Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Jeg var i flere år leder av et Microsoft HR-team med 24 medarbeidere i 12 land. I de fleste landene var de den eneste  av sitt slag og i noen større land var de 2-3. Teammedlemmer fra forskjellige land møttes aldri i samme rom. All kommunikasjon og samarbeid  foregikk i digitale kanaler og i nettmøter. Høres kjent ut? Bare at for oss var det ikke unntaket. Det var slik vi jobbet.

Skriftlige innspill er mer involverende og får frem flere perspektiv

Det er en myte at man må sitte i samme rom og ha tavler og flippovere på alle veggene for å kunne være innovative og utvikle nye tjenester. Innovasjon kommer ikke av at vi samler en gruppe mennesker i et rom og brainstormer. Vi kan være like innovative og til og med få frem flere gode innspill om vi ikke er i samme rom. Når kommunikasjon skal foregå verbalt er det nesten alltid noen prater mer enn andre og det er ikke nødvendigvis fordi de har mer å bidra med. Tilsvarende er det mange som er mer tilbakeholdne og som kan ha bidrag som ikke kommer frem.

Bruk digital arbeidsbok

Mitt favoritt samarbeidsverktøy til brainstorming, workshops, prosjekter og alle typer gruppearbeider har alltid vært Microsoft OneNote. Den kan brukes til å organisere eget arbeid med lister, planer og møtenotater. I tillegg er det en veldig praktisk måte å samarbeide på som kan spare utrolig mye intern epostutveksling og misforståelser fordi alle møtenotater, prosjekt- og gruppearbeider ligger ett sted hvor alle har tilgang. Tidligere organiserte man dette ved å lagre en felles OneNote notatblokk på et fellesområde, men nå kommer alle Microsoft Teams med en OneNote notatblokk innebygget. Du må bare ta den i bruk!

For å se hvordan du legger til OneNote inndelinger til kanaler i Teams, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Gjennomfør workshops i nettmøte

I de siste ukene har jeg flyttet alle workshops til nett og bruker OneNote til både gruppearbeider og til individuelle arbeidsbøker. Du kan bruke OneNote som digital tavle enten dere er i samme rom, eller sitter på forskjellige steder. Her er to eksempler.

To dagers lederworkshop på nett fra 10 til 14 hver dag

Min samarbeidspartner Petter Bakken og jeg holdt et kurs i superledelse der vi opprinnelig hadde planlagt for to dager i et kursrom. Det konverterte vi til nettworkshop, kuttet ut flipovere tusjer og papir til fordel for digital arbeidsbok. Slik ser den ut.

Workshopen ble gjennomført i Teams-møte der alle kunne delta uavhengig om de brukte Teams i egen organisasjon. Med 4-6 deltakere i gruppe kan man fint snakke sammen i nettmøtet og en pr. gruppe noterer innspill som alle kan se på sin skjerm umiddelbart.

To timers workshop for ildsjeler med ansvar for  sikre stor utbredelse av Yammer på kort tid

En stor norsk virksomhet ønsket å engasjere alle ansatte i gjennomføring av strategier og mål, øke innovasjonstakten og styrke internkommunikasjonen gjennom innføring av Yammer.

Flere store virksomheter tar i bruk Workplace eller Yammer i tillegg til Teams. Lurer du på hvorfor? Sjekk artikkelen Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Drevet av kommunikasjon og HR engasjerte de frivillige til å bidra til utbredelse av bruken for å oppnå kritisk masse raskt. For å forberede gjennomførte vi flere workshops på nett med ca. 20 deltakere i hver workshop. Der jobbet deltakerne med gruppeoppgaver i delt OneNote arbeidsbok.

Her er det meste av innspillene skriftlige slik at alle kan komme med sine innspill samtidig uten at noen snakker i munnen på hverandre. Illustrasjonen viser en av gruppeoppgavene der alle kan komme med innspill i fritt format. Andre oppgaver har mer struktur i form av tabeller.

Organisering av workshop med digital arbeidsbok

I eksemplene over hadde vi ikke noe felles Team for workshopene så jeg laget en arbeidsbok på min OneDrive og opprettet en delingslenke som jeg delte i møtechatten i Teams. Når deltakerne trykket på lenken åpnet arbeidsboken seg i et vindu på skjermen ved siden av Teams-møtet der de kunne se mine lysbilder og hverandre.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med Teams?

Sjekk ut mitt helt nye nettkurs Smart samarbeid med OneNote i Teams På kurssidene finner du også et svært gunstig tilbud på superkombinasjonen med tre nettkurs i samme pakke: Teams + Planner + OneNote.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Det store diskusjonstemaet på mange arbeidsplasser er nå Teams-møter eller Zoom-møter. La oss sette dette litt i perspektiv.

Microsoft Office 365 og Google G-suite tilbyr begge en omfattende verktøykasse som dekker alle deler av arbeid, samarbeid og møter. I Microsofts verktøykasse finner i blant annet Teams med mulighet for nettmøter.

I tillegg finnes en rekke nisjeverktøy i markedet som komplementerer, utvider og noen ganger erstatter verktøy i verktøykassen. Et slikt verktøy er Zoom for nettmøter. Når Zoom sammenligner seg med andre er ikke Microsoft og Google på deres liste. Det er GoToMeeting, Cisco Webex og andre nettmøteverktøy de ser som sine konkurrenter.

Fruktkurv eller dine favorittepler

Mange arbeidsplasser tilbyr frukt til ansatte. Da kommer det noen med en fruktkurv med epler, bananer, plommer mm. Det er et flott tilbud. Men sett at noen ikke var fornøyd med valg av eplesort. De synes Gravensten er mye bedre. Så noen tar meg seg egne epler, eller kanskje kjøper avdelingslederen Gravensten på avdelingens budsjett og legger dem i en skål ved siden av fruktkurven. Er det OK? Vi betaler fremdeles for de eplene som ikke blir spist. Sannsynligvis ingen stor sak, men synd med eplene som ikke blir spist :-

Er det greit å bruke Zoom når man har Teams?

Så er det greit at mange virksomheter i dag tar i bruk Zoom selv om de kunne ha benyttet Teams-møter? Det kan det godt være dersom det gir økt verdi og ikke gir uønskede sideeffekter. Teams-møter og Zoom har begge sine fordeler og ulemper og er laget for ulike formål i utgangspunktet. Der Zoom er et spesialverktøy for nettmøter er Teams-møter en utvidelse av samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Teams-møter - mye mer enn nettmøter

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter. Mange tror Teams-møter bare er en erstatning for Skype for Business møter, men det er så mye mer.

I min 1-times nett-workshop Smarte nettmøte med Teams starter jeg alltid med å beskrive tre situasjoner der Teams-møter er veldig nyttige.

1 -  Teams-møter som en utvidelse av samarbeid i Team og Kanaler

Når Teams-samtaler i kanalene ikke bringer oss i mål kan vi legge til et Teams-møte i kanalen. Dersom du jobber med et prosjekt har du sannsynligvis regelmessige prosjektmøter, eller om dere har avdelingsarbeidet organisert i et Team har dere gjerne ukemøter og avdelingsmøter. Ved å benytte Teams-møter til disse vil alle forberedelser til møtet kunne skje i kanalen. Møtegrunnlag, dokumenter, møtenotater og møtechat vil da ligge i kanalen er tilgjengelig i ettertid. Oppgaver kan også fordeles og følges opp. Det at Teams-møtet også kan gjøres på nett blir da bare helt naturlig. Det ville vel være merkelig å bringe inn et annet møteverktøy til dette?

2 - Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Teams-chat er en favoritt for mange når man bare vil gjøre raske avklaringer med en kollega, eller en liten gruppe der det ikke er naturlig å knytte samtalen til en kanal. Der kan vi også trykke på videosamtale og gjøre samtalen til et møte. Der kan vi dele skjem, jobbe på et felles dokument og alt blir automatisk lagret og er søkbart når vi trenger å finne tilbake til dette om noen måneder.

3- Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Dette er etter min mening den eneste situasjonen der det er relevant å vurdere Zoom eller andre alternative møteverktøy. Når du skal invitere til et møte på tvers av organisasjonen er vanligvis ikke deltakerne medlemmer av et felles Team. Det er heller ikke eksterne møtedeltakere. Inviterer du til et Teams-møte som ikke er knyttet til et Team, gjerne fra Outlook, kan alle være med. Interne og eksterne. Deltakerne trenger heller ikke å ha Teams for å delta.

Mange benytter seg av denne muligheten. Det er i denne situasjonen mange har brukt Zoom i denne perioden. For de fleste oppfatter jeg at det er primært for å kunne se flere på video av gangen på skjermen. Jeg forstår godt at læreren til en skoleklasse ønsker å se alle elevene på en gang, selv om det blir smått. Det kan også være enklere for noen i og med at man kun bruker det til dette formålet, mens bruk av Teams kanskje krever litt mer grunnleggende forståelse for struktur og arbeidsformer.

Hva mener du?

Legg gjerne igjen en kommentar. Det er ofte gode grunner til at man velger ulikt så fortell gjerne hva du har valgt og hvorfor.

Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Da jeg jobbet med HR i Microsoft fikk vi stadig tilbakemeldinger om at ansatte satte stor pris på fleksibiliteten vi hadde med å kunne arbeide hjemme av og til. Noen sa at det var da de fikk ting gjort ettersom det er så mye som skjer på kontoret og man blir stadig avbrutt av kolleger. Det var ikke snakk om hjemmekontor, men frihet til å kunne velge arbeidssted der det passet for å få jobben gjort.

Mange har i dag denne muligheten fordi dokumenter og annen arbeidsmateriale er digitalt og tilgjengelig fra hvor som helst. Kommunikasjon og samarbeidsmuligheter er også gode gjennom nettmøter og samarbeidsverktøy.

Veldig få vil velge å bare jobbe hjemme

Det er fleksibiliteten til å velge selv som er den store verdien her, ikke det å kunne jobbe hjemme i seg selv. Faktisk vil få velge å jobbe bare hjemme, men gjøre det av og til når det er hensiktsmessig.

Hva om man må jobbe hjemme? Det blir noe annet. De færreste har et "kontor" å gå til hjemme. Det blir gjerne til at man jobber ved kjøkkenbordet. Rundt deg er det mange distraksjoner og dersom du har barn som er hjemme, eller kommer hjem tidlig fra skolen er det ikke lett å få arbeidsro. Så hva bør du gjøre dersom du er i en situasjon der du må arbeide hjemme.

1 - Ikke se på det som et teknisk utfordring med mindre det faktisk er det.

Det er lett å si "ikke noe problem" jeg kan jobbe hvor som helst fordi jeg har alt tilgjengelig. Hvorfor skal jeg gå på kontoret egentlig? Men når du sitter der hjemme alene, det er stille i huset og du setter deg ned for å jobbe er det ikke alltid så enkelt. Må bare lage meg en kaffe først, jeg tror jeg tar meg et knekkebrød, jeg kan jo like godt sette i gang en vaskemaskin og diverse andre distraksjoner. Det krever en mental omstilling å være effektiv når man jobber hjemme. Mange finner det ensomt, savner kaffepraten om morgenen med kolleger og felleslunsjen.

2 - Lag deg nye rutiner

Planlegg dagen i større grad enn du hadde vært på kontoret. På kontoret organiserer vi ofte dagen rundt møter. Mellom møtene arbeider vi med våre arbeidsoppgaver. VI er i jobbmodus og dert fungerer greit. Hjemme er det etter min erfaring ikke nok. Kanskje du må planlegge dagen mer som en skoledag med "timer" på 50 minutter og deretter 10 minutters pause? I storefri har du lunsjen din. Bruk tidtaker på telefonen så jobber du til det "ringer ut". Har du ikke sjekket Pomodoro-teknikken før anbefaler jeg å gjøre det.

3 - Sosialiser på nye måter

Mange som må jobbe hjemme blir rastløse og savner småprat og samarbeid på kontoret. Det finnes likevel muligheter for å bøte noe på dette.

• Jeg vet om mange som allerede åpner en Skype-chat om morgenen med kollegene der man kan stille spørsmål til gruppen og dele informasjon gjennom dagen. Denne vil være enda mer verdifull nå og kan gjøre at man beholder kontakten med kollegene.

• Har dere Teams, Slack eller lignende kan det være en mulighet å opprette en "sosial" kanal. Denne kan man sjekke i "friminuttet" og kan bidra til å opprettholde kontakt.

• Ta en virtuell kaffepause, enten planlagt, eller der og da. Har dere en chat/kanal dere kommuniserer i er det jo bare foreslå. De som har anledning bruker et Skype-, Teams eller lignende møte, henter en kaffe, slår på video og tar en kaffeprat.

• Sjekk inn med kollegene. Om dere ikke har det allerede, avtal korte, faste innsjekkingsmøter på nett, også kalt standup-møter der dere kan gjøre raske avklaringer. Det kan redusere misforståelser og korte inn beslutningstider. Daglig, eller annenhver dag er vanlig, gjerne om morgenen før 9. De fleste forsøker å holde disse møtene til 15-20 minutter.

4. Ja noen tekniske tips kan jo være greit også

• Siden du sannsynligvis vil delta i flere møter på nett enn vanlig, bruk et godt headset, AirPods, eller lignende når du deltar. Det gir en mye bedre lydopplevelse både for deg og for de som skal høre dine innspill enn å bruke PC-høyttaler og innebygget mikrofon.

• Om du ikke har det, få med en ekstra skjerm fra jobben. Det gjør at du kan arbeide mer effektivt. Det er også veldig bra å ha når du har nettmøter. Da kan du delta i møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til notater og arbeidsmateriale.

Tips til vellykkede nettmøter

1. Trykk Windows+P på tastaturet og velg Utvid. Da har du to skrivebord og kan flytte vinduer som du vil mellom disse.

2. Koble alltid til headset, eksterne lyd og videoenheter til PC'n før du starter nettmøtet. Da vil disse vanligvis bli brukt som standard enheter i møtet

3. Deltar du i Microsoft Teams møter, ved å gjøre bakgrunnen uskarp så viser du ikke de andre deltakerne hele hjemmet ditt.

Se også Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Jeg hadde mer enn 1000 nettmøter i den perioden jeg var leder i Microsoft med teammedlemmer over hele Europa. Mange møter har jeg invitert til selv, og jeg har vært med som deltaker i enda flere. Så sitter du der da på et times nettmøte der noen legger ut i det vide og brede om et tema. Du tenker på alle de uleste epostene i Innboksen og plutselig sitter du og behandler epost. Det gjør du helt til noen sier "Hva synes du om dette Bjørn?" Eeeh… kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut, men vi har alle gjort det.

Du har ikke kontroll over deltakerne i et nettmøte

Selvfølgelig skulle jeg ha fulgt med, men den som presenterer har også et ansvar for å engasjere med møtedeltakerne. Dette er lettere i et møterom der du kan ha "kontroll" over deltakerne og spørsmål kommer gjerne uoppfordret.

Har du opplevd at du har presentert noe i et nettmøte, og så sier du ut i lufta "er det noen som har spørsmål?" ….. Ingenting! Helt tyst! De hadde kanskje spørsmål, men var bare ikke komfortable med å ta ordet i nettmøtet. Jo flere deltakere, jo stillere er det. Det jeg fant ut var at jeg kunne få frem spørsmål ved å la deltakerne skrive dem på i Skype for Business. Det hadde ingen problem med å gjøre. I tillegg brukte jeg undersøkelser. En liten quiz, eller en undersøkelse for å lodde stemningen gjør at alle må ha hodet i møter og gjøre noe. Det skaper engasjement.

Nettmøter er ikke som møter i et møterom

Vi må innse at møter på nett er forskjellig fra å samles i et møterom. De er ikke nødvendigvis dårligere, de kan til og med være mer effektive. Men det går ikke av seg selv. Det krever forberedelse og særlig å tenke gjennom hvordan du skal engasjere med deltakerne. Her er mine tre beste tips for å engasjere med møtedeltakerne og få nettmøter alle er mye mer fornøyd med.

1 - Bruk Web-cam - alltid!

Man blir ofte anbefalt å bruke video slik at man får bedre kontakt og kan oppfatte andres ansiktsuttrykk og reaksjoner. Men deltar du i et Skype for Business eller Teams-møte ser du vanligvis bare et lite frimerkebilde av andre. Det gir ikke så veldig mye rom for å tolke dette. Klart det er hyggelig å ha et ansikt i møtet, men hovedårsaken til at jeg alltid insisterer på å bruke Web-cam i mine møter er styrket selvdisiplin. Jeg vet at når jeg er på video kan andre se meg. Da er det lettere for meg å holde konsentrasjonen i møtet. Jeg vet også at det er lett synlig om jeg blir borte, fikler med telefonen eller behandler epost.

2 - Engasjer møtedeltakerne med å gi dem en tusj hver til møtets whiteboard

Skype for Business og Teams har fantastiske verktøy for å engasjere med deltakerne. Jeg har ikke et eneste møte der jeg ikke bruker tavlefunksjonen som tilsvarer møterommets whiteboard. Mange synes det er ukomfortabelt å ta ordet i nettmøter, men setter jeg opp en tavle hiver alle seg frempå og skriver eller tegner på denne.

Dette gjør du for å bruke tavlen i Skype for Business

Det er synd at noen av de beste mulighetene for engasjement i Skype er skjult. Men når du først har funnet dem kommer du alltid til å ville bruke dem.

Velg deleknappen i Skypemøtet, Mer … og Tavle. Du kommer til å overraske alle deltakerne og dere kommer til å ha et mye bedre møte. Jeg brukte alltid tavle i mine avdelingsmøter for å innhente nyttig informasjon fra hele teamet. Det blir som en runde rundt bordet, og det tar bare to minutter. Tavlen lagres i møtet og etter møtet kan du hente ut innholdet og bruke innspillene videre.

Her er et eksempel på en tavle i ett av mine månedsmøter med mitt Microsoft team. Etter møtet kan jeg gå inn og hente ut teksten fra tavlen og bruke innspillene fra alle deltakerne videre i vårt arbeid.

Dette gjør du for å bruke tavlen i Teams

I Teams finner du tavlen når du velger deleknappen i Teams-møtet. Foreløpig kan du bare tegne, eller skrive med håndskrift her, men om du installerer Microsoft Whiteboard på PC eller iPad kan du både skrive tekst og få mange flere avanserte muligheter.

Teams er i rask utvikling og planen er å få mange flere muligheter inn direkte i tavlen på Teams-appen.

3 - Lag en quiz, avstemning, eller lodd stemningen med en undersøkelse

Teamet mitt i Microsoft visste at de måtte følge godt med i møtet for plutselig kunne jeg sette opp en liten quiz, eller be dem om gi innspill på alternative løsninger vi diskuterte. Da laget jeg en undersøkelse som alle kunne svare på fra sin PC. Har du Skype for Business lager du en undersøkelse samme sted som du starter en tavle som vist over. Velg Undersøkelse, skriv inn ditt spørsmål og alternative svar. Du kan lage den på forhånd, eller der og da.

Dette gjør du for å lage en undersøkelse i Teams

Mens Skype for business har en egen undersøkelsesfunksjon benytter vi Microsoft Forms for å lage undersøkelser. Forms kan brukes til å lage ganske avanserte undersøkelser som kan integreres i Teams. I Teams-møte bruker vi en enkel Forms-oppretting i møtechaten. Der er det raskt å opprette enkle undersøkelser. Du kan gjøre det før møtet, eller mens møtet pågår.

Kom raskt frem til bedre nettmøter

Mulighetene vist her er et lite utdrag fra de to workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Smarte møter med Teams

Workshopene holdes bedriftsinternt med på egen PC og kan ha inntil 20 deltakere.

Hva kan OneNote gjøre for meg?

Fang opp dine gode ideer og samle informasjon.

Hva gjør du når du er midt opp i noe og så får du plutselig en god idé, en refleksjon, eller du kommer over noe nyttig informasjon. Men ingen av delene gjelder det du jobber med nå? Sannsynligheten er stor for at du forsøker å huske det til du trenger dette en annen gang. Senere tenker du "det var noe jeg skulle huske, men hva var det?".

Vi er ikke gode på å ha mange tanker i hodet på en gang, så vi trenger å parkere noe et annet sted til vi trenger det. Bruker du Microsoft OneNote som din "hjerneutvidelse" Kan du raskt skrive ned en idé, noen tanker, lagre en web-side, ta et bilde og til og med spille inn lyd og video. Da har du det der til du trenger det senere. Det er raskt gjort, og så kan du fullføre det du egentlig jobbet med uten å være redd for å glemme noe.

Samle alt du trenger på et sted du finner det igjen

Du trenger ikke være spesielt organisert for å bruke OneNote. Det er ingen ulempe å ha en viss struktur på notatene, men du finner igjen alt på søk. Du kan søke etter møtenotater, nedskrevne ideer, i håndskrevne notater (om du har PC med penn) og til og med innhold i skannede dokumenter og bilder du har tatt med telefonen.

Har du noen gang hatt en workshop der dere har mange flipoversider hengt opp på veggene?

Hva gjør du når dere er ferdige? Tar opp telefonen og fotograferer dem. De blir gjerne liggende på kamerarullen og hvordan finner du igjen disse etter en tid? Nei, skann dem inn direkte til OneNote sammen med møtenotater og annet materiale fra workshopen. På seminar og tar bilde av lysbilder vist på lerretet? Samme sak. Du finner igjen lysbildet i notatene ved å søke på ord i lysbildet. Nyttig, ikke sant?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Alle dine notater, alltid med deg i lomma

Med OneNote på PC, telefon og på iPaden har du alltid muligheter til å notere der du er og alle dine notater har du med deg i lomma. Har du en følelse av at noen tar opp en sak dere har snakket om før? Du gjør et kjapt søk og sier "men dette snakket vi vi jo om 23. september i fjor. Må vi ta opp det igjen nå?" Du kommer garantert til å imponere de andre møtedeltakerne med din elefanthukommelse.

Forbered, gjennomfør og følg opp møter i felles OneNote.

Du kan dele en møtebok med andre, og har dere Teams bruker dere den innebygde delte notatblokken som er innebygget der. Du setter opp en delt møtebok der på sekunder. Du kan arrangere mye bedre møter, helt uten epost. Dere sparer tid, unngår misforståelser og får et felles grunnlag der dere følger opp møtet.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vil du lære mer?

Har du Office har du OneNote. Du kan bruke OneNote som selvstendig program, eller integrert i Teams. Få med deg kollegene og inviter meg til å holde en workshop hos dere. Du kan velge mellom Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med OneNote i Teams. Da lærer dere-, og tester ut alt som er beskrevet over.

Tror du Teams-møter bare erstatter Skype-møter? Tro om igjen!

Mange har fått med seg at Microsoft vil slutte å støtte Skype for Business i nær fremtid. Med det overveldende antall kunder som har tatt i bruk Teams regner Microsoft med at de fleste kunder vil være fornøyd med å gå over til å bruke Teams Chat- og møter. Det er også mitt inntrykk av de som har testet ut Teams-møter opplever bedre kvalitet og stabilitet i møtene. Når de så kan dele skjerm i møtet som de er vant til er de såre fornøyd.

Teams-møter er mye mer enn Skype for Business møter

Men det er liten grunn til å stoppe der. Hele poenget med å legge inn nettmøte og videosamtaler i Teams er at det er en naturlig del av det samarbeidet vi her i virksomheten, og at de fungerer som en forlengelse av samarbeidet vi gjøre i gruppesamtaler og samarbeid om dokumenter, notater og planer.

Dersom du inviterer 8 personer til et møte om 14 dager. Hva er sannsynligheten for at alle kan delta i møterommet når tiden for møtet er der?

Dagene våre blir stadig mindre forutsigbare. Mye grunnet den fleksibiliteten mange har i dag til å arbeide på ulike steder og til ulike tider. Dette driver frem nye arbeidsmønstre og er nok også mye av forklaringen på at Teams har fått så bred oppslutning på kort tid.

Før var det epost som sto for mye av kommunikasjonen. Den gjør det mulig for meg å sende en epost når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Men i dagens mer komplekse arbeidsmiljø der mange gjerne skal informeres, involveres og engasjeres holder ikke dette lenger. Allerede i 2013 viste en undersøkelse fra Corporate Executive Board at 63% av de spurte hele tiden må koordinere sitt arbeid med andre som sitter på et annet sted, og det tallet er sannsynligvis enda høyere i dag. Epost har vist seg å ha for mange begrensninger og er ikke lenger effektiv å bruke, men må vike for verktøy som Teams.

Møter er nødvendige, men vi må ikke alltid møtes

Da jeg jobbet som leder i Microsoft arbeidet jeg med mange i ulike land og vi hadde behov for å koordinere, diskutere og beslutte en masse hele tiden. Da har det vist seg at møter ofte er den raskeste måten å komme til enighet og få tatt beslutninger. I starten hadde vi telefonkonferanser. Disse ble så erstattet av NetMeeting, som ble til Lync og til sist til Skype for Business. Selv om mulighetene for gode nettmøter ble stadig bedre var det hele tiden en separat sak som primært var der fordi vi ikke kunne møtes fysisk i samme møterom.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter

Teams skiller seg fra Skype for Business fordi det ikke bare er teknologi for nettmøter, men kan organisere alt rundt møter enten de er på nett eller i et møterom. Med Teams kan vi forberede, gjennomføre, og følge opp møter med møtenotater, saksdokumenter, oppfølgingsoppgaver uavhengig om det er et møte i et møterom, eller om en eller flere deltar i møtet fra et annet sted. Her er et eksempel på aktuell møtetyper og hva vi trenger for å kunne gjennomføre gode møter:

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Smarte møter med Teams

Jeg har arbeidet med mange virksomheter i innføring og opplæring i Teams de siste to årene og vi har da naturlig nok hatt fokus på de grunnleggende mulighetene i Teams og hvordan vi kan erstatte epost og foreldet måte å arbeide med dokumenter på. Mange er kommet langt med dette nå. Dersom dere føler at dere har godt grep grunnleggende samarbeide i Teams er kanskje tiden komme til å ta neste skritt? Å forbedre forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter i Teams, enten de er i møterommet eller på nett.

Trenger dere hjelp til dette? Sjekk ut 2-timers workshopen Smarte møter med Teams. Kanskje det kan gi dere en flying start og bedre møter?

Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Seks av ti ledere sier de har stadig flere medarbeidere på andre steder enn de er selv. Samtidig er også teamet gjerne spredt på forskjellige steder. Samtidig opplever de at de i stadig større grad er avhengige av samarbeid med andre for å oppnå sine og avdelingens mål.

Det tar lenger tid å komme frem til beslutninger enn før

I følge undersøkelsen CEB Leadership Survey gjennomført av Corporate Executive Board fører dette til at det er vanskeligere og mer tidkrevende å komme frem til beslutninger.

"Because of this added complexity in the work environment, decision-making and action have slowed; 50% of leaders need approval from more individuals to make decisions, and 52% spend more time reaching decisions."

Epost fører til misforståelser og forsinkelser

Når beslutninger krever involvering fra mange oppstår det lett misforståelser. Særlig når mye av kommunikasjonen foregår på kryss og tvers med epost der noen er med bare på deler av "epostdiskusjonen". Der er også vanskelig å vite hvordan beslutningen ble tatt og å dokumentere hvem som har vært involvert i beslutningsprosessen.

I tillegg er omløpstiden fra du sender en epost til du kan forvente å få svar lett 24 timer. Det gjør at en beslutningsprosess med flere involverte lett trekker ut i dager, enda vi kunne ha kommet oss videre mye fortere om vi hadde kommunisert på andre måter.

Flere møter er ikke populært

"Kan vi ikke bare møtes" sier noen. Men det er ikke lett når alles kalendere er fulle og vi ikke er på samme sted til samme tid. De fleste synes også det er nok fra før og vil egentlig ha færre møter.

Raskere kommunikasjon og bedre involvering med Teams

Heldigvis har vi tilgjengelig digitale verktøy som er mye bedre egnet enn epost til å involvere, kommunisere og samarbeide. Det verktøyet som mange har tatt i bruk på jobben det siste året er Microsoft Teams. Det er ikke det eneste verktøyet av sitt slag, men det som flest tar i bruk fordi de allerede har det tilgjengelig som del av sitt Microsoft Office 365 abonnement. Men det er ikke den eneste grunnen til at mange virksomheter tar i bruk Teams i dag. Les mer om det i 5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Innføring av Teams er ikke risikofritt.

Det kan se besnærende enkelt ut å ta i bruk Teams, men mange opplever at de fort møter veggen. Vil du vite de vanligste årsakene til at det går galt er? Da kan du lese om det i 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Informasjon fra ledelsen og økt ansatt-engasjement i store virksomheter med Yammer

Ofte filtreres informasjon og beslutninger fra toppen gjennom flere lag med ledere før det når ansatte. Det er opp til hver leder vurdere ha, og på hvilken måte informasjon videreformidles. Det blir ofte enveiskommunikasjon og ansatte har liten mulighet til å bli hørt. Det oppstår lett misforståelser og misnøye basert på dette.

Ved å bruke en Yammergruppe der alle i virksomheten, eller alle interessenter innen et virksomhetsområde er medlemmer når forretningseiere ut til alle relevante mottakere uten at det filtreres gjennom avdelingsledere og slik at alle kan respondere, stille avklarende spørsmål og komme med konstruktive innspill basert på sin erfaring og kompetanse.

På den måten sikrer vi oss at alle har den samme forståelsene og innsikten i planer og beslutninger. Vi unngår misnøye basert på misforståelser. Alle føler seg informert, inkludert og hørt.

Trenger vi Yammer når vi har Teams?

For små og mellomstore virksomheter, muligens ikke, men for store virksomheter kan det absolutt være noe å vurdere.

Mange har allerede Yammer siden de har Office 365. Denne tjenesten blir etter min mening stemoderlig behandlet i mange organisasjoner. Mest fordi man ikke forstår hvordan man skal ta det i bruk og få nytteverdi av Yammer. Det forstår jeg godt. På mange måter er det mer komplisert å ta i bruk Yammer. Den viktigste årsaken til at mange finner det lett å komme i gang med Teams, men ikke Yammer er at Teams er laget for arbeidsgrupper, prosjekter og for å samarbeide om daglige oppgaver.

Se også: Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Arbeidsgrupper, avdelinger og prosjekter kan selv sette opp et Team uten at det påvirker arbeidet i andre deler av organisasjonen. Yammer derimot krever en plan for bruk i hele virksomheten. Ofte ses Yammer gjerne i samarbeid  med Intranett og bruken drives av kommunikasjonsavdelingen i større virksomheter. 

Den gode nyheten er at Teams og Yammer komplementerer hverandre. Vi bruker Teams for daglig arbeid i en arbeidsgruppe, og Yammer for å lufte våre ideer, og for å engasjere andre i virksomheten. Yammer kan integrert i Teams slik at vi kan gjøre vårt daglige arbeid der og få tilbakemeldinger fra andre gjennom Yammer i Teams.

PS: Om dere bruker, eller vurderer Workplace fra Facebook er problemstillingene den samme som for Yammer.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Er du uengasjert i video og nettmøter?

Om 5 år vil 75% av alle møter i mellomstore og store virksomheter foregå i nettmøter mot 40% i dag. (Kilde: Gartner Group)

Dette vil påvirke de fleste av oss. For noen kan det virke skremmende og uønsket. "Skal vi ikke møtes mer nå da?" Jo da, men det blir færre fysiske møter og flere møter på nett. Det påvirker både innhold i, og gjennomføring av begge møtetyper. De gangene vi har anledning til å møtes vil vi legge mer vekt på det sosiale, bli bedre kjent og skape tillit i gruppen. Så kan vi gjøre effektiv saksbehandling i nettmøtene.

Hva mener jeg med videomøter?

Dette er møte som typisk holdes på videokonferanse-systemer der hovedvekten er på at vi kan se og høre hverandre. Deltakerne sitter gjerne med sin notatbok, eller PC, men den er ikke koblet til møtet. Eller en av deltakerne i møtet kobler opp sin PC til møtet og deler på storskjerm.

Hva mener jeg med nettmøter?

Det er møter der vi både ser og hører hverandre, og i tillegg er alle med i møtet fra sin PC. Da kan vi samarbeide på dokumenter, kommentere og stille spørsmål i møtechat og skisse på det digitale møterommets whiteboard.

Hva skal til for å engasjere alle møtedeltakerne?

Tenkt deg avdelingsmøtet deres. Lederen snakker i vei, gjerne med en PowerPoint-presentasjon som bakgrunn. Etter hvert lytter du med et halvt øre og før du vet ordet av det er du i Innboksen. Det er jo så mye epost!

Ikke bra, men vi har vel alle gjort det, og ingen vet jo om det - tror vi :-) Helt til lederen sier "Bjørn hva mener du om dette?" Øøøhh, kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut.

Men det er ikke lett å holde konsentrasjonen. Snakker du mer enn 3-5 minutter uten å engasjere med møtedeltakerne må du regne med at de faller av. Men dette kan du gjøre noe med!

Effektive nettmøter engasjerer alle deltakerne regelmessig

For å drive effektive møter der alle er engasjerte er det ikke nok at vi ser hverandre. Vi trenger de samme møteverktøyene vi har når vi samles i et møterom, og noe i tillegg. Nettmøter er ikke som vanlige møter der vi sitter i samme rom. De krever mer forberedelser og struktur for at vi skal oppnå ønsket resultat.

I følge Gartner Group er det vi trenger møteverktøy på nett som støtter daglig samarbeid mellom deltakerne, presentasjoner, opplæring og deling. De må kunne brukes uansett hvor man er og på mobile enheter. Det kan være man bruker forskjellige verktøy til samarbeid på nett, og for mer formelle planlagte møter. For mange vil man nok satse på ett møteverktøy, men kanskje vurdere utvidelser for forskjellige formål. Det er også fullt mulig å kombinere videokonferanseløsninger med nettmøteverktøy.

 I følge Gartner Group er målet for mange virksomheter å ta i bruk møteverktøy for følgende formål:

1. Forbedre arbeidsmøter der deltakerne deler og samarbeider på dokumenter og annet materiale.

2. Bryte ned geografiske hindringer for samarbeid

3. Øke ansattengasjement for ansatte som arbeider utenfor kontoret

4. Spare tid og penger ved å reise mindre

5. Gjøre opplæring til grupper på flere steder samtidig

6. Gjennomføre allmøter og større avdelingsmøter uten at alle må være til stede

 De færreste av oss kan velge hvilke møteverktøy virksomheten skal benytte, men vi kan lære oss å beherske dem og vi kan være bevisst når vi planlegger et møte. Som leder i Microsoft hadde jeg mange nettmøter.

Ett av dem var det månedlige avdelingsmøtet med 24 teammedlemmer i 12 land. Hvordan engasjerer du med dem og sørger for at alle har hodet i møtet og ikke i Innboksen?

Min viktigste erfaring er å aldri prate mer enn 3-5 minutter før du ber om tilbakemeldinger og innspill. Dette kan gjøres på forskjellige måter gjennom møtechat, quiz-verktøy og min favoritt, Tavle / Whiteboard. På forhånd må du planlegge hvilke verktøy du vil bruke og når.

Her er et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg ber om innspill og alle skriver i vei samtidig. På den måten får jeg innspill fra 20+ deltakere på under 2 minutter! Prøv det i et vanlig møte :-)

• Tavlefunksjonen er det samme som møterommets whiteboard.

• Den gjør det enkelt å samle innspill fra mange på en gang.

• Alle deltakere kan få en “tusj” å skrive med.

• Du kan opprette flere tavler for ulike tema.

• Innhold kan lagres for bruk etter møtet

Hvilke møteverktøy har dere på jobben og hvordan vil du bruke mulighetene der til å drive mer engasjerende møter? Enten dere bruker Skype, Teams, WebEx eller annet, sjekk hvilke muligheter du har til å engasjere med møtedeltakerne.

Bruker dere Skype for Business eller Teams og ønsker å trene på gode nettmøter?

Sjekk ut workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype, og Smarte møter på kryss og tvers med Teams.

Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

Mange sliter med å finne en god måte å forberede, gjennomføre og følge opp møter. En leder jeg snakket med hadde 17 møter på en uke! I overkant mye? Ja kanskje det, men en leders hverdag består ofte av mange møter for å planlegge, følge opp team og medarbeidere og koordinere med andre deler av organisasjonen. Dette gjelder også mange i andre roller.

Som leder vil du alltid ha mange møter

Ofte er en leder med i flere grupper. En ledergruppe, sitt eget team, prosjektgrupper, fokusgrupper mm. Da blir det gjerne mye møter, og i tilknytning til det mye epost.  Agenda, saksgrunnlag til forhåndslesning, presentasjoner og referater ramler gjerne inn på epost.

Fører dere fremdeles møtereferatet i Word og distribuerer det på epost?

Er det rart da at det ikke blir tid nok til møteforberedelser og til oppfølging av møtet i etterkant. I tillegg blir gjerne møtereferatet begravd på et filområde der det ikke er lett å søke opp senere.

For mange år siden da jeg var leder i Microsoft og var i akkurat en slik situasjon utviklet jeg et konsept for å forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost og med bruk av Outlook og OneNote som alle har. Det har utallige grupper i mange organisasjoner tatt i bruk siden.

 Se mer om dette i Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Vi har tatt i bruk Teams! Hva nå?

 Om dere har tatt i bruk Microsoft Teams antar jeg det bare er et tidsspørsmål før dere også tar i bruk Teams-møter om dere ikke allerede har gjort det. Det er en veldig bra mulighet til å gjennomgå møteformer og se om det kan være rom for effektivisering og forenkling.

Fra Skype til Teams

 Som mange vil vite vil du ikke kunne ha Skype for Business-møter i fremtiden fordi Microsoft har lagt all nettmøte-, og chataktiviteter inn i Teams og avvikler Skype for Business.

Men Teams kan være mye mer enn et nytt nettmøtested. Du kan potensielt organisere alle møter med forberedelser, gjennomføring og oppfølging i Teams. Det trenger ikke være nettmøter, men det er en fin bonus at alle møtene er tilrettelagt som mulige nettmøter. Ved å legge alt som har med møtene å gjøre i Teams kan du effektivisere møtene, forenkle forberedelser og spare tid i etterkant.

Hvor skal agenda, saksgrunnlag, møtenotater og møtereferat bo nå?

Om du tar i bruk Teams har du en fin mulighet til å etablere en møteorganisering som er epostfri.

Du må imidlertid bestemme deg for hvor ditt møtemateriale skal bo. Det finnes tre mulige løsninger om du skal holde deg på det som er inkludert i Office 365.

1. Møtenotater

2. OneNote notatblokk

3. Møtechat

Fordeler og ulemper med de tre kandidatene til møtenotater.

I prinsippet finnes det to møtetyper vi kan ha i Teams.

1. Møter vi kaller inn til i Outlook og som ikke er knyttet til et spesielt Team og kanal og der du inviterer hvem du vil. Denne møteinvitasjonen egner seg til enkeltmøter vi har internt, og/eller med eksterne kontakter.

2. Møter vi kaller inn fra Teams og som er knyttet til en kanal i Teams og der medlemmene av Teamet er møtedeltakerne. Dette egner seg godt for gjentakende møter for en gruppe slik som ledermøter, prosjektmøter, avdelingsmøter mm.

 Her kommer jeg bare til å diskutere møtetype 2, det vil si gjentakende møter i en gruppe. La oss se på fordeler og ulemper med de tre mulighetene.

Møtenotater

Det kan jo virke veldig opplagt at man skal bruke Møtenotater som blir opprettet automatisk når du oppretter et Teams-møte, men det en del vi må være klar over dersom vi gjør dette valget.

Her er fordeler og ulemper med å benytte den innebygde Møtenotater-funksjonen i Teams

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Kan lenke til saksgrunnlag i kanalens Filer, eller en felles SharePoint

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

-  Alle møter i kanalen har sine møtenotater på samme møtenotat-side.

-  Møtenotatene er ikke søkbare

- Kan ikke redigeres på mobil og nettbrett

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

OneNote notatblokk

Dette er det formatet jeg har benyttet de siste 15 årene til forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter. 

Her er min vurdering av å bruke dette til digital felles møtebok i Teams.

+ Alle Team har en OneNote notatblokk som er automatisk delt med teamets medlemmer

+ Man kan velge sin egen struktur for ulike møter og møteserier og med ulike møtemaler. *)

+ Møtenotatene kan også opprettes uavhengig av Teams slik at andre enn Team-medlemmer kan få tilgang.

+ Møtenotatene kan plasseres fritt, for eksempel en side pr. møte

+ Dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i rett i møtenotatene til forhåndslesning

+ Møtereferat kan eksporteres til Word og PDF for arkivering

+ Kan redigeres på nettbrett/mobil

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene og saksgrunnlaget kan være tilgjengelige når du ikke er på nett.

- Deltakerne kan ikke nevnes med @. Ingen direkte varslingsmekanismer om oppfølging til deltakere.

- Krever et visst nivå av kunnskap og erfaring for å sette opp og administrere.

Møtechat

Denne er nok primært ment for å utveksle kommentarer om møtet og kan benyttes både før, under og etter møtet. Men den kan også fint benyttes til alle faser for møtet med å kommunisere en agenda, ta møtenotater som blir til møtereferat og blir liggende sammen med møteinformasjonen i gruppesamtalene.

Her er noen momenter rundt Møtechat i Teams som kan gi grunnlag for å vurdere bruken i møter.

+ Den opprettes automatisk med møtet og er lett tilgjengelig under møtet.

+ Vi kan nevne de som får oppfølgingsoppgaver med @navn og de vil få et varsel i Teams

+ Enkel å komme i gang med.

+ Ligger sammen med møteinnkallingen i kanalen.

+ Lenker til dokumenter, presentasjoner og annen saksdokumentasjon kan legges i møtenotatene til forehåndslesning

+ Møtenotatene er søkbare på tvers av alle møter og notater

+ Notatene kan redigeres på nettbrett/mobil

-  Ikke enkelt tilgjengelig for deling for andre enn møtedeltakerne. Kan ikke lage PDF for arkivering.

- Støtter ikke bruk av møtemal

- Notatene er bare tilgjengelige når du er på nett.

- Ikke et opplagt valg for alle og krever god oppslutning blant deltakerne

Min konklusjon

Som skrevet over har jeg her vurdert møteverktøy for grupper som har mange møter sammen, gjerne ukemøter og månedsmøter. Møtenotater og oppfølging av enkeltmøter som møter med kunder, samarbeidspartnere og andre avdelinger vil ha andre vurderinger.

Gitt dette er vel ingen overrasket over at OneNote er min favoritt, men så har jeg også jobbet med OneNote i mange år og kjenner mulighetene ut og inn. Jeg er ikke så begeistret for Møtenotater, men Møtechat tror jeg kan dekke manges behov dersom man blir enige om hvordan man skal bruke den til dette formålet.

Hva nå?

Hva velger du?  Ta gjerne kontakt om du vil diskutere dette med meg. Det samme om dere vil basere dere på beste praksis og bygge kompetanse på hvordan gjennomføre gode møter med støtte av digitale verktøy dere sannsynligvis allerede har.

Vil de utforske gode møter med Teams, vurder gjerne workshopen Smarte møter med Teams

*) Hvordan opprette en møtemal i OneNote

Her er hvordan du oppretter en møtemal i OneNote 2016. Utdrag fra Smart samarbeid med OneNote kurset.

De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.

Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

• Markedsprosjekt

• Arrangementer

• Utvikling og innføring av tjenester

• Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Jeg jobbet som leder i Microsoft frem til 2013 og i likhet med de fleste andre virksomheter var epost det viktigste kommunikasjons- og samarbeidsverktøyet. Ja faktisk var mer enn 80% av eposten intern. I mange virksomheter er det slik ennå. Istedenfor å dele dokumenter fra et fellesområde, deles de på epost fordi mange oppfatter det som enklere der og da.

I de 6 årene jeg har drevet Smart endring har jeg jobbet mye med virksomheter som strever med å det digitale samarbeidet, og her er de 5 største utfordringene jeg har notert meg:

1. Det oppfattes som et problem at epost blir brukt som kanal for internt samarbeid i hverdagen. For mange er det overveldende, uoversiktlig og fører til at ting lett glipper.

2. Som en følge av dette starter nyansatte, eller nye i en gruppe med blanke ark fordi all historikk og informasjon ligger i personlige epostbokser. Når noen slutter går informasjon og historikk tapt.

3. Enda en ulempe med intern epost er at oppgaver, viktig- og uviktig epost kommer om hverandre. Dette må sorteres og prioriteres. Konsekvensen er at responstiden for svar lett kan være en dag og dette bremser arbeid og viktige beslutninger.

4. Arbeid på felles dokumenter er vanskelig. Et dokument du må redigere kan være låst av en annen bruker, eller du mottar flere versjoner av et dokument på epost og må bruke mye tid på å sammenstille dette

5. Summen av dagens epost og dokumentsamarbeid fører til ufullstendig informasjon, misforståelser, lange beslutningstider, frustrasjon og til at arbeidet tar lengre tid enn nødvendig.

Alle dagens problemer løses selvfølgelig ikke ved å ta i bruk Teams, men god bruk av Teams kan bidra sterkt til at alle enklere finner den informasjonen de trenger, færre misforståelser, mer effektivt arbeid og en bedre arbeidsdag.

Det som motiverer de fleste til å ta i bruk Microsoft Teams er å

1. forenkle samarbeidet,

2. redusere intern epost, og

3. gjøre det mye enklere for flere å arbeide i samme dokument.

Det kan virke så enkelt å komme i gang med Teams, men for mange går det fort i ball.

De ansatte blir frustrerte fordi de synes det bare blir mer arbeid på toppen av alt annet. Det er viktig å forstå at Teams bare er et verktøy. Det som er utfordrende er å bli enige om å arbeide på nye måter.

For mange har det løsnet når startet å tilby opplæring ikke bare i verktøyet, men i hvordan man arbeider effektivt med Teams basert på erfaringer fra mange som har knekt koden.

Smart endring tilbyr et tilpasset Smart samarbeid med Teams opplegg for virksomheter som forbedre internt samarbeid. Er det bare deg, eller dere er noen få som vil utforske dette finnes kurset Smart samarbeid med Teams også som nettkurs, og som åpent kurs gjennom Confex

Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:

---

1. Gi alle 3 Post-IT lapper

2. Instruer deltakerne som følger:
   På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
   På den andre hva som kunne fungert bedre, og
   på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
   NB! Rekkefølgen er viktig.

3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.

Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook’s feil?

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter?

Nyhet! Nå kan du gjøre møteavtalene 5-15 minutter kortere i Outlook helt automatisk. Les videre for å se hvordan.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over. Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Hvorfor skal et møte vare i 1 time?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte. Det er ingen logisk grunn til at et møte skal vare en time. Hvorfor kan det ikke like godt vare 37 minutter?

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det er så innarbeidet at møter varer en halv, eller en hel time så det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

Endre innstillinger for Outlook kalender for å opprette kortere møter som standard

Dersom du har den nyeste versjonen av Outlook kan du nå sette opp kortere møter som standard for de møtene du kaller inn til. Slik gjør du det:

Er ikke denne muligheten tilgjengelig for deg ennå? For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50.

Bruker du Google kalender kan du gjøre tilsvarende ved å velge innstilligen "Raske møter" under Innstillinger for aktiviteter"

VI tenger en påminnelse på at møtet bare er 50 minutter

Men så sitter du der i møtet og selv om møtet i kalenderen er 50 minutter er hodet vårt sannsynligvis innstilt på at møtet er på en time. En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik vi gjorde i Microsoft Norge. Der blokkerte sektoren mellom 10 og 12 og på den måten minnet alle om at møtet skal avsluttes senest 10 på hel.

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

For flere innlegg om møter, se gjerne

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Det er et sterkt press om dagen til å redusere tiden man bruker i møter fordi mange opplever mye av møtetiden som bortkastet. Jeg har opplevd mange ganger i ukemøter, månedsmøter og prosjektmøter at mye av tiden går med til statusoppdateringer og informasjon og det blir lite tid igjen til å diskutere viktige saker, dele ideer og få tatt viktige beslutninger.

Hvorfor ikke la deltakerne lese informasjonen og gjøre statusoppdateringene ferdig før møtet? Da blir det mer tid igjen til viktige saker og fører til at møtet blir mer meningsfullt for alle.

Ikke bruk halve møtet på statusoppdateringer og informasjon. Les hvordan du kan redusere møtetiden på 1-2-3!

1. Etabler felles digital møtebok som er tilgjengelig for alle møtedeltakere hele tiden.

Digital møtebok kan etableres på flere måter, men har dere Office vil jeg anbefale å bruke OneNote som alle har. Møteboken etableres på et fellesområde dere sikkert allerede har til dokumenter. Det vil fungere uansett om dere har en filserver, type P: eller tilsvarende, SharePoint eller Teams.

For tips til struktur og arbeidsform i digital møtebok, se Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

2. Lag en møtemal der alle kan "sjekke inn" før møtet

Du kan lage en møtemal i OneNote som gjentas for hvert møte og som inneholder både statusoppdatering, agenda og annet dere går igjennom hver gang. Statusoppdateringen kan for eksempel se slik ut:

3. Spar tid ved å legge inn forhåndslesning

Mange ganger går det mye tid til å informere andre. Statusoppdateringer rundt bordet er en ting, det neste er å informere om saker deltakerne like godt kunne ha lest på forhånd. Hva om hver deltaker legger inn saksgrunnlag, presentasjoner og rapporter inn i deres møteagenda på forhånd? Dersom alle bruker litt tid før møtet til å gjennomgå dette møter man både mye bedre forberedt og man sparer mye tid i møtet. Slik kan du gjøre det:Gjennomføring av møter på denne måten krever selvsagt en del forberedelser, etablering av digital møtebok, og ikke minst må alle deltakere i møteserien forstå og være enige om at dette er måten vi har møter på fra nå.

Trenger dere hjelp til å komme i gang kan dere vurdere et 2-timers lynkurs i Smart arbeid og samarbeid med OneNote. Tar dere dette som gruppe setter dere opp møtebok og avtaler ny arbeidsform i kurset basert på beste praksis. Da er dere klare til å halvere tiden allerede fra neste møte.

Bruker dere Microsoft Teams passer dette opplegget veldig bra for møter i Teamet. Det kan dere også få hjelp til å lære, og sette opp i lynkurset Smarte møter med Teams.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Delta fra Teams-appen eller nettleser

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men har noen begrensninger.

Gjør dine valg før du går inn i møtet.

Det de fleste trener å beherske for å kunne delta og bidra i Teamsmøter er å bli kjent med styringsmulighetene i møtet. Når du går inn i møtet vil du på forhånd kunne gjøre valg om du skal gå inn i møte med åpen mikrofon og video, eller om du starter uten dette. Du får en forhåndsvisning av deg selv så du kan sjekke frisyren får du viser deg frem i møtet :-)

Ta kontroll under møtet.

Når du kommer inn i møtet tar du kontroll over din deltakelse med en menylinje på skjermen. Denne er usynlig med mindre du flytter markøren din til omtrent en 1/4 fra nederste kant på møtevinduet. Da kommer den til syne.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 1 time og invitere Smart endring inn til dere i en nett-workshop for et lynkurs i Smarte nettmøter med Teams. Da mestrer alle Teams-møter på 1-2-3.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Dele fra mobil

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.

På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Oppdatert 26.3 2020 basert på utviklingen av Teams siden innlegget ble skrevet i 2018.

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over to år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppesamtaler, chat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede godt innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Mange vil nå gå over til å ha nettmøtene på Teams. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Inntil nylig var nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Nå er Teams i ferd med å overta rollen Skype for Business har hatt i mange år. Likevel kan det være greit for mange å ha begge muligheter en stund til. Her er de noen av grunnene jeg ser til at mange fortsatt vil bruke Skype for Business, gjerne i parallell med Teams.

For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere.

Når du kaller inn til et Skype for business-møte vil alle i egen organisasjon være presentatører, mens deltakere utenfor organisasjonen blir deltakere. I Teams er standard innstilling at alle er presentatører. Presentatører kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter og møter med eksterne. Du kan endre denne innstillingen når du kaller inn til Teams-møte slik at du velger enten på forhånd, eller under møtet hvem som skal kunne presentere i møtet.

---

Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.

Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

Dette er kanskje den muligheten jeg savner mest i Teams nå ettersom det ville gjøre det mulig å forberede møtet bedre og kunne ta pause i presentasjonen, gjøre noe annet og så fortsette der jeg slapp.

---

I Skype for Business har du en tavle akkurat som whiteboardet i møterommet.

Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mye mer av møteorganisator og deltakerne for å være nyttig. Tavlen i Teams bygger på Microsoft som er veldig bra som app på PC og nettbrett, men per i dag ikke godt støttet i Teams.

I tillegg har mange telefoni-integrasjon fremdeles knyttet til Skype for Business

Er dere avhengig av dette vil man måtte benytte Skype i parallell med Teams. Du kan få telefon-integrasjon til Teams også, men det er ikke så mange som har gjort overgangen ennå.

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte nettmøter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomføre en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Jeg har i de siste månedene arbeidet med flere organisasjoner som ønsker å fornye sine arbeidsformer, og som del av dette tar i bruk nye verktøy for digitalt samarbeid og kommunikasjon. Hos de fleste er dette en prøve- og feile-prosess derr organisasjonen tester ut ulike verktøy for dette formålet.

Teams, Yammer eller Workplace?

Et vanlig forløp jeg har sett er at IT-avdelingen tilbyr de ansatte å bruke Microsoft Teams som er det nyeste tilskuddet i Office 365 plattformen. I tillegg ligger allerede Yammer inne som en kommunikasjonsverktøy og som for mange fungerer som en utvidelse av Intranettet. Kommunikasjonsavdelingen kommer så med Workplace for Facebook, og det er ikke uvanlig at noen avdelinger allerede på eget initiativ bruker gruppediskusjonsverktøyet Slack.

Hver for seg kan er alle disse verktøyene gi gode løsninger for samarbeid og kommunikasjon. Problemet oppstår når man ikke er tydelig på hva man skal bruke til ulike formål. Dermed oppstår det forvirring og usikkerhet om kommunikasjonskanaler som fører til dårligere kommunikasjon og ikke til bedre. I tillegg blir de ansatte overveldet og bruker mye tid på måtte følge kommunikasjon i mange ulike kanaler.

Må vi vente på at ledelsen bestemmer?

Dette fører i de tilfellene jeg har sett til handlingslammelse og at man ikke tar i bruk noen av de nye og gode verktøyene. De peker gjerne på ledelsen og sier. "Ledelsen må bestemme hvilke verktøy og kommunikasjonskanaler vi skal bruke. Først da kommer jeg til ta i dem i bruk". Frem til det skjer fortsetter de å kommunisere og samarbeide via e-post.

Er Teams den nye Outlook?

Ja, for verktøy og kommunikasjonskanaler som skal brukes til å binde sammen hele organisasjonen må ledelsen ta ansvar for å gjøre noen valg. For de som skal samarbeide med et begrenset antall kolleger er det ingenting i veien for at de selv bestemmer hvilket verktøy fra den digitale verktøykassen de bruker seg imellom, så lenge de er enige og bruker dette konsekvent. Grunnen til at vi har flere verktøy er at de ofte er egnet til ulike ting. Under har jeg laget et forslag til posisjonering av ulike verktøy for samarbeid og kommunikasjon.

Forslag til valg av kommunikasjons- og samarbeidsverktøy for ulike formål

Sammenligning av verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Merk at G+, eller Google+ som nevnt over er bedriftsutgaven, ikke forbrukerutgaven der det er avdekket sikkerhetsproblemer nylig. G+ finnes i både forbruker-, og i en lukket bedriftsversjon tilsvarende Facebook og Workplace by Facebook.

Listen over er på ingen måte komplett. Kom gjerne med innspill til verktøy og synspunkter på bruksområder.

Hva man velger vil ofte være bestemt av hvilken verktøykasse man har investert i. For virksomheter er dette gjerne Microsoft eller Google, supplert med tilleggsverktøy der man føler at ikke alle behov er dekkes i standardløsningen

Vi er vant til at universalverktøyet for all kommunikasjon og deling av dokumenter er epost, gjerne supplert med et dokumentområde for avdelingen og Intranett for kommunikasjon til alle ansatte.

De fleste forstår at dette ikke er fremtiden, men vi kommer ikke unna å gjøre noen valg for fremtiden. Noen må tas av ledelsen, men noen kan tas innen en avdeling, en prosjektgruppe, eller andre grupperinger av ansatte som samarbeider for et bestemt formål.