Bruk den raskeste måten å finne en god møtetid på

En av de mest tidkrevende administrative oppgavene mange har på jobben er å finne en møtetid som passer for alle. Det jeg har sett mange gjøre når de skal finne en tid for som passer for seg og 7-8 møtedeltakere er å åpne alle kalendrene og lete etter et innsmett for møtet. Det er tidkrevende og veldig manuelt arbeid.

For interne møter har Outlook veldig god støttefunksjoner du kan bruke til å gjøre dette mye mer effektivt. Legg inn ønskede møtedeltakere i avtalen og sjekk panelet på høyre side. Der finner du en rute som litt misvisende heter Romoversikt. Ja den kan gi deg det, men den viser deg med ett blikk når det er sannsynlig å finne en felles ledig tid og hvilke dager du bare kan glemme.

De mørkeblå er håpløse, de lyseblå kan være mulige, men på de hvite kan du helt sikkert finne en tid som alle har ledig.

Finn nå en tid som passer deg den dagen og gå til Planleggingsassistenten. Da får du opp en fin oversikt over alle deltakerne og kan lett finne en passende tid.

Dette forutsetter at alle har oppdaterte kalendere, og det er ikke alltid … 
I tillegg kan det jo godt hende at det ikke passer for enkelte selv om de har ledig tid i kalenderen. Det kan hende de planlegger å jobbe med en viktig oppgave på det tidspunktet, det er mare ikke et møte og dermed ikke i kalenderen. Og hva gjør du om du skal ha med eksterne deltakere? Deres kalenderen ser du ikke i Planleggingsassistenten. Min erfaring er at dette for leder til en endeløs epostutveksling for å finne en tid som passer alle.

Men nå finnes det en ny god mulighet i Outlook for deg som har Office 365 som løser dette. FindTime er et gratis tillegg til Oultook som gjør at du kan foreslå flere tider som passer deg, og lar møtedeltakerne velge tider blant disse som passer dem. Det øker muligheten veldig for å komme raskt frem til et felles møtetidspunkt. Tillegget er tilgjengelig både for nettversjon, PC, og Outlook for Mac.

Du finner dette tillegget i båndet der det står "skaff deg tillegg". På Mac finner du det i "Store" og i nettversjonen under Innstillinger og "Behandle tillegg". Har du lagt de til ett av stedene vil det dukke opp automatisk de andre så du trenger bare å legge det til en gang. 

Første gang du bruker det vil du bli bedt om å koble FindTime til din Office 365 kalender. Det er bare du som møtearrangør som trenger å installere FIndTime. Deltakere fra andre organisasjoner kan ha hvilken som helt epost, for eksempel Google.

La oss si at noen foreslår et møte. Da kan du velge "Reply with Meeting Poll" og foreslå en del tider som passer for deg på en eller flere dager. Idet du sender invitasjonen vil alle tidene bli markert i din kalender som foreløpige.

Dersom det finnes en felles tid som passer for alle blir møtet automatisk bekreftet på det tidspunktet.

Om du har brukt Doodle, vil mye av dette være kjent for deg. Forskjellen er at FindTime er mye bedre integrert i Office 365 kalenderen.

Hvor mange tider skal du foreslå? Man kunne tenke jo flere jo bedre, men det er ikke sikkert. Sjekk ut denne bloggposten om du vil lese mer om psykologien i å ha flere valg å forholde seg til: Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Fargelegg Outlook-kalenderen helt automatisk og få bedre oversikt over din tidsbruk

Hver gang jeg viser kalenderen min til andre får jeg spørsmål om fargelegging av avtalene. Jeg bruker farger systematisk for å kategorisere ulike avtaler slik at jeg med et blikk kan se hva jeg bruker tiden min til. Har jeg nok kundeaktivitet? For mye interne møter? Til dette bruker jeg kategorier. Dette er det noe jeg anbefaler å vurdere om du allerede har god kontroll på Outlook med epost, kalender og oppgaver fordi det krever litt å bruke dette, men veldig nyttig om du har kapasitet til å gjøre det.

Automatisk fargelegging av avtaler

Men det finnes en lettere måte å gjøre noe av det samme, og få en fin oversikt med ulike farger på ulike typer avtaler, helt uten ekstra arbeid i det daglige ved å bruke betinget formatering.

Dette gjør du:

1. Stå i Outlook kalendervisning og velg Vis innstillinger
2. Velg Betinget formatering
3. Velg legg tilregel for betinget formatering
4. Gi den et navn, her Reiser
5. Velg farge, her sort
6. Sett opp betingelse, her ordet Reise i emnefeltet. Trykk OK

Når du nå setter inn reisetid i kalenderen og skriver ordet "reise" i teksten vil denne tiden automatisk bli vist som en sort avtale.  Nå kan du gjøre det samme med andre avtaler om du vil. For eksempel interne møter i rødt kundemøter i grønt :-)

Du legger vel inn reisetid i kalenderen?

Jeg var mentor for en leder i en periode og hun kom aldri ajour med sine oppgaver. Da vi begynte å se på dette fant vi ut at mye av dette skyldtes at hun ikke la inn reisetid i kalenderen. Hun kunne ha et møte på en time eller to, men det var en time reise hver vei slik at i praksis gikk det med en halv dag. Når dette ikke er i kalenderen regner hjernen bare med møtet som opptatt tid, mens reisetiden er ledig tid. Da er det lett å overplanlegge og tro at man har mer tid en man i virkeligheten har.

For en annen leder var problemet at han hele tiden strevde med å komme tidsnok til møter. De fleste av oss er tidsoptimister og "skal bare" gjøre noe smått før vi er på vei til møtet. Da er det lett å bli forsinket, og ikke har vi planlagt for kø eller andre uforutsette hindringer på veien. Så kommer han inn litt for sent, stresset og svett. Ikke det beste utgangspunktet for et godt møte.

Det koster ingenting, og du får en bedre plan og mindre stress om du legger in reisetiden som en avtale med deg selv og holder denne.

For en beskrivelse hvordan du kan bruke kategorier for mer avansert bruk av farger på avtaler, oppgaver og epost, se Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende.  

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

1. Planlegger for det
2. Prioriterer riktig i hverdagen
3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid