Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Slutt å bruke tid i møter for å oppdatere hverandre. Vi kjenner alle til "rundt bordet" oppdateringer. De tar mye tid og vi kan oppdatere hverandre på mye mer effektive måter. Det samme gjelder epost-mas om status på prosjektoppgaver og omstendelig statusrapportering. Les hvordan vi løste "rundt bordet" i Microsoft og hvordan du kan slutte å bruke mye tid på prosjektrapportering- og kontroll.

Ikke kast bort verdifull møtetid

Da jeg ledet tjenesteavdelingen i Microsoft Norge på nittitallet hadde vi ukentlige ledermøter der administrerende direktør og lederne for de ulike avdelingene i Microsoft deltok. Den første delen av møtet var alltid en "rundt bordet" oppdatering fra alle lederne om hva som hadde skjedd siden siste møte, utfordringer, og om vi trengte samarbeide med andre. På den måten holdt vi hverandre oppdatert og kunne identifisere samarbeidsbehov. Tiltaket var bra, problemet var at det tok mesteparten av møtetiden.

Bruk 5 minutter før møtet og spar 20 minutter for alle

10 år senere var jeg del av en europeisk ledergruppe innen HR-området. Der hadde vi også ukentlige ledermøter, hadde samme behovene, men øvelsen over brukte vi 2-3 minutter på. Så brukte vi resten av møtetiden til å gå i dybden på viktige saker. Hvordan var det mulig? Det kunne vi gjøre fordi vi alle brukte 5 minutter før møtet til å oppdatere vår felles møtebok. Da var det unødvendig å gå igjennom denne i detalj, men bare stille spørsmål om  noe skulle være uklart, eller avtale direkte oppfølging slik jeg i eksempelet trenger å gjøre med Tereza. Ingen grunn til å bruke alles tid på dette.

Det er ikke sikkert våre 5 oppdateringspunkter er de samme som de vi brukte. Dere må bli enige om hva som passer for dere.

Ikke kast bort tid på prosjektstatusmøter og epost-mas

Deltar du i prosjekter der bruker tid i prosjektmøter på å oppdatere prosjektlederen og status på dine oppgaver? Eller får du stadig epost fra prosjektleder om hvordan det går med dine leveranser? Dette er ofte bortkastet tid for de fleste og er en stressfaktor både for prosjektleder som føler behov for å ha kontroll og vite status til enhver tid, og det føles som mas for de som stadig blir kontaktet av prosjektleder for å få en status.

Microsoft Project er laget for prosjektledere

Noe av årsaken til dette er ofte at prosjektet benytter et prosjektverktøy som ar laget for prosjektlederen, slik som Microsoft Project. Der har prosjektlederen sin plan, og fordeler oppgaver via epost, eller muntlig i møter. Derfor er man avhengig av å gjøre tilsvarende for rapportering eller spørsmål om status på prosjektleveransene.

mine prosjektoppgaver fra alle prosjekter jeg deltar i vises samlet i Teams

Microsoft Planner er laget for alle i prosjektet

For å redusere behovet for prosjektmøter og mas på epost vil det være mye mer effektivt å benytte et prosjektverktøy som alle i prosjektet bruker. Da vil hver prosjektdeltaker arbeide med sine oppgaver gjennom dette. Status rundt hver oppgave oppdateres av eier og vises automatisk for alle prosjektdeltakere.

Når oversikt og status kommer automatisk fra verktøyet sparer vi mye tid og frustrasjon både for prosjektlederen og prosjektdeltakerne. Et slikt verktøy er Microsoft Planner i Teams. Der er ikke prosjektverktøyet noe du må oppdatere i tillegg til arbeidsoppgaven, men du arbeider på oppgaven og prosjektdokumentene i verktøyet. Det koster deg ikke noe ekstra å holde det oppdatert.

Både prosjektleder og alle prosjektdeltakere kan se status i prosjektet etter fremdrift, delprosjekt, hvem som eier hvilke oppgaver mm.

Vi må selvfølgelig fremdeles snakke sammen og bli enige om hvem som gjør hva, men hyppige statusoppdateringer blir unødvendige og vi kan bruke tiden på prosjektoppgavene og problemløsning der det er nødvendig.

Dersom du og dere ønsker å utnytte Teams-strukturen til å ha effektive og tidsbesparende møter vil dere kunne lære og trene på det i workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Om dere har små og store prosjekter og arrangementer, og vil teste ut hva dere kan bruke Planner i Teams til vil dere kunne erfare det i workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams

Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig!

Gjennom det siste året har jeg sett to forskjellige innfallsporter til å ta i bruk Teams i organisasjonen. Det er de som har Microsoft 365 og som bestemmer seg for å ta i bruk Teams for bedre samarbeid i organisasjonen ved å redusere epost og samarbeide smartere på dokumenter. De hadde vanligvis Skype for Business som møteverktøy og fortsatte å bruke det til nettmøtene, men åpnet også for muligheten av å bruke Teams-møter.

Den andre gruppen er de som i mars tok i bruk Teams-møter fordi det var et akutt behov for et nettmøteverktøy og de vurderte Teams-møter som det beste valget for dette. Etter hvert har mange av dem også oppdaget at Teams er mye mer og vil ta i bruk flere muligheter til å arbeide og samarbeide utover det å ha nettmøter. 

De tre måtene å opprette Teams-møter på

Møter og møteserier knyttet til kanal

Hvilket utgangspunkt man har hatt vil nok kunne gjøre at man ser litt forskjellig på hva Teams-møter er, eller kan være. For de som har sett på Teams som et samarbeidsverktøy har det ofte vært naturlig å utvide samarbeidet i Team og kanaler til møter. Fordelen med dette er at de som samarbeider i en kanal om en arbeidsprosess eller prosjekt kan knytte møtene til kanalen. Da er møtedokumenter, planer, notater og møtechatt knyttet til prosjektet og er tilgjengelig for alle nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet.

Illustrasjon viser hvordan vi i I kanalmøter kan vi knytte til møtebok i OneNote og legge planer og fordele oppgaver i Planner

Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Mange møter har gjerne deltakere fra ulike avdelinger. Det kan være allmøter og møter med deltakere utenfor virksomheten. Disse møtene er det ikke naturlig å knytte til en kanal i et Team. Det er frittstående møter. Alle som blir invitert kan delta. De trenger heller ikke å være Teams-brukere. Har de ikke Teams i sin organisasjon, eller du inviterer noen på en privat epostadresse kan de enten delta fra nettleser, eller laste ned Teams appen gratis og delta fra denne. Selv om ikke møtet er knyttet til et Team og en kanal kan vi med fordel benytte Teams struktur til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Fremfor å sende ut agenda, be om innspill til møtet og til å stille avklarende spørsmål om møtet på epost kan du benytte møtechatten. Den er tilgjengelig for alle idet møteinvitasjonen er sendt ut.

Illustrasjon viser hvordan vi kan forberede, gjennomføre og følge opp møter ved bruk av møtechat

Denne møteprosessen er selvfølgelig like nyttig om du har møtet i et møterom. Du trenger ikke å begrense dette til nettmøter, selv om de fleste møtene fremover mest sannsynlig vil ha minst en deltaker som ikke er på kontoret.

Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Mange har funnet frem til chat-mulighetene i Teams. Der kan vi utveksle meninger og informasjon med en eller flere kolleger for saker som vi ikke har et Team for, eller som bare angår bestemte personer. Trenger dere å snakke sammen, eller få litt kollegahjelp kan du opprette et Teams-møte i chatten, dele skjerm og snakke sammen.

I Chatten har vi også flere av de samme mulighetene vi har i en kanal med å dele dokumenter og ulike verktøy i faner.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC fra der de måtte ønske.