Stadig flere får beskjed om at Teams er deres nye fellesområde og at de må flytte fra H: til OneDrive

Da jeg jobbet i Microsoft på Lysaker hadde jeg en kollega som kjørte motorsykkel fra Drammen hver morgen til jobb. En dag da hun kom frem manglet PC-bagen. Etter en del leting langs veien fant hun den igjen, med knust PC. Der var det ingenting som kunne reddes. Heldigvis hadde hun sine dokumenter på OneDrive. Hun fikk tak i en låne-PC og gikk rett i kundemøte der hun holdt presentasjonen hun hadde forberedt hjemme.

PC etter å ha blitt overkjørt av lastebil på Lysaker

Det finnes fremdeles mange som lagrer sine dokumenter på skrivebordet, på H: og andre bokstaver, også etter at virksomheten har tatt i bruk Microsoft 365.

Å ta i bruk lagring i skyen har fordeler både for hver enkelt av oss og for virksomheten. For meg er den viktigste grunnen til å ta i bruk min OneDrive på jobben at alle endringer lagres automatisk, jeg mister ingenting om PCen skulle kræsje og jeg har alltid med meg alle mine dokumenter i lomma på mobilen. Når alle har tatt i bruk OneDrive kan virksomheten avvikle gamle filservere som er dyre i drift.

Jeg har hørt at Teams-dokumenter blir lagret i SharePoint. Men hva er forskjellen på denne SharePointen og den vi kaller SharePoint?

Det er riktig av alle Teams-dokumenter lagres i SharePoint. Det ligger dine OneDrive dokumenter også. SharePoint er en lagringsteknologi, men brukes også av mange for å referere felles dokumentområder.

Når du lagrer i OneDrive er det navnet på ditt personlige SharePoint-område, og hvert Team har sitt eget SharePoint lagringsområde. Forskjellene ligge i hvem som styrer rettighetene. Du styrer rettigheter til din OneDrive, Teameier styrer rettigheter for et Team ved å invitere og fjerne medlemmer i Teamet, og IT-avdelingen styrer vanligvis tilgang til SharePoint fellesområder. Fremdeles forvirret? Kanskje figuren under kan hjelpe på forståelsen av hva vi lagrer hvor.

Fordelen med at alle dokumentene er lagret på samme type teknologi er at vi kan behandle, flytte, og kopiere dem mellom områdene på samme måte.

Vil du forbedre din forståelse for og oppdage nye muligheter på tvers av alle dokumentområder kan du sjekke ut den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive

Spill inn en PowerPoint-presentasjon på 1-2-3 fra din PC

Skal du gjennomføre opplæring, dele viktig informasjon, eller lage en orientering til nyansatte? Spill inn PowerPoint-presentasjonen din på 1-2-3 uten ekstra programvare. Da kan andre høre hva du har å si, og se deg på skjermen sammen med din presentasjon.

1 - Forbered opptak

Du har kanskje allerede fått et tips når du åpnet PowerPoint slik jeg gjorde?

Om ikke, se etter Spill inn i menyen og prøv selv. Du trenger ikke noe ekstra utstyr. Bare bruk PC’ens Web-kamera og mikrofon.

På forhånd kan du gjerne skrive ned hva du vil si på hvert lysbilde i notatfeltet. Når du starter innspillingen vil teksten bli vist øverst, så du kan lese teksten samtidig som det ser ut som du ser inn i kameraet. Jeg anbefaler å lage en kopi av presentasjonen din før du starter fordi Video og lyd blir lagret i PowerPoint-filen du bruker.

2 - Slik gjør du opptaket

Velg Record-knappen, eller velg Spill inn-menyen. Når du starter opptaket kan du velge mellom tre forskjellige visninger som vist på bildet. Dersom du ikke er fornøyd med presentasjonen av ett av lysbildene kan du gjøre opptak på nytt bare for dette. Du trenger ikke å begynne fra start igjen.

Du kan bruke "laserpeker" eller tegne på lysbildet for å fremheve noe, og selvfølgelig også bruke animasjoner.

3 - Produser og del opptak

Når du er ferdig eksporterer du resultatet til en MP4-fil som kan deles, og spilles av på alle enheter.

Her kan du se hvordan resultatet kan bli.

Bruk mye mindre tid på å lage gode presentasjoner

En undersøkelse fra GFK Research viser at 40% av tiden vi bruker på å lage presentasjoner går til formattering og finpussing av lysbildene. Ved å bruke maler riktig og de innebygde justeringsfunksjonene kan vi redusere tiden dramatisk.

Vil du lage effektive PowerPoint-presentasjoner og bruke mindre tid på finpuss og formattering? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner

Presenterer du PowerPoint i Teammøter?

Se også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

Ta i bruk skjulte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams

De aller fleste finner det mye enklere å arbeide med dokumenter i Teams fremfor SharePoint. Men av og til kan utvidede muligheter gjøre det enda enklere og bedre å arbeide med dokumenter i Teams.

Hva om jeg ikke vil opprette et nytt blankt dokument, men fra en Word- eller PowerPoint mal? Eller flytte en hel mappe fra ett Team til et annet? Eller samarbeide om dokumenter med noen som ikke er medlem i Teamet?

Åpne Teams-Filer i SharePoint for avansert dokumentbehandling

Alle trenger ikke å kunne avanserte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams. Det kan være nok at ett Teams-medlem har denne kompetansen, eller man kan få hjelp av noen til å gjøre endringer i oppsettet for å få nye muligheter til å arbeide med dokumenter i Teams.

Legge til dokumentmaler og redigere Ny-menyen

Her skal jeg vise deg hvordan du kan legge til, eller erstatte dokument-typer i Ny-menyen du bruker for å opprette nye dokumenter i en kanal. Først må du gå til Filer i en Teams-kanal.

Å bruke avanserte maler med makroer og automatisk innsetting av data er ikke målet for det jeg skal vise deg nå. Det de fleste har behov for er imidlertid vanligvis ikke dette, men å kunne lage en presentasjon basert på virksomhetens standardmal. Det kan også være et brev- elle rapportoppsett man stadig har behov for å bruke. Da trenger du ikke en mal, men et standardoppsett for dokumentet.

Dersom du vil prøve dette nå, finn frem en presentasjon eller et standard-dokument du vil bruke i et Team. I en av kanalene bytter du til Filer, og velger Åpne i SharePoint. Velg Ny fra menyen og deretter Legg til mal. Nå kan du finne ett eller flere standarddokumenter du vil kunne opprette fra Ny-menyen. Disse legges nå til de valgene som allerede er der.

Gå tilbake til Teams og prøv Ny i filer igjen. Der vil du nå kunne velge dine standard-dokumenter. Du blir bedt om å gi dokumentet et navn som vanlig og så kan du lage din presentasjon eller dokument. Dette vil nå være tilgjengelig fra alle kanaler i dette Teamet. Dersom du vil ha denne muligheten også i andre Team må du gjenta denne prosessen der.

Hva mer kan jeg gjøre om jeg åpner Filer i SharePoint?

Her er hva jeg har funnet ut så langt:

• Legg til standarddokument som mal i Ny-menyen (som over)

• Flytte mapper fra ett Teams/kanal til en annen

• Legge inn lenker til Filer fra andre lagringssteder

• Dele mapper i Teams med noen som ikke er medlem av Teamet,

• Legge til flere kolonner i Fil-oversikten, både standard og egne

• Aktivere dokumentkontrollfunksjoner med godkjenning av endringer og revisjoner

Dersom de vil lære mer om disse kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive.

Har du flere tips? Send dem gjerne til meg på bjorn@smartendring.no eller kommenter her i bloggen.

Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Har du fått en ny knapp i PowerPoint nylig? Det er ikke sikkert du har lagt merke til den, men den knappen gir deg en helt ny, og bedre måte å presentere lysbilder i Teams-møtet. Du kjenner kanskje igjen situasjonen; Du henter opp en PowerPoint på skjermen. Så deler du skjerm, og starter presentasjonen. Nå ser du bare din eget lysbilde. Du ser ikke deltakerne i møtet, og når du presenterer lurer du av og til på hva neste lysbilde er, og kanskje savner du presentasjonsnotatene dine. Du merker du har for dårlig tid til å vise alle lysbildene og blar fort over 2-3 bilder. Nå lurer møtedeltakerne hva de gikk glipp av.

Slutt å dele skjerm når du skal presentere

Neste gang du skal vise PowerPoint og har fått den opp på skjermen, ikke del skjerm! Trykk på Presenter i Teams-knappen. Presentasjonen din lastes opp til Teamsmøtet og vises i presentasjonsmodus for deltakerne. Selv ser du presentasjonsvisningen med hvilket lysbilde du viser, og de neste lysbildene. Får du dårlig tid hopper du bare over noen lysbilder uten at møtedeltakerne merker det. Du ser også dine presentasjonsnotater, og noe av det beste, du ser møtedeltakerne også. Det er ikke lenge som å snakke til veggen, men har kontakt med deltakerne i møtet.

Oppdater PowerPoint på din PC

Ser du ikke Presenter i Teams-knappen? Da kan det hende du ikke har siste versjon av Office installert. Du kan ofte selv sjekke om det finnes oppdateringer. Velg Fil -> Konto og trykk på knappen Oppdateringsalternativer. Velg Oppdater nå. Sjekk om du har fått muligheten i PowerPoint nå. Ikke alle IT-avdelinger lar deg gjøre dette, og da må du bare vente, men en dag vil den nye knappen være der.

Flere måter å bruke PowerPoint live

Måten å presentere på er ikke ny. Den kaller PowerPoint live og har vært der lenge. Men mange har ikke oppdaget den. Dersom du ikke har Presenter i Teams-knappen i PowerPoint kan du likevel oppnå det samme resultatet ved å velge denne presentasjonsmuligheten i Teams-møtet.

Les mer om dette og enda flere muligheter dette gir deg i Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Lær å organisere og presentere i Teams-møter

Vil de opptre som en proff i Teams-møtene, ha stålkontroll på deltakerne og sikre godt engasjement med ulike verktøy kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Er det bare deg kan du sjekke ut nettkurset på https://nettkurs.smartendring.no som du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Ikke klar til å gi slipp på DropBox for fildeling ennå?

Er dokumentene deres på reise i jungelen av fildelingstjenester?

Har dere oversikt og kontroll med hvilke dokumenter, bilder og annet som er delt med hvem utenfor virksomheten?

Gjennom år har mange vært vant til å finne løsninger på praktiske samarbeidsutfordringer når ikke virksomhetens IT-plattform har tilbudt de nødvendige mulighetene. En av disse utfordringene har vært å utveksle store filer med eksterne samarbeidspartnere. Det kan være markedsavdelingen som trenger å utveksle reklamemateriell, eiendomsselskapet som må utveksle tegninger med arkitekten, og videofiler for ulike formål. Felles for disse er at de normalt ikke kan sendes på epost.

Bruker dere DropBox eller andre eksterne fildelingstjener når dere også har Teams?

Da bruker hver medarbeider ofte sin private Google drive, eller DropBox-konto til dette og det oppstår "skygge-IT" der virksomheten ikke har kontroll på sikkerhet, og viktig informasjon lagres utenfor den godkjente IT-plattformen. Men mange virksomheter oppretter også godkjente IT-løsninger for å løse dette.

Ikke alle er klar over at de allerede har slike delingsmuligheter bygget inn i sin Microsoft 365 plattform fordi ingen har fortalt dem det. Gjennom de siste 10 år har du kunnet dele filer trygt med eksterne fra din OneDrive, eller fra SharePoint. Det er forståelig at mange som har en annen løsning som fungerer ikke har ønsket å endre på dette. "If it's not broken, don't fix it" sier noen :-)

Du kan dele mapper og filer med eksterne i Teams

I dag har mange virksomheter tatt i bruk Teams for samarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. Teams integrerer kommunikasjon, dokumentbehandling og planer i kanaler som gjør at alt relatert til for eks. et prosjekt ligger samlet. Hva gjør du nå om du ønsker å dele en stor fil med en ekstern samarbeidspartner? Du kan dele en enkeltfil eller mappe med eksterne uten at de får tilgang til Teamet.

Slik deler du mapper og filer med eksterne i Teams

Når du deler en mappe, eller en fil med eksterne bør du bruke en delingsrettighet som sikrer at ingen andre enn den du deler med har tilgang til området. Den du inviterer til å dele dokumentene får en epost der de kan gå til dokumentene ved å klikke på en lenke. Men om de videresender denne eposten vil ikke andre kunne bruke den samme lenken. Det sikrer du ved å bruke "Bestemte personer". Dersom mottakeren har Microsoft 365, eller en Microsoft-konto (Outlook.com, Hotmail mm.) vil de kunne autentisere seg med denne. Har de Gmail eller lignende vil de kunne autentisere seg med en engangskode.

Del mapper og filer i DropBox med eksterne i Teams

Dersom IT-ansvarlig har slått på muligheten til å legge til ekstern skylagring kan du integrere både DropBox, Google drive og andre lagringssteder i Teams. Om du er administrator, eller du vil informere deres Teams-administrator om denne muligheten finnes den i Teams administrasjonssenter under Teams-innstillinger (se illustrasjon).

Dersom DropBox er dagens delingsløsning, bruk denne sammen med Teams!

Dersom det allerede er etablert et slikt delingsområde som er i bruk, kan det være en god løsning å integrere dette i Teams. Da får dere fordelen av å arbeide i Teams, og kan behandle dokumenter, bilder og video i Teams. Du kan enkelt flytte, eller kopiere disse til en DropBox-mappe delt med en samarbeidspartner. Merk at delingsrettigheter i dette tilfelle må administreres i DropBox i motsetning til direkte deling fra Teams der rettigheter tildeles gjennom Microsoft-plattformen.

Lykke til med deling, enten du fortsetter med å dele på eksterne tjenester, eller du deler filer direkte fra Teams.

PS: Dersom du deler Teams-dokumenter med andre, informer de andre Team-medlemmene slik at de vet hvem som kan se felles Teams-dokumenter.

Hva er presentasjonsprogrammet Sway og burde du ta det i bruk?

Tør du å bevege deg inn i det ukjente? Mange synes det holder med Word, PowerPoint og Excel. Men det finnes flere muligheter i Office-familien og kanskje er tiden inne til å utforske nye måter å arbeide- og presentere på? Det er kanskje ikke så skummelt som du tror.

Microsoft kommer av og til med nye og innovative programmer som ikke blir markedsført og som noen etter hvert oppdager og tar i bruk. Ett av disse er notatprogrammet OneNote som ble tilgjengelig som del av Office i 2003. Jeg var en tidlig bruker, men i mange år så de fleste ut som et spørsmålstegn når jeg nevnte OneNote for dem. Nå er det kjent for mange flere, blant annet fordi det er tatt i bruk i mange skoler.

Et annet program i Office porteføljen veldig få kjenner til er presentasjonsprogrammet Sway. Dette ble tilgjengelig i 2015 og er et web-program som gjør det mulig å kombinere bilder, tekst og video til presentasjoner du kan gå igjennom på nettet på egenhånd, i motsetning til PowerPoint som vanligvis blir brukt når en person skal presentere noe til andre.

Her får du et eksempel på hvordan du kan bruke Sway der jeg har laget en presentasjon du kan gjennomgå på egenhånd med de mest brukte modulene i Microsoft 365. Jeg har opprettet en delingskobling direkte fra Sway som kan publiseres på en web-side, eller deles på en epost. Da ser det slik ut. Trykk på knappen GÅ TIL DENNE SWAYEN for å se hvordan du kan oppleve en Sway-presentasjon.

For å komme i gang med Sway, gå til http://sway.office.com/. Dersom du ikke har Microsoft 365 kan du likevel bruke Sway gratis koblet til en privat og gratis Microsoft konto.

Du kan tilpasse din presentasjon til ulike stiler og fargepaletter, velg om man skal bla vertikalt eller horisontalt og ulike dynamiske visningsformer. På Sway-området vil du finne flere eksempler du kan bruke som inspirasjon for å komme i gang.

Jeg bruker Sway til all min kursdokumentasjon. Så når jeg holder en workshop bruker jeg PowerPoint, men istedenfor å eksportere denne til en PDF og dele den med deltakerne deler jeg en lenke til Sway. Fordelen med det er at jeg kan oppdatere denne når som helst. Særlig Teams er i stor forandring hele tiden, så en PDF ville bli utdatert på kort tid, men ved å oppdatere Sway vil kursdokumentasjonen alltid kunne være oppdatert,

Lykke til med nye presentasjonsformer i Sway.

Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams

Mange som blir introdusert til Teams og til å behandle dokumenter i Filer der er litt skeptiske. Kan hvem som helst redigere "mitt" dokument? Hvem endret denne teksten? Ikke jeg! For noen dokumenter kan en liten endring føre til store negative konsekvenser. La oss si at vi er en gruppe som samarbeider om å innlevere et million-anbud, eller en viktig avtale. Ett ord feil, en null for mye eller for lite et sted kan være en katastrofe.

Opprett Team for et bestemt formål

Er du medlem av et Team har du fulle rettigheter til å redigere alle dokumenter i alle kanaler. Hensikten med Teams er transparens og likeverdig samarbeid mellom alle medlemmer i Teamet.

Du kan ikke ha medlemmer med bare lesetilgang. Når du som eier inviterer noen til å bli medlem av Teamet innebærer det at du stoler på denne personen. Derfor kan det hende at det er bedre å opprette flere små Team for bestemte formål enn å ha ett stort Team der alle i avdelingen er medlemmer. Lag et anbuds-Team, eller et prosjekt-Team der du bare inviterer de som er bidragsytere. Det gir deg også høyere frihet til å invitere deltakere fra andre deler av virksomheten, og en ekstern samarbeidspartner til Teamet.

Ta kontroll over viktige dokumenter

Selv om du stoler på medlemmer av Teamet er det ofte en fordel å ha god kontroll på viktige dokumenter. Dette kan du gjøre på ulike måter.

Versjonslogg dokumenterer alle endringer

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig :-). Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring.

Versjonsloggen er tilgjengelig både når du redigerer dokumentet i Teams og fra Word, PowerPoint og Excel-programmene som vist her.

Spor endringer i Word gjør at du kan godta eller avslå forslag til endringer

For et viktig dokument kan du slå på Spor endringer. Da vi alle tilføyelser, slettinger og endringer bli gjort som forslag og må godkjennes før de blir endelige. Alle med tilgang til dokumentet kan godkjenne, så det er ikke bare "eier" av dokumentet som kan godkjenne, men likevel er det en god sikkerhetsmekanisme gitt at det hindrer utilsiktede endringer. Fremdeles vil alle endringer også ligge i versjonsloggen.

Slik kan du hindre andre i å gjøre endringer

Dersom du virkelig ønsker å hindre andre å gjøre endringer på hele, eller deler av dokumentet har du to mekanismer til rådighet. Den enkleste er å sjekke ut dokumentet. La oss si at du arbeider med et budsjett i Excel. Du blir ikke ferdig i dag og planlegger å gjøre det ferdig i morgen. Men du ønsker ikke at andre skal kunne jobbe med sine deler av budsjettet fordi det ikke er klart for dette ennå. Da kan du sjekke det ut slik at ingen andre kan gjøre endringer i det før du sjekker det inn igjen.

Vi du hindre at andre gjør endringer i deler av dokumentet kan du også passord-beskytte et område i et Word-dokument. Som det fremgår her er det Word som har de mest avanserte mulighetene for beskyttelse og kontroll med endringene, mens for PowerPoint og Excel er det versjonsloggen og utsjekking som gjelder.

Trenger dere en systematisk gjennomgang og opplæring i arbeid med dokumenter kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Der vil dere trene på alt over og mye mer.

Arbeid trygt med Teams-dokumenter når du ikke er på nett. Sjekk ut dokument og opprett dokument fra mal

Vi er vant til at dokumentene våre ligger på et filområde og kommunikasjonen om dem er i eposten. Med Teams er beste praksis å lagre dokumenter relatert til arbeidsprosesser i de samme kanalene der man har kommunikasjonen. På den måte henger kommunikasjon og dokumenter sammen. Da finner vi dokumenter, kommunikasjon, planer og notater om et prosjekt på ett sted. Mange finner det mye mer logisk og oversiktlig.

Se også Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Hvorfor vegrer vi oss for å opprette dokumenter direkte i en kanal?

Mange Teams-brukere vegrer seg for å opprette dokumenter under Filer i kanalen av ulike årsaker. De tre viktigste jeg har hørt om er:

1. Jeg trenger å arbeide med dokumentet mitt også når jeg ikke er på nett

2. Jeg ønsker ikke at andre skal kunne gjøre endringer i dokumentet når jeg jobber med det

3. Jeg er avhengig av å lage et dokument eller en presentasjon fra en mal og det er ikke mulig fra Filer i Teams

Disse innvendingene vil jeg gjerne imøtegå her.

1 - Hvordan du kan velge å arbeide med Teamsdokumenter når du ikke er på nett.

Mange synkroniserer personlige OneDrive dokumenter slik at de er tilgjengelige også når man ikke er på nett. Alle endringer man gjør blir automatisk oppdatert når man er på nett igjen. Fordelen mange ser med dette er også at man kan behandle dokumentene i Windows Explorer, eller Finder på Mac. Dette er vi vant til gjennom mange år og ligger i fingrene våre.

Dette kan du også gjøre med Teams-dokumenter som ligger under Filer i en Teams-kanal. Men her er det du som selv må velge hvilke kanaler du vil synkronisere. Du trenger ikke være redd for å fylle PC'en fordi bare dokumenter du velger vil bli lagret lokalt.

Vær klar over at dokumenter du sletter på PC her også vil bli slettet fra Teams :-)

2 - Hvordan du reserverer dokumentet så bare du kan redigere det.

Noen ganger er det ikke ønskelig at alle kan redigere dokumenter på en gang. La oss si at du vil simulere forskjellige utkommer av budsjettjusteringer i Excel. Da blir det veldig forvirrende om andre redigerer samtidig.

Har du jobbet med SharePoint og dokumentbehandlingssystemer har du kanskje benyttet deg av muligheten til å sjekke ut dokumentet? Så lenge du har dokumentet sjekket ut har bare du redigeringsmuligheter i dokumentet. Når du sjekker det inn igjen frigjør du det igjen slik at andre også kan redigere. Velg dokument og sjekk det ut. Nå har du det for deg selv. Husk å sjekke det inn igjen når du er ferdig med å redigere :-)

Trykk på de tre prikkene utfor dokumentnavnet, velg Mer fra menyen og så Sjekk ut. Sjekk inn på samme måte

En del av dem jeg har jobbet med rundt Teams har opplevd problemer med å redige dokumenter når de ikke har vært på nett, fordi har andre redigert det på nett samtidig. Det kan føre til konflikter når din lokale versjon skal synkroniseres med den som er endret på nett. Sjekker du ut dokumentet før du redigerer det lokalt på din PC unngår du dette problemet.

3 - Hvordan du lagrer et dokument basert på en mal rett til Filer i Teams

Veldig mange har dokumentmaler de er avhengige av. For eksempel en lysbildemal som skal brukes til firmapresentasjoner. Da kan du ikke opprette dokumentet direkte i Filer siden du da bare får et blankt dokument eller presentasjon. Velg isteden å åpne dokument- eller presentasjonsmalen fra der den ligger, så lagrer du den til riktig sted i Teams med Lagre som…

Nå kan du fortsette å redigere og alle endringer blir automatisk lagret fra da av.

Trenger du avansert dokumentbehandling med god versjonshåndtering, "spor endringer" i Word og malhåndtering? Sjekk ut 2-timers workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Denne egner seg godt for alle som arbeider med tilbud, kontrakter og andre juridiske dokumenter der flere redigerer i samme dokument, og for de som vil opprette dokument fra mal under Filer, og ikke bare blanke dokumenter.

Føler du at dere trenger litt mer grunnleggende opplæring i Teams? Da kan dere starte med 3-timers workshopen Smart samarbeid med Teams for de som skal organisere og opprette Teams for arbeidsprosesser og prosjekter. Er dere allerede godt organisert? Da kan 1-times nettworkshop i Bruk Teams smartere være en fin mulighet for alle.

Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det er lett å bli begeistret for Teams når man ser det demonstrert, men når hverdagen kommer er det ikke alltid intuitivt å vite hvordan jeg gjør alle mine daglige oppgaver nå når vi skal arbeide og samarbeide i Teams.

Jeg må innrømme at jeg ble svar skyldig på ett av mine Teams-kurs da en deltaker spurte meg om hvordan jeg sender et dokument jeg arbeider med i Teams på epost til en ekstern kontakt. Den måtte jeg tenke på og jeg hadde ikke et godt svar på det umiddelbart. Hvis ikke jeg har det, hvordan kan vi forvente at ikke-IT interesserte brukere skal vite det?

Hvordan sender jeg et Word-dokument i Teams som et PDF-vedlegg på epost?

Det er flere måter å gjøre dette på, men her er et eksempel som viser hvordan man kan gjøres det og som vil virke for alle.

Jeg jobber sammen med min kollega Tina for å tilby ansatte i organisasjonen en gunstig treningsavtale. Vi har laget en avtale med en personlig trener som vi nå vil sende over til henne. Vi har jobbet med dokumentet i en kanal og står nå i Filer der alle dokumenter relatert til treningsavtaler ligger. Jeg vil sende over en PDF med PT-avtalen på epost. Dette gjør jeg:

1. Åpner avtalen i Word

2. Velger Del. Den bruker vi vanligvis for å dele en lenke med noen, men den har også flere muligheter.

3. Velger "Send en kopi" og velger PDF. Outlook åpner seg med en ny epost der vedlegget er med.

4. Legger til mottakeradresse og epost innhold. Så kan jeg sende den.

Når jeg har gjort dette et par ganger er eposten på vei etter 10 sekunder :-)

Raskt? Ja! Intuitivt? Nei! Dette som mye annet i Teams må læres. VI kan ikke forvente at alle skal sette seg ned å finne dette ut selv.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Hva kan OneNote gjøre for meg?

Fang opp dine gode ideer og samle informasjon.

Hva gjør du når du er midt opp i noe og så får du plutselig en god idé, en refleksjon, eller du kommer over noe nyttig informasjon. Men ingen av delene gjelder det du jobber med nå? Sannsynligheten er stor for at du forsøker å huske det til du trenger dette en annen gang. Senere tenker du "det var noe jeg skulle huske, men hva var det?".

Vi er ikke gode på å ha mange tanker i hodet på en gang, så vi trenger å parkere noe et annet sted til vi trenger det. Bruker du Microsoft OneNote som din "hjerneutvidelse" Kan du raskt skrive ned en idé, noen tanker, lagre en web-side, ta et bilde og til og med spille inn lyd og video. Da har du det der til du trenger det senere. Det er raskt gjort, og så kan du fullføre det du egentlig jobbet med uten å være redd for å glemme noe.

Samle alt du trenger på et sted du finner det igjen

Du trenger ikke være spesielt organisert for å bruke OneNote. Det er ingen ulempe å ha en viss struktur på notatene, men du finner igjen alt på søk. Du kan søke etter møtenotater, nedskrevne ideer, i håndskrevne notater (om du har PC med penn) og til og med innhold i skannede dokumenter og bilder du har tatt med telefonen.

Har du noen gang hatt en workshop der dere har mange flipoversider hengt opp på veggene?

Hva gjør du når dere er ferdige? Tar opp telefonen og fotograferer dem. De blir gjerne liggende på kamerarullen og hvordan finner du igjen disse etter en tid? Nei, skann dem inn direkte til OneNote sammen med møtenotater og annet materiale fra workshopen. På seminar og tar bilde av lysbilder vist på lerretet? Samme sak. Du finner igjen lysbildet i notatene ved å søke på ord i lysbildet. Nyttig, ikke sant?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Alle dine notater, alltid med deg i lomma

Med OneNote på PC, telefon og på iPaden har du alltid muligheter til å notere der du er og alle dine notater har du med deg i lomma. Har du en følelse av at noen tar opp en sak dere har snakket om før? Du gjør et kjapt søk og sier "men dette snakket vi vi jo om 23. september i fjor. Må vi ta opp det igjen nå?" Du kommer garantert til å imponere de andre møtedeltakerne med din elefanthukommelse.

Forbered, gjennomfør og følg opp møter i felles OneNote.

Du kan dele en møtebok med andre, og har dere Teams bruker dere den innebygde delte notatblokken som er innebygget der. Du setter opp en delt møtebok der på sekunder. Du kan arrangere mye bedre møter, helt uten epost. Dere sparer tid, unngår misforståelser og får et felles grunnlag der dere følger opp møtet.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vil du lære mer?

Har du Office har du OneNote. Du kan bruke OneNote som selvstendig program, eller integrert i Teams. Få med deg kollegene og inviter meg til å holde en workshop hos dere. Du kan velge mellom Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med OneNote i Teams. Da lærer dere-, og tester ut alt som er beskrevet over.

5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen

Bruker du ikke din OneDrive for lagring av egne dokumenter på jobben?

Jeg holder mye opplæring i virksomheter som har Office 365 og har tatt i bruk Teams og andre deler av denne verktøykassen. Jeg støter stadig på mange som likevel ikke har tatt skrittet helt ut og fått alle til å kutte ut H: og andre bokstaver som representerer et personlig lagringsområde på serveren. I tillegg er det mange som lagrer en masse bare lokalt på PC'en for å kunne arbeide med dokumenter og notater når man ikke er på nett.

Her er 5 gode grunner til at du alltid bør lagre personlige dokumenter og notater på din OneDrive

1 - Du mister aldri dokumenter, notater og bilder

Jeg har en bekjent som kjører motorsykkel til jobben, med PC-bagen bakpå. En dag hun kom på jobben var PC-bagen borte. Etter en del leting fant hun den, overkjørt av en bil, i grøfta. Dessverre lot ikke data på PC'n seg redde og mange dager med arbeid var tapt.

Ved å lagre alt på OneDrive og synkronisere denne til PC'n mister du aldri et dokument om noe skulle skje og dokumentene kan redigeres også når du ikke er på nett. Når du er på nett igjen synkroniseres alt automatisk til skyen uten at du trenger å tenke på det.

Dette gjør du for å komme i gang: Sjekk om du allerede synkroniserer OneDrive til din PC. Dette gjøres av og til ved standard oppsett av PC. Se etter en blå sky i Fil-utforsker med OneDrive@Organisasjonsnavn. Det er ditt personlige arbeidsområde som bare du ser, tilsvarende ditt filområde på server. Finn ditt hjemmeområde på server og dra alle mapper/dokumenter over til denne. Disse blir nå automatisk kopiert og synkronisert til skyen. Gjør det samme med det du har liggende lokalt på PC. Nå er alle dokumentene dine trygge.

Dersom du ikke ser OneDrive i filutforskeren, åpne nettleseren din og skriv office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker og finn OneDrive-symbolet på skjermen. Velg Synkroniser fra menyen og følg instruksjonene. Når dette er gjort kan du følge instruksjonene over.

2 - Du kan bruke hvilken som helst PC i et krisetilfelle med tilgang til alle dine notater og dokumenter

Når min bekjent kom på jobben kunne hun be om å få bruke en låne-PC. Heldigvis hadde hun lagret kundepresentasjonen på OneDrive så hun kunne gå rett i møte og presentere sitt forslag til kunden. Dette kunne hun gjøre uten å installere noe som helst, bare logge seg på i nettleser.

Dette gjør du for å forsøke dette: Åpne nettleseren din og skriv inn office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker dersom du blir bedt om dette. Åpne OneDrive, finn dokumentet ditt og åpne det. Da vil du kunne arbeide med Office-dokumenter rett i nettleseren uten å ha noe installert.

3 - Alt blir alltid lagret og du kan gå tilbake til tidligere versjoner.

Har du gjort det mange gjør og lagret flere versjoner av et dokument i tilfelle du trenger å gå tilbake til en tidligere versjon? Gjerne med navn som -versjon 1, -versjon 2, -endelig, -endelig endelig :-)

Det trenger du ikke gjøre lenger når dokumentene ligger på OneDrive og SharePoint. Hver gang du gjør en endring i dokumentet lagres en ny versjon automatisk og du kan finne tilbake til den i versjonsloggen.

Prøv dette: Åpne Office-dokumentet fra OneDrive (eller SharePoint/Teams). Klikk på dokumentnavnet og velg Versjonslogg. Her kan du se og åpne alle tidligere versjoner av dokumentet. Hver kan du gjør endringer i dokumentet lagres en ny versjon automatisk.

4 - Du har alltid med deg alle dine dokumenter i lomma

Har du opplevd å møte noen uten at du har med PC og du trenger å sjekke en avtale eller et annet dokument? Ved å lagre alt i skyen kan du bare ta opp telefonen og finne dokumentet du trenger.

Installer OneDrive på telefonen fra Appstore eller Play for å alltid ha med deg dine dokumenter i lomma. Du kan redigere dokumentene ved å laste ned Word, Excel og PowerPoint gratis også.

5 - Du kan dele med kolleger og samarbeidspartnere

Deler du fortsatt dokumenter ved å sende en kopi på epost? Kanskje du sender til flere for gjennomsyn. Så får du det igjen med mange tilføyelser og bruker en halv dag for å få alt inn i ett dokument igjen. Nå kan du heller sende en lenke så kan andre oppdatere direkte i ditt dokument. Veldig arbeidsbesparende og færre misforståelser.

Dette gjør du:

Trenger dere hjelp til å ta i bruk og få nytte av alle deler av Office 365. Sjekk Smart endrings korte bedriftsinterne workshops her, eller meld deg på gratis nettkurs i Office 365 - en oppdagelsesreise.

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Dele fra mobil

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.

På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Oppdatert 26.3 2020 basert på utviklingen av Teams siden innlegget ble skrevet i 2018.

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over to år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppesamtaler, chat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede godt innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Mange vil nå gå over til å ha nettmøtene på Teams. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Inntil nylig var nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Nå er Teams i ferd med å overta rollen Skype for Business har hatt i mange år. Likevel kan det være greit for mange å ha begge muligheter en stund til. Her er de noen av grunnene jeg ser til at mange fortsatt vil bruke Skype for Business, gjerne i parallell med Teams.

For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere.

Når du kaller inn til et Skype for business-møte vil alle i egen organisasjon være presentatører, mens deltakere utenfor organisasjonen blir deltakere. I Teams er standard innstilling at alle er presentatører. Presentatører kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter og møter med eksterne. Du kan endre denne innstillingen når du kaller inn til Teams-møte slik at du velger enten på forhånd, eller under møtet hvem som skal kunne presentere i møtet.

---

Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.

Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

Dette er kanskje den muligheten jeg savner mest i Teams nå ettersom det ville gjøre det mulig å forberede møtet bedre og kunne ta pause i presentasjonen, gjøre noe annet og så fortsette der jeg slapp.

---

I Skype for Business har du en tavle akkurat som whiteboardet i møterommet.

Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mye mer av møteorganisator og deltakerne for å være nyttig. Tavlen i Teams bygger på Microsoft som er veldig bra som app på PC og nettbrett, men per i dag ikke godt støttet i Teams.

I tillegg har mange telefoni-integrasjon fremdeles knyttet til Skype for Business

Er dere avhengig av dette vil man måtte benytte Skype i parallell med Teams. Du kan få telefon-integrasjon til Teams også, men det er ikke så mange som har gjort overgangen ennå.

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte nettmøter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomføre en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Har du plutselig fått ny stil på symbolene i Office-båndet?

Microsoft er i ferd med å fornye Office-programmenes utseende med nye "tegnede" symboler i det kjente båndet under menyen. De tester også ut en ny måte å introdusere nye muligheter, foreløpig i Outlook. Det gjør det mulig å teste ut og venne seg til nye måter å jobbe på gradvis i en prøveperiode. Du kan velge å prøve ut noe for så å gå tilbake igjen. Microsoft samler inn feedback i denne perioden og kan gjøre eventuelle endringer før det nye blir en permanent del av Office-programmet.

Det er ikke sikkert du har det ennå, men om dere har Office 365 eller Office 2016 på PCen vil du få det i løpet av de neste ukene eller månedene.

Se etter "Kommer snart" øverst til høyre i båndet og en bryter der du kan velge å prøve ut nye muligheter. Skyv over bryteren, restart Outlook og trykk på "Kommer snart" for å lese hva som er nytt. Akkurat nå er det et forenklet bånd der du kan ha de mest brukte funksjonene lett tilgjengelig.

Du kan bytte mellom å se det forenklede båndet og det komplette. Dersom du ser funksjoner på det forenklede du ikke bruker kan du høyreklikke på det og fjerne funksjonen. Er det noe du savner kan du høyreklikke på det i det komplette båndet og velge å inkludere det i det forenklede.

Mange har klaget på at de bare bruker noen få av alle mulighetene i Office og blir forvirret av alle de knappene man ikke bruker. Nå kan du velge selv å forenkle slik at du bare ser de knappene du ønsker å bruke.

Nå må du tenke nytt om lagring i Word, Excel og PowerPoint. Ellers får det uplanlagte konsekvenser!

Bruker dere Office 365 og har tatt i bruk OneDrive og/eller SharePoint online må du tenke nytt om lagring av dokumenter. Du har, eller vil snart se at lagreknappen som du sikkert er vant til å trykke på ganske ofte mens du arbeider med et dokument er byttet ut med Lagre automatisk. Dersom dokumentet er lagret på din OneDrive, eller på SharePoint vil denne være på. Ligger dokumentet på skrivebordet, eller et annet sted lokalt på din PC vil den være av.

Dette er veldig bra fordi det lagres kontinuerlig og du risikerer ikke å miste det du arbeider med. Samtidig synkroniseres dokumentet kontinuerlig til skyen. Det gjør at du nå kan samskrive på dokumenter i Office-dokumenter fra skrivebords-programmene med umiddelbar oppdatering hos alle som har dokumentet åpnet. Dette har fungert svært bra i nettversjonene av Word, PowerPoint og Excel lenge, men ikke så godt i skrivebords-programmene som fleste helst vil arbeide i.

Utfordringen er den arbeidsmåten vi har lagt oss til når vi skal lage et nytt dokument.

Ofte åpner vi et dokument vi har laget tidligere fordi vi ønsker å gjenbruke deler av dette. Så gjør vi en del endringer og planlegger å lagre dette som et dokument med et nytt navn. Ooops! Endringene er allerede lagret på originaldokumentet!

Det du altså må gjøre når du bruker et eksisterende dokument som grunnlag for å lage et nytt er å lagre det nye dokumentet med et nytt navn umiddelbart, før du endrer noe på dokumentet. Velg Fil -> Lagre en kopi. Da kan du trygt gjøre de endringer du ønsker.

Hva om du allerede har gjort mange endringer i originaldokumentet før du oppdager dette?

Bilde av versjonslogg

Ikke noe problem.

Lagre det endrede dokumentet så du beholder endingene i dette. Lukk dokumentet og åpne originaldokumentet igjen.

Nå velger du Gjenopprett, og du har ditt opprinnelige dokument tilbake.

Arbeider du med tilbud, anbud, rapporter og større dokumenter og du ønsker god kontroll fra start til ferdig dokument? Gjerne gjennom flere omganger med endringer og versjoner. Da er det ofte flere som bidrar. Ikke send versjoner av dokumentet på epost til hverandre, men gjør alt arbeidet med god kontroll på endringer i ett og samme dokument. Gjerne samtidig! Det kan du gjøre med god kontroll i Office 365.

Trenger dere litt starthjelp til å arbeide på nye måter med dokumenter? Sjekk ut lynkurset Smart dokumentbehandling i Office 365. Der vil dere lære å utnytte spesielt Word i Office 365 med funksjoner som beskrevet over, spor endringer og mer.

Presenter PowerPoint i møtet som en proff!

Du planlegger å bruke 20 minutter på presentasjonen, men den før deg gikk over tiden så nå har du bare 10 minutter. Hva gjør du da? Snakker veldig fort slik at ingen får med seg det du sier, eller kutter du ut noen lysbilder?

Om du blar fort forbi noen lysbilder blir folk forvirret og lurer på hva de gikk glipp av heller enn å konsentrere seg om det du sier. Ved å bruke presentasjonsvisning kan du unngå dette. I tillegg må du være forberedt slik at du har tenkt igjennom hva du vil kutte dersom du får dårlig tid.

Disponer tiden realistisk

Det er ikke bare når tiden du har til disposisjon blir kortet inn at du får problemer med å komme igjennom din forberedte presentasjon. Ofte kommer det spørsmål om det du presenterer og da går tiden fort. Du kan si at du ikke har tid til spørsmål, eller at du tar spørsmål til slutt, men det gir ofte et dårlig etterlatt inntrykk og det blir ofte ikke tid igjen. Jeg har en håndregel som har fungert bra i mange år, og det er å beregne 3 minutter pr. lysbilde. Det vil si maks 5 lysbilder på 15 minutter. Da har jeg vanligvis tid til å svare på enkle spørsmål, men ikke til omfattende diskusjoner. Da må jeg beregne mer tid.

Bruk presentasjonsvisning

Effektiv bruk av presentasjonsvisning gjør at du alltid vet hva neste lysbilde er og kan hoppe over lysbilder uten at andre merker det! Du skaffer deg en rekke fordeler om du bruker presentasjonsvisning aktivt. Ikke bare kan du se hva neste lysbilde er og dine presentasjonsnotater, men du kan hoppe mellom lysbilder uten andre merker noe til dette.

Velg symbol for å vise lysbildeoversikt og klikk på ønsket lysbilde. Får du dårlig tid hopper du rett til konkusjonen. Det fine er at  de du presenterer til ikke vil savne noe av det du hoppet over fordi de ikke vet hva de gikk glipp av :-)

Tips! Du har akkurat de samme mulighetene om du presenterer lysbilder i et Skype for Business møte. Sjekk Presenter PowerPoint som en proff i Skype for Business-møter! 

Vil dere ha litt hjelp til å lage effektive PowerPoint-presentasjoner på kortere tid og presentere som en proff i møter og på Skype? Sjekk ut lynkurset Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner.