Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Les mer: Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver
og Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Når jeg holder kurs og workshops får jeg ofte gode tips jeg tar med meg videre fra deltakerne. Likevel er det ikke alle tips som fungerer for meg selv om det kan fungere for andre. Mye av dette avhenger av jobbtype, kultur på arbeidsplassen og ikke minst personlige preferanser.

eposten renner inn kontinuerlig

Her er noen av de tipsene jeg har fått som ikke virker for meg, så kan du vurdere om det gjelder deg også, eller om du synes det fungerer for deg. Om det gjør det er det fint, men om det ikke gjør det er du ikke alene :-)

1. Bare lese epost 2 ganger om dagen. I de bedriftskulturene jeg jobber med er det en forventning til at man holder seg oppdatert på det som kommer inn nokså kontinuerlig i løpet av dagen.
2. Alltid tømme innboksen før man går hjem fra kontoret. Med en kontinuerlig strøm av epost er ikke det realistisk og fører bare til frustrasjon.
3. Arkivere epost, inklusive sendte elementer i et mappesystem. Med en stadig økende informasjonsmengde tar dette rett og slett for mye tid. Dette er en arv fra papirverdenen. I den digitale kan vi søke etter det vi vil finne. Likevel foretrekker jeg å ha i alle fall en arkivmappe så jeg kan flytte epost jeg har behandlet ut av Innboksen.
   Tips: Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
4. Sende veldig korte eposter så det skal være lett for andre å lese dem. Dette fører ofte til at ikke all informasjon blir med og jeg får oppfølgingsepost med spørsmål til innholdet.
   Tips: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!
5. Få andre til å endre sine epostvaner. For eksempel ved å skrive "til info" i overskriften, eller ringe istedenfor å sende epost. Du kan bare velge hvordan du behandler det du får inn.
   Tips: Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Så hva har virket for meg, ikke bare begrenset til epost, men det å arbeide effektivt i den stadig mer hektisk digitale hverdagen?

1. For mange år siden sluttet jeg å klage over hvor mye epost jeg mottok, men innså at epost ikke kommer i tillegg til arbeidet, det er en del av arbeidet, og noe jeg må innarbeide i mine arbeidsrutiner. Undersøkelser som viser hvor mange prosent av tiden vi bruker på epost finner jeg meningsløse ettersom de tar som utgangspunkt at epostbehandling er noe annet en del av det vanlige daglig arbeidet.
   Tips: Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

2. Innse at mesteparten av det som kommer inn i innboksen ikke er informasjon, men oppgaver og behandle det som dette. Det vil si at jeg må prioritere dem utfra hvor viktige de er og hvor mye de haster. Det jeg ikke kan behandle umiddelbart må inn på en prioritert oppgaveliste.
   Tips: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.
3. Slutte å forvente at hjernen skal løse problemer skapt av teknologien og som fører til at vi må forholde oss til 100 ganger mer informasjon enn for 10 år siden. Jeg må bruke automatisk sortering av epost for å sikre at jeg i alle fall behandler det viktigste.
   Tips: La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten
4. Jeg kan ikke stole på at hjernen min skal huske en masse ting jeg må gjøre. Det er lettere å prioritere det som er i eposten enn mine oppgaver som jeg har i hodet. For å sikre at mine viktige oppgaver blir gjort må de skrives ned.
   Tips: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Føler du at du ikke arbeider så effektivt som du burde, men ikke helt vet hva du skal gjøre med det? En bra begynnelse kan være å få en 2 timers kick-start som hjelper deg i gang. Få med deg noen kolleger og bestill Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidsdag. 

Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Du kommer på jobben, henter deg en kaffe og så er det rett inn i Outlook innboksen. Hvorfor gjør vi dette?

Mest sannsynlig fordi vi ønsker å skaffe oss kontroll over dagen og ting som skjer. Hva som er kommet inn i Innboksen påvirker ofte hva vi gjør videre denne dagen. Så motivasjonen for å dykke ned i Innboksen er å skaffe seg kontroll, men oppnår vi egentlig dette?

Til tross for vårt ønske om kontroll føler mange avmakt fordi Innboksen bare vokser og vokser. Dette fører ofte til det motsatte av kontroll fordi vi ikke har oversikt over hva vi skulle gjort og vi går med dårlig samvittighet fordi vi ikke får behandlet forespørsler. Dette skjer fordi vår litt tilfeldige epostbehandling har utviklet seg til en lite effektiv vane som er vanskelig å bryte.

Sjekk om du kjenner deg igjen i denne vanen

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Så hvordan kan vi bryte denne lite effektive vanen og etablere en ny vane som gir oss reell kontroll?

I følge forfatteren av boken The Power of Habit, Charles Duhigg, består en vane av tre deler

1. Utløsende hendelse som setter i gang noe vi gjør
2. Belønningen vi får ved å gjøre dette
3. Rutinen som er selve handlingene våre i denne situasjonen

For vanen epostbehandling er utløsende hendelse gjerne at vi kommer på jobben, belønningen er at vi føler vi får kontroll og rutinen er ofte blitt til litt tilfeldig og ikke alltid gjennomtenkt. Dessverre er belønningen vår veldig kortvarig og blir fort erstattet av en følelse av å ikke ha kontroll.

Se hvordan du kan oppnå varig følelse av kontroll og som reduserer Innboksstress i 2017

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

 

Godt nytt epost-år!

Hvordan bruker du din tid og energi?

Det begynner å nærme seg slutten av 2016 og det kunne være fint å finne ut hvordan jeg har brukt min tid og energi og om jeg burde gjøre endringer i tiden som kommer. For dere som har fulgt med bloggen husker dere kanskje at jeg tidligere har skrevet om hvordan du kan tagge avtaler, oppgaver og epost for å få en oversikt over fordeling mellom ulike arbeidsområder.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Hvordan kan du nå analysere tidsbruken din?

Bjørns fordeling av tid i 2016

Det skal jeg vise deg. For en stund siden fikk jeg en forespørsel fra en som lurte på hvordan hun enkelt kunne oppsummere hvor mange timer hun hadde brukt på et prosjekt for en bestemt tidsperiode. Da laget jeg er regneark for henne der hun kunne kategorisere timer i kalenderen med "Prosjekt" og ta dette med seg over i Excel for å gjøre kalkylen. Nå har jeg gjort det samme med min egen tid. Her er resultatet. Jeg er rimelig fornøyd med resultatet, og det gir meg gode data for min planlegging i 2017.. 

Dette er kanskje for de spesielt interesserte, men om du er opptatt av hvordan du bruker din tid kan det ha noe for seg. Vil du prøve selv finner du et regneark du kan bruke her. Forklaring til bruken finner du i regnearket.

Det er ikke et mål i seg selv ha tom innboks!

Fordi det stadig kommer inn ny epost er det urealistisk at den hele tiden er tom. Det kan lett gi oss en falsk følelse av at vi har alt på stell, men all epost er ikke like viktig og om det blir viktige å prosessere epost enn å arbeide med de viktigste oppgavene dine kan det bli helt feil. Det viktigste er at du er målbevisst når behandler innholdet i innboksen din.

Mange skanner gjennom ny epost på telefonen, eller på PC'en uten å egentlig ha noe bestemt formål annet enn å se om det er noe nytt og kanskje noe man bør vite om eller svare på. Så leser man en del epost uten å egentlig ha en bevisst tanke med hva man skal gjøre med dem. På den måten vokser innboksen gjerne fort og det er vanskelig å vite hva man har gjort noe med og hva man fremdeles ikke har gjort, eller svart på.

Problemet er at det lett fører til at man bruker mye mer tid i innboksen enn nødvendig fordi man stadig må åpne epost om igjen og siden vi mennesker ikke har en indeks i hjernen kan vi ikke være målrettede på hvilken epost vi nå vil behandle. Vi kan ikke tenke, nå skal jeg åpne epost nummer 43 og så hoppe rett dit. Nei, vi må lese overskriftene på de første 42 epostene for å finne epost 43. I tillegg bygges det et stadig dypere isfjell med epost så det blir verre og verre å ha kontroll på innboksen. Over tid er det innboksen som tar kontroll over deg.

The Eisenhower box illustrasjon med 4 kvadranter: Do now, Delegate, Delete, Decide

Å behandle innboksen er faktisk en oppgave og det jeg mener med å være målbevisst er at du må ha en plan for hvordan du behandler ulike typer epost. Hver epost er en oppgave du må ta stilling til og bestemme deg for hva du vil gjøre med. Mange kjenner "tidsmatrisen" som blir tilskrevet president Eisenhower, men som brukes av veldig mange for å klassifisere oppgaver og lage en strategi for å håndtere dem. Et søk på "The Eisenhower Box" gir mer enn en halv million treff :-)

Ideen er at du bestemmer deg for hvilken del av boksen eposten/oppgaven tilhører og behandler den målbevisst etter en prosess du har bestemt deg for på forhånd.

For tips om hvordan disse prosessene kan gjennomføres relativt enkelt, sjekk Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst og for hvordan du bruker dette på eposten, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

En fin bieffekt av å følge de foreslåtte prosessene er faktisk at du også tømmer Innboksen :-), men det er ikke et mål i seg selv.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Det er skrevet side opp og side ned om de uheldige effektene av multitasking. Likevel fortsetter vi med det.

Er vi dumme? Nei, men fristelsen blir rett og slett for stor. Her er hvorfor.

• Fordi vi er nysgjerrige og har anledning til å følge med på hva som helst når som helst og hvor som helst på telefonen.
• Vi vil ikke gå glipp av noe. Sjekker du ikke Facebook nyhetsstrømmen ganske ofte raser meldinger forbi og du ser dem ikke lenger.
• Vi ønsker å være tilgjengelige og yte rask service på henvendelser
• Vi får stadig flere kanaler vi føler at vi må følge med på. Mange av disse er øyeblikksorienterte som SnapChat-, Facebook- og Skype-meldinger. Det føles som vi må reagere umiddelbart, selv om vi er opptatt med noe annet

Men hva kan vi gjøre når vi ikke klarer å motstå fristelsen?

Spør du forskere og eksperter innen dette området får du ofte svar som, sjekke e-posten bare to ganger om dagen, eller enda verre, slå av internettforbindelsen :-) Men det vil vi jo ikke. Da sitter vi lett å tenker på hva vi går glipp av, hva om noen vil ha tak i meg og det er viktig osv.

Nå er jeg mest opptatt av at vi jobber effektivt når vi jobber og ikke så opptatt av hva du gjør i fritiden, så la oss avgrense dette til hvordan vi kan jobbe effektivt. Hva er da de vanligste situasjonene man multitasker?

1. Møter, og særlig nettmøter derman av og til lytter med et halvt øre samtidig som man jobber med eposten
2. Avbrytelser fra innkommende e-post der vi overskriften poppe opp på skjermen mens vi forsøker å konsentrere oss om Excel-beregningen vår. Eller om vi har slått denne av (anbefales) føler vi plutselig av vi må sjekke Innboksen, eller telefonen. 
3. Avbrytelser fra kolleger som spør deg om noe, og du forsøker å svare samtidig som du fremdeles har tankene dine i det du egentlig holdt på med.

---

Hvordan i all verden kan du arbeide effektivt når du blir avbrutt av ny epost hele tiden?

---

Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forrester illustrasjon forkus-svitsjing fremfor multitasking

Forester sier: «The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period.»

For å få til dette må vi aktivt gå inn for å bestemme oss hvor vi har konsentrasjonen her og nå. Er vi i et nettmøte som ikke er spesielt inspirerende, eller nyttig har du to muligheter.

1. Spør deg selv om du må være i dette møtet. Kan du droppe det? 
2. Sørge for at det blir interessant ved å aktivt engasjere deg i temaet som presenteres/diskuteres. Det er ikke sikkert det er så viktig for deg nå, men det skader ikke å engasjere seg i områdene litt utenfor egne arbeidsoppgaver. I alle fall om du kan tenke deg å ta endre jobber i fremtiden, og bli oppfattet av ledere og kolleger som en som bryr seg og er interessert i det de er opptatt av.

Hva så med eposten mange strever med å holde tritt med?

1. For det første, ta en aktiv beslutning om når du skal sjekke Innboksen. Det kan være to ganger om dagen, men for de fleste vil det være mye oftere. Det viktigste er at du behandler hver epost i Innboksen og prioriterer hva du skal gjøre med den før du går til neste så du slipper å gå tilbake til en epost flere ganger. 
2. Slå av epostvarsler slik at du ikke får opp de svært forstyrrende meldingene
3. Er du helt hektet på å sjekke Innboksen hele tiden, sett på en timer på telefonen og øv på å ikke sjekke epost før den varsler. Start med kort tid og øk etter hvert.

---

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

---

Og kollegene som kommer bort til deg mens du konsentrer deg om noe du må få ferdig med god kvalitet?

Spør om å få komme tilbake til dem når du er ferdig. Det virker også ved øyeblikksmeldinger. Det er ofte bedre å fullføre det du holder på med for så å være helt tilstede for kollegaen og engasjert i hva de ønsker å snakke med deg om. Jeg vet mange kvier seg for dette, men prøv! Du vil oppleve at kollegene synes det er helt greit.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Jeg får mange spørsmål fra de som ser min fargerike kalender og synes det ser flott ut. Men når jeg forklarer hva som ligger bak synes nok noen at det blir litt for komplisert. Jeg bruker nemlig Kategorier i Outlook med tilhørende farger for å få et bedre overblikk på hvordan jeg bruker tiden min og for å skape struktur i all min Outlook-informasjon, både epost, kalenderavtaler og oppgaver. Alt dette henger jo sammen. En eposthenvendelse kan føre til et møte og et møte kan lede til oppgaver.

Vi er vant til at måten vi organiserer og strukturerer informasjon på er gjennom mapper, og de får vi gjerne veldig mange av. Jeg har lært over tusen mennesker å redusere antall mapper i Outlook fra veldig mange til veldig få, og noen til bare en mappe i tillegg til Innboksen :-) Hva er så poenget med dette? Det er å spare tid på arkivering og samtidig finne igjen epost mye raskere.

Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Hvor kommer så kategorier inn? De kan fungere som alternativ til mapper for å skape struktur.

Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting.

Kategoriene i Outlook kommer ikke med noen oppskrift. Det er laget noen eksempelkategorier med fargenavn, som rød og blå, men det gir jo lite mening. Det er ikke mulig lage kategorinavn som passer for alle fordi vi har forskjellige jobber og forskjellige behov. Derfor er kategorier en individuell sak. Derfor blir heller ikke kategorier du har tilordnet møter eller epost videre med til andre. De må selv velge hvordan de ønsker å kategorisere dette.

Her er mine kategorier som reflekterer mine arbeidsområder og som bare gir mening for meg i det jeg gjør nå. Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg 6-7 målområder jeg hele tiden måtte passe å levere på og da brukte jeg disse målområdene som kategorier.

Kalenderen er nok det mest synlige, men jeg bruker også kategorier når jeg arkiverer epost. Jeg arkiverer alt i mitt Arkiv og gjenfinner med søk, men av og til er det greit å begrense søket til en kategori. Om du står i Innboksen og setter markøren i søkeboksen får du opp søkemenyen. Da kan du velge å søke bare innen en kategori som vist i illustrasjonen.

Du kan også opprette søkemapper pr. kategori som er permanente søk organisert i virtuelle mapper, se Slutt å arkivere e-post! La Outlook systematisere den automatisk

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Dersom du har 100+ E-post i Outlook Innboksen, hvordan prioriterer du hva du skal gå løs på først? Her er tre trinn for å gjøre det på kortest mulig tid:

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

---

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre det lettere å komme tilbake fra ferie? Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . I eksemplet er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel fort bli enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart etter ferien?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen. Det beste ville vært om du laget den regelen før du dro på ferie J, men om du ikke gjorde det nå kan du fremdeles utføre regelen i etterkant på E-post som allerede er kommet inn.

Sett deg godt tilbake og se E-posten forsvinne fra Innboksen til de valgte mappene :-)
in erfaring er at dette lett kan halvere antall E-post du må ta stilling til i første omgang.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

La oss si at du hadde 200 E-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 100+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte E-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager, og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks, og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 E-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Ønsker du og ditt team konkret hjelp til å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet? Om dere setter av et par timer til å lære Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag vil dere oppleve umiddelbar gevinst, redusert stress og bedre resultater i jobben fremover.

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.

Hvordan ta påskeferie med god samvittighet

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter påske". Så får du et rush av oppgaver som har samlet seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgave og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Lær hvordan du tømmer Innboksen og holder den tom på 10 minutter!

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i påsken kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter påske. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hvordan kan du raskt se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Ikke mulig sier du? Joda, her er oppskriften.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Si fra om du ønsker å vite mer om dette.

Colors-2007

Oppdatert: For Outlook 2007 var dette enklere, så om du fremdeles bruker denne kan du velge Tools -> Organize (eller tilsvarende på norsk, stå på en e-post du vil bruke som utgangspunkt og velge farge og kriterier.

Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

Jeg blir like irritert hver gang jeg ser disse undersøkelsene om hvor mye tid mange bruker i e-posten. De skiller aldri mellom det å behandle epost og behandling av innholdet i eposten. Her er et eksempel: More than a quarter of the average worker's day is spent answering and reading emails

Man får svar som man spør. Når man spør hvor lang tid man befinner seg i eposten, som for de fleste betyr Outlook, skiller ikke den som svarer på om man behandler e-posten, altså tar stilling til hva man skal gjøre med den og prioritering av dette, men tar også med den tiden man bruker på å behandle den oppgaven som ofte er innholdet av e-posten, eller man skriver en henvendelse, eller gir informasjon til andre. Hvis man ikke hadde gjort dette på e-post, hva hadde alternativet vært? Brev på papir? Telefon? En gul lapp på skrivebordet fra noen?

Faktisk er e-post en veldig effektiv kommunikasjonsmetode fordi jeg kan skrive ned og sende deg det jeg vil kommunisere til deg, tenke gjennom innholdet og så sende det til deg. Du kan så velge å lese dette og evt. reagere på det når det passer deg. Det passer fint med den nye fleksible arbeidshverdagen der vi arbeider på ulike steder og ulike tidspunkt og liker den friheten det gir oss.

Nei, det egentlige problemet er at du ikke tenker på e-post som oppgaver som må tas stilling til og prioriteres, men som noe du leser for å orientere deg. Får du en telefon med et spørsmål du kan svare på svarer du direkte, men kommer det samme spørsmålet på e-post blir den lett liggende litt og blir stadig presset lenger ned i innboksen ettersom ny e-post kommer til og legger seg på toppen. Hva er så løsningen? Jo, det er å behandle og prioritere eposten med en gang idet du leser den første gang. Ikke mulig sier du? Joda, og her er oppskriften.

Selv om jeg mener dette er mulig betyr det ikke at det er enkelt. Særlig for ledere som må levere balansert på flere målområder og samtidig være tilgjengelig for kunder og ansatte. Du kan lese mer om dette i Blir dagens ledere styrt av mailboksen? og Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Med den nye Office 2016 for Mac leverer Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange har ventet lenge på. De som allerede bruker Outlook for Mac 2011 vil merke oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet samtidig som programmet både ivaretar hvordan man arbeider på Mac samtidig som det er relativt likt Windowsversjonen. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac.

For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å gjøre de riktige oppgavene og holde styr på alle mine oppgaver.

Her følger en oppsummering av det jeg savner i Mac-versjonen og som gjør at jeg fortsatt vil bruke Windowsversjonen i daglig jobb, selv om jeg bruker Mac til en del andre oppgaver. Det betyr ikke at det er det riktige valget for deg. Det kommer an på hva du prioriterer høyest. For PowerPoint, Excel og Word er forskjellen mellom PC og Mac minimale.

Oppgavebehandling

Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.

Oppgaver i kalenderen

Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver

For  oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.

Automatisering av rutineoppgave man gjør ofte

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.

Hurtigtrinn

Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.

Behandle e-post raskt

Det er praktisk når du bruke leseruten i Innboksen. Du kan svare på, eller videresende e-post hurtig når du behandler innkommende e-post. Det er fint å sende raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu. 

Svar i leserute

Sende e-post der en annen skal motta svarene

Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.

Svare til andre enn den som sender eposten

Denne muligheten finnes ikke på Mac.

Sende personaliserte eposter til en kontaktliste 

Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.

Utskriftsfletting

Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.

Samle informasjon fra e-post, avtaler og oppgaver i OneNote

OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.

Oppdatering mars 2018: Du kan nå sende epost og møter til OneNote på Mac. Stor forbedring.

Send til OneNote

På Mac kan du bruke dra-og slipp på eposter og kalenderavtaler til OneNote. Da kommer den inn som et vedlegg.

Kalenderbehandling og møter

Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.

Plukke datoer

På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.

Vise to tidssoner i kalenderen

Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen,

Oppdatering mars 2018: Du kan nå vise to tidssoner i kalenderen også på Mac

Tidssoner

På Mac kan du legge til tidssone i avtalen for å se tidsforskjellen.

Forberede, gjennomføre og følge opp møter

Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.

Møtenotat OneNote

På Mac can du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.
PS: Er du en ihuga OneNotebruker på Windows vil du også savne en del annet i OneNote for Mac.

Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. juli 2017.

Start et nytt og bedre e-postliv før nyttår og reduser innboks-stresset i 2016

Desember byr på tre inneklemte arbeidsdager i år. Om du ikke tar fri ser du kanskje frem til et  rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?

Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?

Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.

Her er hvordan du gjør det på 1-2-3

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner

La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra SmartEndring J Ved å delta på et lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!

Har du opplevd at en Outlook mappe blir borte?

Plutselig finner jeg ikke igjen Outlook-mappen der jeg har prosjektkommunikasjon eller annen viktig e-post. Den er bare borte og jeg vet ikke hvordan det har skjedd. Jeg vet at jeg ikke er alene om å ha opplevd dette. Ganske irriterende, ikke sant? Men, når jeg søker etter en e-post jeg vet er i denne mappen får jeg treff. Da vet jeg i alle fall at den finnes et sted. Det var jo bra, men hvor er den?

Her er triks du kan bruke for å finne den. Det er litt komplisert, men følg oppskriften så burde det fungere:

1. Søk etter e-posten. Har du problemer med å finne den, se søketips her: Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere
2. Dobbeltklikk for å åpne e-posten
3. Trykk Shift-ctrl-F for å åpne avansert søk. Nå vil du se mappenavnet øverst til høyre i søkeboksen.
4. Trykk på Bla igjennom… så vil du nå se mappen og plasseringen i mappehierarkiet.
5. Nå, når du har funnet hvor den er kan du enklere finne den i det vanlige mappeoppsettet ditt og flytte den tilbake der hvor du ønsker å ha den.

Det er veldig fort gjort å komme borti en mappe og flytte den med et uhell. Jeg opplever det ofte på mine Outlook-kurs når deltakere ønsker å rydde- og lage et enklere mappesystem. Mange har en utrolig mengde med mapper fra flere år tilbake. Måten vi bruker mapper på har vi arvet fra tiden vi jobbet mer med papir. Det er kanskje ikke nødvendig å holde på denne måten å organisere informasjon i dag?

For mer om dette, sjekk ut Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook

Blir dagens ledere styrt av mailboksen?

Arbeidstid

En stor del av lederes arbeidsdag er hendelsesdrevet og det blir ofte lite tid igjen til planlegging og gjennomføring av aktiviteter som skaper gode resultater. Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster hjulpet av prosesser og saksbehandlersystemer. Når arbeidstiden er slutt går man hjem og fortsetter der man slapp dagen etter. For en leder er ikke arbeidsdagen over før jobben er gjort. Ledere er ikke målt på arbeidstid, men må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå avtalte mål. For mange ledere fører det til at de aldri har helt fri og hele tiden tenker på alt de skulle gjort. Dette er utfordrende både for lederen selv og for familien. I følge YS arbeidslivsbarometer 2014 opplever 2/3 av lederne i større og mindre grad at jobben går ut utover familielivet.I den digitale hverdagen de fleste av oss nå lever og arbeider i er det e-posten som for mange skaper de fleste hendelsene. I praksis kan man si at Outlook blir lederens «saksbehandlersystem».

VI kan ikke ignorere Innboksen ettersom både medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder forventer å kunne kommunisere på e-post og at henvendelser blir besvart inne rimelig tid. Med kalenderen tapetsert med møter blir det vanskelig å holde tritt så da blir det kveldsarbeid. Samtidig finner mange ikke tid til å jobbe med det de egentlig trenger å gjøre. Hvordan finner du den rette balansen mellom å reagere på e-post og gjennomføre egen plan og uten at du må jobbe døgnet rundt?

ledlys

Ett vanlig utsagn som beskriver nødvendige paradigmeskifter er "Glødelampen kom ikke til som en videreutvikling av stearinlyset". Jeg vil hevde at vi har et tilsvarende behov for et paradigmeskifte for arbeidsformer. For å holde oss til analogien med lys kan vi se på de nye LED-lyspærene. Utenpå ser lyspæra ikke nødvendigvis veldig forskjellig ut, så man kan lett bli lurt til å tro at det er en evolusjon. Det er ikke riktig! Overgangen fra analog til digital har krevd nytenkning og endring. Dette er et digitalt kvantesprang.

Skal vi stadig behandle mer digital informasjon på kortere tid og nå mer krevende mål må vi som ledere også gjøre et digitalt kvantesprang. Da er et naturlig å se på det verktøyet de fleste av oss bruker fra den første kaffekoppen om morgenen og i mange perioder gjennom arbeidsdagen, nemlig Microsoft Outlook. Dette er mye mer enn et e-postverktøy og har potensial til å være lederens beste digitale planleggings og prioriteringsverktøy.

Ved å utnytte mulighetene i Outlook kan man ta kontroll over egen hverdag og prioritere arbeid som gir resultater. Hvordan?

Først må vi ta kontroll over Innboksen. Gjør vi ikke dette vil mange ha konstant dårlig samvittighet. I tillegg hindrer vi medarbeidere og andre å komme videre i sitt arbeid dersom e-posten er en flaskehals hos lederen.

Det jeg har sett mange gjøre når de kommer på jobben er å hente seg en kopp kaffe, åpne PC'en, og så gå rett inn Outlook for å sjekke e-posten. Du begynner gjerne på toppen med den som er kommet inn sist, leser litt på den og tenker at den må jeg gjøre noe med, men ikke akkurat nå. Nå skal jeg straks i et møte. Så går du videre til neste. Den må jeg gjøre noe med senere i dag! Og den neste, den må jeg huske på å gjøre noe med i morgen. Slik fortsetter du og får fort 8-10 halvleste eposter. Så går du i et møte, og når du kommer tilbake må du begynne på nytt, for du har jo ikke gjort noe med de epostene du har lest. I tillegg er det kommet en del nye på toppen!

I en hektisk hverdag med mye møter og andre oppgaver er det ikke lett å holde tritt. Listen over e-post du skal gjøre noe med blir bare lenger og lenger. På denne måten blir det du ser på skjermen bare er toppen av isfjellet. Under vannet ligger det en ukjent antall timer med arbeid. Hver gang du har litt tid forsøker du å smelte isfjellet. Du åpner en e-post og tenker - kanskje jeg kan behandle denne nå? Nei, den rekker jeg ikke nå. Kanskje denne?

Du ender med å åpne hver e-post mange ganger før du endelig får gjort noe med dem og det er veldig lite effektivt. Kjenner du deg igjen? Det gjelder å gjøre deg ferdig e-posten du har åpent slik at du kun behandler den en gang i Innboksen. Det du ikke kan besvare, delegere, eller slette med en gang kan du flagge for oppfølging der du bestemmer tidspunktet ved å stille deg spørsmålet: Hvor viktig er oppgaven og hvor mye haster den? Ja, det krever selvdisiplin og innarbeiding av en ny arbeidsvane for å få det til, men belønningen er stor. Erfaring viser at dette sparer deg minimum 20 minutter om dagen. Høres lite ut? Vel, det blir to arbeidsuker i året :-) Har du noe du kan bruke dem til? I tillegg kommer den gode følelsen av å være ajour.

For flere detaljer om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Med Innboksen under kontroll gjelder det å lage en prioritert plan for arbeidet der noen av oppgavene kan ha kommet inn via epost, men som leder har du sikkert en egen plan å gjennomføre og hvor skriver du opp de oppgavene du må gjøre for å gjennomføre planen? Nå har du allerede en del oppgaver i Outlook så det beste er kanskje å skrive inn dine egne oppgaver der også? Da har du alt samme sted. Får du til dette er det mye enklere å balansere arbeid du må gjøre for å nå dine mål og arbeid du må gjøre for å støtte andre. Klarer du å planlegge din neste uke på denne måten er det ikke urealistisk å omprioritere fra en halv til en hel dag i uken. Resultatet er at du oppnår bedre resultater fordi du ikke blir slave av Innboksen og arbeider med de riktige oppgavene. For praktiske tips om dette, se Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning

Denne bloggen står også på trykk i Ledernytt 03/2015