Hvordan du raskt kan se de 2-3 viktigste e-postene blant de 50 i Innboksen?

Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.

Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)

Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:

Vis-instillinger

Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.

Bare til meg

Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".

Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.

Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.

Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)

Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.

Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Her er hva du kan gjøre.

Outlook har ikke mulighet til betinget formatering slik Windowsversjonen har, men du kan bruke regler til å tilordne kategorier til epost fra bestemte avsendere, eller epost bare sent til meg. Slik gjør du det for å lage denne.

Opprett ønsket kategori først ved å stå på en epost, velge Kategoiider og rediger kategorier. Du kan nå legge til en med ønsket beskrivelse og farge. I dette tilfellet "Bare til meg"

Velg så Ordnefanen, Regler og Opprett regel.

Lag regel som vist under

Neste gang du får en epost der bare du er på til-linjen vil denne bli markert med den valgte kategorifargen og skiller seg enklere ut fra de andre epostene.

3 tips til gode relasjoner når leder og medarbeidere ikke ser hverandre hver dag

Mange ledere er opptatt av å skape og opprettholde høyt jobbengasjement. Det er ikke så rart fordi alle får det bedre på jobben og mange undersøkelser viser en direkte positiv relasjon mellom dette og gode resultater.

I den stadig mer hektiske digitale hverdagen der både teammedlemmer og leder i mange tilfeller har mulighet til å jobbe utenfor kontoret treffes man ikke så ofte på kontoret som før og det er vanskeligere å opprettholde godt samhold og kultur. Jeg ledet tidligere et team i Microsoft med 24 teammedlemmer i 12 land. Alle var ikke like utadvendte og kontaktsøkende og det kan føre til at noen blir litt glemt og føler seg utenfor. Lederen har et stort ansvar for at alle blir inkludert. Dette kan være krevende så her er noen tips for å gjøre det litt enklere.

---

Åpen og kontinuerlig digital kommunikasjon

Når man ikke ser leder og teammedlemmer så ofte føler mange at de går glipp av informasjon andre har og hva som skjer i virksomheten. Det kan nesten aldri bli nok informasjon. Den formelle kommunikasjonen kan ivaretas via epost, intranettinformasjon og nettmøter. Verre er det med den uformelle kommunikasjonen som utveksles over en kaffe om morgenen, eller i lunsjen. Dette er en viktig del av det sosiale limet for et team og ikke lett å gjenskape på avstand. Mange har funnet det veldig nyttig å innføre et slikt sosiale lim i form av apper som Yammer eller den nyeste Microsoft appen Teams. Slack er også blitt veldig populært i mange miljøer.

Alle disse verktøyene gir mulighet til å holde kontakten daglig både om jobboppgaver og uformell, sosial kommunikasjon. Min lederkollega Vigdis Austrheim i Microsoft arrangerte virtuelle kaffemøter, gjerne spontant i form av en invitasjon "la oss ta en kaffe om 30 minutter". Så de som hadde anledning hentet seg en kaffe og koblet seg opp på møtet med gjennom PC med Webcam. Ingen agenda. Bare småprat slik vi gjør det i lunsjen. Noen ganger var det til og med kake :-)

---

Ikke la noen føle seg glemt eller ubetydelige

Etvanlig problem med møter der noen sitter samlet i et møterom og en eller flere kobler seg på fra egen PC fra et annet sted.  Da er det lett for dem å føle seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kanlegge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom.

Se også Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

---

Ha regelmessige 1:1 møter

Som leder gjennom mange år har jeg funnet ut at det beste verktøyet for god kontakt mellom leder og teammedlemmer er regelmessige faste 1:1 møter. Disse kan gjerne være på nettmøter med Web-cam. Der kan den ansatte ta opp ting med leder og motsatt og det er en fin anledning til å sjekke fremgang og hvor man evt. trenger mer støtte. Det fine med å ha dette fast, for eks. månedlig, eller hver fjortende dag, er at man kan notere ned ting når man kommer på noe og så ta det opp på møtet. Da har men et gjennomtenkt spørsmål, eller noe man vil dele av ideer. Det er ikke så enkelt å gjøre uforberedt.

Manunngår mange avbrytelser fordi man kan samle opp det man vil diskutere til møtet. Det er lurt å føre en liten logg over hva man diskuterte når, og særlig om det er oppfølgingspunkter. Dette er verdifullt både for kontinuerlig oppfølging, og i tillegg når man skal ha sin årlige evaluering. Da har man gjort avklaringer og stemt av regelmessig, og med notatene som er gjort blir det lettere å summere opp året.

Vil du jobbe mer med dette og mye annet kan du sjekke ut kurset Distanseledelse som jeg holder i samarbeid med Confex. Eller du kan kontakte meg for et tilpasset opplegg i din bedrift.

Vi har 4 måneder igjen av året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå årsmålene dine

Kommer du til å ha gode resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter. Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.

Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. 

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Før i verden hadde mange inklusive meg en god struktur på dette gjennom sin Time Manager eller tilsvarende planlegger som vi alltid hadde med oss. I vår digitale hverdag er dette på mange måte blitt mer komplisert. Men det finnes gode måter å løse dette på der du alltid har med deg din plan og oversikt over alle aktiviteter og oppgaver enten det er på PC, telefon, eller nettbrett. Vil du ha hjelp til struktur og innhold og til å bruke en digital planlegger kan du sjekke ut Smart måloppnåelse i en digital tid

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Om du skal avtale et møte med noen neste uke kan det tilsynelatende være best å gi den andre mest mulig fleksibilitet ved å be dem foreslå en tid som passer dem i den uken. Det trenger ikke å være riktig. Ved å gjøre dette må hjernen deres gjennomføre en relativ krevende oppgave og bruke tid til å finne mulige ledige tider som de så kan foreslå for deg. Det er en vesentlig enklere og raskere oppgave for hjernen å stilling til et konkret forslag fra deg.
Man skulle tro det minsket sjansen til at de vil møte deg, men i praksis viser erfaring at det øker muligheten! Det er fordi du gjør det enklere for den du ønsker å møte å bare akseptere møteinvitasjonen. For hjernen er det å velge ut en tid selv fremfor å ta stilling til et konkret forslag som forskjellen på å skrive en sang kontra å kjenne igjen en sang når man hører den.

For å vise fleksibilitet kan du eventuelt foreslå en alternativ tid, men ikke flere. Da påfører du den andre et beslutningsproblem igjen. Det spiller ingen rolle om du har hele uken ledig. Da bare plukker du et par tidspunkt helt tilfeldig.

I sommer har jeg lest boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Det vil si, jeg har hørt på den når jeg har gått mine tidlige morgenturer alene i ferien. Forfatterne har studert hvilke menneskelige og hverdagslige algoritmer som egner seg til å bli støttet av dataprogrammer. Algoritmer er oppskrifter og rutinebeskrivelser vi bruker for å gjennomføre oppgaver, løse problemer og ta beslutninger. De fleste av oss forbinder algoritmer med dataprogrammer, om man i det hele tatt forbinder noe med det. Men algoritmer er en del av hverdagen til oss alle og har vært brukt siden steinalderen. Noen algoritmer egner seg godt til å få hjelp fra dataprogrammer og noen ikke. Når man lager et dataprogram gjør man alt man kan for å gjøre det så lite krevende som mulig så alle kalkulasjoner skal gå som så raskt som mulig. Det samme lønner det seg å gjøre når man skal bruke hjernen til å beregne og ta beslutninger.

Outlook planleggings-assistent

Man skulle tro at å finne en møtetid som passer for flere er enkelt, gitt at man har tilgang til alle kalendere, men selv da er det ikke enkelt. Det forutsetter at alles tidsbruk er notert i kalenderen, og det er den sjelden. Programmer vet heller ikke dine preferanser på sted, morgen eller ettermiddag, hva må jeg ha gjort før møtet, hvor befinner alle seg og en mengde andre faktorer. Det man kan gjøre er å bruke programmer for å forenkle det å komme med et forslag slik som Outlooks Planleggingsassistent gjør om man jobber i samme organisasjon, eller Doodle som kan fungere på tvers av organisasjoner. Microsoft har også en tilsvarende tjeneste, Find time. Men den endelige beslutningen er for kompleks til at den kan fullføres uten at du selv gjør en vurdering basert på ulike kriterier. Noen av dem er ikke engang bevisste valg. Kan det være et litt ubehagelig møte? Det kan gjøre at du vegrer deg for å ta en beslutning og kanskje skyver på det så lenge du kan. Dersom vi får et par forslag til mulige tiden fra planleggingsassistenten er det lettere for oss å ta stilling til dem enn å stirre på alle kalenderens åpne muligheter og vi kommer i mål med mye mindre tankevirksomhet også. Vi har altså en mer effektiv algoritme som er snillere med hjernen.

Det er forbausende mange som ikke automatiserer den første delen av møteplanleggingen når man skal finne en tid som passer for alle kolleger man ønsker å innkalle. Det sparer du mye tid på. Prøv dette neste gang. Opprett møte, legg inn møtedeltakerne og trykk på Planleggingsassistent for å se mulige møtetidspunkt.

Finn tid der alle møtedeltakerne er ledige i kalenderen

Er du opptatt av møter? Se også

Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål. og
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Finpusse Outlook-bruken? 9 tips som gjør deg mer effektiv i høst

For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å arbeide med aktiviteter som skaper resultater.

Her følger en oppsummering av 9 smarte tips jeg bruker enten daglig, eller av og til. Noen av dem er engangs-oppsett og krever egentlig ingen anstrengelse for å utnytte. Det meste er muligheter som bare finnes i Windows-versjonen, men Mac versjonen kommer stadig etter med flere muligheter.

1. Oppgavebehandling

Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.

Oppgaver i kalenderen

Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver

For  oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.

2. Automatisering av rutineoppgaver man gjør ofte

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.

Hurtigtrinn

Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.

3. Behandle e-post raskt

Det er praktisk å kunne svare på, eller videresende e-post hurtig direkte i leseruten når du behandler innkommende e-post. Jeg liker å kunne sende et raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu. 

Svar i leserute

4. Sende e-post der en annen skal motta svarene

Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.

Svare til andre enn den som sender eposten

Denne muligheten finnes ikke på Mac.

5. Sende personaliserte eposter til en kontaktliste 

Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.

Utskriftsfletting

Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.

6. Samle informasjon fra e-post, avtaler og oppgaver i OneNote

OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.

Send til OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativet er å gjøre dra-og slipp på eposter til OneNote. Da kommer de inn som et vedlegg.

7. Kalenderbehandling og møter

Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.

Plukke datoer

På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.

8. Vise to tidssoner i kalenderen

Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen. Høyreklikk på tidslinjen og legg til en ekstra tidssone i oppsettet.

Tidssoner

9. Forberede, gjennomføre og følge opp møter

Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Dett er en fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.

Møtenotat OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativt kan du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.

Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. desember 2018.

Med Office 2016 for Mac leverte Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange hadde ventet lenge på. De som brukte Outlook for Mac 2011 merket oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac. For flere detaljer om forskjellene på Windows og Mac, se Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like.

Når velger vi det kjente og når lønner det seg å utforske nye muligheter?

Hver dag står vi overfor valg vi må gjøre. Skal vi forsøke oss på noe nytt, eller skal vi holde oss til det kjente vi vet hva er. Hva er den rette balansen mellom å utforske noe nytt og utnytte det vi allerede vet og kan? Denne balansen er ikke konstant, men forandrer seg over tid. Et barn utforsker mesteparten av tiden og etter hvert som vi vokser til utnytter vi kunnskapen og erfaringene våre i en større del av tiden. Likevel slutter vi aldri å utforske, men motivasjon for å utforske kan minske og vi kan bli mer satt i komfortable rutiner.

Vi er på ferie i Spania og skal spise en del middager og luncher ute

La oss si vi planlegge 10-12 måltider ute i løpet av to uker. Den første kvelden går vi på en restaurant som er OK, men ikke mer. Hva gjør vi neste gang? Da forsøker vi en annen for å se om den er bedre. Kanskje er den det, kanskje ikke. I løpet av de første dagene har vi forsøkt noen ulike spisesteder. Hva gjør vi så resten av tiden? Jo vi går tilbake til de 1-2 restaurantene vi synes var best, og den siste kvelden går vi tilbake til den vi hadde den beste opplevelsen på. Vi tåler til og med at de ikke er like bra en gang, men to ganger? Da bytter vi.

Ved å velge en restaurant den første eller andre gangen og gå dit hver gang i resten av ferien vet vi stort sett hva vi får, men vi vet ikke hva jeg går glipp av ved å ikke forsøke flere nye restauranter.

Når skal man så og når skal man høste?

Når er det best å fortsette med måten man jobber på i dag og når bør man utforske en ny strategi som kan gi bedre resultat? Det kommer an på tidsperspektivet ditt. Om du skal gå av med pensjon om noen måneder er det forståelig om du vil bare fortsette å gjøre det du er komfortabel med og flyte på eksisterende kunnskap og rutiner. Skal du jobbe 30 år til kan det være fornuftig å finne en balanse mellom utforsking og utnyttelse av kunnskapen. Det kan hende en del av dine rutiner er optimale, men det kan også være det finnes bedre måter å jobbe på. Derfor lønner det seg sjekke ut nye muligheter en gang i blant. Noen ganger blir vi drevet til dette fordi omgivelsene forandrer seg.

Det digitale skiftet er et eksempel på at måten du har gjort ting på i årevis ikke fungerer så bra lenger. Da er det på tide å øke utforskningstakten til du finner nye og bedre måter å jobbe på og som du forhåpentligvis kan utnytte fremover. Er det på tide å oppdatere dine digitale ferdigheter i høst? Sjekk gjerne Smart endring tilbudene.

Hvordan gjør du så det beste valget av restaurant?

Forskning viser at din beste mulighet til å finne den optimale restauranten på første forsøk når du går langs en restaurantgate er å bestemme seg for den maksimale tiden du vil bruke for å finne en restaurant. Så bruker du 1/3 av tiden til å vurdere restauranter du går forbi. Etter dette velger du den første som er minst like bra som den beste du har sett til nå. Gjenta dette for de neste to måltidene så har du et utvalg av 3 restauranter du kan alternere mellom resten av ferien :-)
Dette er beskrevet i boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Der kalles det "the optimal stopping problem".

Hva er caching og hva har det med Roald Amundsen og mitt klesskap å gjøre?

Caching er et begrep mye brukt innen databehandling og helt nødvendig for at datamaskiner skal kunne jobbe effektivt. Datamaskiner blir stadig raskere til å behandle data. Det som sinker dem er å hente inn data og skrive resultatet tilbake til det permanente datalageret som kan være en hard-disk (også kalt snurredisk fordi den går rundt), men mer og mer til et elektronisk lager uten bevegelige deler, såkalt SSD. Dette opererer raskere enn harddisken, men koster mer og er fremdeles langt langsommere enn prosessoren som behandler dataene med millioner av behandlinger per sekund.

Foto: Nasjonalbiblioteket

Amundsen måtte ha cache

Cache er rett og slett et lager som er tilgjengelig nær deg når du trenger det. Da Roald Amundsen gikk til Sydpolen brukte de flere måneder på å utplassere forsyninger langs ruten som de kunne ha tilgjengelig underveis slik at de ikke trengte å ha med all proviant på sledene. Dette gjorde at de hadde proviant og brensel tilgjengelig langs ruten på tilbakeveien lett tilgjengelig og til rett tid.

Du kan ikke ha alle klærne liggende ved senga

Siden datamaskinenes morgen har det vært et problem å mate prosessoren med nok å gjøre til at den ikke går på tomgang. I 1946 beskrev forskerne Burks, Goldstine og Neuman fra universitetet i Princeton det de kalte et elektronisk hukommelses-organ der et hierarki av hukommelse sørget for at prosessorkapasiteten kunne utnyttes bedre. 

Et slikt hierarki kan vi kjenne igjen fra dagliglivet for hvordan vi behandler våre kleslager. Ved senga har vi kanskje klærne vi har tenkt å ta på oss i morgen. Det er vår nærmeste cache. Klesskapet er det neste nivået i hierarkiet som det tar litt mer tid å hente klær fra, og boden der vi har vinterklærne er det langsomste datalageret, med mindre vi har så mye klær at vi leier et eksternt lager :-)

Moderne datamaskiner har opptil 5 nivåer av cache som gjør at vi kan utnytte den stadig økende prosessorhastigheten. Sjekker du de tekniske spesifikasjonene på en PC du lurer på å kjøpe står det for eksempel "CPU Cache 2 MB". Ikke at du trenger å bry deg så mye med det, men da vet du hva det er :-)

Problemet med cache er at det alltid er av begrenset størrelse. Vi kan ikke ha alle klærne liggende i en haug ved senga. Da kan det fort bli et samlivsproblem :-)

Hva beholder du og hva kaster du?

Alle som har forsøkt å rydde klesskapet, eller har lest ryddebøker fra den japanske ryddeeksperten Marie Kondo og andre vet at det finnes en rekke ulike måter man kan takle problemet med hva man hiver ut av sin cache, slik som FIFO - first in, first out, eller LRU - last recently used :-)

All forskning, både innen data- og klesadministrasjon går for LRU. Det du brukte sist vil du mest sannsynlig bruke snart igjen og det lønner det seg å ha i en cache nær deg.

Åpne det du jobbet med nylig

Hva er så relevansen for deg i det å jobbe smartere? Jo det er at du bruker minst mulig tid på å finne og åpne det siste du jobbet med, og som du høyst sannsynlig skal jobbe videre med.

Jeg vet om mange som nesten utelukkende åpner dokumenter fra Microsoft Office sin cache som du åpner om du velger fil, åpne fra et Office-program. Da vil du se det siste du jobbet med, og med 80% sannsynlighet er det ett av disse dokumentene du nå vil åpne. Det sparer deg for en masse arbeids med å søke og finne igjen dokumentet. Så vi har cache overalt rundt oss både innen vår arbeidsdag og hjemme.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper?

Når vi legger epost i mapper er det egentlig sortering vi gjør. Det kan være på emne, avsender, eller andre kriterier. Sortering er tidkrevende og hvis vi sjelden eller aldri kommer til å lete etter det vi sorterer, får vi lite igjen for denne investeringen i tid. For å vurdere om vi skal sortere, eller satses på å lete i haugen av epost når vi trenger det må vi se på mulig fremtidig behov for å finne igjen eposten.

Sortering eller søk

Vi kaller Google og Bing for søkemotorer, men egentlig er de gigantiske sorteringsmaskiner. Det som er imponerende er ikke at de kan komme opp med tusener at treff på våre søkekriterier, men at de kan sortere dem etter relevans og presentere det vi mest sannsynlig er ute etter som en av de første linjene vi får opp på skjermen. Det kan de gjøre fordi de forhåndssorterer informasjon på kriterier det er sannsynlig at noen vil søke etter. Å la maskiner gjøre dette koster lite, og det sparer kostbar tid for oss som skal finne noe.

Kater du bort tiden din på sortering?

Når det gjelder e-post derimot utnytter vi sjelden denne formen for effektivisering. Vi bruker kostbar egen tid på å sortere e-post i mapper. Det tar omtrent like lang tid å sortere epost som det ville gjøre å sortere papir. Men i motsetning til papir kan vi søke i epost mye mer effektivt enn i et papirarkiv.

Steve Whittaker er en av de som tidlig studerte epost og effektiv gjenfinning. Som forsker i IBM og professor på UC Santa Cruz skrev han en avhandling allerede i 1996 om "email overload" med tittelen "Am I wasting my time organizing email?". Som tittelen indikerer var hans konklusjon klart ja :-)

I mange situasjoner må vi velge om vi skal sortere, eller bare lete i haugen etter noe vi vil finne. Det viser seg at det vanligvis lønner seg klart tidsmessig å lete i haugen. Særlig fordi epostprogrammet ditt allerede har forhåndssortert eposten på en rekke kriterier på samme måte som Google gjør og at du også her kan får opp en liste sortert på relevans. Da finner du det du leter etter på sekunder.

Mange vet nok at dette er riktig rent logisk, men føler likevel at de utsetter jobben til senere om man ikke sorterer eposten i mapper. Vi antar at vi da må bruke mer tid senere for å finne eposten igjen. Men dette er egentlig ikke rasjonelt. Av 100 epost, hvor mange kommer du til å lete etter i ettertid. Kanskje 10? Om du bruker 30 sekunder på å sortere/arkivere hver epost bruker du 50 minutter på dette. Det vil si om du ikke hadde gjort dette kunne du brukt 5 minutter på å lete etter hver av de 10 epostene. Så mye tid bruker du jo ikke. Bruker du søkemulighetene i epostprogrammet bruker du nok ikke i gjennomsnitt mer enn 30 sekunder på å finne en epost. Det vil si totalt 5 minutter totalt for å finne 10 eposter. Da hadde du spart 45 minutter bare på de 100 epostene ved å ikke sortere i mapper på forhånd. Og hvor mange epost flytter du til mapper i løpet av ett år?

Tror du ikke du kan finne eposten så fort? Prøv selv! Se Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Føler du at en viss struktur hjelper deg med å få det ryddig i hodet? Det kan god være. Les mer om dette på Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting

Har du oppdateringer som venter?

Jeg må få komme med en sak som har gnagd på meg lenge. Gjennom noen år nå har jeg holdt et stort antall workshops for store og små virksomheter, oftest med 10-15 deltakere i rommet som alle har med seg sine PC'er og telefoner klar til å lære å bruke Outlook, OneNote og andre digitale verktøy litt smartere.

Oppdateringer venter

Ofte opplever jeg å se telefoner med et titalls apper som venter på å bli oppdatert. Når jeg spør hvorfor de ikke har gjort dette får jeg gjerne til svar at de ikke har tid, og at de aldri passer å gjøre det. Det ikke alle er klar over er at mange av oppdateringene inneholder sikkerhetsoppdateringer. Det er liten oppmerksomhet rundt dette, men du risikerer at noen hacker seg inn på telefonen din gjennom et sikkerhetshull uten at du engang merker det og kan tappe all informasjon. De vet også hvor du er til enhver tid fordi telefonen gir fra seg denne informasjonen.

Gjør det til vane og alltid oppdatere. Det gjelder både apper og oppdateringer til operativsystemet.

På PC er det noe bedre fordi de fleste er satt opp til å installere oppdateringer automatisk. Det hender imidlertid at det krever en omstart av PC'en og da har vi samme problem. Det passer aldri å gjøre dette. Du kan alltid utsette det en stund, men om du ignorerer det lenge nok går PC'en i stå, eller den restarter gjerne midt i en viktig presentasjon. Jeg opplever også dette stadig i mine workshops, og da er det bare å ta 10 minutters pause mens vi andre venter.

Får du beskjed, eller ser du at oppdateringer venter, få det unna så fort som mulig!

Det var dagens hjertesukk :-)

Hvordan huske å føre timelister og gjøre andre rutineoppgaver

For å huske på ukentlige og månedlige oppgaver kan du bruke Regelmessige oppgaver i Outlook. Dette har en del funnet nyttig for å huske å lage månedsrapport, føre timelister og andre gjentagende aktiviteter. Mange blir imidlertid forvirret fordi timeliste-oppgaven bare synes den første uken i oppgavelisten. Det blir ikke laget en oppgave for hver uke som man kunne forvente. Når man lager en møteserie blir jo alle møtene laget og er synlige i kalenderen, så hvorfor skjer ikke det samme med oppgavene?

Neste forekomst av oppgaven blir ikke opprettet før du fullfører den første

Outlook vil ikke lage den nye oppgaven før du har fullført den første. Dette kan virke rart, men gir mening. La oss si at du må rapportere timer månedlig, men for å ikke bruke masse tid på slutten av måneden til dette vil du føre timene hver fredag. Hva om du ikke får ført timelistene dine som planlagt denne fredagen? Da vil oppgaven henge med deg i uken som kommer og så fører du kanskje timene for to uker neste fredag. Men det gir ikke mening å ha to oppgaver som sier det samme neste fredag. Fordi Outlook ikke lager den neste oppgaven i serien før du har fullført den første vil du bare ha en oppgave neste fredag. Etter at du har skrevet timer trykker du på fullfør oppgave og først da blir oppgaven for fredagen etter laget og er synlig i oppgavelisten.

Hvordan du oppretter en periodisk oppgave i Outlook

For å opprette en periodisk oppgave, Lag oppgave, velg Regelmessighet og så innstillinger for tidsintervall.

Hvordan lage en periodisk oppgave i Outlook

Vil du ha en visuell oversikt over din totale arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver i ett bilde? 

Sjekk blogginnlegget  Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Hvorfor ikke bare ha oppgaven som en møteserie i kalenderen?

Noen setter slike oppgaver som gjentakende avtaler i kalenderen. Det kan fungere, men svakheten er at om du ikke får gjort oppgaven på den tiden du har satt av flytter ikke avtalen seg videre med deg, men befinner seg i fortiden. Oppgaven derimot, den blir med deg hver dag frem til du markerer den som fullført.

Jeg kan no' som ikke du kan - fremtiden er mobil

Nei, jeg kan ikke danse can-can :-) Det er da heller ikke meg det handler om, men kampen mellom å vinne forbrukere og arbeidstakeres gunst når de skal velge ny telefon. Og flere og flere velger smarttelefonen som arbeidsredskap. For mange kan det til og med bli det eneste de trenger.

Det er knivskarp konkurranse mellom Apple med iPhone og alle de andre, Det vil si de som bygger på Android-systemet, kontrollert av Google. Tidligere forsøkte Microsoft å ta opp kampen, men må innse at den er tapt, … eller vent litt. Har Microsoft tapt?

Vet du hva Teams, Planner, og Groups er? Det er alle telefonapper fra Microsoft tilgjengelig både på iPhone og Android. Det er forresten også apper i Windows, Mac og for nettlesere. Sammen med andre, mer kjente apper som Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote utgjør de en stadig viktigere del av et økosystem som gjør at du kan jobbe hvor som helst. Noe flere og flere gjør, og særlig på mobil.

Årsaken til at Microsoft gikk inn i markedet for smarttelefoner i det hele tatt og kjøpte Nokia i forsøket på å etablere seg som en viktig leverandør av smarttelefoner er kampen mellom økosystemene, der Google er den eneste store konkurrenten og eier av Android-systemet. Apple må finne seg i å være lillebror her, men er selvfølgelig en viktig bidragsyter med telefoner og nettbrett.

Hva er så et økosystem i denne sammenhengen? Jo det er løsninger i skyen som gjør at alle data og apper du bruker henger sammen og at du får alle tjenester du trenger gjennom dette.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

For Google er det Google drive som lagrer dine data, og apper som gjør at du kan skrive, regne, lage presentasjoner og sende epost på gmail fra PC, Mac og Chrome. Ved å velge en Androidtelefon utvides dette til at du kan jobbe også mobilt uten å forlate systemet.

Tilsvarende kan du ved å velge Microsoft lagre dine data på OneDrive, behandle dem med Word, Excel og PowerPoint. Og så kan du behandle epost, kontakter og kalender i Outlook. Men hva så med telefon? Det er her Microsoft har vært pragmatiske og smarte. Microsoft tenkte nok: Hvorfor skal vi kjempe for en markedsandel på et par prosent av telefonmarkedet når vi kan ta del i 98% av markedet ved å lage apper for både iPhone og Android? Dette har ført til at hele Office-pakken og mye mer nå er tilgjengelig og gratis å bruke på alle telefoner i markedet. Dermed utvides økosystemet til å inkludere telefon, selv om den ikke kjører Windows.

Så om du bruker Office og Outlook på jobben og har en telefon du skal bruke både til jobb og privat vil du høyst sannsynlig være tjent med å bruke Microsofts apper på telefonen også siden de er integrert i økosystemet og gjør det mulig å forholde seg til samme Office-apper på telefonen som på PC og Mac. Basisapper i Office som Word, Excel og PowerPoint er gratis tilgjengelig for alle sammen med OneDrive for lagring og Outlook.com for epost.
Skal du kunne bruke de mer avanserte samarbeidsappene som Teams, Planner, og Groups trenger du Office365.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Så da spiller det ingen rolle om du velger iPhone eller Android? Nei, stort sett ikke, men det kan være noen forskjeller som sikkert er basert på de tekniske mulighetene i telefonen, eller prioriteringer i utviklingsgruppene. Mitt favorittprogram i Office, OneNote, fungerer utmerket som min digitale notatbok på alle enheter, men noen forskjeller kan det være. På iPhone har man en veldig hendig funksjon for deg som er glad i å lage lister, og på Android kan du tegne og skrive håndskrift. Kanskje ingen stor sak for de fleste, men om alt annet et likt… Så kan det være apper som komplementerer Microsofts og som det kan være litt ulike tilbud om på Android og iPhone. Et område aktuelt område for dette er oppgavebehandling på mobil.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Nei det skal ikke være lett å velge, men uansett hvilken telefon du velger kan du jobbe innenfor Microsoft økosystem om du ønsker det.

Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Les mer: Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver
og Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Utbredelsen av Office 365 i Norge er imponerende. Sannsynligvis har mer enn halvparten av norske bedrifter og offentlig virksomhet tatt dette i bruk. Det vil si de har kjøpt det, men det varierer sterkt i hvilken grad den ansatte har tatt i bruk de nye mulighetene. Det er synd fordi dette er en perfekt verktøykasse for alle som ønsker fleksibilitet i hvor og når man jobber.

Hva er Office 365?

Kort sagt kan nå virksomheten kvitte seg med lokale servere der mange i dag har lagret dokumenter og epost, og du som bruker kan jobbe med alle dine dokumenter, notater og epost på PC, Mac, telefon og nettbrett fra hvor som helst uten å trenge VPN eller Citrix-løsninger for å få tilgang. Du kan sågar gå bort til en flyplass-PC, logge på med din vanlige bruker og ha samme tilgang i nettleseren.

Hvordan kan du vite om du har Office 365?

Ja, det er et relevant spørsmål fordi det er ikke alltid IT-avdelingen forteller deg dette. Det du gjør for å sjekke er å åpne nettleseren din og skrive portal.office.com på adresselinjen. Da kommer du til en påloggingsside. Oppgi din epostadresse og ditt vanlige passord. Om du har Office 365 vil du nå komme til en nettside som viser deg de nye mulighetene. Om du ikke kommer inn har du sannsynligvis ikke tilgang til Office 365.

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Det er ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig som vist på bildet. Noen gange fjerner IT det de ikke vil du skal bruke av ulike årsaker. Under skal jeg beskrive de mulighetene du som vanlig bruker har for personlig bruk basert på standard oppsett av Office 365.

Outlook

Ved å trykke på de ulike flisene starter du de enkelte appene i Office365. Ja vi kaller dem apper nå, akkurat som på telefonen. Legg også merke til at Outlook-funksjonene nå er fordelt på ulike apper. Du finner E-post, Kalender, Personer(kontakter) og Oppgaver akkurat som på telefonen, Istedenfor å være samlet i ett program slik vi kjenner det fra skrivebordprogrammene på PC og Mac. Fra denne siden kan du også laste ned og installere den nyeste versjonen av Office skrivebordprogrammene på inntil 5 PC'er. Det vil si du kan gjøre det både på jobb-PC'n, og på Macen hjemme uten at det koster jobben noe mere.

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive for Business

Det som gir deg mulighet til å ha tilgang til, og jobbe med dokumenter og notater overalt er OneDrive. Det er ditt personlige lagringssted som bare du har tilgang til, men hvor du også kan dele utvalgte dokumenter med kolleger og samarbeidspartnere. Denne erstatter "Mine dokumenter" på PC, eller P: og tilsvarende personlig lagringsområde på en server. Fordelen med OneDrive er at alt som ligger der har du tilgang til fra en hvilken som helst PC med nettleser samt telefon og nettbrett gjennom egne apper. Du kan selv flytte dine dokumenter til OneDrive.

OneNote

Din mulighet til å samle informasjon om alt mulig som i en utklippsbok og organisere løse notater. Dette er "the Swiss army knife" i Office-samlingen, men ikke så godt kjent av mange selv om den har vært en dal av Office siden 2003 :-)
Du kan arbeide og samarbeide med andre om aktiviteter, forberede møter, føre møtenotater og referat samt følge opp dine oppgaver etter møtet. Det beste er at notatbøkene fungerer supert på telefonen slik at du alltid har notatene dine med deg og kan gjøre notater der du er. Du kan også knipse bilder av tavler, lysbilder og dokumenter og legge dem rett inn i din digitale notatbok. Du finner igjen alt på din PC senere og kan bearbeide notatene videre der.

Skype for Business

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

Du kjenner kanskje "vanlig" Skype der du kan utveksle meldinger og ha videosamtaler? Det som er den store forskjellen til Skype for Business er samarbeidsmulighetene. Du kan jobbe sammen med en kollega på et annet sted om dere satt i samme rom med å se på- og redigere et felles dokument, ha team-møter der du har digital tavle som fungerer som whiteboard i et vanlig møterom og gjennomføre engasjerende presentasjoner som om tilhørerne satt i samme sal. Er du på farten kan du delta i møtet fra telefonen der du ser både de andre deltakerne og PowerPoint-presentasjoner i møtet.

Teams og Planner

For grupper som jobber tett sammen i det daglige, eller i et prosjekt, finnes det nå en rekke samarbeidsfunksjoner som er brukerstyrt. Det vil si at ikke trenger å spørre IT om hjelp til å etablere en samarbeidsplass for deling av dokumenter og notater. Du kan opprette samtalerom for ulike tema og ha ad-hoc Skypemøter med de andre i teamet. All historikk i meldinger og annen informasjonsutveksling blir lagret så om du er borte en dag, eller om det kommer inn et nytt teammedlem i morgen ser man hva som har foregått tidligere. 

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams bygger på grupper. Det gjør også Planner som gir deg mulighet til å sette opp prosjekter med aktiviteter og oppgaver som kan fordeles til ulike teammedlemmer, samt organisere alle prosjektdokumenter og prosjektkommunikasjon.

Sway

Et utrolig morsomt verktøy for nettpresentasjoner. Dette må du nesten bare prøve. Her kan du fortelle en historie med bilder tekst og video som fungerer like bra på mobil og nettbrett som på PC. Se her: Bruk hodet til å være kreativ - ikke til å huske detaljer

Jeg går ikke gjennom resten av appene ettersom de stort sett bare er relevante dersom organisasjonen har valg å ta dem i bruk, slik som SharePoint.

Vil du lære å ta i bruk de nye mulighetene og skaffe deg frihet til å arbeide hvor som helst på PC, Mac, nettbrett og telefon? Sjekk muligheter for opplæring på Smart endring.

Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

Begrepet SMARTe mål dukket opp i en artikkel i Management Review i 1981 og ble raskt fanget opp av mange selskaper, hvorav General electric (GE) ofte blir forbundet med at de tok i bruk dette. SMART står for Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-related. For mer detaljer om dette finner du en god forklaring i denne bloggen skrevet av Chris Yates.

Jeg har både jobbet i, og med flere selskaper der dette har vært en rettesnor for målsetting. Problemet er at når målene er satt tror vi jobben er gjort :-)

Men det er jo nå det starter! Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene og det blir ofte ikke fulgt opp med planlegging. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg tid for å vurdere i hvilken grad målene ble nådd. Har vi nådd våre mål uten en plan kan man stille spørsmålet om målene har vært for trivielle og ikke særlig utfordrende å nå. Da blir jo noe av poenget med å sette mål borte.

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

Da GE innførte denne typen målsetting og ba ledere og ansatte komme opp med forslag til SMARTe mål la man veldig vekt på at de skulle tilfredsstille kriteriene. Dette førte til at man kunne ha mål som "Alltid levere reiseregning den siste dagen i måneden". Dette målet er spesifikt, målbart, mulig å oppnå og tidsrelatert. Men det er også svært trivielt og bidrar ikke til at man oppnår bedre resultater i jobben eller for selskapet. Likevel fant man at bare det å ha definert mål ledet til bedre resultater :-) Likevel ble det fort klart at man kom vesentlig lenger om målene var ambisiøse og noe man sannsynligvis ikke kunne nå uten en bevisst plan for å nå dem. De innførte "Stretch goals". Les gjerne HBR artikkelen The Strech Goal Paradox om du vil gå dypere i dette.

Noen av oss har vært utsatt for dette og det er ikke alltid behagelig og blir til dels brukt feil, men om vi ikke strekker oss litt blir vi heller ikke bedre. Dette gjelder jo både for organisasjoner og for oss personlig. Et vanlig begrep jeg hører overalt nå er "man må ut av komfortsonen" for å utvikle seg. Hørt den? :-)

Uansett, du har større mulighet til å nå gode resultater om du lager en plan for å nå dem. I tillegg reduserer du stress både for deg selv og din leder fordi du kan sannsynliggjøre og dokumentere hvordan du skal nå dine mål. Et enkelt format jeg har brukt i mange årfinner du her:

Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Kunne du tenke deg å bruke en dag utenfor kontoret til å jobbe med planen din samtidig som du legger et bedre grunnlag for gjennomføringen kan du jo vurdere å delta på Smart endring kurset Smart måloppnåelse i en digital tid.

Lykke til med planlegging og gjennomføring av dine SMARTe mål.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Har du flere påbegynte eposter og flere dokumenter åpne samtidig? Da bør du lese dette.

Du har 10 eposter åpne og 7 du har startet å skrive et svar på. I tillegg har du 5 regneark og 3 Word-dokumenter "under arbeid".  Så får du beskjed om å restarte PC'en på grunn av en oppdatering. Hvordan føles det? Panikk!  Særlig når PC'en restarter automatisk fordi du du har ignorert de høflige hintene om at du bør gjøre det noen ganger. Kjenner du deg igjen?

Tror du at du kan multitaske?

Situasjonen beskrevet over er kanskje litt satt på spissen, men jeg ser faktisk dette ganske ofte. En ting er frykten for å måtte restarte PC'en, men hvorfor havner vi egentlig i en slik situasjon? For mange er det nok fordi man er så ivrige til å kaste seg over nye oppgaver fordi alt haster. Det er lett å blir drevet av det som kommer inn sist og som virker som det haster. "Jeg tar denne med en gang, så går jeg tilbake til den forrige etterpå". Det er bare det at mens du starter på  den oppgaven kommer det en som også ser viktig ut så du gjør det samme igjen!. Tro meg, dette er du ikke tjent med, det skaper bare stress.

Det er bedre å fullføre oppgaver enn å starte dem

Har du sett bærplukkere som starter å plukke blåbær på en tue. Så ser de en annen tue som ser ut som den har flere bær og hopper over dit. Men vi får med oss flere bær ved å plukke ren den første og så gå til den neste. På samme måte ser jeg noen som hopper fra oppgave til oppgave uten å gjøre ferdig den de jobber med først. På den måten ender du opp med mange epost du har startet å skrive svar på og mange dokumenter åpne på en gang. Du oppnår i iallfall å være veldig busy hele tiden, men det er vel ikke poenget?

Når du kommer til slutten av dagen har du 17 oppgaver startet men få fullført. Ville det ikke være bedre å ha 5 fullførte oppgaver enn mange ufullførte som blir liggende åpne? Du blir tross alt målt på og føler at du har oppnådd noe når du fullfører en oppgave. Det dreier seg ikke om å starte flest mulig oppgaver, men om hvor mange du fullfører.

Å ha mange åpne oppgaver skaper faktisk ganske mye merarbeid fordi du hele tiden må bruke tid på å sette deg inn i hvor du var når du gjenopptar en oppgave. 

---

Les også:

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

Skriver du den samme teksten i epost om og om igjen?

Det er ingen grunn til å bruke mer tid på å skrive epost enn du trenger. Ofte skriver vi de samme setningene i epost etter epost. Jeg gjør det for eksempel når jeg sender et tilbud om kurs til en jeg har snakket med på telefonen. Jeg ble lei av dette og tenkte det må være en bedre måte. I Outlook kan du gjøre effektivisere dette ved å opprette standardtekster ved hjelp av hurtigdeler. Du kan til og med inkludere illustrasjoner og bilder.

Her er hvordan du oppretter en hurtigdel:

1. Skriv standardteksten og marker den
2. Velg Sett inn i menyen
3. Velg hurtigdeler
4. Lagre merket område i galleri for hurtigdeler. Gi den et navn.

Neste gang jeg skal skrive et tilbud gjør jeg følgende:

5. Opprett ny epost, velg Sett inn ->
   Hurtigdeler
6. Velg ønsket standardtekst

Denne muligheten har du om du bruker Outlook på Windows. Bruker du Outlook på Mac har du ikke denne muligheten. Et alternativ er å legge inn tekster som signaturer. Ikke helt det samme, men kan også fungere.

Har du problemer med å finne møtereferatet, eller egne møtenotater med dine oppfølgingspunkter?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Har du opplevd slike ukemøter?

Eller, du tar egne notater i møteboka, eller på løse ark. Hmm. Møteboka ligger visst igjen hjemme i dag, og hvor ble det av det arket jeg noterte på i møtet?

Hvordan kan du ha bedre kontroll på dette og være sikker på å både finne alle dine møtenotater og følge opp dine oppgaver?

For å løse dette foreslår jeg at du og de du har regelmessige møter med går over til digital møtebok. Har du Microsoft Office har du allerede en super digital notatbok du kan bruke til møter i OneNote. Det fine med den er at du kan notere på en iPad i møtet, viderebehandle oppfølgingspunkter på PC, og ha slå opp møtenotater og oppfølgingspunkter på telefonen når du er på farten.

---

Den beste bruken av iPad på jobben er ...

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

---

Når du har oppsettet klart for å ta kontroll over møtenotater og oppfølgingspunkter gjelder det å bruke det. Her er 3 ting du bør gjøre kort etter møtet er ferdig:

1. Gå igjennom notatene i etterkant så fort som mulig mens du fremdeles har det friskt i minnet og forstår hva du har ment med det du har notert. Kanskje du bør skrive litt mer utfyllende der du bare har notert stikkord. Tenk at du skal forstå hva dette er når du trenger notatet om ett år.
2. Er det oppfølgingspunkter du kan gjøre med det samme så gjør dem nå. For eksempel om du har lovet å sende noen informasjon om noe. Når noen lover meg å gjøre dette får jeg det normalt ikke om jeg ikke purrer.
3. Bestem når du skal følge opp det du ikke kan gjøre nå. Bruker du Oppgaver i Outlook kan du flagge oppgaven direkte i OneNote så får du den i oppgavelisten direkte. Bruk evt. det oppfølgingssystemet du har for å prioritere oppgaver.