyttig om du har møtet i et møterom. Du trenger ikke å begrense dette til nettmøter, selv om de fleste møtene fremover mest sannsynlig vil ha minst en deltaker som ikke er på kontoret.

Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Mange har funnet frem til chat-mulighetene i Teams. Der kan vi utveksle meninger og informasjon med en eller flere kolleger for saker som vi ikke har et Team for, eller som bare angår bestemte personer. Trenger dere å snakke sammen, eller få litt kollegahjelp kan du opprette et Teams-møte i chatten, dele skjerm og snakke sammen.

I Chatten har vi også flere av de samme mulighetene vi har i en kanal med å dele dokumenter og ulike verktøy i faner.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC fra der de måtte ønske.