Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Tenkt deg at dere er tre som starter opp et internprosjekt. Kommunikasjonen i prosjektet skjer mye på epost. Etter noen uker får dere med dere en kollega til i prosjektarbeidet. Da starter det nye prosjektmedlemmet med blanke ark og har ingen innsikt i hva dere har kommunisert med hverandre fordi det bare ligger i deres personlige postbokser. Hadde dere kommunisert i en Teams prosjektkanal ville hele historikken ligget der, og vært søkbar. Det ville gitt et mye bedre grunnlag for nye prosjektmedlemmer.

Kommunikasjon om viktige saker med kunden på epost blir ikke arkivert

Vi jobber med et viktig kundeprosjekt og alt ser bra ut. Prosjektet blir levert og alle er fornøyd. Men en dag får vi en henvendelse fra kunden som etterlyser noe de mener de er blitt lovet i sin leveranse. Dette er helt nytt for meg, og når jeg undersøker nærmere finner jeg ingen dokumentasjon på dette. Dette var noe vi hadde diskutert, men ikke avtalt. Petter skulle sende en epost til kunden der dette ble gjort veldig tydelig. Kunden hevder å aldri å ha mottatt en slik epost. Petter jobber ikke hos oss lenger og epostboksen hans er slettet.

Om vi bare hadde tatt vare på kundekommunikasjonen et annet sted enn i personlige epostbokser ….Det kunne vi veldig enkelt gjort i Teams. Enten der og da, eller i ettertid.

Send epost til en kanal

Alle kanaler i et Team har en unik epostadresse du kan sende epost til. Dersom du sender en epost til kunden i prosjektet over kan du sette kanalen på kopi. På den måten får du en logg som alle i prosjektet har tilgang til, nå og i ettertid. Den kan søkes opp av alle medlemmer i Teamet. Da unngår vi situasjoner som beskrevet over. Tilsvarende, om du mottar en epost fra kunden kan du sende den til kanalen så andre også er informert og vi har den arkivert for ettertiden.

Dette gjør du

Hent epostadressen i kanalen, kopier den og lim den inn i Kopi: feltet på epost du sender. Får du en epost fra kunden, videresender du denne til kanalen ved å lime inn epostadressen i Til: feltet. Dersom du har bruk for å gjøre dette til den samme kanalen ofte kan du legge til kanalens epostadresse til adresseboken din. Da kan du også videresende epost, eller sette kanalen på kopi fra mobilen. Vi gjør ikke dette med all epost, men bare for de vi mener er viktige å ta vare på for fremtiden. Bruker du denne metoden blir epost du sender til kanalen vil bli liggende i en egen epostmappe i Filer.

For epost du mottar kan du også bruke knappen Del til Teams i Outlook på PC og Mac. Det er en rask og enkel metode. Ulempen kan være at epost denne på denne måten blir liggende på øverste nivå i Filer sammen med deres prosjektdokumenter, og kan se litt uryddig ut.

Arkiver epost til en kanal

Hva om vi ikke har arkivert viktig epost løpende gjennom prosjektet? Da kan alle gå gjennom sin epostutveksling og arkivere i etterkant. Det enkleste da er å opprette en mappe for epostkommunikasjon under Filer i prosjektkanaler og dra eposter fra Outlook over dit.  

Skal dere starte et prosjekt, eller vil ta i bruk Teams på en systematisk måte i deres arbeid kan dere komme få en hurtigstart og sikre at dere bruker Teams optimalt ved å gjennomføre en Smart endring workshop. De mest aktuelle for de fleste å starte er Smart samarbeid med Teams, og evt. bygge på med Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive og Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld? Hvordan gjør du det?

Jeg kjenner flere som er stolte over at de aldri har slettet en epost. Vel, egentlig er de vel redde for at de kan komme til å trenge den en gang, eller de synes det er for mye bry å gjøre det.

Før var vi nødt til å slette epost innimellom når vi fikk beskjed om at "Postboksen din er snart full. Du vil ikke lenger kunne sende og motta epost." Men nå har de fleste av oss ikke sett denne meldingen på flere år. Vi har i praksis ubegrenset kapasitet ved å bruke Microsoft eller Google skytjenester for epost.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld?

Den andre mandagen i februar ble utnevnt til Clean out your computer day i 1990, og er promotert av Stiftelsen Miljøfyrtårn™ som Digital ryddedag. Der blir vi oppfordret til å slette gammel epost og gamle dokumenter vi ikke trenger lenger for å spare strøm som trengs for å drive dataservere. Det er nok et svært lite bidrag, men det kan også være andre gode grunner til å gå igjennom det vi har og slette en del unødvendige data.

Vi kutter ikke strømforbruket til 1000 husstander ved å slette fem e-poster om dagen. Faktisk.

Slette gammel epost?

Er du en av dem som bruker søppelkassen i epostprogrammet som arkiv? Ikke gjør det. Den er ment til å være et sikkerhetsnett i tilfelle du gjør en feil. I noen virksomheter setter IT-avdelingen en policy som sletter denne regelmessig. Selv om det ikke er tilfelle hos deg trener du opp din vurderings og prioriteringsevne med å ta stilling til om noe er lagringsverdig eller ikke. Det tar faktisk ikke lenger tid å arkivere en epost en å slette den.

Når eposten ligger i arkivmappen vil den dukke opp i søkeresultater om den er relevant. Det gjør den normalt ikke om den ligger i søppelkassen. Søk er også det som gjør at du ikke trenger mange mapper som er tidkrevende å bruke. Du trenger sannsynligvis bare en arkivmappe.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper? — Smart endring AS

Så, når bør vi tømme søppelkassen? Det overlater jeg til deg å vurdere😉

Slette gamle dokumentversjoner?

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig 😳. Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene. Dette tar mer plass, og gjør det vanskelig å få oversikt.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring. Les mer om dette i Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams — Smart endring AS

Bruker du den innebygde versjonslagringen sparer du faktisk lagringsplass automatisk.

Så enten du sletter gamle data for miljøer, eller av andre gode årsaker, lykke til med Digital ryddedag. Det kan jo også hende du finner verdifull informasjon du hadde glemt at du hadde i prosessen.

Har du et spørsmål, eller et tema du ønsker jeg skal skrive om? Send meg en epost på bjorn@smartendring.no

Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

I tillegg til å være en ny måte å samarbeide på medfører bruk av Microsoft Teams en ny måte å administrere samtaler, dokumenter og andre ressurser. Før var det IT som styrte rettigheter. Når vi fikk en ny ansatt inn måtte vi gi beskjed til IT om hvilke tilganger denne skulle ha til dokumentområder og interne nettsider. Det kunne fort ta et par uker før dette var på plass.

Ved å organisere informasjon og dokumenter i Teams er dette ansvaret flyttet over til oss som brukere. Det er Team-eier som inviterer en ny ansatt til ett eller flere Team. Med dette følger det også et ansvar for å administrere rettighetene og ha oversikt over innhold som deles med alle i Teamet.

Hva er forskjell på Team-eier, medlem og gjest

Team-eieren er den som inviterer, og evt. fjerner medlemmer og gjester i Teamet. Team-eier kan også sette begrensninger på hva medlemmer kan gjøre, men det blir etter min erfaring lite brukt. Det vil i praksis si at alle har de samme mulighetene, enten man er eier eller medlem. For eksempel vil du som medlem av Teamet kunne opprette en kanal for et prosjekt eller en arbeidsprosess uten å spørre eieren. Da blir du kanaleier. Det gir deg ingen flere muligheter, men da blir du ansvarlig for hva som skjer i kanalen og hva som lagres der.

Gjester er medlemmer av Teamet som er utenfor organisasjonen. Gjester har tilgang til alt i Teamet og i daglig arbeide er det liten forskjell på å være medlem og gjest.

Planlegging av Team og kanaler

Min erfaring er at det ikke er hensiktsmessig i å planlegge alle Team og kanaler før vi slipper løs Teams på alle ansatte. Det er greit å opprette noen Team fra starten av så alle får en relasjon til Teams. Ofte er dette organisasjonsbaserte Team basert på tilhørighet til en avdeling, eller et arbeidssted. Disse er ofte Team vi bruker for å dele informasjon. De har ofte mange deltakere og er ikke så godt egnet til daglig samarbeid med de man jobber tettest med.

For det formålet oppretter vi gjerne Team for det bestemte formålet vi skal samarbeide om. Da er det de som har behov for dette som oppretter Teamet, og bare de vet hva de trenger av kanaler og andre ressurser.

Gjennomfør Team- og kanalrevisjon

Uansett hvor godt man planlegger bruk av Team og kanaler vil det etter en tid vise seg at kanaler man trodde man trengte ikke blir brukt, og at vi ikke har kanaler for noe vi burde ha. Og hvordan fungerer Teamet for os si daglig arbeid? Derfor er det en god praksis for Team-eler å revidere dette med jevne mellomrom sammen med medlemmene i Teamet. Se gjerne eksempel på hvordan andre har gjort det her: Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform

Her er noen spørsmål å stille medlemmer i Teamet:

• Hva fungerer bra i Teamet, og hva kunne fungert bedre?

• Har vi de samtalene vi så for oss i denne kanalen?

• Ser vi ut til å ha samtaler i kanalen som ikke er i tråd med fra kanalens formål?

• Trenger vi å legge til flere kanaler med spesifikke emner?

• Er det kanaler som ser ut til å være overflødige?

Før en slik revisjon kan du som Team- eller kanaleier hente ut data som viser bruken og som er nyttig faktagrunnlag.

Les også Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt

Vil dere lære mer om muligheter og praktiske tips om Teams-organisering, se Smart administrasjon av Teams. Dette er nyttig for både Team-eiere, og ressurspersoner som samhandlingsambassadører, digitale ildsjeler, superbrukere og hva dere ellers kaller disse rollene hos dere.

3 ting du ikke visste du kunne gjøre i Teams

Teams er i stadig utvikling og jeg oppdager stadig nye muligheter Microsoft ikke har fortalt noe om. De bare dukker opp uten at det er beskrevet noe sted. Og jeg følger ganske godt med.

Dra og slipp Vedlegg fra Outlook til Teams

I august 2020 brukte jeg et helt blogginnlegg på å forklare hvordan du kunne lagre et vedlegg i eposten til Teams. Det va nemlig ikke helt rett frem. Så, plutselig en dag prøvde jeg å bare dra det fra Outlook rett inn i Filer i kanalen. Det hadde vært så fint, men det virket ikke før. Men nå fungerte det. Prøv selv! Finn en epost med vedlegg og dra vedlegget rett inn i Teams. Det er naturligvis det eneste logiske, men fungerte ikke før nylig.

Legg til kolonner og rediger dokumentegenskaper

Har du lagt merke til at du nå kan legge til nye kolonner i Filer? Det kunne du før også, men da måtte du åpne Filer i SharePoint og legge til kolonnene der. Der hadde du også mer avanserte redigerings- og oppsettsmuligheter enn i Teams. En ting jeg har savnet er å se hvem som er eier/forfatter av et dokument. Fil-listen viser bare hvem som redigerte den sist, og dersom flere redigerer dokumentet vet vi ikke lenger hvem som eier dokumentet. Legg til en kolonne for forfatter og bruk muligheten Rediger i rutenettvisning til å oppdatere alle dokumentene med forfatter eller eier av dokumentene. Da vil det alltid stå der uavhengig av hvem som redigrt dokumentet sist.

Endelig! Nå kan du endre navn på Team og kanaler

Et stort irritasjonsmoment i Teams er at du ikke har kunnet gi Team og kanaler nye navn. Tilsynelatende har du kunnet endre navn på Teams og kanaler, men det har bare vært visningsnavnet. Om du åpnet en kanal i SharePoint ville du se at Team og kanal fremdeles hadde det originale navnet. Veldig ergerlig om du har gjort en skrivefeil når du opprettet en kanal, eller ikke helt hadde tenkt igjennom hva kanalen burde hete. Prøvde du å endre navn på kanalmappen der mistet du den i Teams. Men så, plutselig oppdaget jeg at det ikke er tilfelle lenger. Du kan endre både Team-navn og kanalnavn når som helst uten at det skaper problemer.

Fordi det skjer endringer hele tiden får alle som deltar i Smart endring workshops nettbasert dokumentasjon og ikke en PDF med kopi av lysbilder. Den hadde fort blitt utdatert. Når det skjer endringer i Microsoft-programmene oppdaterer jeg den nettbaserte dokumentasjonen. Da vil lenken alltid føre til oppdatert dokumentasjon. Her er et utdrag av dokumentasjon til en slik workshop: Microsoft 365 - en oppdagelsesreise i nye muligheter

3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Jeg rekker ikke frem til møtet på jobben. Hvordan kan jeg være med fra start?

Statusmøtet i prosjektet starter snart og du sitter fast i trafikken, eller toget er forsinket. Det er kritisk at du får med deg møtet. Heldigvis er det lagt opp til et Teams-møte. På toget plugger du inn øreproppene og starter møtet fra mobilen. Der får du kontakt med, og ser de andre 5 deltakerne. PowerPointen med status ser du greit på mobilskjermen. Du zoomer inn på tallene og fyrer av et par spørsmål.

Mens møtet fremdeles pågår er du fremme på kontoret og tar opp PC'en. På noen sekunder overfører du sømløst Teams-møtet til PC'en uten at noen merker noe til det. Dette gikk jo fint!

Jeg er i et kundemøte og skulle gjerne sjekket det avtaledokumentet

VI sitter i avtalemøte og jeg har papirene på bordet, klar til at vi kan skrive under. Så er det en som kommenterer; "Dette avsnittet må da være forandret siden avtalen vi inngikk i fjor?" Nei, sier jeg. Det er det samme. Hmm. Dette må vi undersøke nærmere. Det blir nok ikke noen signatur i dag.

Et øyeblikk, sier jeg og tar opp mobilen. Jeg vet jeg har lagret den signerte avtalen fra i fjor i Teams, og på sekunder har jeg det PDF-dokumentet på mobilskjermen og viser de andre. “OK da. Jeg ser det er samme tekst. Da er vi klare til å signere”.

Jeg holder et innlegg på allmøtet og vil engasjere både med dem på kontoret og de som deltar på Teams

På vårt månedlige allmøte deltar vanligvis halvparten på kontoret, og halvparten fra et annet sted på Teams. Jeg liker å gjør litt stemningssjekk, og stille litt spørsmål for å holde deltakerne litt skjerpet. Men hvordan engasjerer jeg med både de på kontoret og de utenfor?

Jeg bruker gjerne Poll appen i Teams der jeg kan jeg kan be deltakerne skrive ett ord som beskriver hva de tenker på nå, og en quiz med 2-4 valgmuligheter. Det er jo veldig greit for de som deltar på Teams, men de som deltar på kontoret har jo ikke med seg PC i møtet. Men de har mobilen i lomma. Den kan vi bruke som mentometer. Når de tar opp Teams-appen mobilen kan de svare på undersøkelsene uten å trenge å gå inn i Teams-møtet. Smart?

Dette er ett av 9 tema du og dine kolleger kan lære mer om å prøve ut i en frokost- eller lunsj-workshop. Les mer om hvordan dere kan Skape trygghet, prioriter og planlegg bedre og akselerer bruken av Teams og OneDrive gjennom 40-minutters målrettede workshops eller webinarer.

Slik får du kontroll over endringer i Teams dokumentene

Mange synes det er helt topp at flere kan redigere dokumenter samtidig i Teams og SharePoint. Det er slutt på å få beskjed om at "dokumentet er låst av en annen bruker" når du åpner det fra fellesområdet, eller fra Filer i kanalen.

Men av og til kunne det være greit å ha dokumentet for meg selv slik at bare jeg kan redigere det. La oss si at jeg vil forsøke litt ulike tabelloppsett i Word, eller jeg skal lage noen formeloppsett i Excel. Da vil det være veldig upraktisk at andre redigerer dokumentet mens jeg endrer på struktur og oppsett.

Jobber du i filutforsker? Vær OBS på dette!

Et annet problem jeg hører fra flere er det som kan skje når man har synkronisert filområdet til egen PC for å kunne arbeide med dokumenter fra Filutforskeren. Da er det lett å glemme å tenke på at man av og til ikke er på nett fordi du har tilgang til, og kan redigere dokumentet uansett. Da går det galt før eller siden. Når du kommer på nett igjen blir dine endringer slått sammen med dokumentet i Teams eller SharePoint. Da kan det oppstå konflikter mellom endringer som er gjort i dokumentet fordi noen har redigert det mens de ikke er på nett, og så gjør andre endringer i dokumentet samtidig.

Sjekk ut dokumentet for å sikre at bare du kan redigere det.

En skjult mulighet mange ikke oppdager er muligheten til å sjekke ut dokumentet i Teams eller SharePoint når du trenger å ha kontroll på det. Da kan bare du redigere det. Andre kan kun åpne det for lesing.

Husk å sjekke inn dokumentet igjen når du er ferdig med det du skal gjøre. Ellers blir du ikke mye populær hos kollegene dine. Dersom du finner ut at du likevel ikke vil beholde endringene du har gjort mens dokumentet er sjekket ut kan du angre, og forkaste endringene.

Slå av automatisk lagring når du vil teste alternativer

Når du jobber med dokumenter rett i Teams eller i nettleser vil all endringer bli lagret automatisk. Det er veldig trygt, og fordi du alltid kan komme tilbake til dokumentet slik det var på et tidligere tidspunkt, er det liten fare for at noe går feil. Dersom du oppdager at du, eller andre har gjort uønskede endringer kan du finne en tidligere versjon i loggen og gjøre denne til gjeldende versjon. Dette gjelder også om du redigerer i Office-programmene. Se i øvre venstre hjørne av dokumentet så vil du se at Automatisk lagring er slått på.

Men om du vil simulere ulike effekter av en prisendring i et Excel regneark bare for deg selv ønsker du vanligvis ikke å lagre dette. Du vil kanskje teste ut 3-4 scenarier før du velger ett du vil lagre. I et slikt tilfelle kan du slå av automatisk lagring mens du tester ut ulike endringer. Når du er fornøyd med resultatet kan du slå på automatisk lagring igjen. Dersom dette er et dokument flere ofte jobber i er det lurt å sjekke ut dokumentet før du gjør dette så du ikke risikere å få konflikt mellom endringene.

Tipsene over er en liten del av workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Et annet utdrag finner du i Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Vil dere ha bedre kontroll på hvordan dere organiserer og har kontroll på dokumenter workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive være nyttig.

Hvordan vil det føles å ta juleferie med tom oppgaveliste?

Alt skal gjøres før jul!

Slik er det hvert år. Flere av de jeg har avtalt å gjennomføre workshop med i desember har nå ringt og spurt pent om vi kan flytte denne til januar. De har ikke tid til å bruke 2-3 timer for  bli mer effektive og samarbeide smartere akkurat nå :-)

Jeg forstår dem. Det er ofte et press i desember, enten fra ledelsen eller selvpålagt, at alt skal i boks før vi tar juleferie.

Vi vet også at mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. Du vil gjerne kunne ta ferie og koble av uten at det er utestående oppgaver og forespørsler. Får du ikke gjort alt du har planlagt, henger det resterende over deg og skaper en følelse av uro.

Er det realistisk å gjøre alt før jul?

Vet du egentlig hvor mye arbeid du har igjen før du kan ta ferie med god samvittighet? Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for neste uke spredt på Innboksen, oppgavelister, notatbok, gule lapper og i hodet.

Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å gruppere oppgaver fra alle kilder i to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien

2. Arbeid som må vente til etter ferien

Først, skriv ned alle oppgaver du vet om. Det som ikke er nedskrevet blir ikke prioritert. Fordel nå oppgavene på de to listene. Bruk gjerne Microsoft To do på PC/Mac, eller på mobilen. Gå igjennom oppgaver du har og dra dem til den ene, eller den andre listen. Det er enklest å gjøre på PC/Mac. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir dersom du synes det gir bedre oversikt.

Mine tre horisonter. I dag, før jul og etter nyttår

Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1.

Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien ved å sette forfallsdato til den dagen du planlegger å gjøre den. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen neste uke. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-)

Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2

og om nødvendig informere kolleger, eller avklare med din leder om hva som må vente til du er tilbake. Sett så forfallsdato på oppgavene i liste 2. Fordel dem gjerne over de første to ukene i januar. Du kan umulig gjøre alt førte dag tilbake på jobb. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker planleggingsvisningen i Outlook.

Les mer om den unike panleggingsvisningen i Outlook for Windows som er beskrevet i workshop-beskrivelsen til Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Vil Microsoft To do overta for oppgavevisningen i Outlook?

Har du fått "nye Outlook" på din PC? Om ikke får du det nok snart. Det første du legger merke til  er at valgene mellom epost, kalender og oppgaver er flyttet fra bunnen opp på siden. Det er for å gjøre Outlook-programmet og Outlook i nettleser likere. Der vil du også se at de har klemt inn To do symbolet i tillegg til den tradisjonelle oppgavelisten. I Outlook for Web vises bare To do.

Tips! Om du ikke har fått den nye layouten ennå, sjekk om du kan slå den på med Prøv det nå øverst til høyre i Outlook.

Microsoft To do har aldri blitt lansert med brask og bram, men mange har funnet appen på mobilen, eller på PC/Mac. Jeg møter stadig mange som er begeistret for To do og enda flere som er litt overveldet av alle appene og funksjonene som er en del av Microsoft 365.

Microsoft har hatt programvare for å håndtere oppgavelister på PC siden lanseringen av Outlook i 1997, og for Mac i 2011.

VI må jo ha oppgavelisten på mobilen

Dere som bruker Microsoft Outlook på mobil har sikkert oppdaget at der er det ikke noen oppgaveliste og etterhvert ble det klart at det også var nødvendig å ha en oppgaveløsning for mobil. I 2017 kjøpte Microsoft selskapet og mobilappen Wunderlist som så er videreutviklet til det som i dag er Microsoft To do.

To do er Microsofts oppgavesentral

Her kan du se hvor sentral Microsoft To do er. Det er det eneste programmet som binder sammen oppgaver fra alle kilder i en liste, fra flagget epost til Planner-oppgaver.  

Jeg bruker mest To do på mobilen. Da kan jeg skrive inn oppgaver der når det ikke passer å dra opp PC'en. Da ligger oppgavene og venter på meg i min oppgaveliste også i Outlook. Det er fint at To do nå er integrert i Outlook og den har en bedre visning enn den tradisjonelle oppgavevisningen. Jeg ber bare Microsoft om en ting. Ikke fjern planleggingsvisningen i Outlook for Windows der jeg kan se alle avtaler og oppgaver samtidig. Den er gull verd for meg. Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hvordan du kan skille mellom jobb- og private oppgaver i Microsoft To do

Mange ønsker å ha et godt oppgavesystem for å holde rede på både jobb- og private oppgaver, men ønsker å skille mellom disse. Jeg har tidligere skrevet om hvordan du kan opprette lister for private oppgaver i To do for å skille dem fra jobb-oppgaver. Dette kan du gjøre med å opprette en egen liste for private oppgaver, og er en god løsning dersom det bare er dine oppgaver.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister — Smart endring AS

Men hva om du vil dele en liste med familiemedlemmer?

Jeg møter av og til noen som har tatt i bruk To do som oppgaveliste på mobilen. Ofte er det den som har gått over fra Wunderlist som Microsoft kjøpte og som var forløperen til To do. Da har de opprettet alle sine oppgaver der logget inn med privat Microsoft-konto. Kanskje har de også delt en eller flere lister med familien.

Du kan dele en privat oppgaveliste med famile og med deg selv på jobben

Når jeg introduserer dem til To do som oppgavesystem for jobb-bruk sammen med Outlook lurer de på hvordan de som kunne kombinere disse.

Du kan logge av den private Microsoft kontoen og logge på med jobbkontoen. For å bytte liste må du logge deg av og på mellom disse kontoene, noe som er upraktisk.

Men en veldig god mulighet er å dele de originale listene med din jobbkonto. Da kan du være logget inn på jobbkontoen og jobbe med både jobb og private oppgaver i To do uten å måtte bytte konto.

Gjør dette for å få den private oppgavelisten i To do og Outlook på jobb PC'en

 Logg deg først på med din private Microsoftkonto på PC eller mobil. Tips! Dersom du vil gjøre dette fra jobb PC, åpne en privat nettleser, logg på din personlige Microsoft konto og start To do.

Opprett en ny liste du ønsker å bruke sammen med familiemedlemmer og del denne. Se illustrasjon for hvordan. Del også med din jobb-epostadresse. Når du har gjort dette kan du klikke på lenken du får på epost og legge til den private listen i ditt jobb-oppgavesystem. Fra nå av kan du opprette, dele og gjennomføre private oppgaver fra din To do og Outlook på jobben.

 Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Må et årshjul være rundt?

De fleste virksomheter har behov for å legge en årsplan for hendelser som opptrer gjennom året og gjerne år etter år. Det kan være frister for rapportering, gjentakende oppgaver og møter. Det er normalt ikke mye konflikter mellom oppgaver og rapporteringsfrister for ulike deler av organisasjonen. Møter og arranger derimot …

Det er jo veldig dumt om det månedlige ledermøtet og avdelingsmøtene kollidere. Det samme gjelder allmøter, kundearrangementer, og markedskampanjer.

Derfor har mange behov oversikt som viser det som skjer i løpet av året og som bør koordineres. En oversikt over alt dette kalles ofte for et årshjul.

Men må det være et hjul?

Kan det være en felles kalender, eller en oversikt i Excel eller OneNote?

Her har jeg søkt opp en av de mange kalender-malene i Excel og brukt den som utgangspunkt for å lage en oversiktsplan for møter i 2023. Excel-boken ligger i en Teams-kanal vi bruker for planlegging, og som alle har tilgang til. Det finnes flere spesialprogrammer for å lage en slik årsoversikt, men fordelen med å bruke Teams og de vanlige Office-programmene er at vi har dem allerede, og de fleste kan nok om dem til at det kan fungere fint å bruke dem når man har satt opp struktur og mal for årsplanen.

Utvide verktøykassen i Teams med tillegg du trenger for en arbeidsprosess eller prosjekt.

Du kan lage faner av både dokumenter, planer og notater mange har bruk for å finne, og oppdatere. Det er en del av å tilpasse verktøykassen for hver kanal etter hva den brukes til. For å legge til tilleggsmoduler fra Microsoft og andre kan du trykke på + ved siden av Filer-fanen. Da får du se de tilleggsmodulene din virksomhet har godkjent.

I eksemplet legger vi til Planner for et prosjekt. Sammen med OneNote er nok det ett av de mest populære tilleggene til Teams, og de er begge inkludert i Microsoft 365 uten ekstra kostnad. Er du nysgjerrig på hva disse brukes til, les workshop-beskrivelsene for Smarte prosjekter med Planner og Teams, og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Lykke til med årsoversikten for 2023

Vil vi egentlig inkludere Teams-deltakerne utenfor møterommet ?

Se så fornøyde de i møterommet er. De sitter og småprater før møtet starter. Mikrofonen er gjerne dempet til møtet starter, og i pauser. Eller de kommer litt tidlig til møtet og åpner ikke nettmøtet før møtet starter.  I begge tilfeller får ikke de som er med på nett ta del i den uformelle praten og føler seg ikke inkludert i gruppen. "Synd de ikke kan være med her" sier en. "De får følge med så godt de kan" sier en annen.

Hva vi må gjøre for å inkludere alle

Den første som kommer inn i møterommet åpner nettmøtet. Da kan de som logger seg på møte hjemme delta i kaffepraten med de som er i møterommet. Også må vi endre vanen vi har med å dempe mikrofonen i møterommet når det er pause i møtet. Da kan deltakerne utenfor møterommet også delta i pausepraten.

Hvilken holdning har vi til de utenfor møterommet?

Å lykkes med å inkludere alle i møtet, enten de deltar i møterommet, eller deltar fra et annet sted er 20% teknologi og 80% holdning og våre handlinger. Primært er inkludering en utfordring i litt større møter. Et arbeidsmøte der to sitter i et møterom, og en hjemme er ikke noe problem. Når vi skal ha møter for å diskutere saker, utveksle meninger og komme frem til beslutninger er det lett å bli engasjert. Det ene ordet tar det andre og kan føre til at man glemmer å inkludere de utenfor møterommet. Det kan også være utfordrende når vi skal presentere informasjon, og dele data som grunnlag for en diskusjon.

Hvordan kan møteteknologien hjelpe oss å inkludere alle?

Jeg vet om flere virksomheter som har som har en praksis om at når en eller flere ikke kan være med i et møterom på kontoret skal ingen være i møterom. Da skal deltakerne på kontoret delta i møtet fra egen arbeidsplass. Det synes jeg er litt dumt når man kommer på kontoret for å møte kolleger.

Teknologien som gjøre det mulig å ha møter med deltakere fra flere steder er også den som gir oss gode inkluderingsmuligheter dersom vi velger å bruke dem. Når man tar et par nødvendige grep er ikke noe problem at noen deltar i møterommet og noen utenfor.

Bruk nettmøtets inkluderingsverktøy

Bruk nettmøtets digitale tavle fremfor Whiteboard og flippover i møterommet. Det gir alle muligheten til å tegne og sette opp sine Post-it lapper på tavlen. Men da må alle i møterommet delta fra egen PC. Ellers blir de bare tilskuere og ikke deltakere.

Skal du holde en presentasjon?

Da gir det ingen mening å stille seg opp foran møteskjermen med kamera i rommet. Da ser jo de utenfor bare ryggen av deg. Bli sittende og presenter fra egen PC til både de i møterommet og de utenfor. Ha på eget kamera og velg å se persongalleriet på toppen av skjermen over det du presenterer. Da kan du holde god kontakt med deltakerne utenfor møterommet, samtidig som du kan løfte blikket litt og ha kontakt med deltakerne i rommet.

Dette er ikke spesielt vanskelig, men som alt annet nytt må man prøve det ut, trene på det og ikke mist, ville det. Les mer om hvorden du presenterer PowerPoint slik i Teamsmøter i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 I workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3 trener vi på å inkludere alle i møtet og hvordan alle kan få en god møteopplevelse. Det er ett av tre tema som alle er relevante i en hybrid arbeidshverdag. Er du mest interessert i møtedelen vil workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett gå dybden nettopp på dette.

Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Mange store og små virksomheter har gått til anskaffelse av Microsoft 365 de siste par årene. Ofte har motivasjonen vært å få mulighet til å gjennomføre Teams-møter, bruke chat mellom kolleger, og etter hvert å kunne samarbeide på dokumenter der man sitter på ulike steder. Historisk har de fleste hatt fellesdokumenter på en lokal server som ikke alltid er tilgjengelig utenfor kontoret, eventuelt bare gjennom VPN, og det kan være upraktisk.

Når man har fått smaken på å ha dokumenter tilgjengelig fra hvor som helst i skyen, til og med fra mobil, kommer spørsmålet; "Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?" Det spørsmålet fikk jeg nettopp fra en av bloggabonnentene.

Hva er vanskelig når vi skal planlegge overgang fra filserver til skyen?

Teknisk sett høres det ikke så vanskelig ut, men det er noen skjær i sjøen, og noen spørsmål som fort kommer opp. For personlige hjemmeområder er det relativt enkelt. Der kan hver enkelt selv laste opp det de er interessert i til sin OneDrive. Utfordringen er fellesområdene med sine X: , P: osv.

1. Trenger vi flytte alt? Mye er utdatert og verdiløst. Det er nok riktig, men hvem vet hva vi kan få bruk for? Det kan være dokumenter som er laget av noen som ikke jobber her lenger, men som kan være knyttet til en kontrakt eller annet det kan bli spørsmål om en gang. Hvem tar risikoen på å bestemme at det slettes?

2. Ofte har fellesområder mapper i 6-7 nivåer. Vi har bygget omfattende struktur for å skille ulike kunder, prosjekter, og år dokumentet ble produsert. Det medfører tekniske begrensninger som gjør at vi ikke kan flytte alt under rot-mappen i en operasjon.

3. Hvordan skal den nye strukturen i Teams og/eller SharePoint bygges opp? Burde vi ikke benytte anledningen til å rydde opp? Problemet er at ingen har oversikt over det gamle og en del vet vi ikke en gang hva er, så hvordan skal vi kunne omstrukturere dette?

 Over tid eller alt på en gang?

En mulighet noen velger er å sette den gamle fellesdisken i lesemodus og beholde serveren en periode. Når noen trenger dokumenter derfra for å jobbe videre på dem kan de kopier dem over i et relevant Team, og etter 1-2 år tar vi backup av serveren til en løs disk og slår den av. Er det helt krise får vi hente frem dette igjen.

Flytt alt det gamle til Skyen på en gang

En annen og kanskje bedre metode er å flytte alt det gamle opp i skyen på ett eller flere Team, eller SharePoint-biblioteker. Da kan vi skru av den gamle serveren etterpå, spare penger på å drifte den og har alt i skyen.

Flytt aktive prosjekt- og arbeidsdokumenter til Teams

For pågående arbeid er det praktisk å ta i bruk Teams direkte. Dette er dokumenter vi vet hva er, de har eiere og de er under arbeid. Da kan vi definere en Teams-struktur som gjør at vi ikke bare lager et nytt dokumentområde men en Team- og kanal-struktur der vi også har kommunikasjon, planer og notater som gjelder arbeidet vårt.

Her kan vi ofte hoppe ned 2-3 nivåer i den originale mappestrukturen og forenkle måten vi arbeider på. I eksemplet ser du et forslag på dette. Legg merke til at vi ikke trenger sifrene i filbanen over. De er bare der for at mappene skal bli sortert i ønsket rekkefølge. Her er de overflødige.

Flytt gamle/arkiverte dokumenter til SharePoint

Når vi har flyttet aktivt arbeid over i Teams, vil vi bruke minst mulig arbeid på resten. Der trenger vi bare å restrukturere av to grunner.

• Alle skal ikke ha tilgang til alle dokumenter. Da oppretter vi et SharePoint-område for hvert av de områdene der vi kan gi tilganger til dem som skal kunne se dokumentene som ligger der. Så flytter vi tilhørende dokumenter til de nye områdene.

• Filstrukturen er svært kompleks med lange fil- og mappenavn og dype mappestrukturer. Der kan det hende vi må gå ned på lavere nivå og flytte mapper til flere dokumentbibiliotek i samme SharePoint-område. Til de tekniske kompleksitetene du må sjekke her er også om dokumentene inneholder tegn som ikke SharePoint godtar, for eks. %.

  Neste skritt?

  Her har jeg behandlet struktur og plan for å flytte fellesdisken til Skyen. Dersom dere ønsker å lage en påam for flytting og forvaltning, samt få alle ansatte med på nye arbeidsformer kan dere vurdere å gjennomføre en Smart endring ledet workshop.

• For de som skal ha ansvar for flytting og forvaltning av dokumenter kan workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere være aktuell. Den krever ikke detaljerte IT-kunnskaper.

• For alle ansatte vil Smart samarbeid med Teams gi et godt utgangspunkt for nye arbeidsformer, også for dokumenter. Se også blogginnlegget Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

• Har dere noen som har behov for mer avansert dokumentbehandling kan workshopen Smart dokumentbehandling i Microsoft 365 være nyttig.

Nå er det enklere å reorganisere dokumenter i Teams

Dere har hatt et godt samarbeide i prosjektet og nå er alt levert og vi kan gå videre til nye oppgaver. Nesten alltid vil mye av prosjektleveransene bestå av dokumenter. Dere er kanskje 5 medlemmer av Teamet dere har benyttet i prosjektet, men prosjektdokumentene skal nå gjøres tilgjengelig for alle i et felles Team, eller på et SharePoint-område. Hvordan gjør vi det enklest?

Tidligere måtte vi åpne Filer-området i SharePoint for å kunne flytte mapper og flere dokumenter av gangen. Nå kan du gjøre dette direkte i Teams-programmet.

Velg de mappene og filene du vil arkivere, og kopier dem til et arkiv-område. Dette kan være et annet Team som er tilgjengelig for flere, eller til et SharePoint-bibliotek som mange oppretter for arkivformål. Du får opp begge deler når du skal velge hvor du vil kopiere dokumentene.

Du kan også bruke samme metode om du vil kopiere prosjekt-filer som skal brukes som grunnlag for arbeid i nye prosjekter og når du vil flytte eller kopiere fra en Teams-kanal til ditt personlige dokumentområde på OneDrive. Da velger du Mine Filer i skjermbildet over.

For å flytte eller kopiere fra din OneDrive til en Teams-kanal eller SharePoint-område, velg Filer på menykolonnen i Teams og OneDrive. Derfra kan du flytte eller kopiere dokumenter. Skal du kopiere mapper må du først velge å åpne OneDrive området som vist her. Derfra er fremgangsmåten den samme.

Kan vi slette Teamet når vi har arkivert prosjektdokumentene?

Dette spørsmålet får jeg ofte. Da bruker jeg å spørre om de sletter all epost relatert til et prosjekt når dersom prosjektkommunikasjonen har  foregått på epost. Da svarer de ganske forskrekket nei! Den må vi jo ta vare på og kunne søke i kanskje flere år etter at prosjektet er ferdig dersom noe oppstår, eller vi bare lurer på hva vi kommuniserte om i prosjektet. På samme måte vil vi ta vare på prosjektkommunikasjonen i Teams-kanalen. Når prosjektet er ferdig kan du skjule kanalen, eller hele Teamet. Når du søker i Teams vil du likevel få opp søkeresultatene herfra.

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Der vil dere også lære om avansert dokumentkontroll, dokumentmaler i Teams og mye mer.

Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Gjennomfør en undersøkelse i Teams-kanalen

Skal du samle inn status fra prosjektdeltakerne, gjøre en stemningssjekk, eller få påmeldinger til prosjektsamlingen? Er du ikke kjent med Forms? Gå til office.com og velg Forms. Der lager du en undersøkelse på 1-2-3.

Denne kan du nå publisere i prosjektkanalen eller en kanal for internt teamsamarbeid. Svarene på undersøkelsen er bare tilgjengelig for deg, selv om spørreskjemaet er publisert i en Teams-kanal.

 Når du publiserer undersøkelsen blir kanalen omtalt og alle som har kanalen aktiv får en varsling. Hva menes med at du har kanalen aktiv? Jo det er at den ikke er skjult.

Skjul kanaler som ikke er relevante og fjern unødvendig støy

Har du et Team med mange kanaler er det ofte kanaler som ikke er relevante for deg. Da kan du skjule kanalen slik at du bare ser relevante kanaler. Dersom noen nevner kanalen slik Forms har gjort det her, eller du nevner kanalen i et innlegg med @Kvalitetsløftet 2022 får alle medlemmer av Teamet som har kanalen synlig en varsling. De som har skjult kanalen får ikke noen varsling.

Dersom dere bruker Teams finnes det en rekke Microsoft 365 tilleggsprogrammer som er tilgjengelige og som utvider Teams-mulighetene. Les gjerne mer om dette i 3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

Hva gjør vi om markedsavdelingen skal lage en kampanje for nye tjenester, og vi trenger bidrag fra en i salg, en i utvikling og kanskje en ekstern sosiale medierådgiver? VI ønsker å opprette en prosjektkanal i vårt Team, men de har jo ikke tilgang til markeds-Teamet.

Mange har opprettet Team for ulike deler av organisasjonen. For markedsavdelingen, drift, salg mm. I avdelings-Teamet oppretter vi kanaler for månedsmøter, arbeidsprosesser og avdelingsprosjekter. Bare medlemmene av Teamet har tilgang til disse kanalene.

Må vi opprette ett nytt Team for hvert prosjekt?

Til nå har løsningen vært å opprette et nytt Team der vi kan samarbeide om kampanjen og der alle involverte inviteres som medlemmer. Om vi gjør dette kan det bli veldig mange Team etter hvert. Noen markedsprosjekt-kanaler ligger i Markeds-Teamet, og noen markedsprosjekter i egne Team. Hvert Team med ulike medlemmer. Det er forståelig at noen synes dette blir ganske uoversiktlig etter hvert.

Del en prosjektkanal med deltakere som ikke er medlem av Teamet

Nylig er det åpnet for at du kan opprette en prosjektkanal i avdelings-Teamet som er delt med personer utenfor Teamet. Da kan alle markedsprosjekter opprettes som kanaler i markeds-Teamet, og vi kan i tillegg invitere prosjektdeltakere fra salg og andre avdelinger til prosjektkanalen uten at de får tilgang til resten av kanalene i markeds-Teamet.

Opprett en delt kanal og gi andre tilgang bare til denne

 Flere muligheter gir økt kompleksitet

På menge måter er det bra å ikke ha for mange valg. Riktignok kan det oppfattes som begrensende, men det blir enklere å administrere og holde oversikt over. Dersom du oppretter Team må noen vite nok til å kunne administrere dem, og det er ikke en IT-oppgave, men Teamets eier som ofte ikke er IT-interessert. Den gode nyheten er at du heller ikke trenger å være det.

Men legger du til private kanaler, og delte kanaler må disse administreres i tillegg. Du kan også invitere gjester og dele kanaler med deltakere i andre organisasjoner. Da gjelder det å holde tunge rett i munnen for å vite hva du deler med hvem.

Er du Team-eier, eller ønsker å sikre god utnyttelse av Teams-mulighetene i virksomheten?

Etter hvert som mulighetene i Teams øker og kompleksiteten tilsvarende har jeg fått spørsmål om å lage en workshop for frivillige (og ufrivillige) "superbrukere" som skal organisere arbeidet i Teams. Det har jeg nå gjort. Les mer om denne her: Smart administrasjon av Teams for superbrukere — Smart endring AS

Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

2. Se deltakerne, og

3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops