Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Her er en liten øvelse du kan gjøre på noen få minutter der du kan reflektere litt rundt hvordan du bruker tid og energi i dag og hvordan du ønsker å bruke tiden.

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon?

Hvis ja er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid og tid til å planlegge dine prioriterte aktiviteter. For hjelp om dette se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.

Utfordringen er at de fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjøre dette i Microsoft Outlook:Velg Fil -> Alternativer -> E-post. Ta bort markeringene i seksjonen Meldingsankomst og trykk på OK.

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"

Er du "bare" leder? Bruk mindre tid med teamet og øk effektiviteten!

Jeg hørte en refleksjon fra en ansatt for en stund siden jeg synes var veldig interessant. "Hvorfor har ledere det så travelt? Hva gjør de egentlig? Hva gjør de i alle møtene de har?"

Dette er det nok mange team medlemmer som lurer på. Det er ikke bare bare å være fulltids leder. Noe av problemet er at du synes du må fylle hele dagen med "lederoppgaver" uansett om det er nødvendig eller ikke. Du må jo kalle inn til og holde statusmøter, avbryte medarbeiderne for å få estimater på ditt og datt, forecast på salget (som om det gjør noen forskjell) og delta i ledermøter. Når du så har lagt til den tiden du bruker på å lese all e-post der du er på kopi-linjen for å holde deg informert om alt teamet driver med er dagen gått. Det er klart at mye av dette er nødvendig, men det bør kanskje ikke fylle hele uken?

Når du er synlig og tilgjengelige for team-medlemmene hver dag er det også enkelt for dem å komme med en masse spørsmål de burde ha tenkt litt mer igjennom selv før de kom til deg.

Jeg ledet et team med 20 medlemmer i Microsoft. De hadde jeg sannsynligvis ikke klart om vi hadde sittet på samme kontor. Heldigvis var de spredd i 12 ulike land. Det gjorde at både de og jeg fikk arbeidsro og kunne få utført mer. I tillegg til å være leder hadde jeg god tid til å gjennomføre egne prosjekter og de ble ikke plaget av stadige spørsmål om det ene og det andre fra meg :-)

Det betyr ikke at vi ikke hadde møter og at jeg ikke var tilgjengelig. Vi hadde en times månedlig team-møte på nett og jeg hadde månedlig 30-50 minutter med hver enkelt på videomøte. Det fylte opp hele tre arbeidsdager pr måned. Da hadde jeg altså 17 arbeidsdager igjen :-)

Jeg var alltid tilgjengelig for dem om de trengte meg, men man tenker litt mer igjennom de spørsmålene man har før man tar kontakt i en slik setting og kanskje er det like greit å samle opp spørsmål til vårt månedlige møte? Med klare mål og høy tillit fra leder klarer de fleste å ta egne beslutninger i hverdagen uten å føle at de må klarere alt med lederen.

Gjennom mange år som leder på avstand har jeg notert meg følgende fordeler med avstandsledelse:

1. Teammedlemmer lærer å bli problemløsere
2. De lærer å bli den lokale "guvernøren" som representerer lederen og teamet (ref. Cæsar under)
3. Teamet må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette
4. Teammedlemmer må lære å uttrykke avdelingens formål og mål til kolleger de samarbeider med der de er
5. De er avdelingens øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team
6.  
7. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

Jeg sier ikke det er enkelt å få til dette, men det er absolutt mulig og belønningen er høy for alle parter. Om du er interessert i mer detaljer og praktiske råd avstandsledelse og dens fordeler kan jeg anbefale en serie blogginnlegg jeg har skrevet tidligere og som starter med en sammenligning med deg som leder og Cæsar :-) Hans guvernører rundt omkring i Europa hadde ikke Lync eller Skype. Det kunne ta uker å få svar fra «sjefen». Da lærer man å ta beslutninger selv. Do you find it difficult to manage remote employees? Turn it into an advantage!

Jeg holder for øvrig også gjerne workshops for ledere innen dette området der ledere utvikler sin egen personlige lederplan for å arbeide med team i den digitale hverdagen.

Hvorfor er arbeidslivet i Norge "dødt" i to hele måneder hver sommer?

De fleste tar vel tre ukers ferie i sommer en gang mellom St.Hans og skolestart, dvs. i løpet av to måneder. Da er det enda fem arbeidsuker igjen i denne perioden. I disse ukene er det bannlyst å arrangere noe som helst. Ikke seminarer og andre arrangementer og ikke kurs og annen opplæring. Ser nordmenn på de 25 arbeidsdagene som ekstra ferie på jobben?

"Å, men vi har så mye å gjøre resten av året at vi fortjener å ha en rolig periode" sier mange da.

Men det straffer seg! Hva skjer ved skolestart og utover høsten. Jo da skal vi få hjulene i gang igjen og så klager alle på at det er så hektisk. Veldig mye kurs- og opplæringsvirksomhet er lagt til perioden september til november. Desember er også hellig. Da skal vi jo gjøre innspurten til jul …

Hvis det er så at disse fem arbeidsukene på jobben ikke inneholder så mye behandling av hastesaker, hva om vi bruker denne tiden til å bygge kompetanse, trene på gjennomføring av nødvendige endringer på jobben og på denne måten stille skarpskodd innfor høsten i tillegg til å ha "ladet batteriene"?

"Går ikke" sier du! Det er alltid noen som er på ferie. OK, så betyr det at om du arrangerer noe resten av året kan alle delta? Ingen melder forfall på grunn av møter, andre arrangementer, eller høyt arbeidspress? Det er alltid noen som ikke kan og hvem har sagt at vi ikke kan gjennomføre for eksempel et kurs i flere omganger slik at man kan velge tidspunkt selv?

Utfordre deg selv og de rundt deg i sommer. Ikke ta for gitt at man ikke kan gjøre noe felles med andre i løpet av de 8 sommerukene.

Hva med å gi avdelingen et SmartEndring kurs i sommer? Du kan sette opp ett kurs i perioden 23.juni - 12.juli og det samme om igjen i perioden 28.juli - 16.august. Da vil alle mest sannsynlig finne en tid som passer. Jeg skal bidra med å tilby to for en. Det vil si jeg holder det samme kurset to ganger for prisen av ett. Ring meg på 90173524, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no om dette kan være aktuelt for dere.

Blir du klar til sommerferien med alt du skal gjøre? For gode tips, sjekk Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.

Er du lei av å høre at vi må gjøre mer med mindre ressurser?

Utslitt mann

Jeg besøker mange virksomheter og det jeg hører overalt, enten det er i private firmaer, eller i det offentlige er "nå må vi levere mer, men samtidig må vi skjære ned på budsjetter og andre ressurser." I en global undersøkelse utført av Corporate Executive Board sier ledere som blir intervjuet at de regner med at de må forbedre resultatene med 20% pr. år enten ved å spare penger, tjene mer penger, eller ved å øke produktiviteten.

Om du spør hvordan dette skal skje får du som oftest ikke mange gode svar. Det er lett å stille krav når man ikke har realitetsbehandlet hva det innebærer. Samtidig viser den samme undersøkelsen at man blir mer og mer avhengig av andre for å nå egne mål. Det vil altså si at den eneste muligheten virksomheten har til å nå en slik ambisjon er at man går sammen om det. Det kan ikke oppnås av en enkelt ledere, eller ansatte hver for seg. Vi må altså bli bedre på å samarbeide mer effektivt og klekke ut gode forbedringsmuligheter sammen.

Dette er i realiteten et kontinuerlig endringsprosjekt, men vi behandler det vanligvis ikke som dette. Vi gir gjerne beskjed til lederne om at nå blir kostnadsbudsjettet ditt for neste år redusert. Hvordan du nå skal levere på dine mål er ditt problem.

Hva om vi behandler dette på en litt annen måte og ser på virksomheten som et utviklingsprosjekt. I år leverer vi virksomhet 1.0. Neste år setter vi versjon 2.0 i produksjon. Gjør vi dette kan vi mye enklere definere arbeidsoppgaver som vi må sette i gang:

• Hva tror vi må til for å lykkes de neste 3-5 år?
• Hva er viktigst i året som kommer?
• Hvilke nye ferdigheter må de ansatte lære?
• Hvordan kan vi støtte hverandre i å gjennomføre nødvendige endringer?
• Hvordan påvirkes systemer og prosesser og hva skal til for at de kan støtte endringene?
• Hva skal vi gjøre for å få alle ansatte engasjerte i denne utviklingen?

 Dersom vi skal planlegge for kontinuerlig endring holder det ikke å sette inn sparetiltak når det nye budsjettet er kjent. Da blir du alltid bakpå og det blir veldig vanskelig å finne innovative løsninger.

Tornado

Blir du sliten bare av å lese dette? Det er sannsynligvis fordi du er oppslukt av den hvirvelvinden hverdagen vår er. For å få tid og overskudd til å utvikle den neste versjonen av din rolle, avdeling, eller virksomhet kan det være lurt å starte med å ta bedre kontroll over egen hverdag og gjennom dette skape handlingsrom for endring. Sjekk gjerne tipsene for dette her:

Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.

Hvorfor tillater ledelsen at enhver ansatt kan ta beslutninger i titusenkronerklassen uten at de er involvert?

MEningsløst møte

Det er mye snakk om både produktivitet og innovasjon om dagen. Vi skal å levere mer med mindre samtidig som vi må fornye oss. Det fører til at vi strammer inn budsjetter, kontrollerer kostnader og setter i gang fornyingstiltak. Ledergruppen tar beslutninger om budsjetter og tiltak. Men "tidsbudsjettet" er det ingen som styrer. Ingen regner på hvor mye et møte koster, og ofte blir nye initiativ ønsket velkommen hvis det ikke krever at det "koster noe". Men ingen regner med prisen for egen arbeidstid.

Har du ukentlige teammøter?

Med et team på 10, en timekost på kr. 600 og 40 møter i året blir det 240.000 kroner pr. år. Har du flere slike møteserier?

Og "innovasjonsteamet" der 5 medarbeidere blir utpekt til bruker kanskje 5 timer i uken de neste 8 ukene. Det har da en kostnad på 120.000 kroner.

Det trenger ikke være galt å gjøre dette. Kanskje er det også helt nødvendig, men det man kan spørre seg om er hvem som skal bestemme hvordan vi investerer tiden til de ansatte.

Når det gjelder bruk av penger har vi ofte klare grenser for hva for eksempel en avdelingsleder kan beslutte. Om han ønsker å sette i verk et tiltak som koster 240.000 vil han normalt måtte få en godkjenning fra sin leder, men den samme avdelingslederen er fri til å bruke teamets tid uten noen rammer. Så om han utvider fra ett til to møter i uken kan han gjøre det og ta tidskosten på 240.000 uten å spørre noen.

Hvem får lov til å bruke kollegenes tid?

Sammenbrutt klokke

I de fleste virksomheter kan hvem som helt innkalle til et møte, gjerne på tvers av avdelinger. Og de innkalte stiller opp, deltar i møtet og tar kanskje med seg oppfølgingsarbeid ut av møtet. Ett møte på en time med 30 minutters oppfølging pr. deltaker vil for 8 deltakere koste virksomheten 7.200 kroner. Hvem har gitt tillatelse til å bruke disse pengene? Normalt ingen :-)

Basert på en undersøkelse utført av Bain & Company blir det estimert at en virksomhet kan frigjøre 20% av tid brukt i møter og andre samarbeidssituasjoner ved å ha bedre kontroll på tidsbudsjettet. Det kan du oppnå med å for eksempel kutte ett av fem møter, eller ved å redusere antall deltakere i møtene.

Hvordan kan man så ta kontroll over tidsbudsjettet?

Jo, man kan innføre følgende:

1. For å få innkalle til en møteserie bør det foreligge en businesscase som rettferdiggjør å bruke møtedeltakernes tid.
2. Innfør begrensning i lengde på møter og antall deltakere som kan innkalles uten godkjenning fra leder på neste nivå. For eksempel for møter som er lengre enn 30 minutter og med mer enn 5 deltakere.

Men, møter er en viktig og nødvendig del av samarbeidet i en virksomhet. Så lenge vi har tenkt igjennom hvilke møter som er nødvendige skal vi absolutt ha dem. Da har vi også en forpliktelse til å gjennomføre gode og produktive møter. Det kan vi gjøre ved å

1. Ha en tydelig agenda for møter med klare mål for hva man vil oppnå.
2. Være tydelig på hvorfor akkurat disse møtedeltakerne er innkalt og hva som forventes av dem.
3. Starte møtene presis og ikke holde på lenger enn absolutt nødvendig selv om det er satt av mer tid.
4. Evaluere møtene, spesielt gjentakende møter som lett kommer inn

Mer om dette temaet kan du finne i Harvard Business Review artikkelen Your Scarcest Resource.

For mer om møteproblematikk, se Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Og Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Jeg har sett på mange mobilapper og PC-løsninger som kan hjelpe meg å bli bedre organisert, bedre til å prioritere og til å ta kontroll over den stadig mer hektiske hverdagen. Problemet er at de fleste løsningene er laget av organiserte mennesker som lager løsninger for andre organiserte mennesker. De er laget for dem som elsker å planlegge i detalj.At 50% av oss er strukturerte og velorganiserte er sannsynligvis et for høyt anslag. Det er sannsynligvis færre enn dette, men jeg har ikke vært i stand til å finne noen klare statistikker på dette.

Her et eksempel fra en av de som mener de har løsningen for oss, Trello som er tilgjengelig på alle plattformer. Her kan du organisere alle dine små prosjekter og daglige aktiviteter.

Jeg testet også en iPad app som heter Productivity Wizzard som lover å hjelpe deg å forandre livet ditt og bli skikkelig organisert. Etter å ha fylt ut mange skjermbilder om mine mål i livet og diverse milepæler og delmål kan jeg da bruke den til å detaljplanlegge mine oppgaver.

Jeg gav opp. Jeg føler at jeg bruker altfor mye tid til å oppdatere planleggingssystemet i forhold til å gjennomføre planene.

De finnes en enorm mengde av slike systemer og løsninger. Felles for dem alle er at det for de fleste av oss blir for mye administrasjon og planlegging og for lite handling. Hvem har nytte av dem? Jo kanskje de som kanskje ikke nødvendigvis trenger det, men de gjør det fordi de liker det ;-)

En annen og mer generisk metode for å organisere oss er Getting Things Done, eller GTD blant innvidde. Et bra system for opptil maks 50% av oss, mens andre blir glassaktige i blikket og klarer ikke å fokusere på nytteverdien. Det blir for overveldende. GTD er i utgangspunktet ikke knyttet opp mot noe program eller app, men fordi informasjonsmengden i dag er så omfattende og oftest digital av natur er det vanskelig å se for seg å bruke et system som ikke er digitalt.

For de fleste som bruker PC på jobben er det da naturlig å benytte den mest brukte planleggeren i hverdagen, Microsoft Outlook, og mange bruker den i sammenheng med GTD-metodikken.

Så er det håp for oss som ikke vil bruke så mye tid på planlegging?  Vi har også behov for en viss struktur i hverdagen for å ikke hoppe fra tue til tue og stadig vekk tenker «nå må jeg huske på …», eller «jeg skulle jo egentlig gjort …».

Jeg tror jo det er viktig å ha en klar formening om hva jeg vil oppnå og at jeg må finne en måte å knytte mine prioriteringer og handlinger i hverdagen opp mot dette. Jeg tror ikke at jeg får til det jeg vil bare etter innfallsmetoden.

Jeg har kommet til at Microsoft Outlook, mer eller mindre rett ut av boksen, er et flott planleggings og prioriteringsverktøy i seg selv og at jeg ikke trenger så mye mer. Med et minimum av arbeid kan du både ta kontroll over alle oppgaver som kommer inn via e-post og legge inn egne oppgaver. Dette krever ikke mye tid, men det er klart, en viss disiplin må du ha J

Oppdatering: Med den nye muligheten til å sette inn lister i OneNote appen på iPhone kan det være et godt og enkelt alternativ om du ikke bruker oppgaver i Outlook. Se Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

For hvordan, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst. Her kan du lese om hvordan du kan følge opp de viktigste oppgavene dine.

Har du en iPhone, eller iPad får du også Outlook-oppgavene dine rett inn på denne uten å installere en eneste ny app. Sveip ned fra toppen så kommer varslingssenteret til syne og dine oppgaver blir synlig der som Påminnelser.

Om du er interessert i hvordan du ellers kan bruke iPad i jobbsammenheng kan du også lese Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

SLiten dame

Står du ved postkassen din, åpner noen brev, stapper dem tilbake i konvolutten, legger dem i bunnen av postkassen og tenker "jeg henter disse brevene senere og behandler dem da". Når du så kommer tilbake til postkassen senere ser du at postmannen har vært der igjen og lagt nye brev, aviser og tidsskrifter på toppen. Så gjentar det samme seg. Kanskje du tar med deg noen av de viktigste til skrivebordet og lar resten ligge igjen? Noen brev skriver du en påskrift på til postmannen før du legger det tilbake i postkassen. Der står det "Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Kan du være så snill å ta dette med tilbake til postkontoret og levere det igjen om noen dager? Selvfølgelig gjør du ikke dette!

Du tar all posten ut av postkassen. Så kaster du reklamen fra Elkjøp og matbutikken der og da. Det første du gjør når du kommer til skrivebordet ditt er å sortere og prioritere posten. Legger aviser og tidsskrifter i bunnen av bunken, samler fakturaer etc. i en plastmappe og legger på toppen. Så kommer interne rundskriv og møtereferater og på toppen legger du personlige brev adressert til deg. Nå er det enkelt å behandle den viktigste posten først og la det mindre viktige ligge til senere. Det du ikke behandler og besvarer med en gang legger du i "under arbeid" bunken. Du legger dem ikke tilbake i postkassen?

Hva gjør du med posten i den elektroniske postkassen? Jo, du åpner noen eposter, leser litt av dem og tenker "denne må jeg gjøre noe med senere i dag, eller i morgen" og lar dem så ligge. Du leter kanskje etter viktige epost mellom nyhetsbrev fra SAS og Norwegian, oppdateringer fra LinkedIn og sletter litt uvesentlig epost istedenfor å behandle den viktige posten. Så går du i et møte. Når du kommer tilbake møter du den halvleste eposten igjen som du nå må behandle på nytt siden du ikke gjorde noe med den første gangen. I tillegg er det kommet en del nye epost på toppen. Noen bruker også programmer som utsetter leveringen til noen dager senere. Da dumper den inn i postkassen din igjen sammen med dagens post. Forhåpentligvis er det mindre annen post den dagen :-)

Så har vi en blanding av uåpnede, halvleste og sannsynligvis ferdigbehandlet epost i innboksen vår og hver gang vi har litt tid mellom møter og annet arbeid leter vi i denne usorterte eposten etter noe vi må behandle nå. Sannsynligvis ender du med å lese hver epost flere ganger før du endelig blir ferdig med den.

Hvorfor behandler vi ikke eposten som vi behandler papirpost? Vi kan til og med få hjelp fra postmannen til å kaste reklamen og sortere posten før han legger den i postkassen vår så den blir enklere å prioritere og behandle. Se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Når posten er sortert og prioritert er det enklere å gå løs på resten. For tips om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Lykke til med en bedre hverdag og hils epostmannen.

1/3 av året er gått. Ligger planen for å nå dine mål i skuffen?

122313_0741_Enstilledag1.jpg

For de av oss som ikke tar lang påskeferie er det noen arbeidsdager neste uke. De dagene er det nok veldig stille på kontoret. "Endelig skal jeg få gjort alt jeg har planlagt uten å bli forstyrret" tenker du. Det er likevel langt fra sikkert. Mange takler ikke stillheten og det daglige presset rundt seg og bruker dagen til å drikke kaffe med de få kollegene som er i samme situasjon, rydde på pulten, lese litt artikler på nettet og så går dagen. Misforstå meg ikke. Det er ikke noe galt i dette og vi trenger sikkert slike dager, men det var bare ikke dette du hadde planlagt! 1/3 av året er gått. Hvordan ligger du an?  Det du kan gjøre i disse stille dagene er å ikke fokusere så mye på dagens gjøremål, men se litt fremover når påsken er over og hva vi skal gjøre i de 2/3 av året som er igjen. Har du en plan for året? Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine.

HAndlingsplan eksempel

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre de fire aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. mai setter du for eksempel startdato til 22. april som er første arbeidsdag etter påske. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-) Hvordan du bruker Outlook til å hjelpe deg å sette-, og følge opp på startdato kan du se her: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Lykke til med resten av året!

Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Du bør være takknemlig hvis du har mer å gjøre enn du har tid til. Det er egentlig et luksusproblem fordi det mest sannsynlig betyr at du er engasjert i mange spennende og meningsfylte aktiviteter. Det betyr også at du i stor grad kan velge å bruke tiden din på det mest givende ettersom du ikke har tid til å gjøre alt.

Men, det kan selvfølgelig være utfordrende å prioritere :-)  Det som stresser de fleste er ikke å ha mye å gjøre, men å sjonglere alle oppgaver, aktiviteter, forespørsler og prioriteringer i hodet. Det kan være overveldende, energitappende og føre deg inn i «offerrollen» der du føler at andre legger for mye arbeid på deg, du mister oversikten og føler deg låst. «Alle andre tenker bare på seg selv. Det er bare jeg som tenker på meg» ...
Men andre har ikke noe ønske om at du skal være overarbeidet. De vil bare oppnå det beste for seg selv og de kan ikke vite hvor mye du har å gjøre. Hvis ikke du gjør dine prioriteringer vil andre gjøre det for deg utfra hva de trenger og ikke utfra hva du trenger. Så hva kan du gjøre med det? Først må du skaffe deg en realistisk oversikt over alt du har å gjøre nå inkludert det du har lovet å gjøre for andre.

Hvis du bruker Microsoft Outlook vil jeg anbefale å bruke den planleggings- og prioriteringsstøtten som er innebygget der. Det innebærer å ta kontroll over forespørsler på e-post og legge inn egne aktiviteter slik at du får en oversikt over arbeidsmengden. Siden vår hjerne er ganske visuell fungerer den best hvis vi kan få et bilde som viser dette. Ta opp ukekalenderen for neste uke. Hvordan ser den ut? Blir det en travel uke, eller en rolig uke? Hjernen vår vil raskt gi oss et inntrykk basert på antall møter og avtaler du kan se. Men det er jo ikke hele bildet? De fleste gjør jo arbeidet mellom møtene. Derfor bør du også synliggjøre oppgavene der.

Det kan du gjøre ved å vise e-post flagget for oppfølging og egne oppgaver på samme sted. Da blir din totale arbeidsbelastning veldig synlig og du kan starte en prioriteringsprosess. For å få til denne oversikten og for detaljer om hvordan du kan arbeide effektivt med denne i det daglige, se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Jeg lager vanligvis en ukeplan for neste uke fredag ettermiddag. På denne måten kan jeg skaffe meg et godt bilde av min arbeidsbelastning for neste uke. Om jeg ser at jeg har møter en hel dag og samtidig 20 oppgaver vet jeg jo at det ikke går J Da må jeg prioritere, flytte oppgaver og kanskje også avslå noen møteforespørsler. Her er en sjekkliste du kan bruke når du prioriterer og lager deg ukeplanen.

1. Sjekk hva du har av planlagt arbeid. Skriv inn i Outlook oppgavelisten det du måtte ha på gule lapper eller andre steder
2. Sjekk prosjekter og aktiviteter du er involvert i. Er det noe du bør gjøre med dem i uken som kommer?
3. Hvordan er relasjonen med kolleger eller samarbeidspartnere. Trenger du å planlegge en kaffe med noen?
4. Har du blokkert tid i kalenderen til å arbeide med forberedelser til møter, eller store aktiviteter? Hvis ikke du legger det inn i kalenderen vil ofte andre sørge for å fylle opp kalenderen din J
5. Er det noe jeg må sette av tid til for meg selv, familie og venner? Så hektisk hverdag som de fleste har nå må det faktisk også planlegges
6. Til slutt, har jeg en god følelse i forhold til hvordan jeg nå bruker min tid og energi? Eller må jeg revidere planen?

Om du følger dette er det en god mulighet for at du vil føle deg bedre, ha kontroll over hverdagen og oppleve mindre stress. Jeg vet i alle fall at jeg gjør det.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

Har du oppgaver på listen din som bare blir utsatt og utsatt? Jeg opplever at noen oppgaver på listen min er enkle og jeg tar tak i dem som planlagt. Andre derimot blir liggende og forfølger meg fra dag til dag. Er det fordi de har lavere prioritet? Ikke nødvendigvis. Det kan godt være de blir liggende fordi jeg gruer meg til å gjøre dem. Noen ganger må vi gjøre ting vi ikke liker, men vi kvier oss i det lengste for å gjøre dem.

Finnes det en måte vi kan løse opp i dette?

Jeg har hørt i alle år at det mest effektive er å ta de vanskeligste og kanskje litt ulystbetonte oppgavene først, for så å løse de lettere etterpå. Det har aldri hjulpet meg :-)

Jeg ble lettet da jeg leste en artikkel i Wall Street Journal nylig og fant ut at det ikke bare er meg som ikke har funnet ut at det ikke virker.

Dr. Pychol sier: "Start med de enkle oppgavene. Gjør oppgaver du er motivert til å gjøre nå." Når du er i farta og alt går bra stiger motet til å gå løs på de vanskelige oppgavene. Hvis oppgaven fremdeles er vanskelig å få hull på, kan du bryte den ned i mindre deler? Kanskje du ikke trenger å gjøre alt på eng gang. Er det en eller to ting du kan gjøre så du har startet på den?

Noen oppgaver kan ikke deles opp, som for eksempel det å ta en telefon du ikke har lyst til å ta. Jeg vet om flere som har sperre for dette. Kan du be noen andre ta den telefonen? Noen ganger er det som er vanskelig for deg, lett for andre. Så kan du kanskje gjøre noe den andre ikke liker å gjøre?

Noen kaller dette prokrastinering, eller utsettelsesadferd. Dette synes jeg er altfor "slemt". Vi har alle ulike ting vi utsetter og Dr. Pychol sier at man ikke skal være for hard mot seg selv og ikke ha dårlig samvittighet for dette :-)

Når alt dette er sagt så må du først definere oppgavene dine på en måte så du kan prioritere dem og få gjort dem alle over tid. Her er noen tips om hvordan du kan takle den delen: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Har du noe du vil forbedre på jobben? Om du behandler dette som nyttårsønsker, er det da sannsynlig at du vil lykkes?

De fleste nyttårsønsker er knyttet til endring av vaner som igjen skal gi oss et bedre liv. For eks. slutte å røyke, begynne å trene osv. Slik er det ofte med jobbrelaterte endringer også. Vi vil blant annet bli bedre på å organisere arbeidsdagen, følge opp tidsfrister og bruke mer tid på det som skaper resultater.

Et ønske uten en plan er bare en drøm sies det. Det er nok derfor de fleste nyttårsønsker ikke blir virkelighet, men forblir en drøm. Dessverre har vi ikke noen magisk fe som oppfyller ønsker for oss uten at vi trenger å anstrenge oss.

Det ligger selvfølgelig noe godt i et sterkt ønske og leser du Paul Coello's Alkymisten som hevder at bare man ønsker noe sterkt nok vil hele verden hjelpe deg til å oppfylle ønsket kan man lett tro på det også :-)

Dessverre er det slik at for å nå hverdagens små og store mål øker gjennomføringsmuligheten betraktelig om vi legger til noen flere faktorer som øker muligheten til å på ønsket oppfylt.

Ibsen skriver "Ja, tenke det, ønske det, ville det med; - men gjøre det, det skjønner jeg ikke." Vi tror ofte at om vi bare ønsker det nok så vil det skje. Det er nettopp det som stopper mange fra å nå sine mål. Vi ønsker det sterkt, men vi vet ikke hvordan vi skal nå målet. Hva må vi gjøre og hva skal til for at vi kan gjøre det og faktisk gjør det? Jeg hadde nettopp gleden av å lede en workshop for ledere i Lions Club. Lions er verdens største ideelle organisasjon og har 11.500 medlemmer i Norge. De bidrar til et bedre liv for mennesker som trenger en hjelpende hånd både i lokalmiljøet og internasjonalt. Som andre organisasjoner er de avhengige av fornyelse for å fortsette å være relevante for medlemmer og samfunnet. Fornyelse har vært et tema på mange medlemsmøter, men det er vanskelig å komme fra "Jeg skulle ønske at..." og "Vi burde forandre …", til "Dette gjør vi" og videre til at man faktisk gjør det. Det er så mye som kan stoppe gode tiltak fra å bli gjennomført. Det er jo ikke bare opp til en selv. I organisasjoner er vi sterkt avhengige av støtte fra mennesker rundt oss og rammevilkår.

Noe av dette kan vi ikke bestemme over, men vi kan ofte påvirke begge deler til vår fordel. En god plan for å lykkes er å spille på mange strenger. En gitar låter mer overbevisende om man bruker alle seks strengene og nokså tynt om man bare bruker en :-)

Her er de seks strengene jeg benytter i endringsplaner:

I følge en omfattende undersøkelse foretatt av VitalSmarts øker sannsynligheten for å lykkes med planlagte, varige endringer dramatisk ved bruk av fire eller flere av endringsdriverne over. Bare 14% av virksomhetene gjorde dette, men de fikk fire ganger bedre resultat. De 5% som benyttet alle seks endringsdriverne fikk ti ganger bedre resultat enn de som bare benyttet en av driverne.

For mer om å drive positive endringsprosesser, se også Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere.

Har du og de du arbeider sammen med noe dere ønsker å forandre i det nye året?

Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet

Studenter som starter på universitetet møter en helt ny verden. Det første de gjennomgårer kurs i studieteknikk slik at de får gode forutsetninger for å lykkes. Ansatte som kommer inn i et målstyrt-, fleksibelt-, jobb hvor og når du vil-miljø får sjelden tilbud om kurs i arbeidsteknikk for å få gode forutsetninger for å lykkes. Det fører ofte til usikkerhet, negativ stress og en manglende følelse av kontroll ettersom Innboksen aldri blir tom og man alltid kan jobbe mer fordi man kan jobbe hvor som helst og når som helst.

Både nyutdannede og erfarne medarbeidere må lære nye ferdigheter for å mestre den hyperfleksible nye arbeidshverdagen der du selv må sette grenser og lage din egen arbeidsplan for å oppnå forventede resultater. Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet. Det lærer vi the hard way når vi begynner å jobbe.

Det er mye snakk om kontorlokaler om dagen. Både Dagens Næringsliv og Aftenpostens journalister er svært kritiske til nye kontorløsninger som brer om seg. De omtaler først og fremst lokalene og arbeidsforholdene der. Det som ikke blir kommentert er det nye arbeidsmønsteret som dette er en del av. Veldig mange kunnskapsarbeidere i dag opplever at de får bærbare PC'er, nettbrett og smarttelefoner i fanget med beskjed om at nå er alt fleksibelt. De kan jobbe når og hvor de vil. Det er jo flott! Du komme senere på kontoret, eller gå tidligere og heller jobbe litt hjemme på kvelden. Fint også å kunne jobbe hjemme når man skal arbeide konsentrert og ikke vil bli forstyrret av kolleger.

Sjefen gjør det samme, så den eneste gangen du ser ham er på ukemøter der for øvrig flere ikke er fordi de jobber hjemme med syke barn, eller er på reise.

Det som muliggjør denne nye friheten er først og fremst målstyring. Vi måles ikke på antall timer lenger, men på hva vi leverer av resultater. Dette gir stor frihet til å gjøre jobben på en måte som passer oss. Det medfører også et stort ansvar for å styre egen hverdag.

For å prestere god på jobben over tid og samtidig bevare helse og familie kreves nye ferdigheter i selvledelse, planlegging, prioritering og digitalt samarbeid. Uten dette sliter mange med livsbalanse og går med konstant dårlig samvittighet.

For en del år siden hjalp bedrifter og det offentlige ansatte med å bygge grunnleggende digital kompetanse med hjemme-PC ordning og "datakortet" som bevis på at man hadde opparbeidet seg tilstrekkelige ferdigheter. Hjemme-PC ordningen er for lengst død ettersom mange i dag har mer avansert utstyr privat enn de har på jobben. Ungdommen som kommer inn i arbeidslivet vil le om de skulle bli sendt på kurs i grunnleggende PC-ferdigheter for å ta datakortet.

Men det at vi kan lage en Powerpointpresentasjon, eller vet hvordan vi formatterer et dokument i Word betyr ikke at vi har lært å utnytte teknologien på en måte som fjør at vi behersker den nye arbeidshverdagen. Kanskje vi må etablere et program for grunnleggende ferdigheter i å beherske denne?

Er du stresset? Jobb med årsaken, ikke behandle symptomene

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

Hvorfor søker vi så ikke løsninger som kan gi bedre muligheter for å håndtere informasjonsflommen, prioritere oppgaver som gir økte prestasjoner, skjerme seg fra avbrytelser og planlegge for bedre livsbalanse? Isteden søker vi løsninger som behandler stress-symptomene. Vi snakker ofte om stressmestring. Ville det ikke være bedre å jobbe med stressreduksjon?

Den nye arbeidshverdagen for kunnskapsarbeidere krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Hva kan vi så gjøre med dette?

Vi kan gå til problemets kjerne og behandle årsaken til negativ stress, eller vi kan behandle symptomene. Dessverre er det mest oppmerksomhet rundt å behandle symptomene og ignorere kilden til problemene. Reseptene som får omtale er å redusere stress med å lære mindfulness, gå på antistresskurs, eller følge oppskrifter i form av "10 gode råd mot stress". Felles for alle disse er at ingen tar tak i de grunnleggende årsakene. De lærer oss å leve med stress, men ikke å jobbe med kilden til stress.

De er en stor utfordring for mange å behandle og prioritere mengden av E-post og kontinuerlige oppdateringer fra sosiale media. E-post inneholder ofte oppgaver med frister, ispedd viktig og uviktig informasjon. Vi får sågar oppdateringer fra sosiale media på E-post i tillegg :-)

Det finnes i dag meget gode verktøy for å hjelpe deg å ta kontroll over E-post, kalender og oppgaver samtidig som du kan spare mye tid. De kan også hjelpe deg i å organisere arbeidet på en mer effektiv måte uten at dette føles som merarbeid.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det ….

Ettersom E-post er den vanligste måten å informere på, bli tildelt oppgaver og står for mesteparten av den informasjonsflommen kan det være et bra sted å starte for å løse en av årsakene til stress og ta kontroll over hvor du bruker tid og energi.

For noen ideer til hva du kan gjøre her og nå kan du se her:

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Flere muligheter til å gjøre smarte endringer i arbeidsvaner der du utnytter teknologi du allerede har kan du få hjelp til av Smart endring.

Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere

I følge endringsekspert John Kotter feiler 70% av alle endringsinitiativer. Jeg søkte på setningen "70% of change initiatives fail" og fikk mer enn 40 000 treff. Jeg fulgte noen av lenkene fra disse treffene og det er nær sagt uendelig med grunner som omtales rundt hvorfor endring er så vanskelig. Det viser at endring er komplekst og at det ikke finnes noen enkel løsning.Likevel er det en gjenganger at mange har en klokketro på at bare alle ønsker endringen vil det skje. Det gjelder å lage en "burning platform" og peke på fremtiden så løper alle dit :-) Vel, dette virker ikke. I alle fall ikke der man ønsker å endre inngrodde vaner og kultur som jeg arbeider mye med.

Det finnes helt sikker mange måter å angripe endring på. Det kan man se av alle bøker og kurs som finnes på området. Jeg har sans for Dan og Chip Heath's SWITCH. Det er en inspirerende bok med mye bra tips, men jeg savner systematikk og struktur man kan bruke for å gjennomføre endringene, i alle fall i boken. Det har jeg derimot funnet i rammeverket fra VitalSmarts omtalt i boken Influencer.

Jeg tok et kurs i dette for noen år siden og har brukt det i flere endringsinitiativer. Jeg kaller det ikke prosjekter fordi man arbeider med gradvis forandring som ikke nødvendigvis har en start- og en sluttdato. Slik er det jo ofte med vaner. De endres gradvis over tid. Det blir meningsløst å si at en vane er endret på en bestemt dato.

Hva er så virkemidlene som skal til for å endre vaner og kultur? Å ville det er ikke nok. I tillegg til å være motivert for endring er det også viktig å forstå hvordan. Det hjelper ikke å si til noen at de får bedre kontroll over E-posten og arbeidsoppgavene sine om de tømmer Innboksen hver dag. De må også lære hvordan de gjør det og etablere en vane som gjør at det ikke koster dem noe ekstra å gjøre dette. VitalSmarts har definert seks faktorer for positiv påvirkning av vaner hvor personlig motivasjon og personlig kompetanse er to av dem. De andre er relatert til støtte fra omgivelsene og struktur som styrker mulighetene til å oppnå den ønskede endringen.

Jeg tror man øker muligheten for å gjennomføre endringer betraktelig med å forstå og erkjenne at endring er vanskelig, og at det ikke finnes enkle løsninger. Det verste du kan si er antakelig "Det er jo bare og …." Du må ha empati med den eller de som skal gjennomføre endringer, erkjenne hvor man er i dag og akseptere at endringer ofte må skje gradvis. Da blir det litt enklere :-)

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Det nye arbeidslivet har gradvis kommet over oss spesielt gjennom de siste 10 årene, men startet egentlig allerede på sekstitallet med nedtrapping av industriarbeidsplasser og en sterk økning i tjenesteytende næringer og offentlige tjenester. Dette har ført til fremveksten av det vi ofte kaller informasjonssamfunnet.

For mer om denne utviklingen, se Fra jordbrukssamfunnet til informasjonssamfunnet – eller multitaskingalderen.

Det nye arbeidslivet

Utviklingen mot en tjenesteorientert samfunn endrer arbeidslivets dynamikk. I tillegg kommer globalisering og begrenset tilgang på kompetansemedarbeidere. Oppkjøp og fusjoner fører til også til endringer i måter virksomheter arbeider og til større geografisk spredning av organisasjonen.

For å lykkes i å gjøre en god jobb og oppnå ønskede resultater er vi i stor grad avhengige av innspill og samarbeid med andre. Også i privatlivet blir vi mer avhengige av å planlegge aktiviteter og kontakter med venner og familie. Det er blitt mindre rom for å ta ting på sparket. Når gikk du uplanlagt på besøk til venner sist? De trendene man kan se i alt dette er:

• Sosiale media og økt tilgjengelighet av informasjon gjør at informasjonshastighet og omfang øker.
• Vi må i økende grad regne med at kolleger og samarbeidspartnere vi skal samarbeide med befinner seg på et annet sted enn oss selv.
• Selv på egen arbeidsplass går trenden mot fleksible løsninger uten fast kontorplass. Man setter seg ulike steder avhengig av hva men skal gjøre. Arbeid hjemmefra blir mer og mer vanlig og ofte oppfordrer arbeidsgiver til dette.

Hva er så konsekvensene av denne utviklingen?

I det nye informasjonssamfunnet går alle med smarttelefon i lomma der man mottar og sender informasjon i mange kanaler, fra jobbmail til Facebook. Samtidig har det i store deler av arbeidslivet det skjedd en kraftig utvikling i fleksibilitet som påvirker arbeidshverdagen på godt og vondt. På godt fordi det gir større muligheter til å få hverdagen til å gå rundt for mange, spesielt småbarnsfamilier. Det gir mulighet til å bringe og hente barn i barnehage og skole, til å støtte barna i fritidsaktiviteter og til å jobbe hjemme når barna er syke. Dette er noe mange setter stor pris på. Samtidig vet vi at mange har store utfordringer med å selv finne balansen mellom jobb og fritid og føler at de aldri har fri. Den nye arbeidshverdagen stiller store krav til selvledelse, men også til arbeidsgivere for å tilrettelegge for en fleksibel arbeidshverdag. Særlig der hvor man arbeider spredt og hvor kolleger og leder ofte arbeider på forskjellig steder risikerer man å miste noe av det sosiale nettverket på arbeidsplassen. Vi vet at den uformelle praten ved kaffemaskinen og det til å ha mulighet til å gå til en kollega for en uformell prat betyr mye for trivsel og samarbeid. Når man ikke lenger ser sine kolleger i samme rom, og sin leder en sjelden gang er det viktig at arbeidsgiver legger til rette infrastruktur, sosiale møteplasser og rammer for arbeidet for å unngå at den nye arbeidshverdagen ikke fører til negativ stress og dårlig samarbeidsklima.

Konklusjon

Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks og stiller nye krav til både ledere og medarbeidere. For å lykkes er det viktig å etablere mål, rammer, og suksesskriterier for teamet og for hvert team medlem. Leder må etablere en plan for måloppfølging, utvikling, og 1:1 møter for å sikre god kontakt og avklare forventninger.

Dersom man leder over avstand med team- medlemmer spredd geografisk bør man opprette nødvendig infrastruktur på nett med team-område, sosiale verktøy, og virtuelle samarbeids-, og prosjektrom for å sikre godt samarbeid og følelse av tilhørighet i organisasjonen.

---ooo---

Eksempel på "årshjul" for å skape grunnlag for god selvledelse samtidig som man sikrer at alle arbeider for å oppnå overordnede mål for organisasjonen:

Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

Drukner din E-post i mottakerens Innboks? Her er 3 tips som sikrer at mottakeren vil lese din E-post!

Jeg vet mange bruker masse tid og energi på å behandle og svare på innkommende E-post. Det er selvfølgelig viktig å ha kontroll på dette for å ha kontroll og oversikt. Samtidig kan det være vel så viktig for deg å skrive E-post til andre som skal hjelpe deg i å nå dine mål. Det er bare det at andre får minst like mye E-post som du gjør og om du ikke er smart kan din viktige E-post drukne i strømmen.

De fleste av oss mottar en kontinuerlig strøm av E-post i Innboksen på vår PC, iPad og telefon. Først bruker vi noen sekunder på å lese overskriftene for å avgjøre hvor relevant og viktig E-posten er og bestemme oss for hvilken E-post vi skal lese. Du kan trygt anta at andre gjør det samme. Hvis du ikke ut fra overskriften umiddelbart kan lese hva formålet med E-posten er blir den mest sannsynlig ikke lest i første omgang i alle fall. Du kommer kanskje tilbake til den senere med mindre den allerede er skjøvet langt ned i innboksen din. Siden du har "halvlest" den er den nå mest sannsynlig markert som lest.

Hvordan kan du så øke sannsynligheten for at din E-post blir lest, og du oppnår formålet du hadde med å sende den?

Vær svært tydelig med hva som er formålet med E-posten Når du leser E-post på telefonen som 90% av oss gjør ofte ser du gjerne avsender og tittel på E-posten. Det betyr at du har maksimum 40-50 tegn du kan benytte for å få mottakeren til å forstå hva E-posten gjelder. Det er bare en tredjedel av en Twittermelding. Om du skriver på Twitter forstår du utfordringen :-) Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den blir slettet, eller mer sannsynlig drukne i en lang liste av halvleste meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
• Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
• Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

Skriv kort, kom fort til poenget, og inkluder all nødvendig informasjon Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

Gjør det enkelt å svare.Dersom du kan ordlegge deg slik at mottakeren kan svare ja, nei, eller OK vil det øke muligheten for å få et raskt svar, og det er enkelt å gjøre fra telefonen. Svært få ønsker å skrive en lengere tekst på mobilen. Dersom du spør om tall eller andre data, gi mottakeren en tabell eller et skjema å fylle ut. Det gjør det enklere å forstå hvilke data du trenger, og i hvilket format. Det gjør det også enklere å sammenstille data fra flere for deg. Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:

• Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)?
• Skrev jeg tydelig nok til at det skal være unødvendig for mottakeren å komme tilbake med oppfølgingsspørsmål?
• Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?
• Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

Ved å ta litt ekstra tid kan du spare mye på å ikke måtte sende ut påminnelser til mottakere det E-posten druknet i strømmen og få færre E-poster med oppfølgingsspørsmål. I tillegg vil dine kolleger lære at du ikke kaster bort deres tid og i fremtiden vil de åpne din E-post først fordi de vet at de er korte, konsise og enkle å besvare :-)

For flere tips og innspill om hvordan du kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater med mindre stress, velg å Like SmartEndring på Facebook, eller velg Følg bloggen på E-post i menyen på høyre side.

Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Mange klager over at de deltar i for mange møter og at det blir for liten tid igjen til å arbeide med den "egentlige jobben".For mange av oss er det å delta i møter faktisk en viktig del av jobben siden vi er avhengig av å samarbeide med andre for å oppnå våre mål. Når det er sagt har vi vel alle erfart å sitte i møter der vi føler at dette er bortkastet tid, og at du heller skulle har brukt tiden på noe annet. Dette gjelder selvfølgelig ikke for de møtene du arrangerer :-), men for møter du er innkalt til.

Det er ikke enkelt å avslå en møteforespørsel. Det kan føles litt uhøflig, og ubehagelig å måtte forklare hvorfor du ikke vil delta. Det fører nok til at vi selv er ansvarlige for at vi går i møter vi vet vi ikke burde gått i.

Tenk om du kunne gått bare i ett møte mindre pr. uke! Det ville utgjøre en hel arbeidsuke i løpet av et år. Hva vil du bruke denne tiden til?

Det finnes en god måte å sikre at du går i bare de møtene du bør være til stede i. Det er rimelig å forvente at den som innkaller til møtet forteller hva møtet skal handle om og synliggjør hvorfor du bør være med.

Det jeg gjør er å akseptere møtet tentativt samtidig som jeg stiller noen spørsmål til den som inviterer:

Noen ganger får jeg et bra svar som gjør det mulig for meg å forberede meg og bidra til et nyttig møte. Jeg gjør faktisk møtearrangøren en tjeneste siden han/hun nå vil få mer ut av møtet også.

Men, det hender også at jeg får beskjed om at jeg egentlig ikke trenger å delta, eller i noen tilfeller at møtet blir kansellert fordi det viser seg at møtearrangøren fant ut at møtet ikke var nødvendig :-)

Hva tror du? Kan du si nei til ett møte i uken ved å gjøre som jeg?

E-post på telefonen - et gode eller en plage? Det kommer an på hvordan du organiserer E-posten din.

De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag.Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.

Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.

Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.

Men E-post på telefonen kan absolutt være et gode bare man gjør noen forberedelser og bruker telefonen smart. Jeg bruker Outlook regler som blir behandlet på E-post tjeneren til å sortere posten min og velger så å synkronisere bare den E-posten som gir mening å lese på telefonen. For oppsett av regler, se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.

1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster, og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere.
2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er E-post der jeg står på Kopi: linjen, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.

   En tredje gruppen med E-post er de jeg ikke ønsker å synkronisere til telefonen. Dette er E-post jeg ikke kan gjøre noe med på telefonen. Eksempler på dette er godkjenning av reiseregninger fra teamet mitt, innkjøpsordre og fakturagodkjenninger og andre systemmeldinger. Ved å ikke vise disse på telefonen og skille viktig E-post fra E-post som bare inneholder informasjon som jeg må lese reduserer jeg mengden jeg behandler på telefonen og gjør det lettere å bruke telefonen smart sammen med PC'en. 

Har du en Windowstelefon (som vist over) kan du enkelt vise de ulike mappene du synkroniserer direkte på startskjermen. Gå inn i Innboksen, trykk på de tre prikkene nederst på skjermen og velg mapper. Velg "vis alle mapper". Trykk og hold på mappen du vil feste til startsiden og velg "fest til start".

Har du andre typer telefoner må du gå inn i mappestrukturen og velge mappe å lese derfra.

Fra jordbrukssamfunnet til informasjonssamfunnet – eller multitaskingalderen

For 200 år siden var mesteparten av Europas befolkning opptatt med å produsere mat til seg selv. Tiden var styrt av årstidene, og daglig rytme av husdyrenes behov. Folk måtte følge naturens luner, vær og vind. Det var ikke mye fritid.

For 100 år siden hadde store deler av befolkningen tatt skrittet inn i industrisamfunnet der arbeidstiden var styrt av fabrikkens behov, og "idealet" ble 8 timer arbeid, 8 timer fritid, og 8 timer søvn.

Dessverre tror mange at vi fremdeles lever i industrisamfunnet, og at vi bør følge fabrikksirenen som signaliserer arbeidstidens start og slutt.

Det kan virke litt unaturlig, ettersom antall ansatte i industrien nådde sitt høydepunkt på sekstitallet. Siden da har det vært en dramatisk forflytting, og 75% av oss arbeider nå innen handel, service, og offentlig virksomhet. Om vi trekker fra tannleger, sykepleiere og andre som er avhengig å arbeide til bestemte tider for å yte service, samt de som er avhengig av å ha maskiner, og annet som gjør at de bare kan arbeide på et bestemt sted, er det fremdeles 60-65% igjen som vi kan kalle kunnskapsarbeidere fordi hodet er eneste innsatsfaktor. Kombinert med IKT, kan de i prinsippet arbeide hvor som helst, og når som helst. Velkommen til informasjonsalderen :-) Så der jordbrukssamfunnet var styrt av naturen, og industrisamfunnet av fabrikken, kan vi i dagens informasjonssamfunn i stor grad styre oss selv. Dette gir mye fleksibilitet, men krever også at du er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll.

Noen behersker dette bra, andre ikke fullt så bra :-)

I dette ligger utfordringen. Vi vil gjerne ha fordelen av fleksibilitet, og frihet til å blande jobb og fritid som vi vil utfra våre behov, eller hva som frister til enhver tid. La oss si at du arbeider med en viktig analyse, men samtidig gjerne vil følge med på ny E-post, og om det er noe spennende som skjer på Facebook. For å tillate oss selv å gjøre dette har vi oppfunnet ordet multitasking, og er stolt av å tenke at vi kan gjøre flere ting på en gang. Dessverre viser all forskning at vår evne til å multitaske er en myte! Se http://brainrules.blogspot.dk/2008/03/brain-cannot-multitask_16.html Jeg er sikker på at du har opplevd noen som behandler E-post i møter. Dette er spesielt fristende i nettmøter der ingen ser deg. Plutselig er det spørsmål til deg, og du er helt på jordet. Det er umulig å ha full oppmerksomhet på to ting av gangen. Er du møteleder, se også tips for hvordan håndtere dette her: Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings! Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forester sier: "The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period." For praktiske tips om hvordan unngå å kvitt en av distraksjonen, se How on earth can you concentrate when you are distracted by new mail every 5 minutes? But it is really your own fault.