Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Jeg bruker normalt å hevde at om du skal være med på nettmøtet må du også ha hodet i møtet og ikke i la deg distrahere av alt mulig annet. Tilsvarende må den som er møteleder eller presentere i møtet engasjere med deltakerne så de ikke får anledning til å bli distrahert.

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Likevel, når jeg tenker etter, er det situasjoner der det kan være OK å ha en privat chat i møtet.

Du trenger nyttig informasjon som kan bidra positivt til møtet.

Hold markøren over bildet til den du vil chatte med og start en samtale

La oss si dere er en gruppe som deltar i et nettmøte og så er dere usikre på noe, eller mangler informasjon. Det kan ofte føre til lange diskusjoner om noe ingen har klare fakta på og det er ganske bortkastet tid.

Dersom du vet om noen som har denne nødvendige informasjonen kan du kontakte vedkommende i en chat mens dere er i møtet. Ofte kan man få et kjapt svar som løser saken. Da kan vi diskutere basert på fakta. Dette kan også være mye bedre enn å si "da får vi komme tilbake til det siden". Da utsetter vi noe som kunne vært avgjort nå og det er ikke effektivt.

Når du trenger å sjekke ut eller søke støtte fra en annen i møtet.

La oss si dere er i et møte og så kommer det opp et tema som du ikke er forberedt på. Du ville gjerne ha snakket med en kollega om dette fordi det er noe som påvirker dere begge. Da kan det være en mulighet å åpne en personlig chat med din kollega for å gjøre en kjapp konferering før dere kommer med et felles innspill i møtet.

Er dette OK? Hva synes du?

Før møtet, eller i en pause.

Du kan skille ut privat chat i eget vindu og ha ved siden av møtet

Ofte når vi møtes i et møterom har man litt småprat med kolleger som sitter ved samme bort før møtet starter, eller en prat i en pause. Noe av den praten er ikke ment for alle. Kommer du litt tidlig inn i nettmøtet, eller det er et litt lengre møte med pause kan du gjøre det samme i en privat chat.

I workshopen Smarte møter med Teams (i deres møterom, eller i nettworkshop) er dette noe av det vi øver på.

Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Du kan lede en hest til vannet, men du kan ikke tvinge den til å drikke. Gammelt jungelord 😉

Det er ikke lett å bytte til Teams for en som har brukt Outlook til arbeid og samarbeid,  kalender og deling av dokumenter i årevis. Vi er vanedyr og vaner er ikke enkle å endre. For å gjøre daglige oppgaver i Teams istedenfor i Outlook må vi over en terskel, og det krever mer av oss i en periode fordi vi må tenke på hvordan vi skal gjøre det hele tiden. Med tiden går dette på automatikk og da koster det oss ikke noe lenger.

Hvordan holder vi motivasjonen oppe i overgangen til Teams?

Kanskje vi må minne oss selv om årsaken til at det er verd det. Spesielt når det gjelder å slutte å sende epost internt, men kun bruke Teams.

5 gode grunner til at det er verd å bytte fra Outlook til Teams

1. Du må selv sortere all informasjon som kommer i din Outlook Innboks. I Teams er informasjon er allerede sortert i kanaler utfra arbeidsprosess og prosjekter.

2. Du må prioritere eposten for å skille viktig fra uviktig og det som haster fra det som ikke haster. I Teams følger du med på dine viktige kanaler og ignorerer resten.

3. Alt du sender på epost havner i noens personlige postboks. I Teams bruker du @omtaler gir deg mulighet til å  varsle bare de som må følge opp noe samtidig som andre blir informert.

4. Du får epostvarslinger på alt eller ingenting i Outlook. I Teams får du bare varsler på viktige meldinger for deg.

5. Viktig informasjon du sender på epost blir ikke tilgjengelig for de som starter i ny jobb, eller i prosjektet neste uke. I Teams er all informasjon du deler også tilgjengelig for nye i organisasjonen eller prosjektet.

Om vi minner oss selv og andre på dette blir det kanskje enklere å holde motivasjonen oppe til vi har nye arbeidsvaner i fingrene. Det som også hjelper veldig er når alle andre rundt deg også gjør en innsats for å flytte til Teams. Etter hvert som flere og flere gjør dette fører det til en ny arbeidskultur. Da sitter det i veggene og nye som kommer inn i organisasjonen vil fort kopiere den riktige måte å gjøre ting på.

Det gjelder å bygge kritisk masse - fort!

Jo flere som går over til nye arbeidsmetoder, jo fortere vil den nye arbeidskulturen sette seg. Ofte kan det være vanskelig å gjennomføre god opplæring for alle fort.

Noen trenger grundig opplæring, slik som de som arrangere og leder mange møter. Eller de eier Team og kanaler og er ansvarlig for struktur og arbeidsform i en arbeidsprosess eller prosjekt. Det behovet dekkes i Smart endrings 2-3 timers workshops.

De fleste er bare deltakere i møter, og de jobber innenfor en fastlagt Teams-struktur. For dem har Smart endring to nye 1-times nettworkshops.

• Smartere møter med Teams og

• Bruk Teams smartere

Alle deltar fra egen PC og vi gjennomfører reelt Teams-samarbeid og gjennomfører Teams-møter basert på virksomhetens eget Teams-oppsett. Dette er ikke et webinar der deltakerne lytter passivt, men 1-times nettworkshops med inntil 20 deltakere.

Prisen er noen hundrelapper pr. ansatt og 20, 50, eller 100 ansatte kan få opplæring på bare en dag! Da bygger vi kritisk masse fort. Kontakt meg på bjorn@smartendring.no eller ring meg på 90 17 35 24 for et godt tilbud.

Så du tror du kan Teams-møter nå?

Hvordan ville du like at deltakerne i nettmøtet blar i dine lysbilder mens du presenterer?

Selv synes jeg ikke om det i det hele tatt. Jeg vil at deltakerne skal se lysbildet jeg prater om og ikke at de skal være 2-3 lysbilder foran meg! Da hører de jo ikke på meg. Kan de virkelig det? Absolutt! Alle kan bla i dine lysbilder på egen hånd.

Hva er en PowerPoint presentasjon i Teams-møte?

Mange blir litt forvirret når de skal bruke funksjonen i Teams-møter for å presentere PowerPoint. Du trenger ikke å ha presentasjonen åpen på skjermen. Den blir lastet opp til møtet. Når du velger å dele innhold har du flere overskrifter over ulikt delingsinnhold. Under overskriften PowerPoint finner du presentasjoner du nylig har brukt. Finner du ikke presentasjonen du vil vise velger du Bla igjennom og laster opp din PowerPoint til møtet. Den åpnes nå i presentasjonsvisning for alle.

Du kan nå starte presentasjonen og bla i lysbildene. Problemet er at det kan de andre også. De kan bla i dine lysbilder uten at du vet det. Plutselig ligger noen flere lysbilder foran deg uten at du vet det. Ganske ubehagelig synes jeg. Men heldigvis kan du sperre det ved å trykke på "øyet". Da er de nødt til å følge ditt tempo i å bytte lysbilder.

Andre i møtet kan også ta over kontrollen, stoppe presentasjonen din og overta møtet. Alle Teams-møter er satt opp slik som standard. Ikke så bra om du har et stort allmøte, eller et møte med mange eksterne deltakere. Dette kan du også styre, men det er et annet tema :-)

Kan vi ikke Teams-møter nå etter 2 måneder på hjemmekontor?

Jeg snakket med en arbeidsgiver her om dagen om å tilby opplæring til de ansatte i å ha gode nettmøter med Teams. "Det trenger de ikke" sa han. De har jo hatt nettmøter daglig nå i to måneder, så det kan de. "Er du sikker på det?" sa jeg.

Jeg tenkte på alle de som har deltatt i mine Outlook-kurs de siste årene. Felles for deltakerne er at de har brukt Outlook i 10-15 år og likevel følte de ikke at de mestret Outlook på noen god måte. Ja de kunne sende og motta epost og bruke kalenderen, men likevel hadde mange følelse av at "Det må være bedre måte å bruke Outlook på”. Kjenner du deg igjen?

Det samme gjelder Teams og Teams-møter. Alle kan delt ai et Teams-møte, men føler ofte mangel på kontroll og har ikke tid til å finne ut hvordan man kan ha gode Teams-møter.

Mestre Teams-møtene og gjør dem bedre enn møter i møterom

Ja mange erfarer at nettmøter kan være mye mer effektive enn møter i møterom. Men det fordrer at man kan bruke møteverktøyene. Ellers blir det bare et videomøte. Hva er forskjellen? Les gjerne Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Vil du mestre Teams-møtene og sikre deg at du ikke mister kontrollen i møtet? Sjekk ut 1-times nett-workshop Smarte nettmøter med Teams

Er du mer ambisiøs og vil lære hvordan du forbereder, gjennomfører og følger opp Teams-møtene enten de er i et møterom eller på nett med felles møtebok, oppgavefordeling og oppfølging kan det være at Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter er noe for deg.

Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Jeg var i flere år leder av et Microsoft HR-team med 24 medarbeidere i 12 land. I de fleste landene var de den eneste  av sitt slag og i noen større land var de 2-3. Teammedlemmer fra forskjellige land møttes aldri i samme rom. All kommunikasjon og samarbeid  foregikk i digitale kanaler og i nettmøter. Høres kjent ut? Bare at for oss var det ikke unntaket. Det var slik vi jobbet.

Skriftlige innspill er mer involverende og får frem flere perspektiv

Det er en myte at man må sitte i samme rom og ha tavler og flippovere på alle veggene for å kunne være innovative og utvikle nye tjenester. Innovasjon kommer ikke av at vi samler en gruppe mennesker i et rom og brainstormer. Vi kan være like innovative og til og med få frem flere gode innspill om vi ikke er i samme rom. Når kommunikasjon skal foregå verbalt er det nesten alltid noen prater mer enn andre og det er ikke nødvendigvis fordi de har mer å bidra med. Tilsvarende er det mange som er mer tilbakeholdne og som kan ha bidrag som ikke kommer frem.

Bruk digital arbeidsbok

Mitt favoritt samarbeidsverktøy til brainstorming, workshops, prosjekter og alle typer gruppearbeider har alltid vært Microsoft OneNote. Den kan brukes til å organisere eget arbeid med lister, planer og møtenotater. I tillegg er det en veldig praktisk måte å samarbeide på som kan spare utrolig mye intern epostutveksling og misforståelser fordi alle møtenotater, prosjekt- og gruppearbeider ligger ett sted hvor alle har tilgang. Tidligere organiserte man dette ved å lagre en felles OneNote notatblokk på et fellesområde, men nå kommer alle Microsoft Teams med en OneNote notatblokk innebygget. Du må bare ta den i bruk!

For å se hvordan du legger til OneNote inndelinger til kanaler i Teams, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Gjennomfør workshops i nettmøte

I de siste ukene har jeg flyttet alle workshops til nett og bruker OneNote til både gruppearbeider og til individuelle arbeidsbøker. Du kan bruke OneNote som digital tavle enten dere er i samme rom, eller sitter på forskjellige steder. Her er to eksempler.

To dagers lederworkshop på nett fra 10 til 14 hver dag

Min samarbeidspartner Petter Bakken og jeg holdt et kurs i superledelse der vi opprinnelig hadde planlagt for to dager i et kursrom. Det konverterte vi til nettworkshop, kuttet ut flipovere tusjer og papir til fordel for digital arbeidsbok. Slik ser den ut.

Workshopen ble gjennomført i Teams-møte der alle kunne delta uavhengig om de brukte Teams i egen organisasjon. Med 4-6 deltakere i gruppe kan man fint snakke sammen i nettmøtet og en pr. gruppe noterer innspill som alle kan se på sin skjerm umiddelbart.

To timers workshop for ildsjeler med ansvar for  sikre stor utbredelse av Yammer på kort tid

En stor norsk virksomhet ønsket å engasjere alle ansatte i gjennomføring av strategier og mål, øke innovasjonstakten og styrke internkommunikasjonen gjennom innføring av Yammer.

Flere store virksomheter tar i bruk Workplace eller Yammer i tillegg til Teams. Lurer du på hvorfor? Sjekk artikkelen Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Drevet av kommunikasjon og HR engasjerte de frivillige til å bidra til utbredelse av bruken for å oppnå kritisk masse raskt. For å forberede gjennomførte vi flere workshops på nett med ca. 20 deltakere i hver workshop. Der jobbet deltakerne med gruppeoppgaver i delt OneNote arbeidsbok.

Her er det meste av innspillene skriftlige slik at alle kan komme med sine innspill samtidig uten at noen snakker i munnen på hverandre. Illustrasjonen viser en av gruppeoppgavene der alle kan komme med innspill i fritt format. Andre oppgaver har mer struktur i form av tabeller.

Organisering av workshop med digital arbeidsbok

I eksemplene over hadde vi ikke noe felles Team for workshopene så jeg laget en arbeidsbok på min OneDrive og opprettet en delingslenke som jeg delte i møtechatten i Teams. Når deltakerne trykket på lenken åpnet arbeidsboken seg i et vindu på skjermen ved siden av Teams-møtet der de kunne se mine lysbilder og hverandre.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med Teams?

Sjekk ut mitt helt nye nettkurs Smart samarbeid med OneNote i Teams På kurssidene finner du også et svært gunstig tilbud på superkombinasjonen med tre nettkurs i samme pakke: Teams + Planner + OneNote.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Det store diskusjonstemaet på mange arbeidsplasser er nå Teams-møter eller Zoom-møter. La oss sette dette litt i perspektiv.

Microsoft Office 365 og Google G-suite tilbyr begge en omfattende verktøykasse som dekker alle deler av arbeid, samarbeid og møter. I Microsofts verktøykasse finner i blant annet Teams med mulighet for nettmøter.

I tillegg finnes en rekke nisjeverktøy i markedet som komplementerer, utvider og noen ganger erstatter verktøy i verktøykassen. Et slikt verktøy er Zoom for nettmøter. Når Zoom sammenligner seg med andre er ikke Microsoft og Google på deres liste. Det er GoToMeeting, Cisco Webex og andre nettmøteverktøy de ser som sine konkurrenter.

Fruktkurv eller dine favorittepler

Mange arbeidsplasser tilbyr frukt til ansatte. Da kommer det noen med en fruktkurv med epler, bananer, plommer mm. Det er et flott tilbud. Men sett at noen ikke var fornøyd med valg av eplesort. De synes Gravensten er mye bedre. Så noen tar meg seg egne epler, eller kanskje kjøper avdelingslederen Gravensten på avdelingens budsjett og legger dem i en skål ved siden av fruktkurven. Er det OK? Vi betaler fremdeles for de eplene som ikke blir spist. Sannsynligvis ingen stor sak, men synd med eplene som ikke blir spist :-

Er det greit å bruke Zoom når man har Teams?

Så er det greit at mange virksomheter i dag tar i bruk Zoom selv om de kunne ha benyttet Teams-møter? Det kan det godt være dersom det gir økt verdi og ikke gir uønskede sideeffekter. Teams-møter og Zoom har begge sine fordeler og ulemper og er laget for ulike formål i utgangspunktet. Der Zoom er et spesialverktøy for nettmøter er Teams-møter en utvidelse av samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Teams-møter - mye mer enn nettmøter

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter. Mange tror Teams-møter bare er en erstatning for Skype for Business møter, men det er så mye mer.

I min 1-times nett-workshop Smarte nettmøte med Teams starter jeg alltid med å beskrive tre situasjoner der Teams-møter er veldig nyttige.

1 -  Teams-møter som en utvidelse av samarbeid i Team og Kanaler

Når Teams-samtaler i kanalene ikke bringer oss i mål kan vi legge til et Teams-møte i kanalen. Dersom du jobber med et prosjekt har du sannsynligvis regelmessige prosjektmøter, eller om dere har avdelingsarbeidet organisert i et Team har dere gjerne ukemøter og avdelingsmøter. Ved å benytte Teams-møter til disse vil alle forberedelser til møtet kunne skje i kanalen. Møtegrunnlag, dokumenter, møtenotater og møtechat vil da ligge i kanalen er tilgjengelig i ettertid. Oppgaver kan også fordeles og følges opp. Det at Teams-møtet også kan gjøres på nett blir da bare helt naturlig. Det ville vel være merkelig å bringe inn et annet møteverktøy til dette?

2 - Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Teams-chat er en favoritt for mange når man bare vil gjøre raske avklaringer med en kollega, eller en liten gruppe der det ikke er naturlig å knytte samtalen til en kanal. Der kan vi også trykke på videosamtale og gjøre samtalen til et møte. Der kan vi dele skjem, jobbe på et felles dokument og alt blir automatisk lagret og er søkbart når vi trenger å finne tilbake til dette om noen måneder.

3- Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Dette er etter min mening den eneste situasjonen der det er relevant å vurdere Zoom eller andre alternative møteverktøy. Når du skal invitere til et møte på tvers av organisasjonen er vanligvis ikke deltakerne medlemmer av et felles Team. Det er heller ikke eksterne møtedeltakere. Inviterer du til et Teams-møte som ikke er knyttet til et Team, gjerne fra Outlook, kan alle være med. Interne og eksterne. Deltakerne trenger heller ikke å ha Teams for å delta.

Mange benytter seg av denne muligheten. Det er i denne situasjonen mange har brukt Zoom i denne perioden. For de fleste oppfatter jeg at det er primært for å kunne se flere på video av gangen på skjermen. Jeg forstår godt at læreren til en skoleklasse ønsker å se alle elevene på en gang, selv om det blir smått. Det kan også være enklere for noen i og med at man kun bruker det til dette formålet, mens bruk av Teams kanskje krever litt mer grunnleggende forståelse for struktur og arbeidsformer.

Hva mener du?

Legg gjerne igjen en kommentar. Det er ofte gode grunner til at man velger ulikt så fortell gjerne hva du har valgt og hvorfor.

Verden blir aldri den samme

Mens Norge holder på å åpne forsiktig opp igjen sier de fleste at denne perioden vil føre til permanente endringer i arbeidsvaner og digitalt samarbeid. Det er en åpenbar mulighet til å skape høyere fleksibilitet, redusere reiser og spare kostnader. Mange som plutselig ble kastet inn i Teams-møter ble nødt til å akseptere dette, men ikke nødvendigvis like det. Jeg vet også at mange føler avmakt og ikke synes dette har vært noe produktivitetsløft, eller noen gevinst på andre måter.

Hvordan kommer vi oss fra å klare det når vi må, til å like det og oppleve det som mer produktivt?

Ja for det kan faktisk være det. Da jeg arbeidet som leder i Microsoft var det veldig vanlig å høre noen si "jeg jobber hjemme i morgen fordi jeg må lage en presentasjon", eller få noe annet konsentrasjonsarbeid gjort. Videre, "bare send meg en melding om det er noe", og "jeg blir med på morgenmøtet på nett". Dette var noe mana valgte selv. Det er ikke så attraktivt å jobbe hjemme når man ikke får komme på kontoret som mange ennå opplever.

Les mer om dette i: Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Mange har innsett at det blir varig endringer og allerede økt takten i den digitale kompetansebyggingen for ansatte. April i år har til tross for påske vært den travleste måneden for Smart endring i 2020. Spesielt har mange vært interessert i hvordan bruke Teams og benyttet seg av tilbudet om 1-times nettworkshop i Smarte nettmøter med Teams, fulgt av Smart samarbeid med Teams.

I løpet av de siste tre årene har med enn 5000 deltatt i workshops med egen PC basert på Smart endrings pedagogikk og materiale. Noen workshops ledet av Smart endring, og mange av interne samhandlingsambassadører og digitale ildsjeler. Enten dere har 5 eller 5000 ansatte kan vi sette sammen et program som gjør at alle ansatte mestrer og blir fortrolige med Teams og andre verktøy i Office 365 verktøykassen.

Ta gjerne kontakt med meg på bjorn@smartendring.no, eller på telefon 90173524 for å se på muligheten til å gjennomføre et program for et digitalt løft i deres virksomhet.

Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

En populær mulighet i Teams er å spille inn hele- eller deler av et møte. Men hvor ligger opptaket, og hvordan deler jeg det med andre?

Det finnes flere situasjoner der det er veldig praktisk å gjøre innspilling av et Teams møte. For eksempel allmøter og avdelingsmøter der det gis viktig informasjon, men som ikke alle har mulighet til å delta i på grunn av andre viktige aktiviteter. Mange bruker også Teams-møter til opplæringsformål, både i skolen og i andre virksomheter. Da er det også praktisk å kunne spille dette inn så andre kan få glede av det senere.

Hvor lagres innspillingen og hvem kan se den?

Alle møter som spilles inn blir liggende i Microsofts videolager - Stream. Det lages så en lenke til opptaket som blir liggende i møtechatten. Der kan de som ikke hadde anledning til å delta finne dette og spille det av senere. For å få tilgang til møteinnspillingen må du være invitert til møtet, og du må være en del av arrangørorganisasjonen. Du kan invitere både ansatte i virksomheten og eksterne til et Teams-møte, men bare ansatte kan se møteinnspillingen. Det er fordi Stream ikke gir tilgang til personer utenfor organisasjonen.

Hvordan dele en møteinnspilling med flere?

Dele med flere i organisasjonen

I utgangspunktet er det bare inviterte til møtet som kan se innspillingen. Dersom du vil dele med alle i organisasjonen kan du gjør det med å velge Del. Du kan også hente en kobling som kan publiseres i Teams eller på epost.

Dele med eksterne personer

Dersom du vil dele innspillingene med eksterne møtedeltakere og gjester i Teams må du laste ned til et sted du kan delen den fra. For eksempel din OneDrive. Åpne videoen i Stream og velg last ned. Herfra kan du dele den med hvem du vil (innenfor det virksomhetens tillater)

Rediger møteopptaket

Ofte har vi en innledning og avslutning av møte med småprat og annet som ikke er så interessant å ha med på opptaket. Da kan du trimme innspillingen etter møtet i Stream.

Dersom du vil dele opp innspillingen eller ta bort deler i midten må du laste ned videoen til deg selv og redigere den i et redigeringsprogram. Da kan du velge å publisere den fra deg slev, eller erstatte innspillingen som ligger i Stream.

Vil du bli en ekspert på alle deler av Teamsmøter, sjekk ut workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Vil du bare bli rimelig god på å arrangere og delta i nettmøter, sjekk 1-times nettworkshopen Smarte nettmøter med Teams

Få skjermhjelp fra en kollega i Teams og Skype for Business

Jeg fikk nylig et spørsmål fra Roy S. som som er aktuelt for de fleste av oss. Han spør, er det mulig under et Teams-møte å la flere enn en ha kontroll på bilde ved delt skjerm? Sitter en del med opplæring, og ser at dette ville vært veldig praktisk å kunne vise hvor de skal trykke.

Av og til stopper det opp for oss når vi skal gjøre noe i et fagsystem, eller i Office. Hva gjør du da? I følge en undersøkelse som er gjort om dette er de tre mest vanlige måtene å løse det på å

• Prøve å finne det ut selv

• Kontakte helpdesk/IT-støtte

• Spørre en kollega

Alle tre mulighetene er like vanlige. Det kommer nok an på hva det er. Tekniske problemer er nok der man som oftest søker IT-støtte, mens kolleger oftest får spørsmål som "hvordan gjør jeg dette?". Profesjonell IT-støtte bruker ofte spesialverktøy som TeamViewer for skjermhjelp, men hva gjør du om du vil ha hjelp fra en kollega og du ikke sitter på samme sted som denne?

Dele skjerm og program i Teams

Både Skype for Business og Teams kan brukes til å støtte en kollega gjennom et nettmøte eller i Chat. Det vanligste er nok å opprette en chat med en kollega, legge til et videomøte i chaten og dele skjerm. Da kan den som trenger hjelp dele sin skjerm, eller bare det programmet man vil ha hjelp på, og den som skal hjelpe kan få kontroll over det delte området på skjermen og jobbe som man satt på den andres PC. Når kontakten er opprettet kan begge jobbe på samme skjerm.

Under viser jeg hvordan du gjør dette i Teams, men det er ganske likt å gjøre dette også i Skype for Business. Start med å opprette en chat med den du vil ha hjelp fra.

Når dere har etablert kontakt i chat og lagt til video har dere de samme mulighetene som i alle Teams-møter. Det er alltid den som deler som har kontrollen og kan når som helst avvise kontroll og avslutte deling.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Jeg får ofte epost med vedlegg i Outlook - Hvordan får jeg lagret vedlegget i Teams?

Vi forsøker så godt vi kan å brukt Teams til å dele dokumenter og det fungerer veldig bra internt. Men jeg mottar stadig dokumenter fra eksterne som vedlegg til epost. Hvordan får jeg lagret dem i den rette kanalen i vårt Team?

Det vi er vant til er å velge Lagre som for vedlegget i eposten, men der finner jeg ikke mine Team. Så prøver jeg å dra dokumentet over til Filer i kanalen, men det fungerer ikke. Så hva gjør jeg?

Som vanlig er det flere måter å oppnå et ønsket resultat i Office, så her skal jeg beskrive to muligheter som begge resulterer i at jeg får lagret dokumentet i ønsket Team og kanal.

Den enkle

Mange som har jobber med SharePoint langt tilbake vet at den enklest måten å lagre et vedlegg i SharePoint er å mellomlagre det på skrivebordet, og så laste det opp til SharePoint. Puristene liker ikke dette fordi "det burde ikke være nødvendig med denne omveien", men det virker :-)

Dette fungerer også med Teams Filer. Åpne Teams og gå til Filer i ønsket kanal. Dra vedlegget over på skrivebordet og dra det så videre til Filer. Slett dokumentet på skrivebordet. Det virker og tar bare noen sekunder.

For SharePoint-vante

Det mange liker med Teams er å lagre dokumenter i Filer, som de finner enklere enn SharePoint. Men mange er også fortrolige med filbehandling i SharePoint.

Er du en av dem, åpne Teams og gå til Filer i ønsket kanal. Velg Åpne i SharePoint. Nå kan du dra vedlegget rett over fra eposten til SharePoint og det ligger nå i Filer som ønsket.

Flere tips til daglige oppgaver i Teams

Lurer du på hvordan du sender et dokument i Filer på epost? Se Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Vil du lagre hele eposten, med vedlegg, i Teams? Se Hvordan jeg deler epostinformasjon med kolleger i Teams.

Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det er lett å bli begeistret for Teams når man ser det demonstrert, men når hverdagen kommer er det ikke alltid intuitivt å vite hvordan jeg gjør alle mine daglige oppgaver nå når vi skal arbeide og samarbeide i Teams.

Jeg må innrømme at jeg ble svar skyldig på ett av mine Teams-kurs da en deltaker spurte meg om hvordan jeg sender et dokument jeg arbeider med i Teams på epost til en ekstern kontakt. Den måtte jeg tenke på og jeg hadde ikke et godt svar på det umiddelbart. Hvis ikke jeg har det, hvordan kan vi forvente at ikke-IT interesserte brukere skal vite det?

Hvordan sender jeg et Word-dokument i Teams som et PDF-vedlegg på epost?

Det er flere måter å gjøre dette på, men her er et eksempel som viser hvordan man kan gjøres det og som vil virke for alle.

Jeg jobber sammen med min kollega Tina for å tilby ansatte i organisasjonen en gunstig treningsavtale. Vi har laget en avtale med en personlig trener som vi nå vil sende over til henne. Vi har jobbet med dokumentet i en kanal og står nå i Filer der alle dokumenter relatert til treningsavtaler ligger. Jeg vil sende over en PDF med PT-avtalen på epost. Dette gjør jeg:

1. Åpner avtalen i Word

2. Velger Del. Den bruker vi vanligvis for å dele en lenke med noen, men den har også flere muligheter.

3. Velger "Send en kopi" og velger PDF. Outlook åpner seg med en ny epost der vedlegget er med.

4. Legger til mottakeradresse og epost innhold. Så kan jeg sende den.

Når jeg har gjort dette et par ganger er eposten på vei etter 10 sekunder :-)

Raskt? Ja! Intuitivt? Nei! Dette som mye annet i Teams må læres. VI kan ikke forvente at alle skal sette seg ned å finne dette ut selv.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Det er stor forskjell på å kunne jobbe hjemme og måtte jobbe hjemme

Da jeg jobbet med HR i Microsoft fikk vi stadig tilbakemeldinger om at ansatte satte stor pris på fleksibiliteten vi hadde med å kunne arbeide hjemme av og til. Noen sa at det var da de fikk ting gjort ettersom det er så mye som skjer på kontoret og man blir stadig avbrutt av kolleger. Det var ikke snakk om hjemmekontor, men frihet til å kunne velge arbeidssted der det passet for å få jobben gjort.

Mange har i dag denne muligheten fordi dokumenter og annen arbeidsmateriale er digitalt og tilgjengelig fra hvor som helst. Kommunikasjon og samarbeidsmuligheter er også gode gjennom nettmøter og samarbeidsverktøy.

Veldig få vil velge å bare jobbe hjemme

Det er fleksibiliteten til å velge selv som er den store verdien her, ikke det å kunne jobbe hjemme i seg selv. Faktisk vil få velge å jobbe bare hjemme, men gjøre det av og til når det er hensiktsmessig.

Hva om man må jobbe hjemme? Det blir noe annet. De færreste har et "kontor" å gå til hjemme. Det blir gjerne til at man jobber ved kjøkkenbordet. Rundt deg er det mange distraksjoner og dersom du har barn som er hjemme, eller kommer hjem tidlig fra skolen er det ikke lett å få arbeidsro. Så hva bør du gjøre dersom du er i en situasjon der du må arbeide hjemme.

1 - Ikke se på det som et teknisk utfordring med mindre det faktisk er det.

Det er lett å si "ikke noe problem" jeg kan jobbe hvor som helst fordi jeg har alt tilgjengelig. Hvorfor skal jeg gå på kontoret egentlig? Men når du sitter der hjemme alene, det er stille i huset og du setter deg ned for å jobbe er det ikke alltid så enkelt. Må bare lage meg en kaffe først, jeg tror jeg tar meg et knekkebrød, jeg kan jo like godt sette i gang en vaskemaskin og diverse andre distraksjoner. Det krever en mental omstilling å være effektiv når man jobber hjemme. Mange finner det ensomt, savner kaffepraten om morgenen med kolleger og felleslunsjen.

2 - Lag deg nye rutiner

Planlegg dagen i større grad enn du hadde vært på kontoret. På kontoret organiserer vi ofte dagen rundt møter. Mellom møtene arbeider vi med våre arbeidsoppgaver. VI er i jobbmodus og dert fungerer greit. Hjemme er det etter min erfaring ikke nok. Kanskje du må planlegge dagen mer som en skoledag med "timer" på 50 minutter og deretter 10 minutters pause? I storefri har du lunsjen din. Bruk tidtaker på telefonen så jobber du til det "ringer ut". Har du ikke sjekket Pomodoro-teknikken før anbefaler jeg å gjøre det.

3 - Sosialiser på nye måter

Mange som må jobbe hjemme blir rastløse og savner småprat og samarbeid på kontoret. Det finnes likevel muligheter for å bøte noe på dette.

• Jeg vet om mange som allerede åpner en Skype-chat om morgenen med kollegene der man kan stille spørsmål til gruppen og dele informasjon gjennom dagen. Denne vil være enda mer verdifull nå og kan gjøre at man beholder kontakten med kollegene.

• Har dere Teams, Slack eller lignende kan det være en mulighet å opprette en "sosial" kanal. Denne kan man sjekke i "friminuttet" og kan bidra til å opprettholde kontakt.

• Ta en virtuell kaffepause, enten planlagt, eller der og da. Har dere en chat/kanal dere kommuniserer i er det jo bare foreslå. De som har anledning bruker et Skype-, Teams eller lignende møte, henter en kaffe, slår på video og tar en kaffeprat.

• Sjekk inn med kollegene. Om dere ikke har det allerede, avtal korte, faste innsjekkingsmøter på nett, også kalt standup-møter der dere kan gjøre raske avklaringer. Det kan redusere misforståelser og korte inn beslutningstider. Daglig, eller annenhver dag er vanlig, gjerne om morgenen før 9. De fleste forsøker å holde disse møtene til 15-20 minutter.

4. Ja noen tekniske tips kan jo være greit også

• Siden du sannsynligvis vil delta i flere møter på nett enn vanlig, bruk et godt headset, AirPods, eller lignende når du deltar. Det gir en mye bedre lydopplevelse både for deg og for de som skal høre dine innspill enn å bruke PC-høyttaler og innebygget mikrofon.

• Om du ikke har det, få med en ekstra skjerm fra jobben. Det gjør at du kan arbeide mer effektivt. Det er også veldig bra å ha når du har nettmøter. Da kan du delta i møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til notater og arbeidsmateriale.

Tips til vellykkede nettmøter

1. Trykk Windows+P på tastaturet og velg Utvid. Da har du to skrivebord og kan flytte vinduer som du vil mellom disse.

2. Koble alltid til headset, eksterne lyd og videoenheter til PC'n før du starter nettmøtet. Da vil disse vanligvis bli brukt som standard enheter i møtet

3. Deltar du i Microsoft Teams møter, ved å gjøre bakgrunnen uskarp så viser du ikke de andre deltakerne hele hjemmet ditt.

Se også Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

Jeg hadde mer enn 1000 nettmøter i den perioden jeg var leder i Microsoft med teammedlemmer over hele Europa. Mange møter har jeg invitert til selv, og jeg har vært med som deltaker i enda flere. Så sitter du der da på et times nettmøte der noen legger ut i det vide og brede om et tema. Du tenker på alle de uleste epostene i Innboksen og plutselig sitter du og behandler epost. Det gjør du helt til noen sier "Hva synes du om dette Bjørn?" Eeeh… kan du gjenta spørsmålet? Ganske flaut, men vi har alle gjort det.

Du har ikke kontroll over deltakerne i et nettmøte

Selvfølgelig skulle jeg ha fulgt med, men den som presenterer har også et ansvar for å engasjere med møtedeltakerne. Dette er lettere i et møterom der du kan ha "kontroll" over deltakerne og spørsmål kommer gjerne uoppfordret.

Har du opplevd at du har presentert noe i et nettmøte, og så sier du ut i lufta "er det noen som har spørsmål?" ….. Ingenting! Helt tyst! De hadde kanskje spørsmål, men var bare ikke komfortable med å ta ordet i nettmøtet. Jo flere deltakere, jo stillere er det. Det jeg fant ut var at jeg kunne få frem spørsmål ved å la deltakerne skrive dem på i Skype for Business. Det hadde ingen problem med å gjøre. I tillegg brukte jeg undersøkelser. En liten quiz, eller en undersøkelse for å lodde stemningen gjør at alle må ha hodet i møter og gjøre noe. Det skaper engasjement.

Nettmøter er ikke som møter i et møterom

Vi må innse at møter på nett er forskjellig fra å samles i et møterom. De er ikke nødvendigvis dårligere, de kan til og med være mer effektive. Men det går ikke av seg selv. Det krever forberedelse og særlig å tenke gjennom hvordan du skal engasjere med deltakerne. Her er mine tre beste tips for å engasjere med møtedeltakerne og få nettmøter alle er mye mer fornøyd med.

1 - Bruk Web-cam - alltid!

Man blir ofte anbefalt å bruke video slik at man får bedre kontakt og kan oppfatte andres ansiktsuttrykk og reaksjoner. Men deltar du i et Skype for Business eller Teams-møte ser du vanligvis bare et lite frimerkebilde av andre. Det gir ikke så veldig mye rom for å tolke dette. Klart det er hyggelig å ha et ansikt i møtet, men hovedårsaken til at jeg alltid insisterer på å bruke Web-cam i mine møter er styrket selvdisiplin. Jeg vet at når jeg er på video kan andre se meg. Da er det lettere for meg å holde konsentrasjonen i møtet. Jeg vet også at det er lett synlig om jeg blir borte, fikler med telefonen eller behandler epost.

2 - Engasjer møtedeltakerne med å gi dem en tusj hver til møtets whiteboard

Skype for Business og Teams har fantastiske verktøy for å engasjere med deltakerne. Jeg har ikke et eneste møte der jeg ikke bruker tavlefunksjonen som tilsvarer møterommets whiteboard. Mange synes det er ukomfortabelt å ta ordet i nettmøter, men setter jeg opp en tavle hiver alle seg frempå og skriver eller tegner på denne.

Dette gjør du for å bruke tavlen i Skype for Business

Det er synd at noen av de beste mulighetene for engasjement i Skype er skjult. Men når du først har funnet dem kommer du alltid til å ville bruke dem.

Velg deleknappen i Skypemøtet, Mer … og Tavle. Du kommer til å overraske alle deltakerne og dere kommer til å ha et mye bedre møte. Jeg brukte alltid tavle i mine avdelingsmøter for å innhente nyttig informasjon fra hele teamet. Det blir som en runde rundt bordet, og det tar bare to minutter. Tavlen lagres i møtet og etter møtet kan du hente ut innholdet og bruke innspillene videre.

Her er et eksempel på en tavle i ett av mine månedsmøter med mitt Microsoft team. Etter møtet kan jeg gå inn og hente ut teksten fra tavlen og bruke innspillene fra alle deltakerne videre i vårt arbeid.

Dette gjør du for å bruke tavlen i Teams

I Teams finner du tavlen når du velger deleknappen i Teams-møtet. Foreløpig kan du bare tegne, eller skrive med håndskrift her, men om du installerer Microsoft Whiteboard på PC eller iPad kan du både skrive tekst og få mange flere avanserte muligheter.

Teams er i rask utvikling og planen er å få mange flere muligheter inn direkte i tavlen på Teams-appen.

3 - Lag en quiz, avstemning, eller lodd stemningen med en undersøkelse

Teamet mitt i Microsoft visste at de måtte følge godt med i møtet for plutselig kunne jeg sette opp en liten quiz, eller be dem om gi innspill på alternative løsninger vi diskuterte. Da laget jeg en undersøkelse som alle kunne svare på fra sin PC. Har du Skype for Business lager du en undersøkelse samme sted som du starter en tavle som vist over. Velg Undersøkelse, skriv inn ditt spørsmål og alternative svar. Du kan lage den på forhånd, eller der og da.

Dette gjør du for å lage en undersøkelse i Teams

Mens Skype for business har en egen undersøkelsesfunksjon benytter vi Microsoft Forms for å lage undersøkelser. Forms kan brukes til å lage ganske avanserte undersøkelser som kan integreres i Teams. I Teams-møte bruker vi en enkel Forms-oppretting i møtechaten. Der er det raskt å opprette enkle undersøkelser. Du kan gjøre det før møtet, eller mens møtet pågår.

Kom raskt frem til bedre nettmøter

Mulighetene vist her er et lite utdrag fra de to workshopene Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Smarte møter med Teams

Workshopene holdes bedriftsinternt med på egen PC og kan ha inntil 20 deltakere.

Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform

Jeg får stadig spørsmål om hvordan Teams-strukturen deres bør se ut. Hva slags Team bør de opprette og hvilke kanaler bør de ha i Teamene. Det finnes det ingen fasit på. Det er de som skal bruke Teamene som må svare på dette. Problemet er jo at når man starter med Teams har man manglende kunnskap og ingen erfaring med hva den beste strukturen er. Så ser man etter en stund at det man startet med ikke fungerer så godt som man håpet.

Her er et lite eksempel på dette fra en organisasjon jeg jobber med. For å dele kunnskap er det opprettet en kanal for "Spørsmål og svar" og en kanal for "Deling av tips og triks". Det viste seg fort å være vanskelig for Team-medlemmene å skille mellom disse fordi de har noe av samme formålet. Løsningen ble da å samle alt i en kanal.

Hvordan finne den optimale Teams og kanalstrukturen?

Finnes det noen løsning på dette?  Vi må starte et sted, og uansett hvor mye man diskuterer og planlegger struktur på forhånd kan jeg garantere at den ikke er den optimale. Den gode nyheten er at det ikke gjør noe, ja det er faktisk en helt nødvendig fase alle må gjennomgå.

Basert på de første erfaringene kan man så restrukturere Team og kanaler til noe alle synes fungerer bra. Mange lager et Team for avdelingen, og det er ikke slik at vi kan definere en standard Teams-struktur som vil passe for alle avdelinger. Tvert imot kan ulike avdelinger med ulike arbeidsoppgaver ha helt ulik oppbygging av sine Team og kanaler som vil støtte den måte de arbeider på.

Gjør en Teams- og kanalrevisjon

Etter å ha skaffet dere litt erfaring med bruk av Teams er det på tide å optimalisere strukturen. En organisasjon jeg jobber med satte av et avdelingsmøte til å diskutere hva som fungerte bra og hva man så behov for å forandre. Dette er ikke et teknologisk problem, men et spørsmål om hva som fungerer godt og gjør det enklere å samarbeide. En diskusjon med oppsummering på tavlen i møterommet slik som vist på bildet fungerte godt for denne avdelingen.

Det resulterte i en restrukturering og en liten guide "Sånn kommuniserer vi i vår enhet" som oppsummerte hvordan de ble enige om å samarbeide fra den dagen av.

Tusen takk for deling. Jeg er helt sikker på at det kan hjelpe mange å ha et eksempel å se på om hvordan man kan organisere seg i Teams.

Så er det viktig å ha strukturen på plass før man tar i bruk Teams?

Dersom dere er i ferd med å ta i bruk Teams er mine tips å

1. Involvere de som skal samarbeide på nye måter, slik som å erstatte intern epost med Teams. Gi alle grunnleggende forståelse av hvordan man arbeider i Teams og hvilke muligheter det gir.

2. Basert på en felles forståelse, kom i gang med Team og kanaler dere mener vil fungere godt for dere.

3. Etter 1-2 måneder, gjør en revisjon basert på erfaringene til nå og være forberedt på å endre strukturen og arbeidsformene.

Trinn 2 og 3 er dere best tjent med å gjøre selv, mens trinn 1 kan dere vurdere å få hjelp til. For eksempel med å invitere avdelingen til en Smart samarbeid med Teams workshop.

Lykke til!

En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Mange jeg møter er veldig usikre på å lagre dokumenter i Teams fordi de ikke er sikker på om de finner dem igjen. Derfor fortsetter mange å lagre dokumentene i sin gamle fil- og mappestruktur for den kjenner de. Og hva gjør jeg når det er hundrevis av innlegg i en Teams-kanal? Det er jo håpløst! I Outlook kan jeg jo bare søke opp eposten.

Men hva gjør du når du skal finne innlegg og informasjon på nettet da, spør jeg? Det er enkelt. Da søker jeg jo! Men hvorfor gjør du ikke det i Teams da? Nei, det virker ikke sier de. Aha! La meg vise deg, sier jeg da.

Du finner alt i Teams med søk!

Det jeg ofte opplever er at noen skal søke etter et dokument. Først går de til Filer i den kanalen der dokumentet ligger, gjør et søk og opp kommer ikke bare treff i filer, men i både Samtaler, chat og dokumenter. Men, er det er dokument du nylig har arbeidet med vil du kanskje se det som forslag idet du skriver inn søkeordet som et forslag. Er ikke det riktige dokumentet på listen, trykk Enter så kommer du til alle søkeresultater.

Nå får du se Toppresultater. Dette kjenner du kanskje igjen fra Google-søk der du også får vist treff du mest sannsynlig er ute etter på førstesiden. For å se treff bare i dokumenter må du bytte til Filer etter at du har søkt. Nå kan det hende du får alt for mange treff fordi Teams ikke søker bare der du står, men i alle Team og kanaler du har tilgang til. Da kan du filtrere for å få et mer nøyaktig treff.

Å bli god på søk er en trenings-sak som starter med å endre tankegang fra "Hvor kan jeg ha lagret dette dokumentet" til "Hva heter dokumentet, eller hvilke ord eller setninger kan finnes i dokumentet". Da trenger du ikke huske hvor det er. Med litt trening finner du hva som helst av Innlegg og dokumenter på sekunder!

Avanserte, men enkle søketriks 

Søke i deler av ord

Standard søk i Teams er å søke både på hele og deler av ord. Søker du etter budsjett vil den finne både dette og budsjettår

Søke etter uttrykk

Sett uttrykk i anførselstegn for å søke etter en tekststreng "vedlagt budsjett"

OR og AND og NEAR

• Du er usikker på om hvilket ord som er brukt for å treffes. Søk etter møte OR avtale.

• Du leter etter sommergavebudsjettet til ansatte. Søk etter budsjett AND sommer.

• Du leter etter en diskusjon som angår viktige punkter i en avtale. Søk etter avtale NEAR viktig. Da trenger ikke ordene å stå ved siden av hverandre

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Innholdet i dette innlegget er oppdatert i 2022 fordi søkefunksjonen i Teams ble forandret.

Hva kan OneNote gjøre for meg?

Fang opp dine gode ideer og samle informasjon.

Hva gjør du når du er midt opp i noe og så får du plutselig en god idé, en refleksjon, eller du kommer over noe nyttig informasjon. Men ingen av delene gjelder det du jobber med nå? Sannsynligheten er stor for at du forsøker å huske det til du trenger dette en annen gang. Senere tenker du "det var noe jeg skulle huske, men hva var det?".

Vi er ikke gode på å ha mange tanker i hodet på en gang, så vi trenger å parkere noe et annet sted til vi trenger det. Bruker du Microsoft OneNote som din "hjerneutvidelse" Kan du raskt skrive ned en idé, noen tanker, lagre en web-side, ta et bilde og til og med spille inn lyd og video. Da har du det der til du trenger det senere. Det er raskt gjort, og så kan du fullføre det du egentlig jobbet med uten å være redd for å glemme noe.

Samle alt du trenger på et sted du finner det igjen

Du trenger ikke være spesielt organisert for å bruke OneNote. Det er ingen ulempe å ha en viss struktur på notatene, men du finner igjen alt på søk. Du kan søke etter møtenotater, nedskrevne ideer, i håndskrevne notater (om du har PC med penn) og til og med innhold i skannede dokumenter og bilder du har tatt med telefonen.

Har du noen gang hatt en workshop der dere har mange flipoversider hengt opp på veggene?

Hva gjør du når dere er ferdige? Tar opp telefonen og fotograferer dem. De blir gjerne liggende på kamerarullen og hvordan finner du igjen disse etter en tid? Nei, skann dem inn direkte til OneNote sammen med møtenotater og annet materiale fra workshopen. På seminar og tar bilde av lysbilder vist på lerretet? Samme sak. Du finner igjen lysbildet i notatene ved å søke på ord i lysbildet. Nyttig, ikke sant?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Alle dine notater, alltid med deg i lomma

Med OneNote på PC, telefon og på iPaden har du alltid muligheter til å notere der du er og alle dine notater har du med deg i lomma. Har du en følelse av at noen tar opp en sak dere har snakket om før? Du gjør et kjapt søk og sier "men dette snakket vi vi jo om 23. september i fjor. Må vi ta opp det igjen nå?" Du kommer garantert til å imponere de andre møtedeltakerne med din elefanthukommelse.

Forbered, gjennomfør og følg opp møter i felles OneNote.

Du kan dele en møtebok med andre, og har dere Teams bruker dere den innebygde delte notatblokken som er innebygget der. Du setter opp en delt møtebok der på sekunder. Du kan arrangere mye bedre møter, helt uten epost. Dere sparer tid, unngår misforståelser og får et felles grunnlag der dere følger opp møtet.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vil du lære mer?

Har du Office har du OneNote. Du kan bruke OneNote som selvstendig program, eller integrert i Teams. Få med deg kollegene og inviter meg til å holde en workshop hos dere. Du kan velge mellom Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med OneNote i Teams. Da lærer dere-, og tester ut alt som er beskrevet over.

Hvordan jeg deler epost-informasjon med kolleger i Teams

Mange har tatt i bruk Teams og har ambisjoner om å redusere intern epost, men vi må fremdeles forholde oss til eposten. Hvordan kan vi få det beste ut av kombinasjonen?

Teams gir kontinuitet når noen går ut og andre kommer inn i en arbeidsgruppe

Vi er en gruppe som arbeider på et prosjekt, eller bare samarbeider i det daglige om arbeidsoppgaver. Teams har gjort det lettere å samarbeide på dokumenter og følge med på hva som skjer.

Her om dagen fikk vi inn en ny kollega. Det var ganske greit for henne å komme inn i arbeidet fordi alt vi har snakket om og produsert opp til nå ligger i Teams og er tilgjengelig for henne. Hadde vi samarbeidet og kommunisert på epost hadde hun startet med blanke ark fordi hele historien hadde ligget i våre personlige postbokser.

Dersom noen går ut av gruppen blir alle bidrag til samtaler og dokumenter liggende igjen og forsvinner ikke ut med personen.

Men hva med eposten?

Det er ikke realistisk å tro at eposten skal forsvinne med det første. Fremdeles vil epost bli brukt internt der man ikke har etablert tett kontakt mellom kolleger. Og med eksterne vil det fortsatt være den primære kommunikasjonskanalen.

La oss si at vi arbeider på et prosjekt og trenger å innhente informasjon eksternt. Jeg tar på meg dette og sender en epost til noen kontakter jeg vet kan bidra. Jeg får svar fra et par med nyttig informasjon på epost. Hvordan deler jeg denne med mine kolleger i prosjektet?

Før ville jeg videresendt eposten, men det vil jeg jo ikke nå! Da vil jo en ny deltaker i prosjektet som kommer inn neste uke ikke få denne informasjonen. Nei, jeg sender heller eposten inn i prosjektkanalen. Da blir den delt både med nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet, og om jeg går ut ligger informasjonen der fremdeles og ikke i min postboks.

Dette gjør du for å få eposten inn i prosjektkanalen.

Alle kanaler har en egen epostadresse du kan sende eller videresende epost til. Hent adressen og lim den inn i Til-feltet så dukker eposten opp som et innlegg den rette Teams-kanalen.

Tips!

Sett inn kanalens epostadresse på kopilinjen for epost du sender eksternt for å informere kolleger i kanalen.

Er dette noen du gjør ofte kan du legge til epostadressen til kanalen i kontaktlisten din. Du kan også legge den til som et hurtigtrinn i Outlook (Windows). Les hvordan på Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg bruker å avslutte mine Smart samarbeid med Teams kurs med å si "Teams er ikke bare et nytt program, det er en helt ny arbeidsflate". I dag er arbeidsflaten for de fleste Windows. Der starter vi ulike programmer for forskjellige arbeidsoppgaver. Word for å skrive et dokument, Outlook for å behandle epost og kalender, Filutforsker for å finne dokumenter osv.

For stadig flere vil dette endre seg. Når du starter PC'en starter Teams automatisk og fra Teams gjør du de fleste arbeidsoppgavene. Du ser aldri Windows en gang. Du starter ikke Word fra Windows startknappen lenger, men du oppretter et Word-dokument inne i Teams.

Teams blir den nye arbeidsflaten på skjermen

Det som driver denne utviklingen er to ting. Det ene er at Teams integrerer mange av de oppgavene vi har innen arbeid, samarbeid og kommunikasjon. Det andre er at Teams kan utvides med en rekke programmer og funksjoner som du tidligere måtte starte separate programmer for.

Disse 5 tilleggene til Teams er de jeg har sett størst interesse for, og bruk av i virksomhetene jeg har hatt kontakt med gjennom de siste to årene og som blir omtalt i mer detalj under:

• Møtenotater i OneNote

• Prosjektplaner i Planner

• Fane med Office-dokument

• Koble til SharePoint dokumentbibliotek

• Fane med nettsted

Slik legger du til ulike programmer i en Teams-kanal

Se en skjermvideo om du vil ha mer detaljer

Møtenotater i OneNote

OneNote er et notatprogram som har vært en del av Office sidene 2003. Det er blitt veldig populært i skolen, og stadig flere finner det nyttig å erstatte møteboka, løse notater og gule lapper med en digital notatblokk som OneNote. Alle Team har en notatblokk innebygget. Ved at den ligger i Teamet er den tilgjengelig og delt for alle Team-medlemmer. Det primære bruksområdet er som felles digital møtebok, men den kan brukes til mange andre formål også der formatet passer bedre enn å bruke andre Office-programmer.

Prosjektplaner i Planner

Planner er et planleggingsprogram med stort potensial for å bruke i interne prosjekter der flere går sammen for å gjennomføre ulike oppgaver i en arbeidsprosess, eller prosjekt. Det er veldig visuelt og enkelt å bruke, men dere må selv bygge struktur og velge hvordan dere skal bruke det. Planner er tett integrert i Team og kanaler. Oppgaver tilordnet deg blir varslet i Teams med god oversikt over dine oppgaver fra alle planer samlet på ett sted.

Fane med Office-dokument

Mye brukte Office dokumenter du og andre må oppdatere ofte og ha lett tilgjengelige kan integreres som en fane i en Teams-kanal. Det kan for eksempel være en adresseliste i Excel alle kan oppdatere samtidig, eller en liste med med aktiviteter, budsjettstatus, kundehenvendelser og mye annet. Excel er tross alt verdens mest brukt database og listeprogram :-)

Koble til SharePoint dokumentbibliotek

For mange som har tatt i bruk SharePoint som felles dokumentbibliotek før Teams kom er det veldig praktisk å kunne knytte disse opp mot Teams for enkel tilgang til tidligere dokumenter, og som avdelingens dokumentarkiv som ikke er knyttet opp mot noe Team.

Fane med nettsted

Nettsider som brukes mye kan gjøres lett tilgjengelige som en fane i en kanal. Det gjør det mulig å arbeide med hvilket som helst nettprogram uten å forlate Teams. Her er virksomhetens opplæringportal integrert i Teams.

Det er så mange bra muligheter for smart samarbeid i Teams slik den er og mange vil ikke ha behov for alt dette, men når man har brukt Teams en stund og blitt komfortabel med det dukker det alltid opp nye ønsker og behov og disse tilleggene er en fin mulighet til å utvide Teams-arbeidsflaten.

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

Tror du Teams-møter bare erstatter Skype-møter? Tro om igjen!

Mange har fått med seg at Microsoft vil slutte å støtte Skype for Business i nær fremtid. Med det overveldende antall kunder som har tatt i bruk Teams regner Microsoft med at de fleste kunder vil være fornøyd med å gå over til å bruke Teams Chat- og møter. Det er også mitt inntrykk av de som har testet ut Teams-møter opplever bedre kvalitet og stabilitet i møtene. Når de så kan dele skjerm i møtet som de er vant til er de såre fornøyd.

Teams-møter er mye mer enn Skype for Business møter

Men det er liten grunn til å stoppe der. Hele poenget med å legge inn nettmøte og videosamtaler i Teams er at det er en naturlig del av det samarbeidet vi her i virksomheten, og at de fungerer som en forlengelse av samarbeidet vi gjøre i gruppesamtaler og samarbeid om dokumenter, notater og planer.

Dersom du inviterer 8 personer til et møte om 14 dager. Hva er sannsynligheten for at alle kan delta i møterommet når tiden for møtet er der?

Dagene våre blir stadig mindre forutsigbare. Mye grunnet den fleksibiliteten mange har i dag til å arbeide på ulike steder og til ulike tider. Dette driver frem nye arbeidsmønstre og er nok også mye av forklaringen på at Teams har fått så bred oppslutning på kort tid.

Før var det epost som sto for mye av kommunikasjonen. Den gjør det mulig for meg å sende en epost når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Men i dagens mer komplekse arbeidsmiljø der mange gjerne skal informeres, involveres og engasjeres holder ikke dette lenger. Allerede i 2013 viste en undersøkelse fra Corporate Executive Board at 63% av de spurte hele tiden må koordinere sitt arbeid med andre som sitter på et annet sted, og det tallet er sannsynligvis enda høyere i dag. Epost har vist seg å ha for mange begrensninger og er ikke lenger effektiv å bruke, men må vike for verktøy som Teams.

Møter er nødvendige, men vi må ikke alltid møtes

Da jeg jobbet som leder i Microsoft arbeidet jeg med mange i ulike land og vi hadde behov for å koordinere, diskutere og beslutte en masse hele tiden. Da har det vist seg at møter ofte er den raskeste måten å komme til enighet og få tatt beslutninger. I starten hadde vi telefonkonferanser. Disse ble så erstattet av NetMeeting, som ble til Lync og til sist til Skype for Business. Selv om mulighetene for gode nettmøter ble stadig bedre var det hele tiden en separat sak som primært var der fordi vi ikke kunne møtes fysisk i samme møterom.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter

Teams skiller seg fra Skype for Business fordi det ikke bare er teknologi for nettmøter, men kan organisere alt rundt møter enten de er på nett eller i et møterom. Med Teams kan vi forberede, gjennomføre, og følge opp møter med møtenotater, saksdokumenter, oppfølgingsoppgaver uavhengig om det er et møte i et møterom, eller om en eller flere deltar i møtet fra et annet sted. Her er et eksempel på aktuell møtetyper og hva vi trenger for å kunne gjennomføre gode møter:

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Smarte møter med Teams

Jeg har arbeidet med mange virksomheter i innføring og opplæring i Teams de siste to årene og vi har da naturlig nok hatt fokus på de grunnleggende mulighetene i Teams og hvordan vi kan erstatte epost og foreldet måte å arbeide med dokumenter på. Mange er kommet langt med dette nå. Dersom dere føler at dere har godt grep grunnleggende samarbeide i Teams er kanskje tiden komme til å ta neste skritt? Å forbedre forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter i Teams, enten de er i møterommet eller på nett.

Trenger dere hjelp til dette? Sjekk ut 2-timers workshopen Smarte møter med Teams. Kanskje det kan gi dere en flying start og bedre møter?

5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen

Bruker du ikke din OneDrive for lagring av egne dokumenter på jobben?

Jeg holder mye opplæring i virksomheter som har Office 365 og har tatt i bruk Teams og andre deler av denne verktøykassen. Jeg støter stadig på mange som likevel ikke har tatt skrittet helt ut og fått alle til å kutte ut H: og andre bokstaver som representerer et personlig lagringsområde på serveren. I tillegg er det mange som lagrer en masse bare lokalt på PC'en for å kunne arbeide med dokumenter og notater når man ikke er på nett.

Her er 5 gode grunner til at du alltid bør lagre personlige dokumenter og notater på din OneDrive

1 - Du mister aldri dokumenter, notater og bilder

Jeg har en bekjent som kjører motorsykkel til jobben, med PC-bagen bakpå. En dag hun kom på jobben var PC-bagen borte. Etter en del leting fant hun den, overkjørt av en bil, i grøfta. Dessverre lot ikke data på PC'n seg redde og mange dager med arbeid var tapt.

Ved å lagre alt på OneDrive og synkronisere denne til PC'n mister du aldri et dokument om noe skulle skje og dokumentene kan redigeres også når du ikke er på nett. Når du er på nett igjen synkroniseres alt automatisk til skyen uten at du trenger å tenke på det.

Dette gjør du for å komme i gang: Sjekk om du allerede synkroniserer OneDrive til din PC. Dette gjøres av og til ved standard oppsett av PC. Se etter en blå sky i Fil-utforsker med OneDrive@Organisasjonsnavn. Det er ditt personlige arbeidsområde som bare du ser, tilsvarende ditt filområde på server. Finn ditt hjemmeområde på server og dra alle mapper/dokumenter over til denne. Disse blir nå automatisk kopiert og synkronisert til skyen. Gjør det samme med det du har liggende lokalt på PC. Nå er alle dokumentene dine trygge.

Dersom du ikke ser OneDrive i filutforskeren, åpne nettleseren din og skriv office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker og finn OneDrive-symbolet på skjermen. Velg Synkroniser fra menyen og følg instruksjonene. Når dette er gjort kan du følge instruksjonene over.

2 - Du kan bruke hvilken som helst PC i et krisetilfelle med tilgang til alle dine notater og dokumenter

Når min bekjent kom på jobben kunne hun be om å få bruke en låne-PC. Heldigvis hadde hun lagret kundepresentasjonen på OneDrive så hun kunne gå rett i møte og presentere sitt forslag til kunden. Dette kunne hun gjøre uten å installere noe som helst, bare logge seg på i nettleser.

Dette gjør du for å forsøke dette: Åpne nettleseren din og skriv inn office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker dersom du blir bedt om dette. Åpne OneDrive, finn dokumentet ditt og åpne det. Da vil du kunne arbeide med Office-dokumenter rett i nettleseren uten å ha noe installert.

3 - Alt blir alltid lagret og du kan gå tilbake til tidligere versjoner.

Har du gjort det mange gjør og lagret flere versjoner av et dokument i tilfelle du trenger å gå tilbake til en tidligere versjon? Gjerne med navn som -versjon 1, -versjon 2, -endelig, -endelig endelig :-)

Det trenger du ikke gjøre lenger når dokumentene ligger på OneDrive og SharePoint. Hver gang du gjør en endring i dokumentet lagres en ny versjon automatisk og du kan finne tilbake til den i versjonsloggen.

Prøv dette: Åpne Office-dokumentet fra OneDrive (eller SharePoint/Teams). Klikk på dokumentnavnet og velg Versjonslogg. Her kan du se og åpne alle tidligere versjoner av dokumentet. Hver kan du gjør endringer i dokumentet lagres en ny versjon automatisk.

4 - Du har alltid med deg alle dine dokumenter i lomma

Har du opplevd å møte noen uten at du har med PC og du trenger å sjekke en avtale eller et annet dokument? Ved å lagre alt i skyen kan du bare ta opp telefonen og finne dokumentet du trenger.

Installer OneDrive på telefonen fra Appstore eller Play for å alltid ha med deg dine dokumenter i lomma. Du kan redigere dokumentene ved å laste ned Word, Excel og PowerPoint gratis også.

5 - Du kan dele med kolleger og samarbeidspartnere

Deler du fortsatt dokumenter ved å sende en kopi på epost? Kanskje du sender til flere for gjennomsyn. Så får du det igjen med mange tilføyelser og bruker en halv dag for å få alt inn i ett dokument igjen. Nå kan du heller sende en lenke så kan andre oppdatere direkte i ditt dokument. Veldig arbeidsbesparende og færre misforståelser.

Dette gjør du:

Trenger dere hjelp til å ta i bruk og få nytte av alle deler av Office 365. Sjekk Smart endrings korte bedriftsinterne workshops her, eller meld deg på gratis nettkurs i Office 365 - en oppdagelsesreise.

Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Seks av ti ledere sier de har stadig flere medarbeidere på andre steder enn de er selv. Samtidig er også teamet gjerne spredt på forskjellige steder. Samtidig opplever de at de i stadig større grad er avhengige av samarbeid med andre for å oppnå sine og avdelingens mål.

Det tar lenger tid å komme frem til beslutninger enn før

I følge undersøkelsen CEB Leadership Survey gjennomført av Corporate Executive Board fører dette til at det er vanskeligere og mer tidkrevende å komme frem til beslutninger.

"Because of this added complexity in the work environment, decision-making and action have slowed; 50% of leaders need approval from more individuals to make decisions, and 52% spend more time reaching decisions."

Epost fører til misforståelser og forsinkelser

Når beslutninger krever involvering fra mange oppstår det lett misforståelser. Særlig når mye av kommunikasjonen foregår på kryss og tvers med epost der noen er med bare på deler av "epostdiskusjonen". Der er også vanskelig å vite hvordan beslutningen ble tatt og å dokumentere hvem som har vært involvert i beslutningsprosessen.

I tillegg er omløpstiden fra du sender en epost til du kan forvente å få svar lett 24 timer. Det gjør at en beslutningsprosess med flere involverte lett trekker ut i dager, enda vi kunne ha kommet oss videre mye fortere om vi hadde kommunisert på andre måter.

Flere møter er ikke populært

"Kan vi ikke bare møtes" sier noen. Men det er ikke lett når alles kalendere er fulle og vi ikke er på samme sted til samme tid. De fleste synes også det er nok fra før og vil egentlig ha færre møter.

Raskere kommunikasjon og bedre involvering med Teams

Heldigvis har vi tilgjengelig digitale verktøy som er mye bedre egnet enn epost til å involvere, kommunisere og samarbeide. Det verktøyet som mange har tatt i bruk på jobben det siste året er Microsoft Teams. Det er ikke det eneste verktøyet av sitt slag, men det som flest tar i bruk fordi de allerede har det tilgjengelig som del av sitt Microsoft Office 365 abonnement. Men det er ikke den eneste grunnen til at mange virksomheter tar i bruk Teams i dag. Les mer om det i 5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Innføring av Teams er ikke risikofritt.

Det kan se besnærende enkelt ut å ta i bruk Teams, men mange opplever at de fort møter veggen. Vil du vite de vanligste årsakene til at det går galt er? Da kan du lese om det i 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Informasjon fra ledelsen og økt ansatt-engasjement i store virksomheter med Yammer

Ofte filtreres informasjon og beslutninger fra toppen gjennom flere lag med ledere før det når ansatte. Det er opp til hver leder vurdere ha, og på hvilken måte informasjon videreformidles. Det blir ofte enveiskommunikasjon og ansatte har liten mulighet til å bli hørt. Det oppstår lett misforståelser og misnøye basert på dette.

Ved å bruke en Yammergruppe der alle i virksomheten, eller alle interessenter innen et virksomhetsområde er medlemmer når forretningseiere ut til alle relevante mottakere uten at det filtreres gjennom avdelingsledere og slik at alle kan respondere, stille avklarende spørsmål og komme med konstruktive innspill basert på sin erfaring og kompetanse.

På den måten sikrer vi oss at alle har den samme forståelsene og innsikten i planer og beslutninger. Vi unngår misnøye basert på misforståelser. Alle føler seg informert, inkludert og hørt.

Trenger vi Yammer når vi har Teams?

For små og mellomstore virksomheter, muligens ikke, men for store virksomheter kan det absolutt være noe å vurdere.

Mange har allerede Yammer siden de har Office 365. Denne tjenesten blir etter min mening stemoderlig behandlet i mange organisasjoner. Mest fordi man ikke forstår hvordan man skal ta det i bruk og få nytteverdi av Yammer. Det forstår jeg godt. På mange måter er det mer komplisert å ta i bruk Yammer. Den viktigste årsaken til at mange finner det lett å komme i gang med Teams, men ikke Yammer er at Teams er laget for arbeidsgrupper, prosjekter og for å samarbeide om daglige oppgaver.

Se også: Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Arbeidsgrupper, avdelinger og prosjekter kan selv sette opp et Team uten at det påvirker arbeidet i andre deler av organisasjonen. Yammer derimot krever en plan for bruk i hele virksomheten. Ofte ses Yammer gjerne i samarbeid  med Intranett og bruken drives av kommunikasjonsavdelingen i større virksomheter. 

Den gode nyheten er at Teams og Yammer komplementerer hverandre. Vi bruker Teams for daglig arbeid i en arbeidsgruppe, og Yammer for å lufte våre ideer, og for å engasjere andre i virksomheten. Yammer kan integrert i Teams slik at vi kan gjøre vårt daglige arbeid der og få tilbakemeldinger fra andre gjennom Yammer i Teams.

PS: Om dere bruker, eller vurderer Workplace fra Facebook er problemstillingene den samme som for Yammer.