Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Et mål uten en plan er bare en drøm

Jeg gjennomførte nylig Smart endring Webinaret "Hvordan du blir god på selvledelse, og oppnår dine mål med mindre stress "(Se dette som gratis nettkurs her). I en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med  dette svarte 3 av 4 at de hadde mål, i alle fall på en del arbeidsområder. Det er i tråd med min erfaring, og jeg mener det er en nødvendig forutsetning for å kunne arbeide selvstendig og ikke måtte bli tildelt oppgaver hele tiden fra andre.

Har du mål, og en plan for å nå dem?

Likevel hadde bare 1 av 5 en oppfølgingsplan med sjekkpunkter. Halvparten sjekket hvordan de lå an til å nå målene månedlig eller sjeldnere. Ja 1 av 4 sjekket målene sine bare før den årlige medarbeidersamtalen.

Ikke alle har jobber der man har klare mål. Faktisk er mange mål så overordnede og utydelig utformet at det kan være vanskelig å lage en plan for å nå dem. Selv om jeg har arbeidet i virksomheter som er ganske gode på målformulering og har systemer for det, har jeg alltid følt et behov for å konkretisere dem for meg, og lage en plan for å nå dem.

Her er et eksempel på hvordan en slik plan kan være utformet:

 Ofte er punkt 1 og 2 under gitt, og så blir det min oppgave å bryte ned dette i delmål, og lage en handlingsplan for å nå målet. Dette har jeg gjort for meg individuelt, og som leder, sammen med mitt team, for å nå våre felles mål.

Hvordan gjøre utydelige mål tydelige og meningsfylte?

Jeg vet mange synes det er vanskelig å måtte finne på, og ta i bruk en struktur, og gjøre det som kreves for å gjennomføre en plan. Det er heller ikke alle som har målbare mål. Jeg har arbeidet 10 år med HR og da er det mye vi jobber med som ikke kan tallfestes og måles. Likevel er det noen forventninger til hva vi skal gjøre, og oppnå. Da kan vi ta i bruke beskrivende mål. For eksempel kan "uoppfordret god tilbakemelding fra målgruppen" være noe vi kan dokumentere. Noen ganger kan vi også dokumentere en gjennomført aktivitet som det er allmenn aksept for gir positivt resultat. Dersom vi gjennomfører opplæring av ansatte tror vi dette vil gi en positiv effekt på arbeidet, uten at vi nødvendigvis kan måle dette direkte.

Derfor er min erfaring at selv arbeid der man ikke kan måle resultat direkte vil oppleves mer målorientert og meningsfullt om man beskriver mål og lager en plan for å nå dem, om så bare for sin egen del.

Hvorfor tror jeg dette er spesielt viktig nå?

Skal vi lykkes i en hybrid arbeidshverdag der vi ikke vet når vi treffer vår leder, kolleger eller medarbeidere neste gang på kontoret, vil mål, og en plan, gjøre det enklere å prioritere vår arbeidsdag og definere våre egne aktiviteter uavhengig av andre. Vi kan føle oss trygge på at vi arbeider med det som er viktigst. Det gjøre det også enklere å kommunisere dette til vår leder.

Hvordan kan jeg komme i gang?

Jeg vil anbefale å starte enkelt, med en plan som vist i tabellen over. Er dere en gruppe som jobber med felles mål, vil det være en stor fordel å kunne gjøre dette i fellesskap.

Vil du, eller dere ha en kick-start på dette arbeidet har Smart endring en workshop som egner seg for gjennomføring i en gruppe, og et nettkurs for deg som vil gjøre dette for deg selv. Der går vi gjennom en 4-punkts prosess fra mål til handling der su lager din egen plan, og lærer å beskytte en del av din tid for å gjennomføre den.

Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag og det tilsvarende nettkurset her.

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister

Jeg vet om flere som bruker oppgaver i Outlook til jobbformål, men har en mobilapp for private oppgaver. Det er forståelig at man ikke ønsker å blande dette. Likevel kan det være tungvint å administrere to forskjellige oppgavesystemer.

Andre er opptatt av  å kunne ha en felles oppgaveliste for en gruppe som samarbeider på jobben. Her er Microsoft Planner en mulighet, men egentlig unødvendig komplisert for enkel oppgavedeling. I begge disse situasjonene kan det hende Microsoft To do er et bra valg.  For en kort intro til Microsofts oppgavesystem og To Do, les gjerne  Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Skill jobb- og private oppgaver fra hverandre

Dersom du ikke har installert To Do appen kan du installere den gratis for PC og Mac fra todo.microsoft.com. Mobilappen laster du ned fra Appstore eller Google play. Logg på med din jobbkonto. Da kan du bruke den til både jobb- og private oppgaver. Oppgaver du har opprettet i Outlook, Teams og Planner, samt flagget epost vil nå dukke opp her.

For å opprette en liste for private oppgaver, velg Ny liste. Her legger du til dine private oppgaver.

Dersom det er en større oppgave kan du også lage deloppgaver som du kan krysse av etter hvert. Sett gjerne en frist for gjennomføring. Da vil den også komme med å listen over planlagte oppgaver. Der vil både jobb- og private oppgaver vises så du får en god total oversikt over dagens oppgaver.

Dersom du allerede bruker oppgaver i Outlook vil du se at den nye listen med private oppgaver også dukker opp og kan behandles der.

Del oppgaveliste med kolleger i To Do

Dersom du skal gjennomføre arbeid i en gruppe, eller fordele oppgaver i et ukemøte kan du opprette en ny liste for dette som du deler med dine kolleger. Dette er mye enklere å bruke enn Planner, som egner seg bedre til prosjekter der mange oppgaver skal fordeles og følges og gjennomføres over en tidsperiode. Legg til en liste og velg Del. Da får du en delingslenke du kan sende i en chat, eller på epost.

Tilordne en oppgave til andre

Oppgaver som legges til i To Do kan tilordnes andre med @navn når oppgaven opprettes, eller ved å velge Tilordne i oppgavedetaljene. Når en oppgave opprettes, fullføres eller slettes  i en delt oppgaveliste blir alle som har tilgang til listen varslet.

Alle oppgaver alltid med deg i lomma

Og selvfølgelig kan du gjøre alt som er beskrevet over også på mobil og nettbrett. To Do er en del av Microsofts omfattende oppgavesystem der alt henger sammen. Dette gir deg bedre oversikt enn om du har ulike lister for ulike formål. Dersom du og dine kolleger ønsker å arbeide og samarbeide bedre og ha stålkontroll på alle oppgaver kan dere gjerne vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do. Er det bare deg kan du gjennomføre et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Halvparten av oss jobber nå 2-3 dager i uken utenfor kontoret

Vel, halvparten av de som svarte på en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med et Smart endring Webinar. Der stilte jeg en del spørsmål om  arbeids- og møtevaner i 2021. Jeg skrev et blogginnlegg for snart et år siden der jeg skrev om 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021. Hvordan har det gått?

Hvor mange dager i uken arbeider du et annet sted enn på kontoret?

Jeg spådde at selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Men det som er utfordrende er at det ofte er uforutsigbart. De færreste kommer til å ha faste kontordager. Ved større frihet til å velge arbeidssted kreves bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

I undersøkelsen spurte jeg om hvor mange dager i uken du arbeider et annet sted enn kontoret? Halvparten svarte 2-3 dager i uken.

En annen undersøkelse vider at de fleste møtene er små arbeidsmøter og prosjektmøter, mens det er færre av de mellomstore møtene som avdelingsmøter og allmøter.

Bldet viser 3 typiske mpter

De møtene det er vanskeligst å få til er gode hybridmøter. Mange jeg har snakket med sier at møtene faktisk var bedre når alle satt hjemme. De små arbeidsmøtene går greit, mens større avdelingsmøter der vi skal diskutere saker og der alle bør bli hørt er vanskelige. Her viser min undersøkelse at de som deltar fra et annet sted enn møterommet ofte blir oversett og at de ikke føler seg inkludert. De sier også at de ikke hører alle i møterommet og at de av og til sliter med tekniske problemer.

Hva kan vi gjøre for å få så gode hybridmøter som mulig?

La oss ta det typiske avdelingsmøtet. Hva kjennetegner møtet? Det har en møteleder, og vanligvis agenda med saker til informasjon. Det er mulighet for spørsmål og innspill på saker, og det er ofte PowerPoint-presentasjoner.

Utfordringer i møterommet er at rommet har vanligvis møteromssystem, men ofte ikke god nok dekning med mikrofoner. Utfordringer for de som deltar fra annet sted er å høre og bli hørt og å føle seg inkludert.

Hvordan kan det bli bedre?

Dersom du leder møtet, forbered deg på å engasjer med alle deltakere. Start alltid med opprette dialog med de utenfor møterommet. Når du presenterer fra egen PC, sørg for å ha på kamera fra denne rettet mot deg. Se inn i kamera deler av tiden, og i møterommet deler av tiden. Allier deg med en "produsent" som kan følge med på og styre diskusjonen med innspill fra både de innenfor og utenfor rommet. Det er vanskelig om du samtidig skal lede møtet.

Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

6 av 10 tror på økt digitalt stress

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

«Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene»  Kilde: arbetarskydd.se

Den nye digitale arbeidshverdagen krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det. Oppgaver og informasjon strømmer imot oss i mange kanaler. Hvordan skal vi sortere, prioritere og planlegge slik at vi har kontroll over det hele? Den gode nyheten er, Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Hvordan vi kan ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress

1. Med stadig større informasjonsmengde skapt av digitale løsninger kan det være nyttig og nødvendig å ha både en velprøvd fremgangsmåte og noen støtteverktøy som gjør det enklere å prioritere i en hektisk arbeidshverdag.

2. Struktur kan hjelpe oss med å skape orden fra kaos og gi oss oversikt.

3. Papir fungere ikke når vi skal strukturere digital informasjon. Da blir det viktig å mestre den digitale verktøykassen vi alle har.

4. Oppgaver strømmer inn i mange kanaler og det er en forventning til at vi raskt prioriterer dem og responderer

5. Mange føler at de jobber for mye med innkommende forespørsler og at det ikke blir tid til egne viktige oppgaver. Derfor må vi ta kontroll over egen tid og ikke la oss bli styrt av andre. 

Microsofts oppgavesystem for personlig og felles oppgavestyring

Det fine med Microsoft oppgaveunivers er at alt henger sammen. Oppgaven kan oppstå fra en epost, en Teams-melding, eller en oppgave du skriver inn selv. Alle oppgaver er tilgjengelige i planleggingsvisningen i Outlook og du har med deg alle oppgaver i lomma med To Do på mobilen. Mange er vant til at de får en epost når noen vil spørre deg om å gjøre noe for dem, men Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Grunntanken i To Do – oppgavesentral og dagens oppgaver

Som du ser er To Do plassert som en oppgavesentral som sikrer at dine oppgaver og aktivitetsplaner er tilgjengelig for deg enten du sitter foran PC'en eller er på farten og har dem på mobilen. I tillegg har To Do to unike muligheter du ikke finner i Outlook og Teams.

1. Min dag. Der starter du hver morgen med å velge oppgaver fra oppgavelisten til Min dag-siden ut fra hva du vil prioritere den dagen. Dette kan gjøre at du jobber med det absolutt viktigste for deg den dagen.

2. For hver aktivitet/oppgave i To Do kan du lage en sjekkliste, eller for dere som kjenner til David Allans GTD metode, bryte ned en større oppgave i trinn med neste mulige handling.

To Do er primært et verktøy som sammen med Outlook gir deg et verktøy for personlig planlegging. Du har mulighet for å dele oppgavelister med kolleger for felles oppgavelister, men for større prosjekter vil nok Planner være et bedre valg.

Ønsker du eller dere å få bedre oversikt og kontroll på egne og felles oppgaver kan det være en god ide å investere i en workshop for de som jobber mye sammen, eller et nettkurs om du vil lære å mestre dine planleggings og prioriteringsverktøy på egenhånd.

For personlig planlegging og prioritering, sjekk workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og annet samarbeid over tid som involverer flere, se på workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Du finner begge disse også som nettkurs du kan gjennomføre på egenhånd og i eget tempo.

Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Er du en av dem som får epost fra MyAnalytics som sier noe om hvordan du har brukt tiden din?
Det kan være nyttig for refleksjon og gjør deg oppmerksom på noe du ikke har tenkt på.
Men MyAnalytics forsøker også å komme med gode forslag til hva du bør gjøre annerledes. Der er jeg ikke alltid enig i forslagene. MyAnalytics vet ingenting om hva du jobber med og hva som er riktig bruk av tiden for deg. Den tar utgangspunkt i en vanlig "kontorarbeider" og gir sine råd utfra dette.

Har du mye møter kan det hende du får forslag om å ha mer tid til å jobbe for deg selv ved å legge til fokustid i kalenderen. Men det kan hende du er leder og det er en dal av jobben din å ha mange møter. Er du det vil du sannsynligvis også ha åpninger i kalenderen der andre kan kontakte deg og kanskje også be om et møte?
Da er det kanskje ikke så lurt å be MyAnalytics om å fylle opp resten av den ledige tiden i kalenderen med Fokustid-avtaler der du vil vises som opptatt i kalenderen. Det kan den faktisk gjøre om du ber den om det.

Likevel mener jeg det er en god ide å planlegge med noe tid for å gjennomføre egne, viktige oppgaver, men da foretrekker jeg å være konkret og planlegge hva jeg skal bruke den avsatte tiden til. Om du ikke har en plan for hva du vil gjøre i din fokustid blir det kanskje ikke til at du gjøre noe spesielt viktig. Den amerikanske science fiction-forfatteren Robert Heinlein sier det slik:

In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

Så jeg foretrekker å sette av tid til spesifikt arbeid fremfor å blokkere uspesifisert tid i kalenderen. Da oppnår jeg to ting. Jeg har et bevisst forhold til, og en plan for hva jeg skal bruke den til, og tiden jeg setter av blir mer respektert av andre som kan se min kalender. Har du forsøkt å sette av "tid til epost" eller "egentid" i kalenderen? Min erfaring er at andre ikke synes det er en god nok grunn til at de unnlater å booke et møte med deg der. Om du derimot skriver en konkret oppgave du skal jobbe med i kalenderen har andre mer forståelse for dette.

Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Dersom ikke du tar kontroll over din neste uke er det andre som gjør det. Lager du en plan for din neste uke? Mange har ikke et realistisk bilde av sin arbeidsbelastning og glemmer å legge inn reisetid, tid til møteforberedelser og egne viktige oppgaver. Men ikke tapetser kalenderen med fokustid. Da vil andre aldri finne tid til å samarbeide med deg.

Ser du oppgavene under avtalene i kalenderen? Om du vil vite mer om dette, les Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Styr din egen tilgjengelighet i Teams

Selv om noe av fordelen med Teams-samtaler og chat sammenlignet med epost er raskere omløp på kommunikasjon, må du ikke svare straks og være "på" hele tiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. Så hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave.

---

Du kan overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette idet de starter å skrive en melding til deg. De kan fortsatt sende meldingen, men da vet de at de ikke kan forvente umiddelbar respons. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Dette og mye annet kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer litt hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivtetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten. Men alle kan utvikle effektive vaner.

Er du interessert i ledelse kan du ikke ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si er at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er ikke med oss lenger, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine og virksomhetens mål.

Forespørsler og oppgaver strømmer inn i mange kanaler

I digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Effektivitet kan læres

Drucker sier Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort. Han sier også at ingen er født effektive, og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål som man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den kommer trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver på epost og gjennom Teams, med å prioritere og gjennomføre egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Få oversikt over din arbeidsbelastning, helt automatisk

Du har allerede en verktøykasse i Outlook, Teams og To Do som inneholder det du trenger for å skaffe deg en visuell oversikt over din arbeidsbelastning enten oppgavene kommer inn i Outlook, som en Teams-henvendelse, eller du noterer viktige oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål. Bruker du denne gjør du det enklere for deg selv å ikke ta på deg mer enn du kan gjennomføre og prioritere det som er viktigst til enhver tid. På denne måten unngår du med å ende opp med en lang rød oppgaveliste som er en konstant dårlig samvittighet.

Illustrasjon viser hvordan du kan se både avtaler og oppgaver på samme skjerm i Outlook

Smart prioritering og Planlegging med Outlook, Teams og To do nettkurs

Ønsker du å få hjelp av teknologien til å bli mer effektiv, prioritere bedre og utvikle dette til en vane? En av Smart endrings mest populære bedriftsworkshoper det siste året er Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Nå er denne også tilgjengelig som Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Digitale gule lapper er overvurdert - men det vi vil oppnå er viktig

Da de første journalsystemene ble laget for sykehusene var mange overbevist om at de måtte se ut som de papirbaserte skjemaene man benyttet. Det viste seg å være en idé med god intensjon, men fungerte dårlig i praksis. Det å kopiere en papirbasert prosess til å gjøre det samme på skjerm er ikke digitalisering. Det er en papirbasert prosess på skjerm. Virkelig digitalisering innebærer at man starter med hva man skulle oppnå med den papirbaserte prosessen, for deretter å finne ut hvordan vi oppnår det vi ønsker enda bedre  med digitale verktøy.

Det vi ofte ønsker å oppnå ved å skrive gule lapper som vi klistrer på tavlen er

1. Alle kan engasjere seg og skrive sine innspill på en gang. Det tar mye kortere tid enn om en og en skal fortelle om sin ide og at en møteleder eller gruppeleder skriver dem på en flippover.

2. Du kan gi innspill anonymt, eller i alle fall uten at du blir avbrutt. Da kommer alle kommer til orde, ikke bare de mest verbale.

3. Alle innspill blir dokumentert digitalt og kan arbeides videre med

Så hvorfor må det være gule lapper?

Fordi mange har god erfaring med dette i analoge prosesser der alle skriver en lapp i ro og fred og så klistrer den på tavlen ser vi naturlig nok etter en digital erstatning for dette. Da leter vi etter verktøy for dette, og det finnes det mange av. De som leder workshops profesjonelt vil naturlig nok ha større krav til muligheter i verktøyet enn de som nå og da vil bruke det til for eksempel møteevaluering i sitt Team. Det er denne gruppen som er størst og som jeg henvender meg til nå.

Digitale Whiteboard for 15 år siden

Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg et team på 24 medarbeidere spredd i 12 land fra 2007 til 2013. Ja, det var lenge før Teams var påtenkt og møtene foregikk på Lync/Skype for Business. Vi hadde et månedsmøte jeg brukte både til å informere, men like mye til å få innspill.

Det var selvsagt ikke mulig å gjøre en «runde rundt bordet» med så mange deltakere slik man ofte gjør i et vanlig møte. Det ville tatt veldig lang tid når alle skal si sitt, og alle er ikke så komfortable med å snakke i store nettmøter heller. Ved å bruke tavlen kan alle deltakerne skrive sine innspill samtidig på tavlen og du gjør unna dette på et par minutter! Og du slipper å ta notater. Alt er allerede dokumentert og tilgjengelig etter møtet.

Ikke alle er klar over at Lync hadde en digital tavle allerede for 15 år siden, men jeg brukte den i alle møter. Her der dere et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg stilte et spørsmål til deltakerne og alle skrev sine svar på tavlen. Nei, det er ikke gule lapper, men fungerte akkurat like bra. Tekstfeltene kan flyttes rundt, grupperes og reorganiseres på samme måte som gule lapper på en tavle.

Digitalt Whiteboard i Teams

I likhet med Lync og Skype for Business har også Teams-møtene også en digital tavle, Microsoft Whiteboard. Den har til og med mulighet til å bruke gule lapper :-) i tillegg til å skrive tekst.

Tavlen finnes også i en avansert versjon tilgjengelig som en app for Windows og iPad. Men for innspill i et møte som beskrevet over, eller for møteevaluering er ikke det nødvendig

 Workshop-verktøy for gruppearbeider med struktur

Like lenge som jeg har brukt tavle i nettmøter har jeg organisert og ledet workshops med både  gruppe-, og individuelle oppgaver. For det trenger vi struktur sik at ulike grupper og deltakere i workshopen har sitt digitale samarbeidsområde. Til det bruker jeg OneNote. OneNote er en digital arbeidsbok der man kan organisere innholdet som i en perm som er delt med alle, der arbeidsboken er permen, og inndelinger for gruppearbeider kan ligge bak hvert sitt skilleark i permen. Hver deltaker kan også ha en egen inndeling i permen for personlige notater og oppgaver. Denne OneNote notatblokken kan brukes enten dere har en workshop i et møterom eller den foregår som nettworkshop.

Hvordan strukturere en digital arbeidsbok i OneNote

Du kan opprette en OneNote digital arbeidsbok på din OneDrive og dele den med alle workshopdeltakerne. Deltakerne trenger ikke å ha OneNote, kun nettleser. Du kan også bruke den innebygde Teams-notatblokken dersom alle deltakerne er medlemmer av Teamet.

Du kan lære mer om hvordan du kan engasjere med møte- eller workshopdeltakere med digital tavle og arbeidsbok i en bedriftsintern workshop der jeg tilpasser innhold til deres behov basert på innhold i workshopene Smarte nettworkshops og konferanser med Teams, Smarte nettmøter med Teams og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021

Fortsatt bruk av hjemmekontor i stor utstrekning vil sette større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål.

I 2020 har vi ofte tenkt at vi bare skal holde skuta flytende, og strategi- og teamutvikling er satt på vent. Nå ser vi at vi må planlegge med en fortsettelse med større fleksibilitet i hvor og når man arbeider. Da må de kortsiktige tiltakene, slik som hyppige koordineringsmøter, erstattes av en mer langsiktig gjennomtenkt plan for hvordan vi arbeider og samarbeider i den nye normalen.

Se også 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

For å lykkes på hjemmekontoret må du lage din egen plan og gjøre daglige prioriteringer

De fleste er enige om at arbeid på hjemmekontoret krever at man i stor grad må legge sin egen plan og gjøre daglige prioriteringer uten å være avhengig av å kontakte sin leder. Da må leder og team ha så klare mål og planer at hver medarbeider kan gjøre de riktige prioriteringene og arbeide med de viktigste leveransene hver dag.

Illustrasjon FRA WORKSHOPEN SMART MÅLOPPNÅELSE I EN DIGITAL TID

I tillegg må vi ha løsninger som gir alle innsyn i status på arbeidet uten at vi må følge opp og koordinere gjennom møter og masing på epost og i Teams hele tiden.

Gjennom mange år som leder i Microsoft har jeg arbeidet sammen med mine team med å få til dette og har utviklet en 4-punkts plan jeg kaller "fra mål til handling". Der arbeider lederen sammen med sitt team for å utvikle en felles plan for teamet som så blir til individuelle planer hver enkelt kan gjennomføre relativt selvstendig.

På den måten blir mål og plan forankret hos alle og det trengs minimal oppfølging og koordinering i det daglige.

Høy fleksibilitet og selv-ledelse krever planlegging og struktur

Gjennom bruk av digitale samhandlingsverktøy på teamnivå og individuelt nivå trengs få møter for koordinering og status. Det frigjør tid til å ha en mer personlig agenda i 1:1 mellom leder og medarbeidere og til mer sosial vinkling på team-møter.

Illustrasjon fra workshopen Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Planen revideres vanligvis en gang i kvartalet med månedlige sjekkpunkter der man deler resultater, beste praksis og der hver enkelt kan få innspill til justeringer. Det kan selvfølgelig være krevende å innføre et slikt opplegg, men gevinsten kan også være høy både på kort og lang sikt. Alle oppnår større fleksibilitet og jobbautonomi i det daglige uten at ledere og prosjektledere føler å miste oversikt og kontroll.

Ta gjerne kontakt med meg, Bjørn O. Hopland på 90173524 eller bjorn@smartendring.no for en uforpliktende prat om dette. Du kan også se på innholdet i workshopene under, og som kan kick-starte dere i en slik prosess.

For ledere: Smart teamledelse i den hybride arbeidshverdagen

For team: Smart måloppnåelse i en digital tid

For alle: Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Prioriterer de viktigste arbeidsoppgavene for å nå målet

Det kan gi en god følelse å stryke ut oppgaver fra oppgavelisten, men det kan også gi en falsk følelse av at du har jobbet med viktige ting. For å sikre at du jobber med det som er viktigst er min erfaring at du ofte må gjøre ubehagelige prioriteringer. Det betyr å bestemme seg for ikke å gjøre ting du virkelig ønsker å gjøre for å gjøre noe som er viktigere.

Det beste kan være det godes fiende

For å gjøre det er det en fordel å samle alt i en liste. I alle fall det du må bruke litt tid på å tenke gjennom og som krever arbeidstid for å gjennomføre. I tillegg kan det godt hende at du har korte oppfølgingslister for oppgaver som er "no brainere", men som du ikke kan følge opp akkurat der og da.

Vi må ikke gå så langt at vi blir en slave av systemet. Her er det jeg praktiserer for Outlook og Teams som er de to vanligste kanalene der vi får forespørsler fra andre.

Dersom jeg får en epost og jeg ikke kan behandle den der og da spør jeg meg selv, hvor mye haster den og hvor viktig er det? Dersom jeg vet jeg kommer til å behandle den i dag lar jeg den ligge i Innboksen og behandler den senere på dagen. Vet jeg at jeg må gjøre den senere flagger jeg den for oppfølging i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.
Jeg har min oppgaveliste i Outlook når jeg jobber på PC og To-Do når jeg er på mobilen. Der skriver jeg inn oppgaver og der følger jeg opp epostoppgaver i en oppgaveliste. Det gjør det enklest for meg å prioritere i hverdagen.

Tilsvarende, når jeg får en henvendelse i Teams lagrer jeg den i min oppfølgingsliste i Teams om det er noe jeg kommer til å behandle i dag. Er det senere overfører jeg oppfølgingsoppgaven til min oppgaveliste i Outlook/To-do med en bestemt oppfølgingsdato.

Les også Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

Gjør dine egne oppgaver synlige

Mange kommer på jobben med gode forsetter om alt de skal gjøre, og går hjem med en følelse av at man stort sett har arbeidet med oppgaver for andre. Dine egne oppgaver kom du aldri til. Den viktigste vaksinen for å stå imot presset fra andre er å gjøre dine oppgaver like synlige som de som kommer inn på epost og i Teams. Først når dine egne oppgaver er skrevet ned i den samme listen som oppgaver fra andre kan du finne en bedre balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for deg selv.

Hvordan vet du at du arbeider med de viktigste oppgavene?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen Coveys Seven Habits of Highly Effective People. Arbeid med dette konseptet var en viktig del av min lederutvikling i Microsoft og har fulgt meg siden. Han sa

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

For noe av det vanskeligste er å si nei. Både til oppgaver andre ber deg om å gjøre, og til deg selv når du får lyst til å gjøre en oppgave som kanskje ikke er viktig, men som du har lyst til å gjøre.

Jeg har skrevet mer om dette temaet i Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Vil du lære mer om hvordan du kan prioritere bedre i praksis, og få en bedre balanse mellom det du gjør for deg selv og det du gjør for andre, samtidig som du får stålkontroll på innboks frister og oppgaver? Få med deg dine kolleger på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-do.

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Tiden er over der noen kunne sitte på sitt (hjemme)kontor å arbeide med sitt. Verden er blitt for kompleks til det og vi er alle avhengige av å samarbeide med andre for å oppnå virksomhetens resultater.

Fortsatt hjemmekontor for mange, og gradvis utvikling til en blanding av hjemmekontor og arbeid på kontoret fører med seg to utfordringer.

1. Ledere, prosjektledere og koordinatorer må finne nye måter å få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre.

2. Hver enkelt må legge sin egen plan og prioritere for å levere på andres forventning og samtidig nå egne mål.

Vi har ikke lenger den samme muligheten til å stikke hodet inn til noen på kontoret og be om status eller oppdateringer, og ringe rundt er altfor tidkrevende. Epost går for sakte og hvem ønsker egentlig å mase på andre hele tiden?

Det digitale nervesystemet

Bill Gates lanserte i 1999 begrepet "Det digitale nervesystemet". Vi vet at vårt nervesystem reagerer raskt, samler inntrykk fra alle sanser og gjør at vi kan automatisere mange av våre handlinger og frigjøre hjernen til de mer kompliserte tankeoperasjonene. Det er det vi trenger også i vår virksomhet. I dag, mer enn 20 år senere har vi i stor grad realisert det digitale nervesystemet gjennom teknologi for å binde alle i virksomheten sammen i ett felles system for samarbeid. For mange er dette i praksis Microsoft 365 og Teams.

Informasjonsmengde og kompleksitet er i dag så stor at vi ikke kan basere oss på å huske alt og tankeoverføring er fortsatt ikke mulig (tror jeg). Det betyr at vi må delegere alt vi kan til det digitale nervesystemet og frigjøre hodet til beslutninger og kreativt arbeid.

Få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre

Har dere tatt i bruk Teams har dere også Planner. Det er et kanskje det enkleste systemet for planlegging, koordinering og oppgavefordeling du kan ta i bruk i dag. Det er særlig attraktivt fordi det er helintegrert i Teams. Det vil kunne bidra til å løse punkt 1 over og gir god oversikt og status på oppgaver fordelt til andre.

For en oversikt over de viktigste mulighetene, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Oppgaver du tildeler andre vil føre til et varsel i Teams. Alle kan også enkelt få en oversikt over oppgaver tildelt fra ulike prosjekter man deltar i.  For egne oppgaver er det best å bruke Microsoft To-Do på PC og mobil. Der vil du se både egne oppgaver og oppgaver fra Planner.

Legg din egen plan og prioriter!

Når du sitter der alene er det lett å bli opphengt i både det ene og det andre. Og på kontoret blir man gjerne avbrutt hele tiden. For å kunne levere på egne mål, og samtidig bistå andre når det er forventet trenger du å lage en egen plan for dagen og prioritere deretter. Mange synes det er krevende å lage sin egen plan og prioritere det som er viktigst, men det er helt nødvendig for å ta kontroll over egen hverdag. Ref. punkt 2 over. Du kan kanskje få noen tips her? Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Interessert i å lære mer om planlegging og prioritering med Planner og To-Do?

Sjekk bedriftsintern workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller nettkurset du kan ta på egenhånd.

Er du eller dere spesielt interessert i å ta kontroll over egen hverdag der oppgavene gjerne kommer via epost, i møter og prosjekter vil workshopen Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag være et godt valg

Smart arbeid og samarbeid i en post-koronatid

Som følge av Korona kommer mange til å fortsette å ha en ny arbeidshverdag der man i større grad enn før har en blanding av å jobbe på kontoret, hjemme og andre steder. Dette realiserte vi i Microsoft for 25 år siden som “The New World of Work” mens jeg var ansatt der, og det ser nå mange flere mulighetene i.

Den utfordringen mange har opplevd med å arbeide hjemme er at det kan bli vanskeligere å sette grenser mellom arbeid og fritid. Det setter større krav til selvledelse, men også til planlegging og til ledere. Skal man kunne ha fleksibilitet i å kunne styre egen arbeidshverdag må også rammene for dette være til stede. I Microsoft ville det være meningsløst å binde rammer opp til hvor mange timer man skulle være på kontoret, og det blir det nå for mange andre også. En mer fleksibel arbeidsform krever at man i større grad jobber mot mål og resultater enn at man blir målt på hvor mange timer man jobber. Det blir den nye rammen. Det som er viktig er at det må være selvvalgt. En undersøkelse gjort nylig av Gallup viser at de som selv kan velge hvor de arbeider har større jobbengasjement enn de som må jobbe hjemme, eller må jobbe på kontoret.

Les også: Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Det å håndtere en stadig mer fleksibel digital arbeidshverdag er ikke alltid enkelt. Teknologien gir oss mange muligheter, men som Microsoft president for virksomhet utenfor USA, Jean Philippe Courtois sier det:

«The New World of Work is all about People»

Forutsigbare rammer skaper godt grunnlag for fleksibilitet.

Når alt er fleksibelt blir også alt uforutsigbart. Som leder i Microsoft var jeg vant med at alle arbeidet der det var mest hensiktsmessig. Når noen skulle forberede en presentasjon satt de gjerne hjemme for å få færre avbrytelser og for å konsentrere seg bedre. Dager jeg hadde mange nettmøter satt jeg også gjerne hjemme fordi det var unødvendig å beslaglegge et møterom en hel dag på kontoret bare for meg selv. Møterom er det som kjent alltid for lite av.

For å skape forutsigbarhet holdt vi teammøter, prosjektmøter, salgsmøter mm. på mandager slik at man kunne planlegge for det og ha frihet til å legge sin egen plan for resten av uken. Større møter og samlingen ble lagt i kalenderen 3-6 måneder før. Ved å skape forutsigbarhet i bunden tid skapte det muligheter for alle til å planlegge rundt møter og arrangementer.

Hvordan ta vare på seg selv i en post-koronatid

Et annen måte definere rammene for arbeid i en slik form er i hvilken grad man har en god balanse mellom tid og energi brukt på jobb og resten av dagen. Siden antall timer ikke lenger kan brukes som mål trenger vi noe annet. I Microsofts årlige medarbeiderundersøkelse er ett viktig utsagn:

"Jeg blir gjort oppmerksom på viktige leveranser tidsnok til at jeg kan inkludere jobb/fritid-balanse i min plan."

Dette blir ledere målt på og det stiller krav til at de må planlegge. De kan ikke bare si "denne rapporten må jeg ha i morgen" Da ødelegger de din dagsplan. Man må få en rimelig tid til å prioritere forespørsler inn i egen plan.

Trår du vannet, eller går du på crawl-kurs for å få opp farta?

Men det stiller også krav til at de ansatte også planlegger og er i stand til å arbeide selvstendig. Når plutselig mange måtte jobbe hjemme og møtene ble omgjort til Teams-møter ble mange kastet ut på dypt vann. De lærte fort å ta enkle svømmetak, men ikke å crawle som er mye mer effektivt for fremdriften.

I henhold til undersøkelse fra Company Pulse har 44 % ikke har en tilrettelagt arbeidsplass i hjemmet, utilstrekkelige teknologiløsninger og manglende kompetanse, eller de er ikke tilstrekkelig disiplinert.

Arbeidsmiljøloven sier at det skal gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstakeren er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer i arbeidssituasjonen, og  som følge av innføring av ny teknologi.

I en post-koronatid der både arbeidsgivere og arbeidstakere blir enige om at det er en god ide å fortsette med en del av arbeidet hjemme kan alle vinne mye på ta et kurs i crawl, og ikke fortsette med å bare trå vannet :-)

VI snakker ikke om dager med opplæring, men om timer. Det er ikke så mye som skal til, men det er viktig å skape en felles forståelse for, og individuelle ferdigheter i, hvordan vi nå skal arbeide og samarbeide i den stadig mer fleksible digitale arbeidshverdagen.

Sjekk ut Smart endrings workshops og programmer for en post-koronatid på www.smartendring.no For dere som bruker Teams vil et bra startpunkt kunne være 2 x 1 times workshop i Bruk Teams smartere og Smartere nettmøter med Teams

I tillegg anbefaler jeg å vurdere en 2-3 timers bedriftsintern workshop for ledere i Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Jeg ønsker dere alle en god sommer og en fremgangsrik post-koronahøst.

Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Da jeg jobbet med HR i Microsoft fikk vi stadig tilbakemeldinger om at ansatte satte stor pris på fleksibiliteten vi hadde med å kunne arbeide hjemme av og til. Noen sa at det var da de fikk ting gjort ettersom det er så mye som skjer på kontoret og man blir stadig avbrutt av kolleger. Det var ikke snakk om hjemmekontor, men frihet til å kunne velge arbeidssted der det passet for å få jobben gjort.

Mange har i dag denne muligheten fordi dokumenter og annen arbeidsmateriale er digitalt og tilgjengelig fra hvor som helst. Kommunikasjon og samarbeidsmuligheter er også gode gjennom nettmøter og samarbeidsverktøy.

Veldig få vil velge å bare jobbe hjemme

Det er fleksibiliteten til å velge selv som er den store verdien her, ikke det å kunne jobbe hjemme i seg selv. Faktisk vil få velge å jobbe bare hjemme, men gjøre det av og til når det er hensiktsmessig.

Hva om man må jobbe hjemme? Det blir noe annet. De færreste har et "kontor" å gå til hjemme. Det blir gjerne til at man jobber ved kjøkkenbordet. Rundt deg er det mange distraksjoner og dersom du har barn som er hjemme, eller kommer hjem tidlig fra skolen er det ikke lett å få arbeidsro. Så hva bør du gjøre dersom du er i en situasjon der du må arbeide hjemme.

1 - Ikke se på det som et teknisk utfordring med mindre det faktisk er det.

Det er lett å si "ikke noe problem" jeg kan jobbe hvor som helst fordi jeg har alt tilgjengelig. Hvorfor skal jeg gå på kontoret egentlig? Men når du sitter der hjemme alene, det er stille i huset og du setter deg ned for å jobbe er det ikke alltid så enkelt. Må bare lage meg en kaffe først, jeg tror jeg tar meg et knekkebrød, jeg kan jo like godt sette i gang en vaskemaskin og diverse andre distraksjoner. Det krever en mental omstilling å være effektiv når man jobber hjemme. Mange finner det ensomt, savner kaffepraten om morgenen med kolleger og felleslunsjen.

2 - Lag deg nye rutiner

Planlegg dagen i større grad enn du hadde vært på kontoret. På kontoret organiserer vi ofte dagen rundt møter. Mellom møtene arbeider vi med våre arbeidsoppgaver. VI er i jobbmodus og dert fungerer greit. Hjemme er det etter min erfaring ikke nok. Kanskje du må planlegge dagen mer som en skoledag med "timer" på 50 minutter og deretter 10 minutters pause? I storefri har du lunsjen din. Bruk tidtaker på telefonen så jobber du til det "ringer ut". Har du ikke sjekket Pomodoro-teknikken før anbefaler jeg å gjøre det.

3 - Sosialiser på nye måter

Mange som må jobbe hjemme blir rastløse og savner småprat og samarbeid på kontoret. Det finnes likevel muligheter for å bøte noe på dette.

• Jeg vet om mange som allerede åpner en Skype-chat om morgenen med kollegene der man kan stille spørsmål til gruppen og dele informasjon gjennom dagen. Denne vil være enda mer verdifull nå og kan gjøre at man beholder kontakten med kollegene.

• Har dere Teams, Slack eller lignende kan det være en mulighet å opprette en "sosial" kanal. Denne kan man sjekke i "friminuttet" og kan bidra til å opprettholde kontakt.

• Ta en virtuell kaffepause, enten planlagt, eller der og da. Har dere en chat/kanal dere kommuniserer i er det jo bare foreslå. De som har anledning bruker et Skype-, Teams eller lignende møte, henter en kaffe, slår på video og tar en kaffeprat.

• Sjekk inn med kollegene. Om dere ikke har det allerede, avtal korte, faste innsjekkingsmøter på nett, også kalt standup-møter der dere kan gjøre raske avklaringer. Det kan redusere misforståelser og korte inn beslutningstider. Daglig, eller annenhver dag er vanlig, gjerne om morgenen før 9. De fleste forsøker å holde disse møtene til 15-20 minutter.

4. Ja noen tekniske tips kan jo være greit også

• Siden du sannsynligvis vil delta i flere møter på nett enn vanlig, bruk et godt headset, AirPods, eller lignende når du deltar. Det gir en mye bedre lydopplevelse både for deg og for de som skal høre dine innspill enn å bruke PC-høyttaler og innebygget mikrofon.

• Om du ikke har det, få med en ekstra skjerm fra jobben. Det gjør at du kan arbeide mer effektivt. Det er også veldig bra å ha når du har nettmøter. Da kan du delta i møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til notater og arbeidsmateriale.

Tips til vellykkede nettmøter

1. Trykk Windows+P på tastaturet og velg Utvid. Da har du to skrivebord og kan flytte vinduer som du vil mellom disse.

2. Koble alltid til headset, eksterne lyd og videoenheter til PC'n før du starter nettmøtet. Da vil disse vanligvis bli brukt som standard enheter i møtet

3. Deltar du i Microsoft Teams møter, ved å gjøre bakgrunnen uskarp så viser du ikke de andre deltakerne hele hjemmet ditt.

Se også Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Seks av ti ledere sier de har stadig flere medarbeidere på andre steder enn de er selv. Samtidig er også teamet gjerne spredt på forskjellige steder. Samtidig opplever de at de i stadig større grad er avhengige av samarbeid med andre for å oppnå sine og avdelingens mål.

Det tar lenger tid å komme frem til beslutninger enn før

I følge undersøkelsen CEB Leadership Survey gjennomført av Corporate Executive Board fører dette til at det er vanskeligere og mer tidkrevende å komme frem til beslutninger.

"Because of this added complexity in the work environment, decision-making and action have slowed; 50% of leaders need approval from more individuals to make decisions, and 52% spend more time reaching decisions."

Epost fører til misforståelser og forsinkelser

Når beslutninger krever involvering fra mange oppstår det lett misforståelser. Særlig når mye av kommunikasjonen foregår på kryss og tvers med epost der noen er med bare på deler av "epostdiskusjonen". Der er også vanskelig å vite hvordan beslutningen ble tatt og å dokumentere hvem som har vært involvert i beslutningsprosessen.

I tillegg er omløpstiden fra du sender en epost til du kan forvente å få svar lett 24 timer. Det gjør at en beslutningsprosess med flere involverte lett trekker ut i dager, enda vi kunne ha kommet oss videre mye fortere om vi hadde kommunisert på andre måter.

Flere møter er ikke populært

"Kan vi ikke bare møtes" sier noen. Men det er ikke lett når alles kalendere er fulle og vi ikke er på samme sted til samme tid. De fleste synes også det er nok fra før og vil egentlig ha færre møter.

Raskere kommunikasjon og bedre involvering med Teams

Heldigvis har vi tilgjengelig digitale verktøy som er mye bedre egnet enn epost til å involvere, kommunisere og samarbeide. Det verktøyet som mange har tatt i bruk på jobben det siste året er Microsoft Teams. Det er ikke det eneste verktøyet av sitt slag, men det som flest tar i bruk fordi de allerede har det tilgjengelig som del av sitt Microsoft Office 365 abonnement. Men det er ikke den eneste grunnen til at mange virksomheter tar i bruk Teams i dag. Les mer om det i 5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Innføring av Teams er ikke risikofritt.

Det kan se besnærende enkelt ut å ta i bruk Teams, men mange opplever at de fort møter veggen. Vil du vite de vanligste årsakene til at det går galt er? Da kan du lese om det i 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Informasjon fra ledelsen og økt ansatt-engasjement i store virksomheter med Yammer

Ofte filtreres informasjon og beslutninger fra toppen gjennom flere lag med ledere før det når ansatte. Det er opp til hver leder vurdere ha, og på hvilken måte informasjon videreformidles. Det blir ofte enveiskommunikasjon og ansatte har liten mulighet til å bli hørt. Det oppstår lett misforståelser og misnøye basert på dette.

Ved å bruke en Yammergruppe der alle i virksomheten, eller alle interessenter innen et virksomhetsområde er medlemmer når forretningseiere ut til alle relevante mottakere uten at det filtreres gjennom avdelingsledere og slik at alle kan respondere, stille avklarende spørsmål og komme med konstruktive innspill basert på sin erfaring og kompetanse.

På den måten sikrer vi oss at alle har den samme forståelsene og innsikten i planer og beslutninger. Vi unngår misnøye basert på misforståelser. Alle føler seg informert, inkludert og hørt.

Trenger vi Yammer når vi har Teams?

For små og mellomstore virksomheter, muligens ikke, men for store virksomheter kan det absolutt være noe å vurdere.

Mange har allerede Yammer siden de har Office 365. Denne tjenesten blir etter min mening stemoderlig behandlet i mange organisasjoner. Mest fordi man ikke forstår hvordan man skal ta det i bruk og få nytteverdi av Yammer. Det forstår jeg godt. På mange måter er det mer komplisert å ta i bruk Yammer. Den viktigste årsaken til at mange finner det lett å komme i gang med Teams, men ikke Yammer er at Teams er laget for arbeidsgrupper, prosjekter og for å samarbeide om daglige oppgaver.

Se også: Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Arbeidsgrupper, avdelinger og prosjekter kan selv sette opp et Team uten at det påvirker arbeidet i andre deler av organisasjonen. Yammer derimot krever en plan for bruk i hele virksomheten. Ofte ses Yammer gjerne i samarbeid  med Intranett og bruken drives av kommunikasjonsavdelingen i større virksomheter. 

Den gode nyheten er at Teams og Yammer komplementerer hverandre. Vi bruker Teams for daglig arbeid i en arbeidsgruppe, og Yammer for å lufte våre ideer, og for å engasjere andre i virksomheten. Yammer kan integrert i Teams slik at vi kan gjøre vårt daglige arbeid der og få tilbakemeldinger fra andre gjennom Yammer i Teams.

PS: Om dere bruker, eller vurderer Workplace fra Facebook er problemstillingene den samme som for Yammer.