Paradigmeskifte i middelalderen og i dag

Mange husker sikkert Rune Gokstad og Øystein Bache i sketsjen der munkene skal gå over fra skriftruller til bøker og hvor det er vanskelig å forstå at man må bla for å se hele teksten. Likevel er fordelen med bøker åpenbar når man har lært det; De tar mindre plass og er enklere å lese. Har du ikke sett den, eller du vil se den igjen finner du den her på YouTube.

Det er vanskelig for oss å forstå at det vi selv finner lett fordi vi kan det kan være så vanskelig for andre. Når vi ler av munken som ikke forstår bak og fram på en bok ler vi egentlig av oss selv fordi de fleste av oss synes det er like problematisk å forstå og tilpasse oss tilsvarende paradigmeskifter.

Jeg har arbeidet med mange store og små virksomheter som har gått over til Office 365 og synes det er vanskelig å forstå dette med "skyen". Jeg mener dette er et paradigmeskift som er like stort. Men vi er komfortable med, og vet hvordan vi lagrer på C:, Mine dokumenter, eller på U:, og synes det er veldig forvirrende å skulle lagre på "OneDrive". Hvordan lagrer jeg nå? Siden de aller fleste ikke får opplæring i dette fortsetter de å jobbe som før fordi ingen viser dem noe annet. Jeg ser at gjennombruddet og motivasjonen til å endre oftest kommer når de blir vist hvordan, og aha-opplevelsen når de installerer appen på telefonen og ser at de kan jobbe med Word-dokumenter og Excel-kalkyler der også. Javel! Det er derfor jeg skal endre lagringssted. Nå forstår jeg.

Så har vi det digitale papiret. På flere av de workshopene jeg holder for å lære bort OneNote som erstatning for møtebok, gule lapper og andre løse ark oppleve jeg det samme. Vi sender et bilde, en tekst, eller et skjermutklipp til OneNote. Vel og bra. Så gjør vi det en gang til, og da hører jeg "men nå ble det forrige innholdet borte!" Neida, sier jeg. Du må bare "bla" tilbake til forrige side. Aha! Nå forstår vi det. Og så synes vi det er rart at ikke alle andre forstår det. For det er jo opplagt.

Har dere fått Office 365 på jobben? Sjekk her hva du burde få opplæring i for å forstå dette paradigmeskiftet og alle de nye mulighetene det gir.

Er du glad i gule lapper? Bruk i alle fall den digitale versjonen :-)

Gule lapper har sine fordeler. De er lett tilgjengelige og lett å skrible noe ned på i farta. Men, de blir også lett borte, og i likhet med annet papir kan de bare være ett sted. Den lappen du skrev ved skrivebordet ditt er ikke særlig tilgjengelig når du er på farta et sted. Det finnes mange ulike løsninger for erstatte disse med digitale varianter og et utall av telefon-apper.

Jeg forsøker å holde meg til så få løsninger og apper som mulig. Ellers blir den digitale verdenen bare mer og mer kompleks. Bruker du Outlook på jobben og iPhone har du allerede en løsning med digitale gule lapper som er tilgjengelig for deg på telefon og på PC.

Dersom du allerede synkroniserer e-post til telefonen og ikke har gjort neon spesielle endringer på oppsetter er synkronisering også satt opp mellom Notater i Outlook og Notater appen på iPhone. Bare prøv.

Personlig foretrekker jeg å skrive mine notater inn i OneNote, eller som Outlook oppgaver, men jeg vet mange ikke bruker dette, og da er dette en grei løsning. For mer om å bruke oppgaver i Outlook se Har du gitt opp å bruke oppgaver / tasks i Outlook?

Uansett, kvitt deg med papirlappene :-)

Overrask deg selv og andre med å ha en plan for neste år før året starter

Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?

Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:

Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.

112514_2047_Ikkekombakp1.png

Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Nyhet! Del, kommuniser og samarbeid med grupper i Office365. Dropp intern e-post!

Har du Office365 på jobben? Vet ikke? Det kan du fort finne ut. Gå til https://outlook.office.com/ og forsøk å logge deg på. Vanligvis må du ha en pålogging på formen fornavn.etternavn@organisasjon.no Kommer du inn vil du se et bilde lignende dette.

Der ser du en ny inndeling der hvor mappene dine er som heter Grupper. Nå kan du legge til en gruppe. Her er hvordan du gjør det i fire trinn.

Du, og de du har invitert til gruppen kan nå ha samtaler, dele dokumenter og notatbøker og ha en felles kalender. Du må nesten bare prøve det ut. Når du har opprettet gruppen kan du laste ned appen til iPhone, Android og Windows phone.

Dette gir dere muligheten til å samarbeide fra en hvilken som helst nettleser, fra PC og mobil. Har du fått den helt nye Outlook 2016 på PC'en din støttes grupper også her.

For mange kan grupper erstatte spesialiserte løsninger som ikke henger sammen med Office på samme måte som grupper i Office365 gjør. Det gjør det også mulig for vanlige brukere å opprette dette uten å spørre IT, og kan være enklere enn å opprette samhandlingsrom på en SharePoint løsning.

Send meg gjerne noen ord med dine erfaringer, eller spørsmål. Enten som en kommentar her, eller på Bjorn@SmartEndring.no

Jeg kommer til å arbeide med å finne relevant bruksområder for dette som kan bidra til smartere arbeid og samarbeid. Får jeg dine innspill lover jeg å dele tilbake igjen gode tips og råd for bruk av grupper.

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Møter er mye utskjelt, men er etter min mening "limet" i teamsamarbeid. Vi har møter for å dele ideer, bli enige om retning, status i prosjekter og mye annet. En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%!

Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang, og du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre.

Men det er klart, det er ikke nok å møtes, man må ha et klart formål og vite hva man vil ha ut av det :-)

Vanlig møteopplevelse

Vi trenger gode møter! Likevel opplever mange dette, særlig i gjentakende møter som team-møter og prosjektmøter:Ingen vil jo ha dårlige møter, men et forberedt møte krever vanligvis mye organisering og fører til mye e-postutveksling. Vi har rett og slett ikke tid til å gjøre dette i en hektisk hverdag. Dermed blir agendaen til i møtet og det blir opp til hver enkelt å følge opp så godt man kan. Da er det ikke rart det går galt.

God møter ved bruk av OneNote

Men med å ta teknologien du allerede har til hjelp kan du får orden på dette. Ved å legge alle møtenotater i en felles OneNote (ja du har dette programmet) kan du planlegge, gjennomføre og følge opp møter uten å sende en eneste e-post samtidig som alle møtene er dokumenterte. Her er hvordan:

Du kan gjøre dette med OneNote 2010 og OneNote for Mac også, men det ser litt forskjellig ut. Og du kan selvsagt delta i møtet med nettbrettet ditt, ha agenda tilgjengelig og gjøre dine notater der. Disse finner du fint igjen på PC'en vel tilbake på kontoret. Vanskelig? Nei, men det krever litt tilrettelegging og disiplin. Jeg hjelper dere gjerne. Bildene over er utdrag fra min 2-timers team-workshop Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Se gjerne også Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvorfor den nye nettleseren i Windows 10 og OneNote er perfekte partnere

Har du oppgradert til Windows 10 og startet og tatt i bruk den nye nettleseren Edge? Det er den første nettleseren (som jeg vet) der du kan gjøre noe med nettsidene. Jeg kopierer ofte innhold av nettsider når jeg samler stoff til foredrag eller prosjekter. Problemet er at når jeg ser på det senere lurer jeg på hva som var interessant på den nettsiden. Det som er det fine med Edge er at du kan merke områder og gjøre notater rett på siden og så kan ta vare på det hele i OneNote. Du kan også markere noe på siden og sende den til noen på e-post. Se etter notatsymbolet øverst i høyre hjørne.

Jeg trenger en ny temperaturføler til grilltermometeret og fant dette på Webers nettsider. Her ringet jeg rundt det jeg trengte og skrev et kommentar til meg selv før jeg sendt den til OneNote. Siden denne ligger i skyen har jeg den nå tilgjengelig fra telefonen og kan enkelt ta den med meg til butikken.

Jeg kunne også valgt å sende den på epost til noen som kunne ha skaffet meg denne. Det hadde vært fint, men dessverre må jeg nok ordne dette selv :-)

Trykk på deling (ringen med tre små prikker på) og velg hvor du vil sende nettsiden med dine tegninger og kommentarer på.Er du ennå ikke OneNotebruker? Har du Office på Windows har du allerede OneNote. På Mac, nettbrett og telefon kan du laste den ned gratis fra Appstore eller Google play. Mer informasjon finner du på https://www.onenote.com/

Må alt som skal presenteres i et møte inn i PowerPoint?

Jeg liker PowerPoint. Det er kanskje det verktøyet i Office jeg bruker nest mest - , etter OneNote . Men det er et presentasjonsverktøy og ikke et møteverktøy. Å vise ideer og forslag i PowerPoint signaliserer at de er ferdige og at du bare vil presentere dem til andre. Å vise det samme i OneNote derimot viser at du fremdeles er åpen for innspill og forandringer. Du kan også enkelt endre der og da basert på innspill fra andre.

Du kan åpne innholdet ditt i flere vinduer samtidig med å trykke Ctrl+M, eller velg Visning -> Nytt vindu i menyen. Oppdatering januar 2018: Nå kan du gjøre dette også på Mac-versjonen.

I det vinduet du viser til andre kan du ta bort distraherende elementer, som verktøylinje og sideoversikt. Det gjør du ved å klikke på dobbeltpilen i øvre høyre hjørne av siden. Dette vinduet kan du nå dra over på en annen skjerm møtedeltakerne ser, eller prosjektor. Nå kan du fortsette å redigere i det opprinnelige vinduet, og du kan se på din egen skjerm istedenfor å få kink i nakken med å måtte se på lerretet når du skal skrive.

OneNotevinduer

For å kunne se ulikt innhold på din skjerm og på en annen skjerm eller prosjektor, trykk Windowsknapp+P og velg Utvid. På Mac kan du velge Eple-Systemvalg-Skjermer-Organisering og ta bort haken i "Like skjermer" om du får samme innhold på skjermene. 

For mer om å bruke OneNote i møter, se

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

og Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

Har du funnet en app du liker for å behandle oppgaver på telefonen? Jeg har prøvd en del og funnet dem altfor kompliserte.

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

20150718_061314000_iOS

Men i den siste oppdateringen av OneNote er det kommet en genialt enkel oppgaveliste.

Når du velger ny side får du tre valg, Notat som gir en vanlig side, Bilde som setter inn bilde fra telefonen og nytt nå er  Liste som du kan bruke til oppgaver, handleliste og sjekklister.

20150718_061700000_iOS

Dette er en veldig enkel måte å lage lister på som ikke krever at du er superorganisert. Du kan lage en liste når du trenger det og bruke til det du finner hensiktsmessig uten at du trenger å reorganisere livet ditt :-)

Prøv selv!

For mer om lister se Få med alt til ferien med pakkeliste i OneNote

For eksempel på det unike med å ta bilder til OneNote, se God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

For meg er OneNote blitt mitt universalverktøy som jeg bruker til flere og flere oppgaver og på PC, Mac, nettbrett og telefon. Det fine er at alle enheter automatisk synkroniseres så jeg kan notere noe på telefonen og arbeide videre med dette på PC.

Smart bruk av iPad, OneNote og god e-post mest populært i 2014

I følge blog-statistikken har dere lest 18.000 SmartEndring blogginnlegg i løpet av 2014. Tusen takk for det J Det er tydelig at e-post fremdeles er en stor utfordring for mange, og tips og triks rundt både det å håndtere innkommende e-post og sikre seg at andre leser din e-post er mye lest. Til tross for at mange har spådd e-postens død er det tydelig at det ikke blir mindre e-post i 2015. Heller mer … For å ta kontroll over all e-post som strømmer kontinuerlig inn i Innboksen din, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist. Er du usikker på om folk faktisk leser det du sender dem kan du hente noen tips i dette innlegget: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

I løpet av 2014 er iPaden uten tvil blitt tatt mer og mer i bruk for jobbformål. Mange tar med seg denne i møter istedenfor PC. Det mest leste SmartEndring blogginnlegget i 2014 er da også Den beste bruken av iPad på jobben er …. som forteller hvordan du kan bruke den som notatblokk.

112514_2047_Ikkekombakp1.png

Kanskje den viktigste appen som gjør iPad så nyttig på jobben er Microsoft OneNote som binder sammen informasjon på PC, Mac, nettbrett og telefon. Et praktisk eksempel på dette finner du i Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan! Men OneNote er også utrolig nyttig til mange private formål og det best leste blogginnlegget om OneNote i 2014 var Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Følg med i 2015 for flere innlegg som kan hjelpe deg å redusere stress og skape bedre resultater. Ikke fyll hodet med alt du skal huske, men frigjør plass til innovative tanker ved smart bruk av teknologi og enkel struktur.

Godt nytt år!

Full kontroll på julehandelen med OneNote

VI har nettopp fått mye bedre kontroll og oversikt på vår dagligvarehandel. Ved å ha innkjøpslisten i OneNote kan vi dele den i familien. Nå kan alle legge til det vi mangler på listen når man kommer på det. Når vi handler sammen i butikken sammen kan vi være veldig effektive og hente ulike ting til handlekurven og så krysse av det vi har lagt i kurven. Da slipper vi å kontrollere om vi har fått med alt til slutt og vi glemmer ingenting.

Dette passer veldig bra for meg som nesten ikke kan lese min egne håndskrift på en vanlig handleliste og jeg kan til og med bruke listen på telefonen uten briller fordi jeg kan forstørre teksten så jeg kan lese den.

For å få avkrysningsboksen, trykk på dette symbolet når du skal legge til ting på handlelisten. Da vil du også få en avkryssingsboks automatisk på neste linje når du gjør linjeskift.

Har du en Windows- eller Android-telefon kan du «pinne» handlelisten til forsiden, men det fungerer bra å bruke den på iPhone også.

Er du av dem som er så flinke at du planlegger hele ukens middager kan du enkelt lage en side til med ukemenyen på så slipper du etterhvert å få spørsmålet «Hva er det til middag i dag?» hele tiden. Du kan bare svare; Sjekk OneNote J

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office på PC har du også OneNote. For Mac og andre enheter kan du laste det ned gratis. Du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote? Se:

Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Ikke kom bakpå. Se hvor enkelt du kan starte din 2015 plan nå!

Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?

Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:

Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.

Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Har du en skuff med diverse kvitteringer du kan trenge en gang? Eller er du en av de få som setter dem sirlig inn i en perm? Vi har en slik perm, men den har ikke blitt oppdatert på en god stund, så om vi skulle trenge en kvittering må vi lete i skuffer og skap for å finne den.

Dersom dere har en OneNote notatbok for familien kan alle nå enkelt fotografere kvitteringen med mobilen og få den pent tatt vare på for fremtiden. Du kan trygt kaste kassalappen og heller skrive ut en kopi om du skulle trenge det senere.

Her er løsningen: OneNote i nyeste versjon for iPhone, iPad, og Android tar ikke bare bilde av kvitteringen. Den retter også opp bildet, gjør innholdet mer leselig og overfører resultatet automatisk til skyen din for senere bruk.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

På Windows Phone brukes appen Office Lens. Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Der velger du å ta bilde av Dokument istedenfor Bilde som er standard. Aksepter bildet og se hva som kommer inn i OneNote!

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote? Se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Du sitter og irriterer deg i møtet. Dette har vi da diskutert før! Så du tar ordet og sier. «Vet dere hva? Dette diskuterte vi 23. september i fjor og 17. mars i år. Begge gangene kom vi til samme konklusjon. Trenger vi å diskutere dette enda en gang?» De andre bare måper. Hvordan kan du huske det?

Enkelt! Du skriver alltid møtenotater i OneNote, så når dette kom opp igjen søker du bare og får opp alle treff relatert til temaet. Du trenger ikke huske når det var, eller i hvilken notatbok det står.

«Da går vi til neste punkt på agendaen» sier møteleder :-)

«Er det noen som husker hva vi avtalte på forrige møte om det seminaret vi skal holde?»

Det blir litt flakkende blikk rundt bordet før du redder situasjonen. «Ja da» sier du. «Jeg skulle lage utkast til agenda og Petter skulle komme med alternative datoer. Det har jeg notert i aktivitetsplanen min.» «Ja du har nå alltid oversikten» sier møteleder.

«Ja, det er utrolig enkelt og greit når man bruker OneNote. Jeg kan til og med legge til og følge opp aktiviteter i planen fra min iPad eller telefon om jeg ikke er i nærheten av PC'en når jeg kommer på noe. Bare se her. Nå legger jeg inn i OneNote på telefonen at jeg skal sjekke agendaen med vår samarbeidspartner før vi sender ut invitasjoner.»

Har du Microsoft Office? Da har du også OneNote :-). Ikke alle er klar over dette. Bare prøv om du ikke allerede er en ivrig bruker av OneNote. De fleste som oppdager OneNote blir det.

Har du OneNote på telefonen kan du også sjekke ut God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Hvordan du kan bruke telefonen som "jukselapp" når du holder PowerPoint-presentasjoner

Det er ikke enkelt å huske alt man skal si når man holder en presentasjon. Ofte har man også tilleggsinformasjon og data som man kan trenge til å svare på spørsmål. Det er veldig praktisk å legge inn dette i lysbildenotatene. Det er vel og bra om du presenterer fra egen PC og sitter eller står foran PC'en. Men i mange tilfelle brukes en annen PC, eller det presenteres i et nettmøte, eller du står ved lerretet og ikke bak PC'en. Å stå med en utskrift av presentasjonen føles heller ikke helt bra. Redningen kan være telefonen. I alle fall om du her Office365. Da kan du laste ned en "Office Mobile" app for å få tilgang til filene dine. Om du åpner en PowerPoint vil du kunne se lysbildene om du ser på dem i breddeformat og lysbilde + lysbildenotatene om du holder telefonen i høydeformat. Da kan du holde telefonen diskret i hånden og konsultere notatene om du får jernteppe, eller imponere med å ha svar på spørsmål om grunnlagsdata for det du presenterer.

Jeg bruker det ofte til å forberede meg når jeg skal presentere på en konferanse. Da går jeg gjennom presentasjonen for meg selv på bussen, eller i pausen før jeg skal holde mitt innlegg.

For flere presentasjonstips på PC/Mac, se Imponer med å presentere som en proff! Det er enklere enn du tror.

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Lysbilde som vises på skjerm

Det er blitt veldig vanlig å fotografere lysbilder som presenteres når man synes det er noe interessant som man vil huske senere. Jeg ser både telefoner og nettbrett brukes til dette når jeg er på et seminar. Likevel, når jeg har forsøkt dette blir ikke innholdet alltid så tydelig når jeg kommer hjem. Vinkelen er skjev, det er kanskje litt skinn i bildet og ikke all tekst blir leselig.

Nå er løsningen her

Telefon som tar bilde av skjerm

OneNote i nyeste versjon for iPhone og Ipad, og appen Office Lens for Windows Phone retter opp bilder, gjør innholdet mer leselig for deg og overfører resultatet automatisk til PC'en din for videre bruk.

Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Du kan nå velge tre ulike modi. Tavle, Bilde (standard) og Dokument. Der velger du å ta bilde av Tavle. Ta nå bilder, aksepter det og se hva som kommer inn i OneNote:

Lysbide behandlet i Office lens

Veldig mye bedre, og enkelt å inkludere i dine andre notater fra seminaret om du vil skrive en liten oppsummering. Du kan selvfølgelig gjøre det samme på et møte. Gjør dine møtenotater på PC, eller nettbrett og inkluder innholdet av viktige lysbilder.

Kjenner du ikke OneNote? Da har du mye å glede deg til J

Se gjerne Den beste bruken av iPad på jobben er …. og Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote for flere bruksområder.

Om du ikke har det fra før vil du trenge en Microsoft ID for å synkronisere bilder og notater automatisk mellom PC, telefon og nettbrett. Er du litt usikker på hva det er kan du se Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Jeg har sett på mange mobilapper og PC-løsninger som kan hjelpe meg å bli bedre organisert, bedre til å prioritere og til å ta kontroll over den stadig mer hektiske hverdagen. Problemet er at de fleste løsningene er laget av organiserte mennesker som lager løsninger for andre organiserte mennesker. De er laget for dem som elsker å planlegge i detalj.At 50% av oss er strukturerte og velorganiserte er sannsynligvis et for høyt anslag. Det er sannsynligvis færre enn dette, men jeg har ikke vært i stand til å finne noen klare statistikker på dette.

Her et eksempel fra en av de som mener de har løsningen for oss, Trello som er tilgjengelig på alle plattformer. Her kan du organisere alle dine små prosjekter og daglige aktiviteter.

Jeg testet også en iPad app som heter Productivity Wizzard som lover å hjelpe deg å forandre livet ditt og bli skikkelig organisert. Etter å ha fylt ut mange skjermbilder om mine mål i livet og diverse milepæler og delmål kan jeg da bruke den til å detaljplanlegge mine oppgaver.

Jeg gav opp. Jeg føler at jeg bruker altfor mye tid til å oppdatere planleggingssystemet i forhold til å gjennomføre planene.

De finnes en enorm mengde av slike systemer og løsninger. Felles for dem alle er at det for de fleste av oss blir for mye administrasjon og planlegging og for lite handling. Hvem har nytte av dem? Jo kanskje de som kanskje ikke nødvendigvis trenger det, men de gjør det fordi de liker det ;-)

En annen og mer generisk metode for å organisere oss er Getting Things Done, eller GTD blant innvidde. Et bra system for opptil maks 50% av oss, mens andre blir glassaktige i blikket og klarer ikke å fokusere på nytteverdien. Det blir for overveldende. GTD er i utgangspunktet ikke knyttet opp mot noe program eller app, men fordi informasjonsmengden i dag er så omfattende og oftest digital av natur er det vanskelig å se for seg å bruke et system som ikke er digitalt.

For de fleste som bruker PC på jobben er det da naturlig å benytte den mest brukte planleggeren i hverdagen, Microsoft Outlook, og mange bruker den i sammenheng med GTD-metodikken.

Så er det håp for oss som ikke vil bruke så mye tid på planlegging?  Vi har også behov for en viss struktur i hverdagen for å ikke hoppe fra tue til tue og stadig vekk tenker «nå må jeg huske på …», eller «jeg skulle jo egentlig gjort …».

Jeg tror jo det er viktig å ha en klar formening om hva jeg vil oppnå og at jeg må finne en måte å knytte mine prioriteringer og handlinger i hverdagen opp mot dette. Jeg tror ikke at jeg får til det jeg vil bare etter innfallsmetoden.

Jeg har kommet til at Microsoft Outlook, mer eller mindre rett ut av boksen, er et flott planleggings og prioriteringsverktøy i seg selv og at jeg ikke trenger så mye mer. Med et minimum av arbeid kan du både ta kontroll over alle oppgaver som kommer inn via e-post og legge inn egne oppgaver. Dette krever ikke mye tid, men det er klart, en viss disiplin må du ha J

Oppdatering: Med den nye muligheten til å sette inn lister i OneNote appen på iPhone kan det være et godt og enkelt alternativ om du ikke bruker oppgaver i Outlook. Se Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

For hvordan, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst. Her kan du lese om hvordan du kan følge opp de viktigste oppgavene dine.

Har du en iPhone, eller iPad får du også Outlook-oppgavene dine rett inn på denne uten å installere en eneste ny app. Sveip ned fra toppen så kommer varslingssenteret til syne og dine oppgaver blir synlig der som Påminnelser.

Om du er interessert i hvordan du ellers kan bruke iPad i jobbsammenheng kan du også lese Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Imponer med å presentere som en proff! Det er enklere enn du tror.

Jeg har holdt presentasjoner på konferanser og kurs i mange år og setter stor pris på alt som hjelper meg å holde en bedre presentasjon. Jeg må innrømme at jeg ikke er av dem som lager de mest fancy presentasjonene med masse animasjoner og overganger. Det kan være fristende, og om du har et publikum som synes det er morsomt er det utrolig mange fine nye overganger i PowerPoint 2013. For eksempel denne med gardiner :-)

 

Jeg foretrekker å konsentrere meg om budskapet og viser stort det det som er nødvendig for at publikum skal forstå poenget. Det er en del triks jeg har brukt i mange år med god effekt og som jeg lærte allerede da man skrev ut lysbildene og viste dem på overheadprojektor. For eksempel, ikke forsøk å snakke mens publikum forsøker å lese lysbildet ditt. Enten, gi dem tid til å lese det før du sier noe, eller slå av prosjektoren for å at de skal konsentrere seg full om det du sier. Det er ikke så praktisk å slå av en video-prosjektor, men om du trykker B på tastaturet blir skjermen svart.

Det andre er å aldri snakke med ryggen til publikum. Det er det fort gjort å gjøre om man skal peke på noe på lerretet, for eksempel med en laserpeker. Det du kan gjøre i stedet er å bruke den virtuelle lasepekeren i PowerPoint 2013. Da må du bruker presentasjonsvisning.

Dette er standard oppsett, men du må først sette opp PC 'n for å vise ulikt innhold på din skjerm og på prosjektoren. Det gjør du ved å trykke Windows knappen og P samtidig. Da får du opp en valgmeny. Velg "Utvid".

Når du nå starter presentasjonen vil den vises på prosjektoren og du vil se presentasjonsvisningen slik:

 

Fordelen med presentasjonsvisningen er at du ser neste lysbilde, og at du har mulighet til å hoppe til hvilket lysbilde du vil . Det kan være praktisk om du får dårlig tid og vil hoppe over noe uten å vise publikum dette :-)

Du kan som før nevnt også peke i lysbildene uten å snu deg bort. Du vi også se dine presentasjonsnotater og tiden du har brukt. Det kan også være veldig nyttig.

Så er du klar til å presentere. Da går tiden fort og ofte blir det hektisk på slutten for å rekke alle. Jeg har en håndregel jeg har brukt i mange år for å ikke ende opp med for mange lysbilder. Ett lysbilde bruker jeg i gjennomsnitt tre minutter på. Dvs. at for en presentasjon på en halv time kan jeg ha maksimalt 10 lysbilder. Test selv og se om det stemmer for deg også. Lykke til med gode presentasjoner!

Den beste bruken av iPad på jobben er ….

å bruke den som notatblokk!

Fordelen med å ha med nettbrett fremfor PC i et møte er at du ikke sitter med en skjerm mellom deg og de andre deltakerne. Fordelen med nettbrett fremfor den grønne møteboka, eller løse ark er at du har alt på ett sted, ubegrenset kapasitet og ikke minst det er delbart både med deg selv slik at du kan behandle notatene videre på PC, og med andre slik at dere kan ha felles møtenotater.

Flere kan til og med skrive notater på samme side så ulike deltakere kan notere på de forskjellige agendapunktene. Når møter er ferdig blir dette møtereferatet, og nå slipper du å sende det på E-post til noen.

Her er et eksempel fra et møte jeg planlegger og holder med min medarbeider Tina.

Jeg oppretter møtet i Outlook på PC og før jeg sender invitasjonen til Tina trykker jeg på "Møtenotater". Her får jeg et spørsmål om jeg ønsker å dele notater med de andre møtedeltakerne. Det ønsker jeg og får så velge hvor jeg vil dele notatsiden.

Det gjør jeg på i en OneNote arbeidsbok som ligger på vårt fellesområde i SharePoint. Det blir nå satt inn to lenker i invitasjonen. En for de som bruker OneNote på sin PC, eller nettbrett (Vis møtenotater) og en for de som ikke gjør det (web). De vil få muligheten til å gjøre notater i nettleseren.

Du kan laste ned OneNote appen fra Apple App Store og fra Play butikk for Samsung Galaxy. For alle Microsoft nettbrett er det installert som standard.

Eksemplet viser hvordan dette ser ut i Outlook 2013 / Office365, men det kan også gjøres i Outlook 2010. OneNote er en standard del av Microsoft Office, så har du det har du OneNote. Har du ikke brukt OneNote før anbefaler jeg å gå igjennom den lille introduksjonen du får opp første gang.

Så er vi kommet til møtet. Jeg gjør mine notater på min iPad som vist her. Samtidig gjør Tina sine notater på sin Samsung Galaxy.

Når møtet er ferdig og jeg kommer tilbake til min arbeidsplass kan jeg åpne møtereferatet på PC'en og overføre eventuelle oppgaver til Outlook for oppfølging. For mer om å overføre oppgaver fra OneNote til Outlook, se Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?