Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Er det på tide å ta svømmeknappen for Teams?

Da jeg vokste opp i Sandefjord bodde vi like ved Bugårdsparken. Der var det et flott svømmeanlegg med 50-metersbasseng, stupetårn og et mindre opplæringsbasseng. Der lærte jeg å svømme. Der tok jeg først 25-metersmerket i det lille bassenget. Da fikk jeg lov til å flytte over på dypet. Der tok jeg svømmeknappen som viste at jeg kunne svømme 200 meter. Da følte mine foreldre seg trygge på at jeg kunne bade alene, og jeg kunne øve videre og ha det morsomt fordi jeg var trygg på meg selv.

Det er nok en mye bedre tilnærming til å lære å svømme enn å bli kastet ut på dypet. For det er vel det mange føler når de starter å bruke Teams?

Svømmeknappen i Teams?

Kanskje vi burde stille krav til å ha svømmeknappen for Teams før vi starter å jobbe på egenhånd? Og egentlig burde vi som gruppe ha kurs i synkronsvømming i Teams også, fordi vi er avhengig av å samarbeide med andre. Det blir ikke mye samarbeid om noe kommuniserer i en Teams-kanal, noen i Chat, og noen henger igjen i eposten.

Ta kontroll over Team og kanaler

Jeg kjenner mange som synes Teams-kommunikasjon er fryktelig rotete og uoversiktlig. Er du en av dem?  Til og med noen tidligere kolleger i Microsoft sier de har gitt opp å bruke Team og kanaler. Den eneste kommunikasjonen de bruker i Teams er Chat. Da går de glipp av en god måte å samarbeide systematisk i arbeidsprosesser og prosjekter, Du troro kansjkje ansatte i Microsoft er flinkere til å bruke digitale verktøy enn deg? Det er de ikke, og de får ikke noe mer opplæring heller. Kanskje til og med mindre.

Ta kontroll over Teams

Jeg holdt frokost/lunsj-workshopen Ta kontroll og få god oversikt over Teams-struktur for en virksomhet denne uken. Jeg spurte hvor mange som var med i mer enn 20 Team. Samtlige hender gikk i været. Og når hvert Team har 5-10+ kanaler er det ikke rart de synes det er vanskelig. Men det finnes noen grep man kan da som gjør at antall Team og kanaler ikke føles så voldsomt, og der du får god oversikt over de Teamene og kanalene du faktisk bruker i det daglige. Dette sammen med å repetere forskjellen på chat (raske meldinger) og kanalsamtaler (eposterstatning) gjorde at de fikk håpet om oversikt og kontroll tilbake.

Hvordan skape god oversikt over dine aktive Team og kanaler.

Utdrag fra workshopen

Mange blir invitert til Team man ikke nødvendigvis er aktiv i der og da. Eller dere har samarbeidet om et prosjekt i en kanal. Når prosjektet er over skjer det ikke noe mer i den kanalen. Da kan du skjule Teamet, eller kanalen. Det er helt ufarlig. Om noen nevner deg i en skjult kanal får du fortsatt en varlig og kan åpne samtalen der du er nevnt. I tillegg kan du velge rekkefølgen på Team i listen slik at de mest brukte Teamene ligger øverst. På denne måten får du bedre oversikt og kontroll i ditt daglige arbeid

Kontinuerlig opplæringstilbud i digitale ferdigheter.

Flere virksomheter har funnet ut at det er en god ide å styrke opplæringen i digitale arbeidsformer, men synes det er vanskelig å finne muligheten til å gjennomføre dette i praksis. Derfor gjennomfører de 40-minutters frokost-, eller “lunsj og lær” workshops en gang i måneden. Det styrker både digitale ferdigheter og kultur. Pr. i dag er 8 tema tilgjengelige. Se Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon for en oversikt.

Vil vi egentlig inkludere Teams-deltakerne utenfor møterommet ?

Se så fornøyde de i møterommet er. De sitter og småprater før møtet starter. Mikrofonen er gjerne dempet til møtet starter, og i pauser. Eller de kommer litt tidlig til møtet og åpner ikke nettmøtet før møtet starter.  I begge tilfeller får ikke de som er med på nett ta del i den uformelle praten og føler seg ikke inkludert i gruppen. "Synd de ikke kan være med her" sier en. "De får følge med så godt de kan" sier en annen.

Hva vi må gjøre for å inkludere alle

Den første som kommer inn i møterommet åpner nettmøtet. Da kan de som logger seg på møte hjemme delta i kaffepraten med de som er i møterommet. Også må vi endre vanen vi har med å dempe mikrofonen i møterommet når det er pause i møtet. Da kan deltakerne utenfor møterommet også delta i pausepraten.

Hvilken holdning har vi til de utenfor møterommet?

Å lykkes med å inkludere alle i møtet, enten de deltar i møterommet, eller deltar fra et annet sted er 20% teknologi og 80% holdning og våre handlinger. Primært er inkludering en utfordring i litt større møter. Et arbeidsmøte der to sitter i et møterom, og en hjemme er ikke noe problem. Når vi skal ha møter for å diskutere saker, utveksle meninger og komme frem til beslutninger er det lett å bli engasjert. Det ene ordet tar det andre og kan føre til at man glemmer å inkludere de utenfor møterommet. Det kan også være utfordrende når vi skal presentere informasjon, og dele data som grunnlag for en diskusjon.

Hvordan kan møteteknologien hjelpe oss å inkludere alle?

Jeg vet om flere virksomheter som har som har en praksis om at når en eller flere ikke kan være med i et møterom på kontoret skal ingen være i møterom. Da skal deltakerne på kontoret delta i møtet fra egen arbeidsplass. Det synes jeg er litt dumt når man kommer på kontoret for å møte kolleger.

Teknologien som gjøre det mulig å ha møter med deltakere fra flere steder er også den som gir oss gode inkluderingsmuligheter dersom vi velger å bruke dem. Når man tar et par nødvendige grep er ikke noe problem at noen deltar i møterommet og noen utenfor.

Bruk nettmøtets inkluderingsverktøy

Bruk nettmøtets digitale tavle fremfor Whiteboard og flippover i møterommet. Det gir alle muligheten til å tegne og sette opp sine Post-it lapper på tavlen. Men da må alle i møterommet delta fra egen PC. Ellers blir de bare tilskuere og ikke deltakere.

Skal du holde en presentasjon?

Da gir det ingen mening å stille seg opp foran møteskjermen med kamera i rommet. Da ser jo de utenfor bare ryggen av deg. Bli sittende og presenter fra egen PC til både de i møterommet og de utenfor. Ha på eget kamera og velg å se persongalleriet på toppen av skjermen over det du presenterer. Da kan du holde god kontakt med deltakerne utenfor møterommet, samtidig som du kan løfte blikket litt og ha kontakt med deltakerne i rommet.

Dette er ikke spesielt vanskelig, men som alt annet nytt må man prøve det ut, trene på det og ikke mist, ville det. Les mer om hvorden du presenterer PowerPoint slik i Teamsmøter i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 I workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3 trener vi på å inkludere alle i møtet og hvordan alle kan få en god møteopplevelse. Det er ett av tre tema som alle er relevante i en hybrid arbeidshverdag. Er du mest interessert i møtedelen vil workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett gå dybden nettopp på dette.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

2. Se deltakerne, og

3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops

Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Er dere i den bioniske fasen av digitalt samarbeid?

I sin fremtidsrettede bok Bionic eTeamwork fra 2001 beskriver dr. Jaclyn Kostner tre stadier en virksomhet kan befinne seg i når det gjelder å kunne arbeide og samarbeide effektivt uavhengig av sted og tid.

• The disabled phase

• The mechanical phase

• The bionic phase

Bionisk brukes innen medisin når vi utvider de menneskelige egenskapene med teknologiske slik som en mekanisk hånd som får impulser til å bevege fingre fra kroppens nervesystem. Innen idrett har vi sett at utøvere uten føtter erstatter disse med stålfjærer og ved å gjøre det løper fortere enn de beste idrettsutøvere med føtter. Men det blir oppfattet som en urettferdig konkurransefordel og blir ikke godtatt. Noen vil heller ikke tillate elsykler på skogstier, men som fremkomstmiddel er det en bionisk fordel vi gjerne benytter oss av.

I idrett kan vi snakke om urettferdig konkurransefordel, men er det en urettferdig konkurransefordel dersom en virksomhet kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater enn andre fordi de tar i bruk teknologi som en utvidelse av de organisatoriske ferdighetene? Nei, det blir mer som en elsykkel på veien og er en fordel alle har tilgang. Likevel er det noen som tråkker i vel uten å utnytte mulighetene fullt ut. Virksomheter som har mulighetene, men ikke tar dem i bruk fullt ut kan vi si er i den mekaniske fasen. De har ofte vanskelig for å se hvordan man kan være kreative, drive innovasjon når vi ikke befinner oss i samme rom, og ser på digitale samarbeidsformer som nest-best når vi ikke kan møtes. Likevel finnes det mange vellykkede virksomheter der de ansatte aldri møtes på et kontor, ja noen har faktisk ikke kontor i det hele tatt.

Den mekaniske fasen

Hvordan vet du at du/dere er i den mekaniske fasen? Kostner fremhever 5 symptomer som tilsier at vi er i den mekaniske fasen, og ikke i den bioniske.

• Manglende personlig kontakt med mindre dere er i samme rom

• Overveldet av kommunikasjon og forespørsler på epost (og Teams). Får ikke tid til å gjøre egne oppgaver.

• Det er viktigere å kommunisere enn å tenke på hvilken effekt det har på andre

• Kommunikasjon og samarbeid er ikke likeverdig for alle. Det skjer ting i møterommet møtedeltakere utenfor ikke får med seg eller er inkludert i.

• Vi bruker bare en liten del av de mulighetene teknologien gir oss, og mange ser på teknologien mer som en motstander enn en hjelper

Den bioniske fasen

I virksomheter som er i den bioniske fasen er ikke teknologien et hinder, men en akselerator. Bruk av teknologi er førstevalget, også for å forbedre relasjoner og teamarbeid. Dette kan være et vanskelig skritt og det må kanskje være en utløsende faktor som får overgangen til å skje.

Før pandemien insisterte jeg på at Smart endring workshops måtte foregå ved at vi var i samme rom, men når det ikke var mulig omarbeidet jeg alle workshops til å kunne skje i et Teams-møte. Jeg ble positivt overrasket over at jeg i mange tilfeller fikk bedre personlig kontakt med hver deltaker fordi jeg så dem på skjermen og kunne omtale og engasjere dem med navn. Det kunne jeg ikke når jeg hadde 10-20 deltakere i et møterom som jeg ikke kjente fra før. I tillegg fikk mange fra ulike kanter av landet nødvendig opplæring de aldri ville fått ellers fordi det ville være for dyrt å samle alle på ett sted.

Hva kjennetegner organisasjoner som er i den bioniske fasen? I følge Kostner er det

• Høy grad av teamfølelse, tillit og personlig kontakt, bygget på digitalt samarbeid

• Sofistikert bruk av teknologi – også for å styrke relasjoner

• Behov for reiser er dramatisk redusert fordi folk er komfortable med å samarbeide digitalt.

• eLedere bruker teknologi for å skape en følelse av tilstedeværelse, på avstand

• Kontinuerlig interaksjon gjennom kommunikasjons- møte- og samarbeidsverktøy

Mestringsalderen

Den Harvard og Berkley-utdannede fysikeren Michio Kaku hevder i sin bok Visions; We have ended the Age of Discovery and entered the Age of Mastery. På et litt mer hverdagslig nivå, når jeg tenker noen år tilbake hadde mange tid til å prøve ut ny teknologi, "når de hadde litt ekstra tid". Det er lenge siden. I dag har de fleste mer enn nok med å gjøre sin daglige jobb, og holde seg oppdatert på eget fagfelt.

I dag kommer ny teknologi inn på arbeidsplassene som et hurtigtog, og de som ikke kaster seg på toget i fart blir stående igjen på stasjonen. Skal vi komme oss til den bioniske fasen må alle mestre teknologien, og være så komfortabel med den at vi kan fokusere på relasjoner og samarbeid og ikke på teknologien. Vi må automatisere vår bruk av denne som vi gjør når vi kjører bil. Du tenker ikke på giring, gass og brems, men på hvor du skal og veien dit.

Neste skritt

Smart endring har bistått flere virksomheter, fra noen titalls til et par tusen ansatte, med planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte slik at alle mestrer den digitale verktøykassen. Opplæringstilbud der alle ansatte gjennomfører praktiske øvelser fra egen PC sammen med kolleger kan skaleres ved å bruke virksomhetens egen ansatte som gjennomgår Smart endring Tren treneren-kurs.

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Klar til å arbeide på et hotell i Seattle i 1995

Det var en uskreven avtale at det var OK å jobbe hjemme om man trengte tid til å forberede kundemøter, eller jobbe med andre arbeidsoppgaver der det ville være en fordel å jobbe uforstyrret. Så lenge du holdt dine avtaler og leverte det du skulle var det ingen som hadde noe problem med det. Begrepet hjemmekontor eksisterte ikke.

Når jeg startet i Microsoft Norge i 1995 fikk jeg bærbar PC og mobiltelefon. Med det kunne jeg jobbe overalt. Riktignok var det ikke akkurat bredbåndshastighet på modem *), men jeg kunne synkronisere eposten som jo var det viktigste for å kommunisere med kolleger og kunder. Det er nå 27 år siden og det føles rart å følge med på diskusjonene om hybridkontor og om det skal være lov å jobbe 2 eller 3 dager i uka hjemme.

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

De fleste dagene kom vi nok på kontoret om vi ikke var på reise. Utfordringene da som nå er at vi kommer på kontoret for å møtes, men samtidig må vi også kunne arbeide med egne oppgaver. Jeg har hørt mange si "jeg må jo være tilgjengelig", så om en kollega kommer bort til deg å sier "har du 5 minutter" (som egentlig tar en halv time) synes mange det er vanskelig å si nei. Dette medfører gjerne at du ikke får gjort det du planla av egne oppgaver, og så blir det kveldsarbeid i dag også.

Mange undersøkelser viser faktisk at ett av de største hindrene for å få gjort egne arbeidsoppgaver på kontoret er avbrytelser fra andre. Derfor kan det være greit å jobbe fra et annet sted av og til, men likevel er vi jo tilgjengelige på Teams  og mobil. Om du er tilgjengelig handler altså mer om du tillater andre å avbryte deg, eller ikke.

Dette er et tema jeg har diskutert med ledere gjennom de siste 10 år når de har deltatt på mitt kurs i Distanseledelse. Det er ofte en øyeåpner for dem som tror at som leder må de alltid være tilgjengelige for sitt team. Men dette gjelder ikke bare ledere, men alle. Tør vi å gjøre oss utilgjengelige? Hvordan får vi aksept fra andre på at det er greit?

Da har vi en gruppediskusjon hvor jeg stiller følgende spørsmål:

1. Hvilke fordeler kan det ha å gjøre seg utilgjengelig av og til?

2. Hvor mange timer i uken ville det være mulig å gjøre dette, og hvordan vil du fordele dem?

3. Hvordan vil du sørge for at du kan arbeide uforstyrret?

4. Hvordan vil du kommunisere til andre ditt behov og hvorfor det er en vinn-vinn for alle?

Kanskje noe dere kan snakke om på jobben? Svarene vil selvfølgelig variere med jobbsituasjon og rolle, men de fleste blir forbauset over hva de kommer frem til, og at de faktisk kan endre sin egen arbeidssituasjon og skjerme tid til å gjennomføre viktige oppgaver. Kanskje til og med innen vanlig arbeidstid og på kontoret.

Er dere en gruppe som vil finne ut av både dette og andre utfordringer i det å ta kontroll over egen tid og egne prioriteringer i en hybrid arbeidshverdag kan dere jo vurdere å gjennomføre workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag sammen? Er dere en gruppe ledere vil dere kanskje også ha nytte av workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag.

---

*) Modem konverterte digitale signaler til lydsignaler som kunne sendes over telefonlinje. Under oppkobling til nettet kunne man høre disse lydene. Sjekk hvordan modemlyd hørtes ut i 1995

Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Et mål uten en plan er bare en drøm

Jeg gjennomførte nylig Smart endring Webinaret "Hvordan du blir god på selvledelse, og oppnår dine mål med mindre stress "(Se dette som gratis nettkurs her). I en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med  dette svarte 3 av 4 at de hadde mål, i alle fall på en del arbeidsområder. Det er i tråd med min erfaring, og jeg mener det er en nødvendig forutsetning for å kunne arbeide selvstendig og ikke måtte bli tildelt oppgaver hele tiden fra andre.

Har du mål, og en plan for å nå dem?

Likevel hadde bare 1 av 5 en oppfølgingsplan med sjekkpunkter. Halvparten sjekket hvordan de lå an til å nå målene månedlig eller sjeldnere. Ja 1 av 4 sjekket målene sine bare før den årlige medarbeidersamtalen.

Ikke alle har jobber der man har klare mål. Faktisk er mange mål så overordnede og utydelig utformet at det kan være vanskelig å lage en plan for å nå dem. Selv om jeg har arbeidet i virksomheter som er ganske gode på målformulering og har systemer for det, har jeg alltid følt et behov for å konkretisere dem for meg, og lage en plan for å nå dem.

Her er et eksempel på hvordan en slik plan kan være utformet:

 Ofte er punkt 1 og 2 under gitt, og så blir det min oppgave å bryte ned dette i delmål, og lage en handlingsplan for å nå målet. Dette har jeg gjort for meg individuelt, og som leder, sammen med mitt team, for å nå våre felles mål.

Hvordan gjøre utydelige mål tydelige og meningsfylte?

Jeg vet mange synes det er vanskelig å måtte finne på, og ta i bruk en struktur, og gjøre det som kreves for å gjennomføre en plan. Det er heller ikke alle som har målbare mål. Jeg har arbeidet 10 år med HR og da er det mye vi jobber med som ikke kan tallfestes og måles. Likevel er det noen forventninger til hva vi skal gjøre, og oppnå. Da kan vi ta i bruke beskrivende mål. For eksempel kan "uoppfordret god tilbakemelding fra målgruppen" være noe vi kan dokumentere. Noen ganger kan vi også dokumentere en gjennomført aktivitet som det er allmenn aksept for gir positivt resultat. Dersom vi gjennomfører opplæring av ansatte tror vi dette vil gi en positiv effekt på arbeidet, uten at vi nødvendigvis kan måle dette direkte.

Derfor er min erfaring at selv arbeid der man ikke kan måle resultat direkte vil oppleves mer målorientert og meningsfullt om man beskriver mål og lager en plan for å nå dem, om så bare for sin egen del.

Hvorfor tror jeg dette er spesielt viktig nå?

Skal vi lykkes i en hybrid arbeidshverdag der vi ikke vet når vi treffer vår leder, kolleger eller medarbeidere neste gang på kontoret, vil mål, og en plan, gjøre det enklere å prioritere vår arbeidsdag og definere våre egne aktiviteter uavhengig av andre. Vi kan føle oss trygge på at vi arbeider med det som er viktigst. Det gjøre det også enklere å kommunisere dette til vår leder.

Hvordan kan jeg komme i gang?

Jeg vil anbefale å starte enkelt, med en plan som vist i tabellen over. Er dere en gruppe som jobber med felles mål, vil det være en stor fordel å kunne gjøre dette i fellesskap.

Vil du, eller dere ha en kick-start på dette arbeidet har Smart endring en workshop som egner seg for gjennomføring i en gruppe, og et nettkurs for deg som vil gjøre dette for deg selv. Der går vi gjennom en 4-punkts prosess fra mål til handling der su lager din egen plan, og lærer å beskytte en del av din tid for å gjennomføre den.

Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag og det tilsvarende nettkurset her.

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Hybridparadokset - og neste nivå i digitalt samarbeid

I Hjemmekontor versjon 1 var målet å kunne jobbe hjemme på samme måte som om vi var på kontoret. Det lykkes vi med fordi vi har arbeidsmateriale tilgjengelig digitalt, bredbånd og bærbar PC. Vi løser dette med å investere i teknologi.  Men det vi gjør er å kopiere gamle arbeidsprosesser og gjennomføre dem i digital form. Prosessen blir ikke nødvendigvis bedre av det. Er tiden kommet for å benytte de nye mulighetene digitale verktøy gir oss til å arbeide og samarbeide på nye måter?

Utfra ansattes ønsker er det uansett nødvendig å evaluere våre arbeidsformer for å løse hybridparadokset. I følge en undersøkelse fra Microsoft gjennomført i 2021 ønsker 73% av de spurte muligheten til å fortsatt kunne velge å arbeide hjemme selv om de kan komme på kontoret. Samtidig sier 67% av de samme at de ønsker å samarbeide med kollegene ved å møtes i samme rom. Dette paradokset viser hvor komplekst det kan være å koordinere arbeid og samarbeid i tiden som kommer.

Hvorfor ikke snu problemstillingen på hodet?

Mange diskuterer fremdeles hvor mange dager i uken man skal få lov til å jobbe hjemme, mens noen har en helt annen tilnærming til dette jeg kjenner godt igjen fra min tid som leder i Microsoft. Alle kunne jobbe hjemme når det passer dem, men måtte komme på kontoret, eller på sosiale arrangementer når det blir spesifisert at det er mest formålstjenlig. Eksempler på dette kan være prosjektoppstartsmøte der det er viktig å bygge relasjoner i prosjektteamet, en avdelingslunsj, eller andre møter og arrangementer der hensikten er å bygge og vedlikeholde relasjoner. De fleste forstår at det er enklere å bygge gode relasjoner ansikt til ansikt. Når vi har etablert god relasjoner er det ofte mer effektivt å møtes på nett, eller ofte enda bedre å ikke møtes, men samarbeide og løse oppgaver i andre verktøy uavhengig av å møtes.

Les: Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Så hva kan vi gjøre for å bruke kontoret som en sosial og kreativt samlingssted, og ikke for trøtte statusmøter og individuelt arbeid vi like gjerne kunne gjort hjemme?

Samarbeid effektivt uten å ha møter og purringer på status hele tiden

Mange samarbeidsoppgaver i dag foregår i form av prosjekter. Dette fører ofte til prosjektmøter, epost-mas om status på oppgaver fra en prosjektleder, og ettersom man ofte er deltaker i flere prosjekter, manglede oversikt over hva jeg må prioritere i dag.

Ved å bruke et prosjekt- og arbeidsfordelingsverktøy som alle benytter, ikke bare prosjektlederen, kan vi løse dette slik at alle til enhver tid kan se status på alle leveranser, både egne og andres. Det gir god oversikt for prosjekteier og skaper et lett gruppepress på alle for å gjennomføre det de har tatt på seg i rett tid ettersom kollegene også ser hvordan du ligger an med dine oppgaver.

Det finnes flere verktøy man kan benytte til dette, men mange har funnet at Microsoft Planner kan være et bra valg fordi det er inkludert i Teams som de allerede har, og henger sammen med resten av oppgavesystemet for individuelle oppgaver i Outlook og To do.

I Planner kan en prosjektansvarlig til enhver tid se status på alle leveranser på en oversiktlig tavle organisert etter delprosjekter, oppgave-eier eller fremdrift. Og kanskje viktigst, du som bidragsyter kan se status på, og arbeide med alle dine leveranser i en oppgaveliste, selv om leveransene tilhører flere forskjellige prosjektplaner.

Gevinster med å benytte en delt prosjekt/oppgaveplan

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Ønsker du, eller dere å komme raskt og riktig i gang med Planner for interne prosjekter, arrangementer, og oppgavefordeling kan Smart endring tilby en 2-timers bedriftsintern workshop, eller et nettkurs du kan gjennomføre i eget tempo for å gjennomføre Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Halvparten av oss jobber nå 2-3 dager i uken utenfor kontoret

Vel, halvparten av de som svarte på en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med et Smart endring Webinar. Der stilte jeg en del spørsmål om  arbeids- og møtevaner i 2021. Jeg skrev et blogginnlegg for snart et år siden der jeg skrev om 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021. Hvordan har det gått?

Hvor mange dager i uken arbeider du et annet sted enn på kontoret?

Jeg spådde at selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Men det som er utfordrende er at det ofte er uforutsigbart. De færreste kommer til å ha faste kontordager. Ved større frihet til å velge arbeidssted kreves bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

I undersøkelsen spurte jeg om hvor mange dager i uken du arbeider et annet sted enn kontoret? Halvparten svarte 2-3 dager i uken.

En annen undersøkelse vider at de fleste møtene er små arbeidsmøter og prosjektmøter, mens det er færre av de mellomstore møtene som avdelingsmøter og allmøter.

Bldet viser 3 typiske mpter

De møtene det er vanskeligst å få til er gode hybridmøter. Mange jeg har snakket med sier at møtene faktisk var bedre når alle satt hjemme. De små arbeidsmøtene går greit, mens større avdelingsmøter der vi skal diskutere saker og der alle bør bli hørt er vanskelige. Her viser min undersøkelse at de som deltar fra et annet sted enn møterommet ofte blir oversett og at de ikke føler seg inkludert. De sier også at de ikke hører alle i møterommet og at de av og til sliter med tekniske problemer.

Hva kan vi gjøre for å få så gode hybridmøter som mulig?

La oss ta det typiske avdelingsmøtet. Hva kjennetegner møtet? Det har en møteleder, og vanligvis agenda med saker til informasjon. Det er mulighet for spørsmål og innspill på saker, og det er ofte PowerPoint-presentasjoner.

Utfordringer i møterommet er at rommet har vanligvis møteromssystem, men ofte ikke god nok dekning med mikrofoner. Utfordringer for de som deltar fra annet sted er å høre og bli hørt og å føle seg inkludert.

Hvordan kan det bli bedre?

Dersom du leder møtet, forbered deg på å engasjer med alle deltakere. Start alltid med opprette dialog med de utenfor møterommet. Når du presenterer fra egen PC, sørg for å ha på kamera fra denne rettet mot deg. Se inn i kamera deler av tiden, og i møterommet deler av tiden. Allier deg med en "produsent" som kan følge med på og styre diskusjonen med innspill fra både de innenfor og utenfor rommet. Det er vanskelig om du samtidig skal lede møtet.

Du må ikke ha et dyrt møteromsystem for å ha gode hybridmøter

Det er ikke flere store skjermer som er løsningen, men de mange små. Med ett enkelt tiltak er ethvert møterom forberedt for smarte hybridmøter.

Bjørn O. Hopland er Leder av Smart endring AS

Dropp møterommets kamera og bruk ditt eget PC-kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, og få bedre personlig kontakt. Når du ser på møteromsskjermen, ser du ikke på møtedeltakerne. Du ser på deres ansikter der, men  de som ikke er i rommet ser ett bilde med alle deltakerne i rommet som små figurer og vet ikke engang alltid hvem som snakker.

Du trenger ikke bygge om kontoret for å ha gode hybridmøter

Mange jeg snakker med har gledet seg til å møtes på kontoret igjen. Samtidig vil de fleste ha friheten til å komme på kontoret når det passer dem, og jobbe hjemme noen dager når det passer bedre. Hva skjer da når man skal arrangere et møte? Jo for ethvert møte må du planlegge med at noen er på kontoret, og noen hjemme. Dermed oppstår det mange kaller hybridmøter.

Hybridmøter er mer krevende en rene nettmøter

De første erfaringene med dette er ikke gode sier flere jeg har snakket med om dette. Særlig de som sitter hjemme sier at det var mye bedre når alle var hjemme og deltok i møtet fra egen PC. De som sitter i møterommet har lett for å glemme de som sitter hjemme fordi de er så glad for å se hverandre over bordet. Derfor kreves det mer av dem som skal lede slike møter og ofte kan det være lurt å ha en som bistår møteleder for å sikre at alle deltakerne blir inkludert på en god måte.

De tre dødssyndene i hybridmøter

1. Bare en kobler opp sin PC til møteromsskjermen

2. Noen skriver på tavlen i møterommet

3. Mikrofonen i møterommet dempes før møtet starter og i pauser

Les mer om hvorfor dette ikke er bra og hva du heller bør gjøre i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Ethvert møterom kan bli et godt hybridmøterom

Du trenger ikke en gang å ha en skjerm på veggen fordi den er laget for å presentere i møterommet, og ikke i nettmøte. Når du presenterer i nettmøtet vil jo alle se presentasjonen på sin egen skjerm.  Det du derimot bør gjøre er å sikre god lyd. Jeg hører flere klager på at det er vanskelig å høre deltakerne i møterommet fordi det ikke er like god mikrofondekning i hele rommet. Dette kan du løse ganske rimelig med å anskaffe en "puck" som kobles til en av møtedeltakernes PC. Alle andre demper sin mikrofon og høyttaler. Dette er en god løsning for 4-6 personer. Er det et større møterom kan man koble til en eller flere tilleggsenheter for å sikre god dekning.

Hva om dere allerede har investert i en kostbar møteromsløsning?

Slapp av, det er ikke bortkastet. Den kan være nyttig fordi den ofte ivaretar god lyd, og den kan ofte kobles opp direkte i et nettmøte slik at ingen av deltakerne i rommet trenger å koble til sin PC. Du kan også utnytte skjermen til å få et godt oversiktsbilde av alle møtedeltakerne. I Teammøte kan du velge Stort galleri som viser opp til 50 deltakere, eller Sammen-modus som viser deltakere som om de satt i et felles auditorium eller møterom. Det største problemet med avanserte møteromssystemer er at mange ikke kan bruke dem så det er viktig å gi god opplæring for å få uttelling for investeringen.

 Vil dere bli bedre på å arrangere og  gjennomføre hybridmøter, workshops, webinarer og konferanser i Teams-møter? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.