Copilot for forbrukere og virksomheter skiller lag. Hva betyr det for deg?

/

Inntil nylig har Copilot i Edge/Chrome og i mobilapp vært den samme, enten du logger deg på med en jobb/skole-konto, eller en privat Microsoft konto. Funksjonalitet og utseende vært lik. Det som har vært forskjellig er at dine data er beskyttet når du bruker Copilot på jobb eller skole. Det innebærer at data du vil Copilot skal behandle ikke blir delt med Microsoft, og vil ikke bli brukt til å trene GPT-modellen. Bruker dere Teams har du Copilot i nettleser og på mobil til bruk på jobb.

Copilot for bruk i jobb eller skole

Dersom du nå ønsker å bruke Copilot i nettleser, eller i mobilapp på jobb, vil du bli omdirigert til Microsoft 365-portalen i nettlesere, og til M365 appen på mobil. Der vil du kunne velge Copilot, og den vi se ut slik du er vant til. Hovedårsaken til endringen er å innføre en enda sterkere sikkerhetsmodell. Dette er noe som vil pågå over 2-3 måneder ifølge Microsoft. I denne perioden vil det være noen begrensninger ved bruk av Copilot i nettleser og app. Les mer om dette i Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

I Copilot på jobben vil du kunne behandle ulike tema med Copilot. Når du vil bytte tema starter du en ny chat om dette. Alle samtalene vil bli lagret og du kan gå tilbake og fortsette en samtale du startet tidligere. Da trenger du ikke å gi inn opplysninger på nytt som allerede ligger i chaten.

Copilot for deg privat

Logger du på med din Outlook.com, eller hotmail-adresse vil det se ganske forskjellig ut. Den vil være mer personlig, og lagt opp til at du skal kunne føre en dialog med Copilot over tid. Copilot vil huske hva dere har snakket om og ha det med i historikken når du stiller nye spørsmål. På den måten vil Copilot "kjenne deg". Du trenger ikke opplyse Copilot på nytt om noe du har fortalt før. Foreløpig ser Copilot veldig amerikansk ut, men du kan skrive norsk til den, og den vil svare deg på det språket du spør i.

Du kan få både i pose og sekk

Mange bruker jobb-PC'en både til arbeid og til private oppgaver, og det vil nok også gjelde for Copilot. Da kan det være praktisk å opprette en privat profil i Edge i tillegg til jobb-profilen du får når du logger på PC'en. Da forutsetter jeg at du har en privat Microsoft konto. Har du ikke det kan du opprette en gratis.

For mobilappen er det enkelt, fordi du laster ned Copilot appen for privat bruk og logger deg på med din Microsoft konto. For å bruke Copilot i jobb laster du ned Microsoft 365 appen og logger deg på med din jobbkonto.

Vil dere utnytte mulighetene til bruk av KI dere allerede har gjennom Microsoft 365 abonnementet, sjekk ut workshopen. Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 — Smart endring AS Dere kan fint komme i gang med Copilot selv om dere ikke har kjøpt Copilot for M365. Er du en del av en gruppe som prøver ut Copilot for M365 kan dere kanskje ha nytte av en startpakke for å komme i gang? Sjekk ut Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS

Hva du kan forvente av Copilot i Excel

/

Excel har lenge vært et kraftig verktøy for dataorganisering og analyse. Anne Rokkan skriver i DN en artikkel om Excel som blir 40 år i 2025, Hvordan Excel ble en hjørnestein i verdensøkonomien.  Og med introduksjonen av Copilot, er forventningen hos mange at blir det enda enklere å gjøre komplekse oppgaver raskt og effektivt.

Hva du må vite på om du skal få nytte av Copilot i Excel

Om du tror du nå ikke trenger å kunne noe om Excel for å løse oppgaver i regneark med Copilot tar du feil. Før du begynner å bruke Copilot i Excel, er det viktig å ha en grunnleggende forståelse av data organisert i tabeller. Vet du ikke hvordan du summer og filtrerer en tabell, eller aldri har hørt om VLOOKUP eller XLOOKUP bør du først lære deg det.

Du bør også kunne sikre datakvalitet, forstå innholdet og ha et mål for hva du vil ha ut av analyse, kalkyler, formatering og visualisering. Men dette kan Copilot faktisk hjelpe deg med!

Tabellfunksjoner

Excel-tabeller er et kraftig verktøy for å håndtere store mengder data. Selv om Copilot kan bruke data som ser ut som en tabell, vil du få flere muligheter om du organiserer I Excel-tabeller. Det innebærer at celler og tabeller kan refereres til i formler med navn, fremfor cellereferanser som A1 og C3. Copilot kan da hjelpe deg med å bruke avanserte tabellfunksjoner.

For deg som ikke visste det før, XLOOKUP brukes når vi vil koble sammen data fra flere tabeller. La oss si at vi har en ansatt-tabell der det på Tinas rad i tabellen står at hun arbeider i avdeling 3, og vi har en avdelings-tabell der avdeling 3 er HR, kan vi sette sammen dette til at Tina arbeider i HR.

Du kan behandle mer enn tall i Excel

Gjør du en kundeundersøkelse, eller du sender ut en Forms-undersøkelse for å få innspill til valg av sted for julebordet vil du nesten alltid ende opp med en tabell med resultatene i Excel. Da har du et godt utgangspunkt for analyse, også med Copilot. Den kan også lage sammendrag og analysere trender og stemning i verbale tilbakemeldinger.

Visualisering

Visualisering av data er essensielt for å kommunisere innsikter klart og effektivt. Med Copilot kan du enkelt lage grafer og diagrammer som hjelper deg med å presentere dataene dine på en visuell måte.

Grafer er en flott måte å vise trender og mønstre i dataene dine. Copilot kan hjelpe deg med å opprette forskjellige typer grafer, som linjediagrammer, stolpediagrammer mm. Velg den typen graf som best representerer dataene dine og gjør det enklere å forstå, eller la Copilot foreslå diagramtype. Her stiller jeg et spørsmål til Copilot om det er noen sammenheng mellom beslutningsorienterte møter og deltakernes oppfatning om møtet innfridde på målet med møtet.

Celleformatering og Fargekoding

Bruk fargekoding i cellene for å markere viktige data eller resultater. Du kan be om fargekoding av alle Celler med en bestemt tekstverdi, tallverdi over, under eller lik et tall mm. Dette kan du selvfølgelig også gjøre med de innebygde formateringsmulighetene i Excel, men dette kan være raskere, og lettere tilgjengelig for flere.

Hjelp med formler

Copilot setter in en ny kolonne og kalkulerer ukenummer utdra datokolonnen

En av de mest nyttige funksjonene i Copilot er hjelpen med formler. Den kan foreslå formler basert på dataene dine, hjelpe deg med å finne feil i eksisterende formler, og til og med automatisere komplekse beregninger. Da er du selvfølgelig en relativt avansert bruker.

Her ber jeg om en ny kolonne som setter inn ukenummer basert på datokolonnen uten å skrive en eneste formel.

Feil i formler kan være vanskelige å oppdage og rette opp. Copilot kan identifisere vanlige feil i formlene dine og foreslå rettelser, noe som sparer tid og reduserer frustrasjon. Hvis du er usikker på hvilken formel du skal bruke, kan Copilot foreslå passende formler basert på dataene dine. Dette kan være spesielt nyttig for komplekse beregninger eller analyser.

Avansert analyse

For avansert analyse vil Copilot kunne assistere med statistiske funksjoner og integrasjon med Python. Dette gir deg muligheten til å utføre komplekse analyser og få dypere innsikt i dataene dine. Dette krever ikke programmering, men du bør være god i statistisk analyse for å nyttiggjøre deg av dette. Avansert analyse er pr. nå bare forhåndsvisning og tilgjengelig i USA på engelsk. Les mer her: Unlock the power of Copilot in Excel, now generally available - Microsoft Community Hub

Avansert bruk av Excel er nok ikke for alle, men du kan oppnå betydelig fordel når du kombinerer din Excel-kompetanse og erfaring med Copilot.

Gjennom alle workshops i Copilot for M365 har jeg spurt deltakerne om hva de forventer å kunne få hjelp med i sin jobbhverdag. Da er det alltid noen som nevner hjelp til bruk i Excel for ulike formål. Til nå har jeg ikke inkludert Copilot i Excel fordi andre områder har vært viktigere for de fleste, og fordi jeg har oppfattet Copilot Excel litt umodent.

Nylig annonserte Microsoft Copilot for å være i produksjonskvalitet som den siste av produktene i Office. Til nå har bare Outlook, PowerPoint, Word og Teams hatt denne statusen. Så nå skal jeg også etter hvert inkludere Copilot i Excel i min workshop-portefølje.

Er du klar til å utnytte Copilot i Excel her og nå og er ivrig etter å  komme i gang kan du for eksempel gjøre som meg å gjennomgå et nettkurs. Her er et par praktiske jeg har funnet nyttige:

https://www.linkedin.com/learning/excel-with-copilot-ai-driven-data-analysis/

https://www.linkedin.com/learning/microsoft-copilot-for-excel/

Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365?

/

Hvordan vet du at Copilot bruker rett versjon av dokumenter når du stiller spørsmål om emner, eller skal generere nye dokumenter basert på innhold du har tilgang til? Du lagrer kanskje flere utkast før du har det endelige dokumentet som skal brukes.

Når det finnes tusenvis av dokumenter i Teams og SharePoint, er mange redde for at utdaterte og kanskje uferdige dokumentversjoner kan bli brukt av Copilot. Frykten er at det kan føre til at Copilot gir feil resultater når vi spør om innhold i rapporter eller om bestemte emner.

Vi tør ikke å slette dokumenter de ikke vet hva er

Er vi nødt til å gjennomgå alle dokumenter og luke ut de vi ikke vil Copilot skal finne? For de fleste virker det helt urealistisk. Særlig når mange av dokumentene er lastet opp fra en gammel server. Da følger det med mange gamle dokumenter som mangler eier siden den som opprettet dem har sluttet, og ingen ønsker å ta på seg ansvaret for å slette dem.

Hva er konsekvensen av at vi laster opp alle gamle dokumenter uten å rydde?

Hva skjer når Copilot har flere versjoner av et dokument å velge mellom? Eller det er flere dokumenter som omhandler et tema du ber Copilot behandle? Hvordan kan du være sikker på at Copilot henter ut den korrekte informasjonen fra riktig dokumentversjon? Hva gjør Copilot i et slikt tilfelle?

For å sikre at Copilot for M365 velger det riktige dokumentet, er nøkkelen å bruke spesifikke nøkkelord og referanser som identifiserer det riktige dokumentet. Dette kan være en unik tittel, opprettelsesdato og forfatter, sist redigert og av hvem, og dokumenttype som du inkluderer i forespørselen din.

Du kan også starte med å søke etter relevante dokumenter, og selv bestemme hvilket som skal brukes. Det er faktisk Copilot veldig god til. Dersom du vet hvor dokumentet er lagret kan du referere direkte til dette. Da er du helt sikker på hvilket dokument som blir brukt.

Tre måter å sikre at du bygger ditt dokument på riktig grunnlag

Jeg skal skrive en artikkel om smart prioritering og planlegging. Jeg vet at det finnes mye om dette i diverse dokumenter i OneDrive, Teams eller SharePoint. Hvordan sikrer jeg at jeg bruker de beste kildene?

Be om referanser

Jeg ber Copilot i Word om å lage et dokument med følgende instruksjon:

Smart prioritering og planlegging basert på dokumenter på min OneDrive. Oppgi referanser til dokumenter som er brukt som kilder. Lengde ca. 500 ord

Jeg lar Copilot generere dokumentet og har mulighet til å sjekke hvilke dokumenter som er brukt.

Be Copilot finne relevante dokumenter

I Copilot chat ber jeg Copilot om en liste over relevante kildedokumenter. Finn dokumenter om smart prioritering og planlegging på min OneDrive. Nå får jeg en liste og kan velge ett eller flere dokumenter jeg ønsker å bruke som grunnlag for min artikkel.

Velg hvilke dokumenter du vil bygge på

Ved gjennomgang av listen velger jeg ut ett til tre dokumenter jeg vil bygge min artikkel på. De kan være i Word, PDF, eller PowerPoint-format. Når jeg velger Referer til en fil, vil jeg få opp en liste over nylig åpnede dokumenter. Dersom jeg jeg har åpnet de relevante dokumentene like før er det sannsynlig at de er i denne listen. Om de ikke er det er det enkleste å hente en lenke til dokumenter i OneDrive eller Teams og lime inn denne i din instruksjon til Copilot. Da blir min instruksjon som vist i figuren.

Eksemplet her er å generere et nytt Word-dokument, men du kan bruke den samme metoden for å opprette en PowerPoint-presentasjon.

Er dere en gruppe som vil komme raskt i gang med Copilot for M365 på en sikker måte? Vurder 2-timers workshopen Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS. For en rask introduksjon til det som skaper mest nytte fort er det også en 40-minutters lunsj og lær utgave av denne. Ta kontakt for å høre mer.

Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

/

Mange som bruker Copilot i Edge eller Chrome på jobben har merket at ting som tidligere fungerte, ikke lenger fungerer. Dette kan være forvirrende. For å forstå hva som foregår og hvilke konsekvenser det har for deg, får du her bakgrunnsinformasjon, og hva det betyr i praksis for deg nå og fremover.

Copilot for jobb skiller lag med Copilot for forbrukere

Tidligere, om du gikk til nettsiden copilot.microsoft.com kom du inn på denne adressen uansett om du ikke var logget på, logget på med en privat Microsoft konto som hotmail.com eller outlook.com, eller med jobbkontoen din.

Men nylig, når jeg logget på med min jobbkonto bjorn@smartendring.no blir jeg omdirigert til m365.cloud.microsoft.

Microsoft skiller nå tydeligere mellom privat bruk av Copilot, og jobb bruk. Du har sikkert sett det grønne skjoldet du får når du logger på med jobbadressen din. Da visste du at du har en trygg forbindelse med Copilot og at dine og virksomhetens data er beskyttet.

Denne endringen gjelder også for mobil. Om du har installert Copilot mobilappen. Om du nå prøver å logge deg på denne med jobbkonto blir du omdirigert til Microsoft 365 appen der Copilot for jobbformål nå er innebygget.

Sikkerhet og trygghet for dine data

I disse dager er Microsoft i ferd med å ytterligere styrke sikkerhetsmodellen ved å bytte ut den nåværende Commercial Data Protection med Enterprise Data Protection - EDP. I praksis betyr det sterk kryptering av lagrede data, og når data transporteres over nett. Sterkere beskyttelse av privatliv i henhold til GDPR. Og sterkere beskyttelse mot angrep på deg og modellen fra hackere. Du har kanskje lagt merke til at det grønne skjoldet er erstattet med et hvitt skjold nå? Da er dine data beskyttet av EDP.

Dette er ikke tilgjengelig i overgangsfasen

Dette betyr at Copilot blir enda tryggere å bruke i tiden fremover. Dette er en stor endring, og tar tid å gjennomføre. I overgangen vil noen funksjoner være utilgjengelige. Her er en liste over de viktigste funksjonene hva som er midlertidig utilgjengelig i overgangen, og når vi kan forvente å få dem tilbake igjen:

  • Bildeopplastning: Lar deg ta bilder, eller laste opp eller kopiere og lime inn bilder i Copilot for å analysere dem, og produsere innhold.

  • Bruke innhold fra web-sider i Edge: Refererer til åpne sider i Microsoft Edge, og få Copilot til å bruke sidepanelet for å lage sitt svar.

  • Sideoppsummering: Lar brukere oppsummere en åpen nettside eller PDF i Edge.

Disse mulighetene vil bli tilgjengelige igjen mot slutten av 2024. I mellomtiden kan du velge å bytte til en privat Microsoft konto om du ønsker disse mulighetene. Men da vil ikke dataene være beskyttet, så det bør du tenke på om du vil bruke det til jobbformål. Det samme gjelder for øvrig om du bruker ChatGPT. Der er heller ikke dine data beskyttet.

Dette blir avviklet i Copilot

For å tilfredsstille kravene i EDP vil noen funksjoner bli helt borte. Her er en liste over det som ikke kommer tilbake:

  • Tonevelger: Lot deg velge en av noen få forhåndsinnstilte toner for Copilots-svaret. Uten tonevelger, hvis du vil at Copilot skal svare i en bestemt tone, kan du spesifisere tonen som en del av ledeteksten.

  •  Notatblokk: Du kunne gjenta og finjustere meldingene dine i flere iterasjoner på en side. Du kan nå gjenta og avgrense meldingene dine gjennom dialog med Copilot.

  • Skriv (Copilot i Edge):Ga et oppsett for å lage utkast til innhold i forskjellige toner, formater og lengder med noen knappetrykk. Uten denne funksjonen kan du redigere tekst ved å bruke Skriv om i Microsoft Edge.

Jeg ser selvfølgelig frem til å få tilbake bildeanalyse og oppsummering av Web-sider, men i mellomtiden kan jeg ikke annet enn å være tålmodig, og kanskje bytte til min private Microsoft-konto om savnet blir for stort.

Vil dere bli oppdatert med både de grunnleggende og de nyeste mulighetene i Copilot kan dere vurdere en praktisk hands-om workshop med Smart endring for ta ut nytteverdien av Copilot på jobben.

Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå ….

/

Som tidligere skrevet vil vi før eller senere måtte bytte til nye Outlook. Etter å ha brukt Nye Outlook daglig en uke blir det nok senere for meg, og jeg skal forklare hvorfor. Selv om jeg vil vente betyr ikke det at du ikke kan synes det er OK å bytte. Sjekk hva jeg savner. Det er ikke sikkert de mulighetene betyr noe for deg.

Har du ikke lest forrige ukes blogg er den her: På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

OneNote integrasjon

Jeg bruker OneNote daglig til notater og til å samle informasjon jeg vil bruke senere. Mye av informasjonen kommer inn som epost i Outlook, møtenotater er knyttet til kalenderen i Outlook, og når jeg noterer oppfølgingsoppgaver oppretter jeg en oppgave som jeg kan følge opp i oppgavelisten i Outlook og To do.

Jeg kan heldigvis hente inn møtedetaljer for mine møter knyttet til min kalender, fordi det er uavhengig av Outlook-versjon. Derimot kan jeg ikke sende eposter til OneNote, og det jeg vil savne mest er å kunne opprette oppfølgingsoppgaver i notatene slik at de kommer inn i min oppgaveliste i To do. Flagger jeg oppgaver i OneNote må de via Outlooks nåværende oppgavesystem og deretter vil de synkroniseres til To do.

Oversikt daglig arbeidsbelastning

Jeg innrømmer at jeg kommer til å savne det nåværende oppgavesystemet i Outlook med planleggingsvisningen som viser kalender og oppgaver i ett bilde. Det gir en suveren oversikt over min arbeidsbelastning pr. dag.

Men, jeg kan leve med nye Outlook her ved å bruke To do panelet som gir noe lignende for de nærmeste dagene. Det jeg ikke har tålmodighet til er å vente 10-15 sekunder for To do til å oppdatere når jeg bytter visning. Det blir forhåpentligvis forbedret etter hvert.

En liten detalj jeg også savner i Nye Outlook er å kunne se hvilke dager jeg har avtaler i datovelgeren. Det gir meg en kjapp oversikt når noen lurer på om jeg er ledig på en bestemt dato uten å gå inn i detaljene.

Irriterende for møtearrangører

Da jeg var leder i Microsoft inviterte jeg ofte til møter med både 10 og 20 deltakere. Dersom du også inviterer til møter har du kanskje irritert deg over at du får en haug med svar på møteinvitasjonen i Innboksen blandet med den eposten du trenger å behandle.

Om du gjør det har du ikke oppdaget det lille trikset du kan stille inn under møtealternativer. Der kan du velge å slette svar på møteinvitasjoner som ikke inneholder tekst etter at kalenderinformasjonen er oppdatert. Det kan du forsøke nå i Classic Outlook, men dessverre ikke i Nye Outlook.

Dersom noen skriver noe i svaret, som for eksempel "Jeg kommer litt sent til møtet", eller avslår møtet og skriver en kommentar, blir svarene liggende i Innboksen så du kan lese det.

Når må jeg bytte til Nye Outlook?

I følge Microsoft vil Classic Outlook bli støttet til 2029, og du blir ikke tvunget over i Nye Outlook.  Microsoft har publisert følgende plan:

  1. Du kan selv velge å prøve Nye Outlook slik det er nå. Du kan også velge å gå tilbake når du vil.

  2. Nye Outlook blir førstevalget, men du kan velge å bytte til Classic Outlook

  3. Du må bruke Nye Outlook

Når skiftene skjer er ikke publisert og er nok avhengig av aksept fra brukerne og tilgjengelighet av kritiske funksjoner for store virksomheter. For eksempel er det mange leverandører av saks-systemer og andre tillegg til Outlook som ikke støtter Nye Outlook ennå.

Jeg kommer til å følge med dette fremover, og tilpasser kurs og workshops for begge disse versjonene, og i tillegg også Outlook for Mac. Trenger dere å utnytte mulighetene i Outlook og andre løsninger for samarbeid og oppgavebehandling tilpasser jeg gjerne workshops etter deres valg.

Sjekk gjerne Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

/

Det er mange år siden nå, men jeg husker hvor vanskelig det var å kvitte seg med min Time manager planlegger jeg brukte gjennom 15 år. Men fordi fordelene med å ha et digitalt system ble større gjorde jeg det i 2003. Kan hende er jeg i samme situasjon nå? Jeg må gi avkall på de fordelene Outlook Classic gir meg fordi jeg totalt sett har mer å vinne ved å bruke helheten i Microsoft 365 oppgavesystemet der oppgaver fra Nye Outlook, OneNote og Planner kommer sammen i To do.

Daglig prioritering og planlegging

Det jeg brenner for er å oppnå gode resultater med reduseret stress. Da er det viktig å balansere oppgaver fra andre, som ofte er forespørsler i epost og Teams, med egne aktiviteter for å nå ønskede mål. Er du ikke spesielt opptatt av struktur og planlegging, men ønsker å ha god kontroll på forespørsler og egne aktiviteter er kombinasjonen Outlook og Teams det som gir deg dette. De har en felles oppgavemodul som gjør at du kan "flagge" forespørsler du ikke kan behandle her og nå i en felles oppgaveliste. 

Samme prinsipp, ulike verktøy

Oppgaver i To do kan prioriters og tidfestes i kalenderen

Det jeg vil savne fra Outlook classic er å kunne ha et overblikk over oppgaver fra Outlook og Teams sammen med mine avtaler i kalenderen. Det har gitt meg en mulighet til å sette opp korte oppgavelister for hver dag. Da kan jeg planlegge færre oppgaver på dager med mye avtaler og få en mer realistisk plan.

Se hvordan dette ser ut og les mer i Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Men jeg ser jeg kan få til dette på en litt annen måte i To do. Spesielt på PC der jeg kan se kalenderen med oppgavene i et sidepanel. Det gir meg god oversikt. En gevinst er også at jeg kan se oppgaver tildelt meg i Planner. Med To do på mobil har jeg også med meg oppgavene i lomma med.

Min historie om prioritering og planlegging

For 10 år siden skrev jeg blogginnlegget: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?. Den gangen foregikk all digital kommunikasjon og samhandling gjennom Outlook. Det var også mitt verktøy for prioritering og planlegging gjennom bruk av oppgaver/tasks, og kalender.

Med smart bruk av Outlook kunne jeg ta kontroll over innboksen, flagge epost for oppfølging i morgen, eller neste uke og legge inn mine egne oppgaver. Det ble mitt daglige prioriterings og planleggingsverktøy.

Likevel savnet jeg et mer overordnet, strategisk planleggingsverktøy. I mange år brukte jeg min Time manager planlegger som gav meg dette perspektivet i tillegg til kalender og oppgavelister. Men da jeg startet i Microsoft i 1995 gikk jeg helt over til digital kalender, og da OneNote kom i 2003 laget jeg struktur tilsvarende Time Manager der og ble heldigital.

Her er historien om hvordan jeg gjorde dette: Var du en time manager ™ disippel?

Hva er nytt?

Nå, 10 år etter er ikke lenger Outlook det eneste kommunikasjons og samhandlingsverktøyet lenger. Vi bruker mer og mer Teams for daglig samhandling, Planner for felles oppgaver, og har fremdeles Outlook for epost og kalender. Og nå er oppgavedelen i Outlook jeg har brukt i alle år i ferd med å bli erstattet av Microsoft To do.

Mitt oppgaveunivers – med To do som oppgavesentral

Har du valgt å gå over til nye Outlook vil du se at oppgave/task-modulen er erstattet av To do. Med det mister jeg muligheter jeg har likt, men får fordelen av et oppgavesystem som fungerer på tvers av alle relevante programmer i Microsoft 365. Da er det også på tide for meg å oppgradere mitt system for å utnytte disse mulighetene.

Heldigvis kan jeg beholde mye av tankegangen og arbeidsform jeg vet fungerer og tilpasse dette til den nye verktøykassen.

Ønsker dere å bli bedre på prioritering og planlegging i hverdagen og få dere oversikt og mindre stress? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

For målrettet strategisk planlegging der dere omsetter mål til handling og gode resultater kan Smart endring tilby workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Er dere en gruppe ledere som vil gjøre dette på teamnivå kan dere gjerne ta kontakt for å diskutere muligheten for en workshop i Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag

Bruker du ChatGPT der du kunne brukt tekstverktøy i Word?

/

Jeg kjenner flere som bruker ChatGPT for å sjekke språkbruk, tegnsetting og grammatikk på tekster de har skrevet. Ja, og til oversettelse av tekst. Men om du skriver teksten i Word, hvorfor tar du denne omveien? Du kommer langt med de innebygde verktøyene i Word. Stave- og grammatikksjekk skjer automatisk mens du skriver. Og vil du variere ordbruken og finne alternative ord åpner du synonymordboken.

Oversettelse av omfattende dokumenter til hvilket som helst språk går på sekunder. Og dette er ikke Google translate med rare oversettelser. Den benytter samme type språkmodell som ChatGPT og Copilot til å oversette meningen av et avsnitt. Ikke ord for ord.

Få hjelp fra en redaktør

Om du vil ha en helhetlig vurdering av dokumentet med hensyn til tydelighet og godt språk, kan du aktivere redaktørfunksjonen. Der får du raskt beskjed om du ikke har riktig tegnsetting, har brukt forslitte fraser, og/å feil og bøying av verb. Du får redaktørpoeng for klart og korrekt språk.

Har du Copilot for Microsoft 365?

Er du fremdeles ikke helt fornøyd med teksten din, og har Copilot for Word har du enda flere muligheter. Du kan både generere hele dokumenter, og forbedre tekster su allerede har skrevet. Faktisk er dokumentet brukt i illustrasjonene generert av Copilot i Word. For å sette retteverktøyene i Word på prøve ba jeg om å få generert noen feil også. Her er instruksjonen jeg brukte «Lag et dokument på 2 A4-sider om fremtidens energiformer i Norge. Legg inn noen skrivefeil og litt dårlig grammatikk».

I tillegg til å generere tekst, kan du bruke Copilot til å forbedre og endre tekst med ønsket stil og innhold. Ved å åpne Copilotpanelet kan du analysere teksten stille spørsmål til Copilot om innholdet. Du kan også grave dypere i det temaet du skriver om.

Ønsker du å utnytte alle de avanserte i mulighetene innebygget Word, er ikke det Smart endrings spesialitet. Men om dere vil forstå og ta i bruk avansert dokumentbehandling i Microsoft 365 og Teams kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams — Smart endring AS. Ønsker du å bli virkelig god i å lage og presentere PowerPoint kan du sjekke ut Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner — Smart endring AS.

Legg ved dokumenter til Teams-møtet fra Outlook og Teams

/

Jeg vet mange har en praksis utviklet gjennom år med at møtedokumenter blir lagt ved Outlook kalenderinvitasjonen til et møte. Men, inntil nylig har ikke disse dokumentene vært synlig i Teams-møtet. Det er de nå.

Dersom du bare ønsker å dele dokumenter som møtegrunnlag gjør dette at du både kan delta i møtet fra, og laste ned og åpne dokumenter fra Teams-appen. Men, som før åpner alle bare en kopi av dokumentet. Du kan ikke samarbeide om, og endre et møtevedlegg. Det kan være greit om det bare er en referanse, men hva om dere ønsker å gjøre endringer? Du inviterer kanskje til et møte om 2 uker og legger ved møtedokumenter. Men så trenger du å oppdatere dokumentet før møtet. Hva gjør du da?

Møtedokument lagt ved i Outlook vises i Teams-kalenderen

Last opp dokumentet til OneDrive eller Teams for å dele et møtedokument

Dersom du legger inn et dokument som vedlegg i en Outlook møteinvitasjon, kan du enkelt gjøre originalen tilgjengelig for møtedeltakerne ved å laste opp dokumentet der og da til din OneDrive. Da vil du kunne oppdatere dokumentet helt frem til møtetidspunktet. I tillegg vil møtedeltakere i organisasjonen kunne åpne og legge inn tilleggsinformasjon, og dere vil kunne samskrive i dokumentet under møtet.

Etter møtet vil du sannsynligvis flytte møtedokumentet til et annet sted. Hvor finner jeg det da? Jo, det ligger i mappen Vedlegg på din OneDrive, eller på øverste nivå i Teamets dokumentbibliotek.

Burde ikke møtedokumenter ligge i et Team?

Last opp et møtedokument til OneDrive eller Teams fra OUtlook

Beskrivelsen over viser hvordan man kan videreføre en eksisterende praksis hos mange. Men i dag vil det ofte være mer naturlig at møtedokumenter allerede ligger i en Teams-kanal. Da virker det unaturlig å legge dem inn som vedlegg i en Outlook møte, for så å laste dem opp på nytt. Da er det bedre å dele en lenke til der dokumentene allerede ligger.

Det kan du gjøre ved å hente en delingslenke til dokumentet fra Teams og lime den inn i Outlook møteinvitasjonen, eller du kan hente inn lenker til møtedokumentene direkte i en Teams møteinvitasjon.

Legg til møtedokumenter i Teams-møtet

Legg ved dokumenter fra OneDrive eller Teams til møtet

Send møteinvitasjonen fra Outlook eller Teams. Åpne Teamsmøtet fra kalenderen i Teams og velg Delt fra menyen. Der kan du velge Last opp og legg ved Skyfiler. Der velger du dokumenter fra din OneDrive og/eller fra en Teams-kanal. Nå kan du oppdatere innhold når som helt før, og under møtet. Dokumentene vil også være synlig for deltakerne i møtechatten.

 

Vil dere ha full oversikt over dokumentbehandling og kontroll i Teams kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams — Smart endring AS

Kan Teams Premium kan være et alternativ til Copilot for en tredjedel av prisen?

/

Alle har hørt om Copilot, men få har hørt om Teams Premium. Og det er ikke sikkert det er så viktig for alle å vite noe om. Men for de som arrangerer mange Teams-møter og er spesielt opptatt av sikkerhet, vil ha automatisk generert KI-sammendrag, og forslag til oppfølgingsoppgaver fra møtet kan Premium være noe å vurdere. Personlig har jeg stor fordel av Premium når jeg arrangerer nettseminarer.

Smart oppsummering av møter.

Smart oppsummering er nok det de fleste vil bruke for å begrunne kjøp av Teams Premium. For ca. 100 kr/måned får du AI-genererte møtenotater og forslag til oppgaver etter møtet. Under opptaket i oppsummeringen får du også en tidslinje med hvem som snakket, og når i møteopptaket. Det får du også om du har Copilot, men i Teams Premium får du også en analyse av engasjement under, og etter møtet.

Dette er kanskje mest aktuelt for møtearrangører, men alle deltakere kan selvfølgelig også ha glede av dette. Da må hver møtedeltaker som ønsker dette også ha Teams Premium. Dersom organisasjonen ikke har sperret for dette, kan deltakeren selv prøve dette gratis i 60 dager før det koster noe ved å opprette en prøvelisens.

Les også: Valg dere bør gjøre før bruk av Copilot i Teams-møter

Proffe nettseminarer

Du kan opprette og gjennomføre nettseminarer med Teams, men Premium har bedre muligheter for håndtering av påmeldinger, tilpasning av epostkommunikasjon med deltakerne og til å ha kontroll over møtet med green-room. Det vil si at jeg kan bestemme hvem som er synlige på skjermen og jeg kan skjule deltakernavnene. Noe som er en god beskyttelse for deltakerne. Det gjelder både under nettseminaret og i opptaket jeg publiserer etterpå.

Vil dere planlegge og øve på proffe nettseminarer, hybridkonferanser, gruppearbeider mm. Kan dere vurdere workshopen  Smarte nettworkshops og konferanser med Teams

Ekstra sikre Teams-møter

Teams Premium tilbyr flere sikkerhetsfunksjoner for å beskytte møter, inkludert kryptering av møtet, vannmerker i skjermdeling, og muligheten til å hindre kopiering av møtechat. Disse funksjonene bidrar til å sikre konfidensialiteten og integriteten til møteinformasjonen. Dette kan være spesielt viktig i sensitive forretningsdiskusjoner, eller når man deler følsom informasjon. Er du spesielt interessert i dette anbefaler jeg å lese mer i

Advanced meeting protection in Microsoft Teams Premium

Valg dere bør gjøre før bruk av Copilot i Teams-møter

/

Når en organisasjon vurderer å ta i bruk Copilot, er forventningene fra mange å kunne bruke det til oppsummeringer og automatiske møtenotater. Copilot kan skille ut diskusjonstema, konklusjoner og beslutninger. Den kan også lage liste over mulige oppfølgingsoppgaver med hvem som skal gjøre hva.

Copilot i møter fungerer ikke uten transkripsjon, eller?

Men hva om noen kommer til deg og sier: I mai 2023 lovet du i møtet dette ….. Vil du bli konfrontert med et sitat fra et møte i fjor?

Start av Innspilling og transkripsjon i Teams-møte

For at Copilot skal kunne fungere i møter, må transkripsjon være påslått. Transkripsjoner lagres i OneDrive for enkeltmøter og deles med møtedeltakerne. For kanalmøter lagres transkripsjonen og er tilgjengelige i Teams-kanalen. I begge tilfeller oppbevares transkripsjoner til de eventuelt slettes av møteorganisatoren.

Organisasjonen kan lage en oppbevaringspolicy som begrenser lagringstiden for transkripsjoner. Dette kan bidra til å sikre at data ikke oppbevares lenger enn nødvendig, for å overholde personvernregler og eventuelle interne retningslinjer. Men, hvor lenge? Det er det organisasjonen som bestemmer.

Copilot for møter uten påslått transkripsjon

Når det gjelder møteinnstillinger, kan organisasjonen velge å tillate Copilot bare mens møtet pågår. Dette betyr at du kan bruke Copilot til oppsummering og til å stille spørsmål til det som er sagt i møtet, men du får ikke se transkripsjonen. Innholdet generert av Copilot, og den skjulte transkripsjonen blir slettet når møtet avsluttes. Dette er ikke slått på som standard og må aktiveres for organisasjonen før det er tilgjengelig for valg i møteinnstillinger for hvert enkelt Teams-møte

Hva om jeg ikke vil transkriberes?

I virksomheter jeg kjenner til er det vanlig å spørre møtedeltakerne dersom man ønsker å spille inn møtet. Men det er oftest opp til deltakerne selv å forholde seg til dette. På mange måter kan transkribering føles enda "farligere". Den er heller ikke perfekt, så ord kan feiltolkes. Kan vi forlange at alle deltakere eksplisitt godkjenner innspilling og transkripsjon. Ja, det kan vi.

Organisasjonen kan aktivere en policy som krever at hver møtedeltaker aktivt må godkjenne. Dette sikrer at alle deltakere er klar over og samtykker til at møtet blir innspilt eller transkribert. Det vil ikke forhindre transkribering, men for deltakere som ikke aktivt godkjenner vil mikrofon, kamera og innholdsdeling være avslått frem til godkjenning gis.

Hva med mitt personvern når jeg bruker Copilot i møtet?

Copilot-chat i møter er personlig. Bare du kan se spørsmålene du stiller Copilot, og svarene du får. Dette sikrer at sensitive spørsmål du stiller til Copilot og svarene ikke avslører noe du ikke vi andre skal se.

Organisasjonens Innstillinger for møter og Copilot beskrevet over kan endres av Teams IT-administrator, men bør være basert på ledelsens avgjørelser i samråd med de ansatte.

Ved å ta stilling til disse valgene og innstillingene, kan organisasjonen sikre en effektiv og sikker bruk av Copilot i Teams-møter, samtidig som personvern og retningslinjer ivaretas.

Ta gjerne kontakt om dere ønsker en diskusjonspartner rundt dette, eller annet rundt Teams innstillinger og struktur. Sjekk også gjerne workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere — Smart endring AS. Denne passer både for IT og andre interesenter og kan tilpasses de områdene dere er mest interessert i.

Virksomheter bør ha et aktivt forhold til ansattes bruk av KI-verktøy

/

Med gratisversjoner av ulike KI-verktøy som for eksempel ChatGPT ligger listen lavt for alle som ønsker å prøve ut dette på jobben. Når du hører og leser om at du kan bli mer kreativ, produktiv og levere med bedre kvalitet ved bruk av KI ville det være rart om ikke mange ville prøve ut dette.

Likevel er det nok blandet hvor mye ledelsen i små og mellomstore virksomheter ser det som sitt ansvar at de ansatte tar i bruk KI på en trygg måte for seg selv og virksomheten.

Når ikke ansatte blir tilbudt KI-verktøy på jobben, tar de saken i egne hender og bruker private løsninger. I henhold til Arbeidsindeksrapporten fra Microsoft og LinkedIn 2024 har 80% de spurte tatt i bruk private KI-verktøy på jobben.

Blir du ikke tilbudt KI-verktøy på jobben bruker du private verktøy

Jeg opplever at ledelse og ansatte i mange virksomheter ikke er klar over at de har muligheten til trygg bruk av KI allerede. Anslagsvis 8 av 10 norske virksomheter benytte Microsoft plattformen for arbeid og samarbeid, og i denne ligger det gode muligheter til bruk av KI uten at det koster noe mer.

Mange har hørt om Microsoft Copilot, men vegrer seg for å vurdere dette fordi de hører at det er dyrt. Ja, Copilot for Microsoft 365 er ikke billig, men du må ikke ha dette for å starte med KI.

Copilot for nettet i Edge, Chrome og på mobil er inkludert i Microsoft 365 og gir mange muligheter, samtidig som det er tryggere enn andre verktøy som ChatGPT.

Hva gjør Copilot trygt på jobben?

Du kan bruke Copilot for å gjøre sammendrag av rapporter, skrive nytt stoff basert på interne dokumenter og mye mer fordi Microsoft ikke ser dine forespørsler og dokumenter, og dine data blir ikke brukt til å trene modellen som er basert på GPT-4o utviklet i samarbeid med OpenAI.

Du kan også lage nytt stoff og gjøre forespørsler på nett med data oppdatert til siste minutt fordi Copilot henter oppdaterte data fra internett i sanntid.

Du trenger ikke vente

Dersom du vil teste ut Copilot for nettet selv, eller dere er noen kolleger som vil gjøre dette sammen, sjekk mine tips her: Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Er du leder eller initiativtaker til å ta i bruk Copilot kan dere få en hurtigstart ved å investere i en Smart endring workshop.

Avhengig av hva dere har tilgang til kan dere sjekke ut

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

/

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.

Microsoft skroter Generelt-kanalen i Teams

/

Neste gang du oppretter et Team må du ta stilling til hva den første kanalen i Teamet skal hete. Før fikk du en Generelt-kanal, og det var ikke et valg du kunne gjøre selv. Nå snur Microsoft opp ned på dette og lar det være opp til deg om du trenger denne.

Jeg har alltid sagt at Generelt-kanalen ikke er ment for arbeid, men kan være nyttig for å dele informasjon som er relevant for alle i Teamet.

Trenger du en Generelt-kanal?

Nå er det opp til deg å velge om dere trenger en slik informasjonskanal, eller om den er overflødig. Det kan være nyttig å ha det, men da er det en fordel å kalle den "Informasjon til alle medlemmer" eller lignende. Da forstår alle at den ikke skal brukes til arbeid, og må finne, eller opprette kanaler for dette.

Neste gang dere gjør en kanalrevisjon av et eksisterende Team kan dere velge å omdøpe Generelt-kanalen til noe som bedre beskriver hva den brukes til i dag, eller hva dere ønsker å bruke den til fremover. For å endre navn på Generelt kanalen må du være Team-eier.

NB! Om du ikke ser muligheten for å endre navn på Generelt-kanalen ennå, vil du få det i løpet av de neste 1-3 månedene avhengig oppdateringstakten valgt av din organisasjon.

Er du Team-eier?

Her er tre artikler som kan hjelpe deg å optimalisere Teams-strukturen

Og, om dere vil kan dere gjerne invitere meg til et uforpliktende møte for å diskutere deres nåværende Teams-struktur og tanker om eventuelle endringer. Ring meg på 90173524 eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Trenger dere en Teams omstart i høst?

/

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams

/

Microsoft Project har vært et anerkjent prosjektverktøy i årevis. Men egentlig nyttig bare for prosjektledere. Med Planner i Teams fikk vi et prosjekt- og oppgavefordelingsverktøy i Teams som var nyttig for alle. Det er tatt i bruk av nesten alle kunder jeg jobber med, og til mange ulike formål. Likevel skulle nok mange, og særlig prosjektledere, sett at de hadde flere muligheter som bare Microsoft Project har.

Det beste fra begge verdener

Inntil nylig måtte du velge om du skulle bruke det profesjonelle Project, eller den folkelige Planner som er innebygget i Teams. Nå kan du få begge deler som utvidelser av Teams. Nylig ble Planner i Teams utvidet med Planner Premium.

Les mer om Microsofts verktøykasse for oppgavestyring i Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

Hvorfor bør du vurdere å betale 100 kr. i måneden for Planner Premium?

Faktisk er det ikke nødvendig for alle prosjektdeltakere å ha Planner Premium. Det er tilstrekkelig at prosjekteieren, eller den som skal etablere prosjektplanen har det. Andre deltakere kan både opprette, bli tildelt, og arbeide med Premium oppgaver så lenge de er Teams-brukere. Og jeg kan se alle mine oppgaver fra både Planner og Premium sammen med mine personlige oppgaver i min Teams oppgaveliste og i To do.

Hvilke nye muligheter får du med Planner Premium?

Dersom jeg er prosjekteier føler jeg selvfølgelig et stort ansvar for å ha oversikt og kontroll over prosjektets fremgang og resultatmål. I tillegg må jeg holde interessenter oppdatert og rapportere status. Det er der Planner Premium gir meg fordeler.

Knytt prosjektets leveranser opp til ønsket resultat

Definer prosjektmål og knytt leveranser til disse

Formålet med et prosjekt er å nå forretningsmål som er av verdi for oss. Derfor kan det være viktig å synliggjøre og se i hvilken grad vi ligger an til å nå disse målene. Ved å knytte aktiviteter og leveranser opp til et mål blir det enklere både for prosjektdeltakerne og interessentene å forstå hvorfor vi gjennomfører prosjektet. Bare deltakere med Premium kan definere og se målene, men prosjektlederen kan publisere dette i Teams der de vil være synlige for alle.

Synliggjør avhengigheter

Gannt diagram viser avhengigheter mellom aktiviteter og leveranser

Særlig i logistikkorienterte prosjekter vil det være avhengigheter som kan være viktig å synliggjøre, der forsinkelser i en leveranse vil kunne påvirke andre leveranser. Du kan ikke innrede og sette opp AV-utstyret før møterommet er ferdig. En vanlig måte å illustrere dette på er ved bruk av et Gannt diagram. Det egner seg også godt til statusrapporter og presentasjoner.

Etabler en grunnlinje for prosjektets status

Etabler en grunnlinje for å oppdage avvik under prosjektet

OK. Prosjektplanen er ferdig, kick-off gjennomført og vi er i gang. Og hva er det første som skjer? Jo uventede hendelser som fører til endringer i prioritering, ressurser og leveranser. Ved å etablere en grunnlinje (baseline) kan jeg som prosjektleder raskt oppdage avvik fra den opprinnelige planen underveis i prosjektet.

Hva om du har laget prosjektplanen og så må du utsette hele prosjektet en hel måned fordi du ikke har fått godkjent å starte opp? Da endrer du startdato for hele prosjektet, og alle leveransene flyttes en måned ut i tid. Det er smart.

I Endringsloggen kan du se alle endringer på et oppgave

Håndtere store og komplekse prosjekter

Alt over kan du gjøre dersom du har Planner Premium, men vil du ha enda flere muligheter kan du investere i Project plan 3. Det blir på en måte Premium Premium. Det koster 300 kr. pr. måned. For det får du mer avansert avhengighetsstyring, beregning av kritisk linje i et stort prosjekt med mange avhengigheter. Du får også tilgang til endringslogg for hver oppgave og muligheter for avansert ressursstyring.

Copilot for Planner er foreløpig inkludert i denne planen, men det kommer jeg tilbake til i et eget blogginnlegg.

Prøv ut Planner og Planner Premium trygt i en realistisk workshop

Selv med Planner Premium tilgjengelig vil det nok være den "vanlige" Planner som vil brukes av de fleste. Gjennom å beherske denne vil man også være godt kvalifisert til å delta i Premium prosjekter. Velger dere å gjennomføre Smart endring workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams vil dere kunne velge å dekke både Planner og Planner Premium .

Lag en EM quiz før finalen i dag

/

UEFA via Getty Images

Vanligvis er jeg ikke så glad for å få forslag til å lage en matoppskrift, eller skrive et dikt. Men nå, på sommeren er det greit å prøve ut Copilot i Edge på litt private ting også. Mens vi venter på EM-finalen i kveld, søndag 14. juli kan du jo lage en liten EM-quiz for å se om dere har fått med dere de viktigste hendelsene i EM. Følger du ikke EM kan du lage quiz om fiskene i havet eller verdensnyhetene den siste måneden, selv om de er lite oppløftende.

Før du starter en faktaorientert forespørsel til Copilot.

Før vi starter anbefaler jeg at du er logget på med din jobb-konto i Edge eller Chrome. Det gir deg muligheten for å velge samtalestil. For faktaorienterte forespørsler bør du velge Mer presis. Det reduserer sannsynligheten for hallusinasjoner. Jeg forsøkte å lage quizen uten å velge presis og Copilot påsto da at finalen skulle spilles i München. Det visste jeg jo var feil, og Copilot beklaget så mye når jeg påpekte dette og rettet opp quizen.

Her er et utdrag av min EM-quiz

Likevel er det viktig også å være presis i dine instruksjoner om du skal få et best mulig svar. Når jeg ber Copilot lage quizen til meg ber jeg spesifikt om at den skal bruke offisielle kilder. Jeg inkluderer også noe om tema jeg ønsker i Quizen (se tekst i illustrasjon under). Og ja du kan gjøre det samme fra mobilen om du sitter foran TV-en allerede. Enten gjennom å installere Copilot appen, eller Edge nettleser på mobilen.

Legg merke til at når du bruker Copilot henter den dagsaktuelle data fra Internett og den oppgir kilder du selv kan sjekke.

Hvilke andre quiz vil du lage?

Gjennomfører dere en Smart endring KI-workshop kan jeg love at det ikke kommer til å handle om quiz, men bare om relevante jobboppgaver …. For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg?

/

Det er morsommere og enklere å lære sammen med andre (Microsoft bildeskaper)

Etter å ha prøvd ChatGPT til matoppskrifter, diktning og "lag noe morsomt"  er det ofte stopp. Morsomt, men hva skal jeg bruke det til i jobben? Dette er nok hovedårsaken til at så mange som prøver ChatGPT og Copilot ikke bruker det etter å ha fått tilfredsstilt sin nysgjerrighet, og nå kan si at de har prøvd KI-verktøy.

Bare 1 av 10 som har ChatGPT/Copilot bruker den daglig

I følge undersøkelser Hans-Petter Nygard-Hansen har sammenstilt er det bare 10% av de som har prøvd ChatGPT som bruker denne muligheten daglig. Og vi kan anta at det samme gjelder for de som har prøvd Microsoft Copilot. Les mer om dette på Kun 1 av 10 ChatGPT-brukere er aktive - HansPetter.info

Nyttig bruk av KI krever nye tanker

Hva med de som har fått sin arbeidsgiver til å betale 3600 kroner i året for å få tilgang til Copilot for Microsoft 365? Blir de automatisk mer produktive og kreative? Ikke nødvendigvis.

Å få nytte av de grunnleggende mulighetene i Copilot for M365 er ganske enkelt fordi mulighetene blir presentert for deg i den situasjonen du er i. For eksempel sammendrag av epost og nyhetsbrev i Outlook, lage PowerPoint automatisk fra en rapport, og automatisk idégenerering i Whiteboard som vist her.

Men, skal du ta ut det fulle potensialet kreves det mer. Det samme gjelder om du ikke har den betalte versjonen av Copilot for M365, men har muligheten som er innebygget i M365 med sikker bruk av Copilot chat og tekstgenerering i Edge. Det krever en innsats, og ny måte å tenke på. Og det er ikke lett.

Les også På tide å teste Copilot for Microsoft 365 nå?

Hva skal til for at du kommer til å bruke KI i daglig arbeid?

Å overlate til hver enkelt å skaffe seg kunnskaper og erfaring i bruk av Copilot er som å si til en Teams-bruker at du må selv finne ut av hvordan du vil bruke Teams. Det blir bare ikke noe av. Jeg vet ikke hva jeg ikke vet, så hvordan kan jeg vite hva jeg bør teste ut av muligheter?

Når det kommer til Teams, har mange funnet ut at den beste måten å mestre arbeid og samarbeid på, er ved å praktisere det sammen med andre. Det mener jeg også gjelder bruk av verktøy som Copilot.

Microsoft anbefaler også å gi Copilot til en gruppe som kan utforske å trene på bruken sammen. Det kan være en avdeling, eller det kan være en gruppe i et pilotprosjekt. Da kan de utveksle erfaringer og lære sammen. Det er mer motiverende og kan løfte alle mye raskere. Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan også forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid

Hvordan kan vi komme i gang som gruppe?

Utforsk KI-muligheter med Copilot gjennom en Smart endring workshop! Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

Usikker på om det er verd å bruke tid på Copilot om dere ikke har betalt for Copilot i Microsoft 365?

Hva kan du gjøre med Copilot du allerede har i M35-lisensen og hva du må ha betalt lisens for Copilot i M365? Last ned Funksjonsguiden for Copilot. Den gir deg oversikt over dette. Du blir sannsynligvis overrasket over muligheter du allerede har, men ikke vet om.

Få Copilothjelp til tekster direkte på LinkedIn og Facebook

/

I det siste har jeg stadig fått nye oppdateringer til Edge, og hver gang hopper jeg over introduksjonen til hva som er nytt. Det tipper jeg det er flere som gjør. Men så tok jeg meg tid til å lese det som faktisk sto der og fikk en overraskelse.

Nå kan Copilot i Edge forbedre tekster og skrive nye kreative forslag på det du behandler i nettleseren. For eksempel blogg, LinkedIn og Facebook-innlegg. Eller om du skal legge ut et innlegg på deres Viva Engage eller Workplace.

Slik gjør du det

Skriv en tekst, eventuelt noen stikkord til innhold og be om forslag. Du trenger ikke å være ekspert på å «prompte». Velg tone, type tekst og lengde. Prøv ut forskjellige muligheter før du bestemmer deg.

Les også Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå — Smart endring AS


Ønsker du skrivehjelp i Office, Teams eller Outlook?

Selv om du skriver epost og dokumenter i nettleser vil du ikke kunne bruke metoden over til å generere og forbedre tekst. Da bruker du sidepanelet i Edge og Skriv-funksjonen der. Det fungerer på samme måte som over, men du må gå omveien med Sidepanelet, og det fungerer best i nettversjonene av programmene.

Her er hva du gjør for skrivehjelp i nettprogrammene

Men du kan selvfølgelig klippe ut resultatet og lime det inn i skrivebordsprogrammene. Ønsker du en mer integrert opplevelse trenger du Copilot for Microsoft 365. Da har du Copilot innebygget i alle Microsoft-programmene, og i tillegg enda flere muligheter.

Nyhet - Copilot workshops for grupper

Kom i gang med å bygge KI-ferdigheter som gruppe gjennom en Smart endring workshop! Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid. Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

Den beste lille nyheten i Teams på lenge

/

Du har vært ute hele dagen og kommer inn på kontoret til et møte kl. 14. Før møtet ønsker du å sjekke om det er noen som har forsøkt å få tak i deg for å få hjelp til noe, eller andre forespørsler noen forventer at du responderer på. Tidligere kunne du bare sjekke eposten, men nå blir du nevnt i en Teams-kanal, eller i en Chat.

Les mer om dette i Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Finn "Innboksen" i Teams

Hvordan skal jeg raskt sjekke om noen vil ha tak i meg uten å bla igjennom mengder med kanaler? Da må du finne det som tilsvarer Innboksen i Outlook, i Teams. Velg Aktivitet i Teams-appen. Det er din nye Innboks. Her kommer alle varsler inn. Også der du blir nevnt i et Teams-innlegg.

Velg å se bare Innlegg der du er nevnt

Men det er bare ett av mange varsler. Du får varsler når noen gir deg en tommel opp, når noen nevner en kanal og mye annet. Da kan det være vanskelig å oppdage de viktigste varslene som er når du blir satt på "Til-linjen" i et Innlegg. Med den nye bryteren @Omtaler er det enkelt å isolere meldinger der du er nevnt.

Hva gjør du med forespørsler du ikke kan behandle her og nå?

La oss si at jeg kommer inn kvart på to og har litt tid før møtet klokken to. Jeg sjekker Innboksen i Teams og der er det noen meldinger jeg nok har lest på mobilen før på dagen, men ikke gjort noe med. Og så er det en ny (tekst i fete typer) som jeg ikke har sett før nå.

De første meldingene fra Tina fikser jeg fort, men den nye er en større sak. Den får jeg ikke gjort noe med før neste uke. Jeg svarer dette til Tina, men hvordan skal jeg huske å følge opp dette neste uke? Jeg trenger et oppfølgingssystem. Heldigvis har vi det. Jeg oppretter en oppgave med frist neste tirsdag og går i møtet mitt. Da er jeg trygg på at jeg ikke glemmer det.

Se illustrasjon for hvordan du gjør dette. Ser du ikke Opprett oppgave, velg Flere handlinger. Da får du opp oppgave der. Og hvor finner jeg igjen oppgavene? De finner jeg i Microsoft To do i Outlook eller på mobil, og i den personlige Planner appen i Teams.

For mer informasjon om Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

Synes du det er vanskelig å få oversikt, og følge opp henvendelser i flere kanaler, og egne oppgaver? Du er ikke alene. Få med deg kollegene på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå

/

Jeg vet det sitter langt inne å bytte nettleser for deg som har brukt Googles nettleser Chrome i flere år. Både Microsofts Internet Explorer og Edge har hatt det dårlig rykte og har ført til at mange ikke har ønsket å bruke disse, men bruker Chrome eller andre nettlesere. Men det kan være smart å gi Edge en ny sjanse.

Bruker du Edge kan du likevel gjerne lese videre for å få en bekreftelse på at du har gjort et godt valg.

KI-funksjoner

Den største driveren for hvorfor dette kan være lurt er KI-funksjoner. Edge har innebygde KI-funksjoner som Copilot. Den kan gi deg mye bedre KI-søk enn Google og sanntidsinformasjon med referanser fra Internett du ikke får med ChatGPT. For mer om det, les gjerne:

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS og KI-analyse av bilder er nyttigere enn bildegenerering — Smart endring AS

Kompatibilitet

Edge og Chrome er likere enn du tror. Edge og Chrome er begge basert på Chromium åpen kildekode, noe som gjør dem raske og enkle å bruke. Edge kan også benytte de samme utvidelsene som Chrome om du bruker dette i dag. Og du får nå Edge på Windows, Mac, iPhone og Android med synkronisering av snarveier mm.

Sikkerhet og personvern

Edge tilbyr svært god forebygging  av sporing som blokkerer annonsører fra å spore deg på tvers av nettsteder, noe som gir bedre personvern uten å måtte benytte eksterne adblockers.

Kilde: Chrome vs. Edge: Which browser is better for business? – Computerworld

Du kan også være pålogget med både din Microsoft 365 bedriftskonto og en privat Microsoft konto som Outlook.com, Live.no og Hotmail.com. Du kan veksle mellom disse og de har hver sin logg, også av KI-søk med Copilot.

Det er ditt valg, men vil du sette Copilot i arbeid med dine dokumenter kommer du ikke utenom Edge

Det er ingenting i veien for å ha både Chrome, Safari på Mac, og Edge installert og bruke dem om hverandre. Da kan du prøve ut selv hva du synes fungere for deg over litt tid.  Men skal du analysere, oppsummere og behandle informasjon med KI i Teams-dokumenter må du velge Edge for å for mulighet til å gjøre dette med Copilot. Da velger du Åpne i Web for dokumentet i Teams. Da må Edge være standard nettleser. Prøv selv med et PDF eller Word-dokument.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.