Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

DU bør helst ha en plan for å nå målet

Mange i dag blir ikke målt på hvor mange timer man jobber, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. Dette passer bra for mange fordi det gir fleksibilitet og mulighet til å selv styre egen arbeidsdag. Likevel er ikke dette uten problemer. Kravene til resultater øker hele tiden og det er opp til hver enkelt av oss å finne ut hvordan vi skal takle dette. YS arbeidslivsbarometer viser at 70% av oss opplever at presset for å produsere mer på kortere tid bare øker.

Den vanskelige jobben begynner når målene er satt

Jeg har jobbet med og i flere selskaper der man har gode prosesser for målsetting. Problemet er at når målene er satt er det ofte ikke struktur og prosesser på plass for å hjelpe en å oppnå målene. Nå er det opp til deg å finne ut hvordan!

Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg måneds- eller kvartalsmøtet der man skal gi en status på hvordan vi ligger an til å nå målene. Det møtet vet jeg mange gruer seg til. Hvordan ville det føles å gå inn i et slikt møte med følelsen av kontroll og visshet om at målene er innen rekkevidde?

Ikke gå i aktivitetsfellen

Retningsløs aktivitet spiser av tiden du skulle brukt på å nå dine mål sier BI forsker og filosof Øyvind Kvalnes.

Jeg har arbeidet hele mitt yrkesliv i organisasjoner med klare mål og som har vært opptatt av at alle som arbeider der bruker maksimalt av sin tid på aktiviteter som fører til gode resultater. En aktivitet har ingen verdi om den ikke fører en ett skritt nærmere målet. Ledelsesguruen Peter Drücker har en treffende beskrivelse på dette, nemlig aktivitetsfellen som er den man går i når man blir så ivrig til å gjennomføre masse aktiviteter at man glemmer hvorfor man gjør dem.

Hva skal til for å oppnå bedre resultater med mindre stress?

Vi må finne en balanse mellom planlegging og gjennomføring som gjør at vi kan levere balansert på våre målområder med god kontroll og trygghet på at vi har kontinuerlig fremgang. Når vi har følelsen av kontroll reduserer vi også stressnivået. For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet.

Gjennomfør en firepunktsplan for å nå dine mål

For å kunne etablere en klar siktlinje fra mine overordnede mål til daglige aktiviteter bruker jeg en firepunktsplan der jeg starter med mine fokusområder som du også kan kalle målområder, objectives eller andre begreper som brukes i din virksomhet. Fra det jobber jeg meg nedover helt til det blir klart hva jeg skal gjøre i dag og i neste uke for å være sikker på å hele tiden prioritere oppgaver som leder til de ønskede resultatene.

De to første skrittene sikrer god planlegging og de to siste gjennom­føring av planen.

Vil du ha hjelp til å etablere planen og et solid digitalt rammeverk for å prioritere oppgaver som ledert til gode resultater kan du og de du jobber sammen med å delta på dagsworkshop i Smart måloppnåelse i en digital tid. Ring meg gjerne på 90173524 for en uforpliktende prat, evt. send meg en epost på bjorn@smartendring.no

---

En avdeling hos en finansinstitusjon opplevde at alle hadde utrolig hektiske hverdager som førte til at alle ble veldig operasjonelle og ikke fikk jobbet nok med å nå strategiske mål. Gjennom en tilpasset dagsworkshop laget de handlingsplaner der hvert teammedlem brøt ned de de langsiktige målene i mindre aktiviteter som lot seg kombinere med de daglige gjøremålene. Gjennom dette ble det mulig å levere både på kortsiktige og langsiktige mål. 

---

Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.