Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Det som virket før er kanskje ikke godt nok i dag?

Bjørn O. Hopland er daglig leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange, inkludert meg selv har gjennom de siste 20 årene hentet inspirasjon fra, og tatt i bruk teknikker basert på Getting Things Done - GTD™ , eller "Få ting gjort" som det heter på norsk.

Jeg leste nylig den siste reviderte utgaven av boken fra 2019 og sammenlignet den med den første fra 2001. De er forbausende like, enda vår arbeidsform, verktøy, og ikke minst mengden av kommunikasjon og informasjon i epost, Teams og lignende verktøy har økt eksplosivt. De fleste av oss har ikke lenger en innkurv og en utkurv på skrivebordet. Nå er de digitale i Outlook og Teams.

 Hvordan kan vi jobbe smartere i vår digitale tid?

Da jeg startet å utvikle min måte å prioritere, planlegge og ha kontroll over den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen som leder i Microsoft, hentet jeg inspirasjon fra flere kilder. GTD er en av dem. Andre er Time Management Institute. Ja de med Time manager™ planleggeren som var populær på 1980 og 90-tallet,  og Stephen Covey med 7 habits of highly effective People. Jeg har også plukket nyttige ting fra Michael Linenbergers Total Workday Control.

Ikke samle opp oppgaver. Prioriter her og nå!

Ingen har det endelige svaret på hvordan du bør organisere deg, ikke jeg heller. Men gjennom de 20 årene jeg har jobbet for å finne ut av det, har det utkrystallisert seg noe som har vist seg nyttig for mange. Jeg forsøker ikke å organisere hele livet mitt på samme måte, men begrenser meg til hvordan vi kan arbeide og samarbeide smartere på jobben når vi i stor grad må organisere vårt eget arbeid for å nå egne, og felles mål. Da må vi ofte kunne prioritere, og omprioritere raskt.

Den tradisjonelle metoden med å samle opp mulige oppgaver i en liste og sette av tid til å prioritere dem senere blir for mange for langsom, og for komplisert. Min erfaring er at det mest effektive er å prioritere der og da.

Slik kan du gjøre det!

Får du en epost du ikke kan behandle der og da, høyreklikk på den og sett et oppfølgingstidspunkt utfra hvor viktig oppgaven er, og hvor mye den haster. Da må du ta hensyn til det du allerede har planlagt å gjøre og unngå å ta på deg flere oppgaver en du kan gjennomføre innenfor rimelig arbeidstid. Får du en Teams-melding du må følge opp senere, lag en oppgave av den der og da med en forfallsdato du velger.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Outlook på PC, Mac og mobil

Klikker du på flagget i Outlook når det er epost du ikke kan behandle nå, men må komme tilbake til? Problemet er at om du flagger 10 epost, når skal du følge dem opp, og i hvilken rekkefølge?

Neste gang høyreklikker du på flagget. Da får du mulighet til å velge tidspunkt for oppfølging. Du gjør om eposten til en oppfølgingsoppgave.

Hva om jeg leser eposten på mobilen? Outlook på mobilen håndterer epost, avtaler og kontakter, men ikke oppgaver. Det gjøre makkeren Microsoft To do. Sammen dekker de det som Outlook appen gjør på PC og Mac. For å lage en oppfølgingsoppgave av en epost på mobil, sender vi den til To do appen og setter en forfallsdato her som vist i illustrasjonen.

Dette forutsetter at du bruker Outlook og har installert To do appen på mobilen.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Teams på PC, Mac og mobil

Får du en melding i en Teams-kanal der du er nevnt? Eller en chat? Da er det sannsynligvis noe du må prioritere og gjøre noe med. Kan du ikke gjøre det der og da, lag en oppfølgingsoppgave av meldingen.

Og hvordan får jeg oversikt over alle mine oppfølgingsoppgaver?

Bruker du Outlook appen på PC har du verdens beste verktøy for prioritering og planlegging med den unike planleggingsvisningen. For å ha et realistisk bilde av vår totale arbeidsbelastning må vi ta hensyn til summen av avtaler og oppgaver. Det gir oss en visuell oversikt. Du forstår jo umiddelbart at det er urealistisk å ha mange oppgaver på en dag du har heldagsmøte. Ikke sant?

Dersom du bruker nettversjonen, eller Outlook på Mac må du isteden bruke Microsoft To do, eller Teams oppgavelisten for oversikt over oppgavene. Der vil du finne dem sortert på forfallsdato.

 Ved å prioritere de viktigste oppgavene unngår du å bruke tid på de mindre viktige

Ved å tvinge deg til å prioritere når du vil gjøre en oppgave blir du en superprioriterer, gjør realistiske prioriteringer og unngår lange oppgavelister du aldri kommer gjennom. Enkelt? Nei absolutt ikke. Det krever omlegging av arbeidesvaner, men gevinsten kan være stor. Du vil i større grad jobbe med de viktigste oppgavene, og du vil føle at du har kontroll. Det fører til bedre resultater med mindre stress.

Ønsker du/dere hjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer i Outlook og Teams kan dere gjerne ta kontakt for en bedriftsintern workshop for Smart prioritering og planlegging i Outlook, Teams og To do. Er det bare deg, kan du vurdere et nettkurs med samme innhold, eller delta på et Smart endring åpent kurs.

Usikker på hvordan du planlegger og prioriterer for å nå dine og gruppens mål? Vurder workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Du trenger ikke å betale for ChatGPT. Bruk Bing gratis

Bjørn O. Hopland skriver sommerblogg på verandaen

Det er mye snakk om ChatGPT om dagen. Både fordeler og farer. Uansett er såkalt generative kunstig intelligens noe vi må forholde oss til, og den beste måten å få førstehånds kunnskap er å  prøve det selv. Men du trenger ikke å betale for å få tilgang til den kraftigste KI-modellen for tekstgenerering til nå, nemlig GPT4 fra Open AI. Den er tilgjengelig gratis fra Microsoft. Det er også bildegenerering med DALL-E, som du ellers må betale for fra Open AI.

I et nettseminar demonstrerte jeg nylig bruken av Bing Chat for søk, tekstgenerering og bildegenerering. Dette kan du også se i denne 15 minutters videoen.

I nettseminaret gjennomgikk jeg det mest nødvendige du trenger å vite om kunstig intelligens for oss som er kontorarbeidere og ikke programmerere som skal utvikle avanserte modeller til forretningsbruk. Jeg viste også hva du allerede har tilgjengelig og bruker uten at du kanskje vet det i daglig arbeide med Outlook og PowerPoint. Det deler jeg med deg i de neste blogginnleggene.

For å få gratis tilgang til de avanserte genereringsmulighetene i Bing må du bruke nettleseren Edge. Den kommer standard med Windows, og kan lastes ned gratis for Mac, nettbrett, og mobil.

Lykke til med testingen.

Dersom dere ønsker et internforedrag for deres virksomhet om dette har jeg et 40-minutters program som kan gjennomføres som frokost/lunsjmøte i deres lokaler eller via Teams-møte.

Dette er en av 10 frokost/lunsj og lær sesjoner. Se oversikt over alle her.

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Kle på deg rustningen og ta i bruk ditt nye våpen

Bildet viser Bjørn O. Hopland i sin “Rustning”

Gjennom de 10 årene jeg har levert workshops og andre tjenester er det en gjenganger. Mange kommer på jobben om morgenen, klar til å ta fatt på dagens oppgaver. Og går hjem med en følelse av, "hvor ble dagen av? Og hvorfor kom jeg ikke mer en halvveis gjennom min oppgaveliste?". Kjenner du deg igjen?

For 10 år siden var det Outlook som ble syndebukken. Det renner inn med forespørsler og informasjon i Innboksen. Jeg blir sittende altfor mye med å svare på epost, og da blir det mindre til igjen til å gjøre egne oppgaver. I tillegg kommer avbrytelser fra kolleger som gjør at arbeidet blir stykket opp.

Og er det blitt bedre på disse 10 årene, og etter at mange har tatt i bruk Teams? Absolutt ikke! Nå er det enda en kanal jeg må følge med på.

Samtidig som Microsoft legger flere verktøy som Teams inn i verktøykassen har de også utviklet en rustning som kan beskytte oss, og nye våpen vi kan bruke for å gjøre våre oppgaver.

Tar du på deg rustningen?

Microsoft Viva Insights er rustningen vi kan ta på oss. Du har tilbudet, men det er du som må ta den på. Å ta på oss klær er vanligvis noe vi lærer gradvis som barn, men skal rustningen være effektiv må du følge monteringsanvisningen. Og hvor finner vi den?

Les også Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Vel, ingen steder. Så jeg har laget en du kan lære å følge sammen med dine kolleger i løpet av en 40 minutters frokost, eller lunsjworkshop om Hvordan kan vi redusere stress og få bedre livsbalanse med Microsoft Viva Insight. Ved bruk av Viva som personlig veileder kan du enklere balansere din tid, redusere avbrytelser og stress, og bruke møtene til din fordel.

Tar du i bruk det nye våpenet du har fått?

Du kan ikke ha unngått å lese om kunstig intelligens og ChatGPT i de siste månedene. Men, tenker du, er det noe for meg? Det blir omtalt som alt fra et strategisk verktøy for virksomheten til noe du kan bruke for å skrive en konfirmasjonstale.

Men hva er nytteverdien for meg, hvordan får jeg det, og hva kan jeg bruke det til i jobben? Den gode nyheten er at du allerede har flere KI-verktøy du bruker i dag uten å tenke på det, og at du nettopp har fått nye slike verktøy av Microsoft uten at du er klar over det.

Les også Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

Dette kan du og dine kolleger lære mer om i frokost/lunsj-workshopen Smart bruk av kunstig intelligens-KI for oss kontorarbeidere – nå! Lær å bruke de innebygde KI-mulighetene i Office. Skill myter fra fakta, og spar tid med å søke informasjon og lage tekstforslag med ChatGPT og Bing Chat/tekstgenerering.

Les mer om de Smarte frokost / lunsjmøtene der dere kan få innføring i, inspirasjon til, og repetisjon innen 10 utvalgte områder, inklusive de jeg har beskrevet her. Last gjerne ned detaljert beskrivelse av alle i PDF-format.

Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

I følge undersøkelser gjennomført av VentureBeat og Mckinsey bruker mange av oss fra 2 timer til halve arbeidsdagen på å søke etter, og sammenstille informasjon. Dette inkluderer ikke bare å finne informasjon, men også å skrive rapporter, epost og å lage presentasjoner.

Report: Employees spend 3.6 hours each day searching for info, increasing burnout | VentureBeat

Undersøkelsene sier at ett av de største problemene er at det er så mange datakilder, og at mye av tiden brukes på å sammenstille informasjon fra disse.

Vi kan dele utfordringene med dette i tre deler.

1. Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder, altså Internett

2. Finne relevant informasjon i egen virksomhet

3. Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner som en del av vår jobb

1 - Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder

Google er i dag den dominerende kilden til informasjon på Internett. Når jeg ser på Smart endrings Web-sider, kommer mer enn halvparten av besøkende fra Google søk. Utfordringen er at du får veldig mange treff på et søk, og så må du selv finne ut av hvilke kilder du vil bruke og sette sammen det du ønsker.

Det er en av grunnene til den enorme interessen for kunstig intelligens-søk med ChatGPT fra organisasjonen Open AI. Der får du en sammenstilling fra flere kilder i en tekst du ofte kan bruke direkte videre i din produksjon. Problemet er å verifisere kildene. Det finnes utallige artikler som viser rare og ikke troverdige resultater fra slikt søk. ChatGPT avslører ikke hvilke kilder som er benyttet, og dermed er det vanskelig å verifisere innholdet.

Bedre enn google-søk og mer pålitelig enn ChatGPT

Med nylanserte Bing chat i nettleseren Edge som bygger på ChatGPT løses dette ved at de inneholder referanser til kildene. Da kan jeg selv verifisere disse om jeg ønsker det.

Hva er F-35 A, B og C?

Jeg er ganske interessert i fly, og ville gjerne ha en forklaring på modellbetegnelsene for jagerflyet F-35. Jeg spurte Google og fikk 227 000 treff. Ved å sjekke noen av treffene kunne jeg finne ut dette, men det tok litt tid.

Så spurte jeg ChatGPT, og fikk et godt formulert svar, men ikke hvor svaret kom fra. Og til sist Bing søk. Der fikk jeg det jeg trengte og med referanser til kildene. Da kan jeg vurdere om det er en pålitelig kilde.

2 - Finne relevant informasjon i egen virksomhet

Verken Chat-GPT eller Bing chat vet noe om data i din virksomhet. Bare om data offentlig tilgjengelig  på nett. Så om du ønsker å finne intern informasjon du trenger for å gjøre jobben din, får du ikke noen hjelp fra Chat-GPT.

Microsoft jobber med løsninger for at du skal kunne finne og sammenstille informasjon også i egen virksomhet på samme måte som du kan på Internett i et program de kaller Microsoft Copilot. Men det er et stykke frem før du får den muligheten. I mellomtiden har du muligheten til å søke både eksternt og internt i samme søk når du bruker Edge.

3 - Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner

I Bing Chat kan du produsere innhold direkte fra et søk som vist over, eller du kan legge inn din egen tekst eller datagrunnlag og få skrevet en artikkel, eller et sammendrag. Her har jeg bedt om et kort blogginnlegg i en entusiastisk tone og får generert en kladd i OneNote som jeg så kan jobbe videre med før jeg publiserer den. Jeg sparer tid og kan legge på merverdi med illustrasjoner og min egen oppfatning i tillegg til det jeg får generert.

Så, på tide å forsøke nettleseren Edge? Edge bygger på samme åpne kildekode som Chrome og kan bruke alle utvidelser som er laget for denne.

Jeg var skeptisk til praktisk nytte av KI i mitt arbeid, og så på det som en hype. Men, nå har jeg testet selv, og har funnet ut at Microsoft AI kan bidra i daglig arbeid allerede nå, og inkluderer dette i Smart endring kurs og workshops der det er relevant. Følg med. Dette er bare starten på en spennende utvikling.

Gjør det enklere å organisere gode prosjekter

I de 8 årene jeg ledet oppbyggingen av Microsofts konsulentavdeling i Norge hadde jeg gleden av å være "prosjekt-coach" for mange store og mellomstore prosjekter med våre kunder når de skulle innføre nye Microsoft-løsninger. Prosjektene hentet kompetanse internt fra kundene selv, fra Microsofts partnere og fra vår avdeling.

Vellykkede prosjekter er 15% fag og teknologi og 85% organisasjon og prosjektgjennomføring

Grunnen til at kunden ønsket oss inn i prosjektet var nok i utgangspunktet at de ønsket en garantist for at løsningen ville virke, men det største bidraget vi faktisk leverte var prosjektorganisering og gjennomføring. Det finnes utallige eksempler på at vellykketheten av IT-prosjekter er 10-15% teknologi, og 85-90% organisasjon og prosjektgjennomføring. Dette stemmer nok på andre områder også, selv om innholdet i prosjektet er annerledes.

Jeg fikk ofte spørsmålet om hva slags prosjektverktøy vi brukte for å holde oversikt over et team med 10-15 prosjektdeltakere. Forventningen var nok at vi brukte Microsoft Project, og mange ble overrasket da jeg svarte Excel. Suksess i prosjekter skyldes sjelden prosjektverktøyet. Når det er sagt kan det være noe som gir bedre oversikt og kontroll for prosjektledere og prosjektdeltakere.

Les gjerne: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Ha god kontroll i prosjektet uten hyppige statusmøter

Et prosjektverktøy kan være veldig nyttig særlig når deltakerne er på ulike steder, og vanskelig å samle til oppdateringer og prosjektmøter. Et godt verktøy riktig brukt kan føre til

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Leg også: Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Microsoft Planner i Teams brukes av stadig flere og egner seg til mange typer prosjekter. Men som alle verktøy må særlig den som organiserer prosjektet bygge en hensiktsmessig struktur for Team, kanaler og i den tilknyttede planen. For eksempel opererer Planner med Oppgavekort, mens vi ofte ikke tildeler prosjektoppgaver, men ansvar for leveranser.

Tildel leveranser og ikke oppgaver

En leveranse kan ofte være et dokument. For eksempel en rapport, en plan, et budsjett, eller en presentasjon. Min erfaring er at det er best å følge opp status på leveranser, og la hver enkelt selv definere hvilke oppgaver som må gjennomføres for å komme frem til leveransen. Her er et eksempel.

Leveransen er å utarbeide et ilbud til ansatte om en Personlig trener tjeneste som en del av prosjektet Gode arbeidsforhold. Ansvaret for dette tildeles en prosjektdeltaker. Denne lager sin egen plan for å gjøre dette ved å beskrive delleveranser, oppgaver og sjekkpunkter på kortet. Etter hvert som vi er ferdig med hvert punkt krysses det av og det er enkelt for alle å se status på leveransen.

Hvordan måle status på en dokumentleveranse

Som nevnt tidligere er ofte prosjektleveranser et dokument. Så hvordan vet vi hvordan vi ligger an med dette? Spør du får du svar som "Jeg har startet", "Jeg jobber med det", eller "jeg er snart ferdig". Dette sier deg veldig lite. Det jeg har brukt i mange år er å definere sjekkpunkter på hva som skal være ferdig når. Under ser du målepunktene for en rapport som skal leveres om to uker. Er jeg kommet til dag 3 og jeg har kulepunktene for hvert kapittel på plass er jeg på plan. Har jeg det ikke er jeg bak planen. Objektivt og lett å følge opp.

Vil du ha flere tips og triks for smart organisering av prosjekter, bygge god struktur i Teams og Planner, og hvordan både prosjektansvarlige og deltakere kan holde oversikten? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller gjennomfør nettkurset med samme navn.

Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Ja, det er det. Noe av det fine med den verktøykassen vi har på jobben er at du kan skrive meldinger når det passer deg, og mottakeren kan lese dem når det passer for hen. Så om jeg skriver en melding til deg på en søndag (slik som denne), og du velger å lese og besvare den da er det vel ikke min feil? Jeg forventer ikke at du ser på meldingen før mandag.

Likevel er det ikke så enkelt.

Det er ikke alltid enkelt å vite hvilke forventninger vi har til hverandre om responstider. Dersom sjefen ligger litt bakpå og bruker noe av helgen til å gjøre arbeidsoppgaver er jo det greit. Men ofte innebærer det å videresende informasjon til teamet, og fordele oppgaver som noen må ta tak i på mandag.

Sjefen mener ikke du skal se på dette på søndag. Likevel kan det være at du føler et lite press på dette. Særlig om du får varsler på Teams, eller i eposten om du har mottatt meldinger fra din leder. Bare nysgjerrigheten om hva det kan være er nok til at du leser meldingene.

Denne utfordringen har to løsninger.

Den første er at du sørger for å ikke få jobbvarsler, særlig på mobilen, i helgen, og at du har selvdisiplin til å ikke gå aktivt inn i Teams og Outlook for å sjekke.

Trykk på de tre prikkene på kolonnemenyen i Teams og finn Viva Insights der. Høyreklikk på symbolet og fest Viva Insights til kolonnen så kommer du raskere dit neste gang. Om du ikke ser muligheten til å sette stille tid, eller rolig tid som det også kan kalles, velg Tilfredshet fra menyen så vil du finne denne muligheten. Velg Angi stilletid der du ikke vil ha mobilvarsler fra Teams og Outlook på mobilen. Nå er det opp til deg å styre din nysgjerrighet og ikke sjekke jobbmeldinger i denne tiden.

Den andre løsninger er at du som sender meldinger utenfor vanlig arbeidstid utsetter levering av eposten eller Teams-meldingen.  Dette gjorde jeg ofte som leder i Microsoft siden denne muligheten har vært i Outlook hele tiden. Det var før Teams var påtenkt og all kommunikasjon var på epost.

Les hvordan jeg brukte utsatt levering som leder i Microsoft : 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Nå kan du også utsette leveringen av en Teams-chat.

Her kam du se hvordan du setter opp dette både for Outlook, og Teams. Det kan også hende du får forslag fra både Teams og Outlook om å gjøre dette. Det styres av Viva Insight innstillingene. Da får du en påminnelse, og så er det opp til deg å velge hva du vil gjøre.

Vil du vite mer om hva Viva Insights kan gjøre for deg? Les Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Microsoft Viva bølgen slår over oss nå med en rekke muligheter de fleste ikke har tatt stilling til ennå. Det er lett å bli forvirret. Viva kan gi oss nye muligheter, men det kan lett bli "enda ett verktøy vi må forholde oss til".

Viva er paraplybegrepet Microsoft bruker for “ansattopplevelser og -engasjement”. Noen av Viva-modulene er helt eller delvis inkludert i Microsoft 365, og noen må kjøpes i tillegg om vi vil ta dem i bruk. Hvor starter vi, og hvilke forutsetninger må være til stede om vi vil nyttiggjøre oss de nye mulighetene?

Viva Insights i Teams

La oss først se på noe vi allerede har innebygget, Viva Insights i personlig utgave.

Hva er det? Hvorfor skal du ta det i bruk og hva er forutsetningen for at du skal oppleve dette som et verdifullt tillegg til Teams.

Velg … og legg til Viva Insights

Du må selv søke opp og velge Viva Insights i Teams. Der får du en analyse av ditt arbeidsmønster. Når du jobber, dine møter, hvem du samarbeider med, og mulighet til å kunne gjøre din arbeidsdag bedre.

Skal dette oppleves som nyttig må du selv ønske å ha et aktivt forhold til hvordan du jobber, og til å gjøre endringer i dine arbeidsvaner og rutiner. 

For å se hvordan Viva Insights kan bidra til planlegging og gjennomføring av en arbeidsdag, les Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Er det verd å bruke tid på?

Er du strålende fornøyd med ditt arbeidsmønster og går glad og fornøyd hjem etter en arbeidsdag der du har fullført alle dine planlagte oppgaver trenger du ikke bruke mye tid på Viva Insights. Føler du derimot at dagen blir stykket opp av møter og avbrytelser, at du aldri kommer til bunns i oppgavelisten, og at morgendagen sikkert ikke blir bedre? Da kan det hende du kan få nyttig innsikt.

Morgendagen blir ikke automatisk bedre av det, men det kan gi deg innsikt til å forstå eget arbeidsmønster og daglige vaner. Det kan være første skritt på veien til å få en bedre arbeidsdag der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Prøv dette!

1 - Gå igjennom dine resultater og let etter mulige problemområder.

Det vil gi deg bakgrunn for å stille deg selv spørsmål som

• Planlegger jeg tilstrekkelig tid til å gjennomføre mitt viktigste arbeid?

• Har jeg tilstrekkelig kontroll over min kalendertid?

• Er de fleste møtene jeg deltar på en effektiv bruk av tiden min?

• Hindrer møter meg i å få gjort mitt viktigste arbeid?

• Er jeg i stand til å få mitt viktigste arbeid gjort i løpet av min vanlige arbeidstid?

• Bruker jeg nok tid sammen med de som kan bidra til at jeg når mine mål? (se inllustrasjon)

2 - Finn 1-3 områder du vil gjøre noe med og sett deg mål for disse.

Det kan være

• Øke fokustid med 4 timer i uken for å få tid til å gjennomføre egne oppgaver

• Redusere møtetid med 2 timer i uken

• Avslutte dagen med å få en oversikt over oppgaver jeg vil prioritere i morgen

Har du dette kan du ta dette grunnlaget med deg til neste 1:1-møte med din leder og fortelle hva du planlegger å gjøre. For å oppnå det du vil, er du sannsynligvis avhengig av at både leder og kolleger også tenker litt i de samme banene.

3 - Gjennomfør din plan

Ta hensyn til dine mål når du legger en plan for tiden fremover. Husk! Skal du få plass til fokustid i kalenderen må du komme de som inviterer deg til møter i forkjøpet. Kopier gjerne ut statistikken fra Insights før du starter å gjennomføre din plan, og sjekk ukentlig for (mulige) fremskritt.

Viva Insights for team-ledere

Er du team-leder, prosjektleder, eller på annen måte er avhengig av samarbeid med en gruppe mennesker som jobber mot felles mål?

Viva Insights kan utvides med funksjoner nyttige for uformelle og formelle team-ledere. Det gir muligheter til å planlegge og følge opp team-møter, og foreslå for team-deltakerne hvilke dager det kan være en fordel å ikke ha møter. Flere har sett fordelen av å ha en møtefri dag i uken, og med Viva Insights kan du løse dette også teknisk så det blir synlig i alle Team-medlemmenes kalender. Da blir det enklere å planlegge dager uten avbrytelser.

Du kan også invitere alle i Teamet til å opprette forkortede møter automatisk. Da blir timesmøtene gjerne 50 minutter og halvtimesmøtene 25 minutter. Men det bestemmer dere i fellesskap, og Viva Insight gjør de riktige innstillingene for alle.

Dere kan også bli enige om å ha uforstyrret fokustid på de samme tidspunktene i uken. Det ville jo være dumt om jeg planlegger min fokustid tirsdag formiddag, og du tirsdag ettermiddag. Da kan vi jo ikke møtes den dagen.

Viva Insight for team-ledere er en betalt utvidelse, og dermed noe virksomheten må ta stilling til (kr.39/måned for ledere).

Skal det være nyttig for teamet, må team-lederne bli introdusert til muligheten og ta stilling til hvordan dette inkluderes i team-arbeidet. Det krever involvering av eget team og bør koordineres på tvers av virksomheten dersom man ønsker å innføre møtefrie dager.

Den raskeste veien til endrede arbeidsrutiner kan være å samle hele teamet til en workshop der men analyserer områder man kan jobbe med for å bli mer effektive som Team samtidig som alle får en bedre arbeidsdag.

Ønsker dere at Smart endring gjennomfører en slik workshop for dere, ta kontakt på bjorn@smartendring.no, eller ring 90173524. Det går fint å gjennomføre en slik workshop også uten å ha aktivert Team-lederfunksjonen.

Vil du ha en oversikt over alle Microsoft Viva moduler, finner du det på Ansattopplevelse og -engasjement | Microsoft Viva

Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Microsoft Teams er både et nettmøteverktøy, og et samarbeidsverktøy. Brukt til nettmøter påvirker Teams lite våre arbeidsformer, men vellykket innføring av Teams som samarbeidsverktøy påvirker vår arbeidsform i stor grad. I alle fall om vi ønsker å samarbeide smartere, redusere intern epost og samarbeide enklere på dokumenter.

Men i de fem årene jeg har jobbet med mange titalls virksomheter om Teams, er det tre utfordringer ikke alle tar tak i, og som hindrer nye effektive arbeidsformer.

1. Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint. Dette hindrer effektiv arbeidsflyt i Teams

2. Vi forventer at internposten vil flytte til Teams, men det skjer i liten grad. Da står vi med ett bein på hver side av en kløft uten å komme over til den andre siden.

3. Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år, og ser ikke at vi må organisere arbeidet på en ny måte for å lykkes.

 Fra 1995 til 2003 ledet jeg oppbygging av Microsoft konsulentavdeling i Norge. Frem til dette hadde ikke Microsoft noen som kunne støtte partnere og kunder ved innføring av Microsoft-teknologi, og skape trygghet for at nye løsninger faktisk ville fungere, skalere og kunne brukes i hverdagen. Dette presset seg frem etter at store virksomheter innen bank, telekommunikasjon og offentlig virksomhet så fordeler i å bruke Microsoft-teknologi på alt fra PC og servere til database og applikasjoner for virksomhetskritiske systemer.

 Vellykket innføring av nye digitale verktøy er 20% teknologi, 80% mennesker og organisasjon

Det interessante var at rådgivning innen teknologi var den enkleste delen av jobben. Det som viste seg å skape den nødvendige tryggheten var gjennomføringsmodellen for prosjektene, kompetanseoverføring til kundens organisasjon og opplæring av brukerne.

Gjennom forankring hos de ulike interessentgruppene som ledere, brukere/fagforening og IT-organisasjon sikret vi aksept, og at løsningen leverte på forventningene. Min erfaring, som jeg tror mange deler, er at det å lykkes med IT-prosjekter handler 20% om teknologi og 80% om organisasjon og mennesker.

Innføring av Teams er enda mindre teknologi og enda mer mennesker og organisasjon

For ti år siden startet jeg Smart endring for å bidra til at ledere og team kunne oppnå bedre resultater med mindre stress ved å nyttiggjøre seg den digitale verktøykassen alle har på jobben. Her er min erfaring at det handler enda mindre om teknologi, og mer om mennesker og organisasjon.

De siste fem årene har naturlig nok vært dominert av Microsoft Teams. Mange startet med Teams-møter, som ikke krever noen endring i hvordan vi samarbeider bortsett fra at møtene er på nett og ikke i et møterom.

Etter hvert har mange også tatt i buk Teams for samarbeid, og her opplever jeg mange som ikke oppnår den ønskede effekten. Jeg bruker å si at vi nordmenn elsker ny teknologi, bare vi slipper å endre måten vi arbeider på.

Å innføre Teams uten å vurdere hvordan det påvirker, og kan gi nye muligheter i arbeidsprosesser, kan sammenlignes med da de første journalsystemene kom i helsevesenet, og man kopierte papirskjemaene slik at man kunne jobbe som før. Vi vet at det ikke var en god ide. Ny teknologi gir nye muligheter, men for å gripe de mulighetene må vi akseptere at arbeidsformer blir endret.

Her er de tre områdene vi etter min erfaring undervurderer når vi innfører Teams som samarbeidsverktøy:

1 - Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint

Den største endringen i tankemåte når vi tar i bruk Teams er at kommunikasjon, dokumenter, planer og notater er lagret på samme sted, i en Teams-kanal.

Vi er vant til at kommunikasjon en er i Outlook, og dokumentene ligger på et fellesområde. Og at det ikke er noen forbindelse mellom dem. Derfor ser jeg veldig mange som når de skal ta i bruk Teams ikke tenker på dette, men bare ser på hvordan man kan flytte dokumentstrukturen fra en server, eller en SharePoint og ikke tenker kommunikasjon, planer og notater.

Slik kan du omforme mappestruktur til Team og kanaler for arbeidsprosesser

Da ender Teams opp som et nytt dokumentlager, og ikke som et samarbeidsverktøy. For å skape forutsetninger for å lykkes med Teams som samarbeidsverktøy må  i analysere den eksisterende dokumentstrukturen og identifisere dokumenter som inngår i arbeidsprosesser. Arbeidsprosessene legger grunnlaget for å opprette kanaler der vi samler alt som har med denne å gjøre.

2- Vi forventer at internposten vil flytte til Teams

Gamle vaner sitter godt i oss. Vi er vant til at all kommunikasjon skjer i Outlook. Når vi får Teams i tillegg føler mange at det blir for komplisert. Da blir det jo enda en kanal jeg må forholde meg til. Dessuten synes jeg kommunikasjon i Teams er uoversiktlig og ustrukturert. Er det rart at ikke alle kaster seg over Teams?

Vi mennesker er enkle her. Vi må se fordelene, og vi må føle oss trygge på hvordan vi gjør våre daglige arbeidsoppgaver I Teams. Ellers skjer det ikke. Kommunikasjon i kanaler er eposterstatning, det er ikke chat. Likevel er ikke dette opplagt, og det krever systematisk arbeid for å endre tankegang og arbeidsmåte for å få oversiktlig og strukturert kommunikasjon i kanalene.

3 - Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år

Problemet er ikke å beherske Teams som verktøy, men å bli enige om, og endre samarbeidsform. Det kan ikke læres på kurs, men krever at vi snakker med de vi arbeider med i det daglige og blir enige om ny arbeidsform. “Nå sender vi ikke epost til hverandre, men bruker Teams-kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter”.  Likevel er opplæring viktig for å forstå mulighetene. Om vi ikke blir introdusert til dette, vil det være rart om vi tilfeldigvis skulle finne ut av dette selv. De fleste har mer enn nok med å gjøre jobben sin, og har ikke tid til å grave seg ned i, og forstå hva den mest effektive måten å jobbe på er i Teams.

Ønsker dere å sparre med meg rundt egen organisering og bruk av Teams? Ta gjerne kontakt for et uforpliktende møte. Ring meg på 90173524, eller send epost til bjorn@smartendring.no

Det er aldri for sent å justere Teams-strukturen, avtale nye arbeidsformer og sikre god oppslutning om bruken.

Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer

Da jeg startet Smart endring  for 10 år siden var det for å kunne bidra til at alle skulle kunne oppnå bedre resultater med mindre stress. Jeg hadde funnet ut at det viktigste hinderet for å oppnå bedre resultater ofte var manglende prioritering av arbeidsoppgaver, og den viktigste årsaken til stress var innboksen i Outlook.

Problemet med epost

I lunsjen hører jeg en kollega si til en annen; Jeg blir gal av innboksen. Det renner inn med epost fortere enn jeg får behandlet dem. Ja, sier kollegaen, slik har jeg det også. De andre rundt bordet nikker. Så tenker de, jaja det er vel bare noe vi må leve med. De leser om undersøkelser som sier at vi bruker halve arbeidsdagen på epost, og velmenende råd om å bare åpne Outlook to ganger om dagen for å sjekke eposten. Alle vet at det ikke fungerer.

Les gjerne: 5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Outlook er mer enn epost

Allerede for 10 år siden var Outlook ikke et sted der du bare sjekket eposten din, men et kommunikasjons og arbeidsverktøy du brukte hele dagen. Du brukte Outlook til å skrive et notat om et prosjekt, som informasjonslager, og for å planlegge og følge opp avtaler og oppgaver. Der ligger agendaen til møtet, og referatet med beskrivelse av dine oppfølgingsoppgaver. Derfor er Outlook noe du åpner om morgenen og bruker hele dagen.

Så hva er problemet?

1. Epost blir liggende i personlige postbokser. Viktig dokumentasjon forsvinner når en medarbeider slutter. Nye medarbeidere starter med blanke ark og har ikke tilgang til tidligere kommunikasjon i et prosjekt eller et arbeidsområde.

2. Epostdiskusjoner med "svar alle" blir uoversiktlige, og kan føre til misforståelser. Det kan være tilfeldig hvem du husker å sette på til-linjen. Dette kan føre til manglende involvering fra interessenter.

3. Epost er lett å videresende innenfor og utenfor organisasjonen. Dette kan føre til at uvedkommende får informasjon de ikke skulle hatt.

4. Det tar ofte et døgn før de du sender epost svarer på en forespørsel om informasjon eller beslutning. Dette fører til lange beslutningstider, og bremser fremgangen i daglig arbeid og i prosjekter.

5. Dokumenter til gjennomsyn og redigering blir sendt som vedlegg. Dette fører til flere kopier, mye arbeid for å konsolidere dem, og usikkerhet om hva som er gjeldende dokument.

Synkronisering til filutforsker forlenger smerten

Jeg ledet en Teams-workshop for ikke lenge siden. Etter at vi hadde jobbet en stund med samtaler og dokumenter i kanaler ble jeg stoppet av en av deltakerne. "Jeg ser ikke hvorfor vi skal lære dette. Jeg har synkronisert alle dokumentene fra Teams og SharePoint til min Filutforsker, så jeg er aldri inne i Teams".

Når vi er en del av en arbeidsprosess, eller prosjekt er vi er vant til å kommunisere i epost, og at prosjektdokumenter ligger på et filområde. Og, det er ingen kobling mellom dem.

Det jeg observerer hos mange er at de flytter dokumenter for X: og P: på filområder til Teams og SharePoint og synkroniserer disse til filutforskeren. Da kan alle jobbe som før, selv om bokstavene er byttet ut med mappenavn i SharePoint og Teams.

Å flytte dokumentene til skyen og beholde epostkommunikasjonen løser ikke problemet

Følgen av dette er at vi fortsetter med kommunikasjonen i epost, gjerne supplert med Teams-chat der vi trenger raske avklaringer. På den måten tar vi ikke tak i det som er den virkelige utfordringen i kommunikasjonen, og som vi kunne ha gjort dersom vi hadde erstattet epost og chat med kommunikasjon i Teams-kanaler for ulike arbeidsområder og prosjekter.

Ved å flytte kommunikasjonen fra epost og chat oppnår vi følgende:

1. Kommunikasjonen er tilgjengelig for alle som arbeider innenfor dette arbeidsområde. Dette sikrer kontinuitet, og informasjon beholdes selv om noen slutter. Nye medarbeidere har tilgang til hele historikken i et prosjekt, hva er sagt og avtalt tidligere, og alt er søkbart.

2. All kommunikasjon om et tema blir liggende samlet under en overskrift. Det gir god oversikt. Alle nåværende og fremtidige Team-medlemmer har tilgang til all kommunikasjon. Du trenger ikke spesifisere noen på til-linjen, med mindre du vil at noen skal gjøre noe.

3. Kommunikasjon er kun tilgjengelig for medlemmer av Teamet. Det er trygt fordi du vet hvem som kan lese det du skriver.

4. Kommunikasjon i Teams gir erfaringsmessig raskere respons i viktig arbeidsprosesser. Det fører til færre misforståelser og raskere beslutninger.

5. Dokumenter relater til et arbeidsområde eller prosjekt er lagret i samme Teams-kanal som kommunikasjonen og alle kan oppdatere dokumenter samtidig. Det er bare ett dokument.

Individets komfort, eller gruppens beste?

Ved å bare flytte dokumentene til skyen og synkroniserer dokumentområder til filutforskeren innebærer ingen endring i arbeidsform. Vi sparer en server, men tar ikke tak i det virkelige problemet, som er intern epost. Ønsker vi å redusere intern epost for å oppnå de fordelene vi vet det har må vi også endre måten vi samarbeider og kommuniserer på. Dette er ikke noe en enkelt medarbeider kan gjøre selv. Vi må gå sammen om å endre arbeidsform. Dette er noe ledere og team må gå sammen om å gjøre.

Les mer om dette i: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? — Smart endring AS

For en mindre organisasjon vil det være en stor fordel om endring i arbeidsform gjøres gjennom felles innsats av alle, etter opplæring og involvering der vi blir enige om å gjøre dette løftet sammen.

For en stor organisasjon kan det være vanskelig å få med alle på en gang. Det trenger man da heller ikke. En avdeling, eller et prosjekt kan bestemme seg for dette og sette i gang. Vi er ikke avhengig av at alle gjør dette, bare de vi arbeider sammen med i det daglige.

Les også: 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Vil dere ha hjelp til å gjøre dette løftet, og dra nytte av de fordelene det medfører kan en Smart endring bedriftsintern workshop være en rask måte å komme dit. Vurder gjerne å gjennomføre Smart samarbeid med Teams for alle. Denne kan også tilpasses deres arbeidsform og ambisjon.

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Er det på tide å ta svømmeknappen for Teams?

Da jeg vokste opp i Sandefjord bodde vi like ved Bugårdsparken. Der var det et flott svømmeanlegg med 50-metersbasseng, stupetårn og et mindre opplæringsbasseng. Der lærte jeg å svømme. Der tok jeg først 25-metersmerket i det lille bassenget. Da fikk jeg lov til å flytte over på dypet. Der tok jeg svømmeknappen som viste at jeg kunne svømme 200 meter. Da følte mine foreldre seg trygge på at jeg kunne bade alene, og jeg kunne øve videre og ha det morsomt fordi jeg var trygg på meg selv.

Det er nok en mye bedre tilnærming til å lære å svømme enn å bli kastet ut på dypet. For det er vel det mange føler når de starter å bruke Teams?

Svømmeknappen i Teams?

Kanskje vi burde stille krav til å ha svømmeknappen for Teams før vi starter å jobbe på egenhånd? Og egentlig burde vi som gruppe ha kurs i synkronsvømming i Teams også, fordi vi er avhengig av å samarbeide med andre. Det blir ikke mye samarbeid om noe kommuniserer i en Teams-kanal, noen i Chat, og noen henger igjen i eposten.

Ta kontroll over Team og kanaler

Jeg kjenner mange som synes Teams-kommunikasjon er fryktelig rotete og uoversiktlig. Er du en av dem?  Til og med noen tidligere kolleger i Microsoft sier de har gitt opp å bruke Team og kanaler. Den eneste kommunikasjonen de bruker i Teams er Chat. Da går de glipp av en god måte å samarbeide systematisk i arbeidsprosesser og prosjekter, Du troro kansjkje ansatte i Microsoft er flinkere til å bruke digitale verktøy enn deg? Det er de ikke, og de får ikke noe mer opplæring heller. Kanskje til og med mindre.

Ta kontroll over Teams

Jeg holdt frokost/lunsj-workshopen Ta kontroll og få god oversikt over Teams-struktur for en virksomhet denne uken. Jeg spurte hvor mange som var med i mer enn 20 Team. Samtlige hender gikk i været. Og når hvert Team har 5-10+ kanaler er det ikke rart de synes det er vanskelig. Men det finnes noen grep man kan da som gjør at antall Team og kanaler ikke føles så voldsomt, og der du får god oversikt over de Teamene og kanalene du faktisk bruker i det daglige. Dette sammen med å repetere forskjellen på chat (raske meldinger) og kanalsamtaler (eposterstatning) gjorde at de fikk håpet om oversikt og kontroll tilbake.

Hvordan skape god oversikt over dine aktive Team og kanaler.

Utdrag fra workshopen

Mange blir invitert til Team man ikke nødvendigvis er aktiv i der og da. Eller dere har samarbeidet om et prosjekt i en kanal. Når prosjektet er over skjer det ikke noe mer i den kanalen. Da kan du skjule Teamet, eller kanalen. Det er helt ufarlig. Om noen nevner deg i en skjult kanal får du fortsatt en varlig og kan åpne samtalen der du er nevnt. I tillegg kan du velge rekkefølgen på Team i listen slik at de mest brukte Teamene ligger øverst. På denne måten får du bedre oversikt og kontroll i ditt daglige arbeid

Kontinuerlig opplæringstilbud i digitale ferdigheter.

Flere virksomheter har funnet ut at det er en god ide å styrke opplæringen i digitale arbeidsformer, men synes det er vanskelig å finne muligheten til å gjennomføre dette i praksis. Derfor gjennomfører de 40-minutters frokost-, eller “lunsj og lær” workshops en gang i måneden. Det styrker både digitale ferdigheter og kultur. Pr. i dag er 8 tema tilgjengelige. Se Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon for en oversikt.

Vil vi egentlig inkludere Teams-deltakerne utenfor møterommet ?

Se så fornøyde de i møterommet er. De sitter og småprater før møtet starter. Mikrofonen er gjerne dempet til møtet starter, og i pauser. Eller de kommer litt tidlig til møtet og åpner ikke nettmøtet før møtet starter.  I begge tilfeller får ikke de som er med på nett ta del i den uformelle praten og føler seg ikke inkludert i gruppen. "Synd de ikke kan være med her" sier en. "De får følge med så godt de kan" sier en annen.

Hva vi må gjøre for å inkludere alle

Den første som kommer inn i møterommet åpner nettmøtet. Da kan de som logger seg på møte hjemme delta i kaffepraten med de som er i møterommet. Også må vi endre vanen vi har med å dempe mikrofonen i møterommet når det er pause i møtet. Da kan deltakerne utenfor møterommet også delta i pausepraten.

Hvilken holdning har vi til de utenfor møterommet?

Å lykkes med å inkludere alle i møtet, enten de deltar i møterommet, eller deltar fra et annet sted er 20% teknologi og 80% holdning og våre handlinger. Primært er inkludering en utfordring i litt større møter. Et arbeidsmøte der to sitter i et møterom, og en hjemme er ikke noe problem. Når vi skal ha møter for å diskutere saker, utveksle meninger og komme frem til beslutninger er det lett å bli engasjert. Det ene ordet tar det andre og kan føre til at man glemmer å inkludere de utenfor møterommet. Det kan også være utfordrende når vi skal presentere informasjon, og dele data som grunnlag for en diskusjon.

Hvordan kan møteteknologien hjelpe oss å inkludere alle?

Jeg vet om flere virksomheter som har som har en praksis om at når en eller flere ikke kan være med i et møterom på kontoret skal ingen være i møterom. Da skal deltakerne på kontoret delta i møtet fra egen arbeidsplass. Det synes jeg er litt dumt når man kommer på kontoret for å møte kolleger.

Teknologien som gjøre det mulig å ha møter med deltakere fra flere steder er også den som gir oss gode inkluderingsmuligheter dersom vi velger å bruke dem. Når man tar et par nødvendige grep er ikke noe problem at noen deltar i møterommet og noen utenfor.

Bruk nettmøtets inkluderingsverktøy

Bruk nettmøtets digitale tavle fremfor Whiteboard og flippover i møterommet. Det gir alle muligheten til å tegne og sette opp sine Post-it lapper på tavlen. Men da må alle i møterommet delta fra egen PC. Ellers blir de bare tilskuere og ikke deltakere.

Skal du holde en presentasjon?

Da gir det ingen mening å stille seg opp foran møteskjermen med kamera i rommet. Da ser jo de utenfor bare ryggen av deg. Bli sittende og presenter fra egen PC til både de i møterommet og de utenfor. Ha på eget kamera og velg å se persongalleriet på toppen av skjermen over det du presenterer. Da kan du holde god kontakt med deltakerne utenfor møterommet, samtidig som du kan løfte blikket litt og ha kontakt med deltakerne i rommet.

Dette er ikke spesielt vanskelig, men som alt annet nytt må man prøve det ut, trene på det og ikke mist, ville det. Les mer om hvorden du presenterer PowerPoint slik i Teamsmøter i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 I workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3 trener vi på å inkludere alle i møtet og hvordan alle kan få en god møteopplevelse. Det er ett av tre tema som alle er relevante i en hybrid arbeidshverdag. Er du mest interessert i møtedelen vil workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett gå dybden nettopp på dette.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

2. Se deltakerne, og

3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops

Fleksibel arbeidstid og sted betyr ikke at du alltid må være tilgjengelig

Når vi bruker Teams på både PC og mobil er vi tilsynelatende tilgjengelige døgnet rundt. Det  betyr at vi selv må ta ansvar for å styre vår egen tilgjengelighet. De fleste av oss har på mobilen hele døgnet, og akkurat som du velger å ikke  svare på et mobilanrop når det ikke passer, trenger du ikke svare på en Teams-melding når det ikke passer deg. Også i arbeidstiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Legg inn en statusmelding i Teams så får kolleger beskjed før de sender deg en melding

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. SÅ hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave. Da kan du legge inn en statusmelding som blir vist for andre allerede før de sender deg en melding. Da slipper de å bli irriterte på at du ikke svarer med en gang.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Du kan også overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

 Dette og mye annet smart kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs