Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

Presenter som de gjør på Dagsrevyen i Teamsmøtet

Du har sikkert sett når en nyhetsoppleser presenterer en sak og i bakgrunnen ser du grafer, bilder og annet som er relevant for saken. Det kan du gjøre i Teams-møtet også. Det krever litt forberedelser for å tilrettelegge, men ser veldig proft ut, og så får du litt ekstra oppmerksomhet.

Finn først frem det du vil presentere på skjermen. Det er en fordel å ha to skjermer slik at du kan  samle materiale du vil presentere på den ekstra skjermen, og ha Teamsmøtet og det du ikke vil vise fram på en din hovedskjerm. Men det fungerer også om du har en skjerm fordi du kan velge å vise bare ett av dine programmer/vinduer i Teamsmøtet.

 Les mer om to skjermer i Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

 Start møtet og velg å presentere. Nå kan du plassere deg selv i bildet på ulike måter.

 Dette er bare en av mange muligheter du finner i et Teams-møte. Jeg tipper de fleste ikke bruker  mer enn 20% av mulighetene som tilbys. For mange er det helt greit, men vil du skape engasjement i møtet, unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og gjør andre ting ved siden av møtet, kan det være lurt å benytte seg av flere måter å presentere og engasjere på.

Skal du arrangere møter, workshops, konferanser eller webinarer lærer du alt om dette i workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Når vi sender epost internt i virksomheten finnes det ofte distribusjonslister som er opprettet at IT-administrator for medlemmer av avdelinger, deltakere i prosjekter, alle ledere osv.

Mange forsøker å adressere slike grupper i Teams ved å bruke @Teamnavn og @Kanalnavn, men det er ikke det samme, fordi det oftest fører til at mange som ikke skulle vært varslet blir inkludert.

En utbredt misforståelse er at man kan bruke @kanalnavn for å nå "medlemmene" i en kanal. Dersom det er 5 deltakere i et prosjekt og de benytter en prosjektkanal i et større Team med 50 medlemmer, risikerer du at alle 50 får et varsel når du nevner kanalen med @prosjektkanal.

Les mer om denne problemstillingen i Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Bruk merker i Teams på samme måte som distribusjonslister i Outlook.

I Teams kan eiere av Team opprette merker som for eks. markedsavdelingen, i et Team og legge til de som jobber i den avdelingen. Dersom man ønsker å adressere alle i avdelingen i en kanalsamtale eller chat kan man nå gjøre det med @markedsavdelingen. Da vil kun de som er assosiert med dette merket få en varsling.

Slik oppretter du og bruker merker

Opprett et sett med merkenavn som kan benyttes i alle Team

Når du oppretter merker og assosierer medlemmer i Teamet til dette vil det bare gjelde innenfor dette Teamet. Så du kan opprette merket SoMe (Sosiale media) og assosiere 2 personer i markedsavdelingens Team til dette merket. Om du oppretter det samme merket i et Team for alle ansatte kan du assosiere de samme, men også deltakere fra andre avdelinger som kan bidra til profilering av virksomheten i Sosiale media.

Når du bruker @SoMe innen hvert av disse Teamene vil du nå de som er assosiert i det spesifikke Teamet. Ønsker du å opprette en chat med dem som jobber med Sosiale media vil du få valget om hvilken av SoMe gruppene du vil inkludere i chatten. Komplisert? Ja kanskje. Som alltid er det viktig å sjekke hvem man kommuniserer med.

Slik oppretter dere en standard navneliste for merker

Dersom man ønsker å bruke merker for å adressere interessenter i ulike Team vil det være praktisk om vi ikke bruker helt forskjellige navn på noe som er det samme. Det vil være upraktisk om vi i ulike Team bruker SoMe, Sosialt, SoMedia osv. for det samme formålet. Dette kan dere unngå, men da trenger dere hjelp fra en Teams-administrator som oftest er en IT-person. Da kan dere opprette en felles navneliste for merker som vil vises som forslag i alle Team når man oppretter merker. Slik gjør dere det:

Ønsker dere en bedre oversikt over muligheter til å å styre rettigheter, Teams-struktur og konfigurering, dokumentkontroll og administrasjon av Teams? Smart endring tilbyr workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere. Dere trenger ikke ta med IT-administrator, men det kan være en fordel om dere har muligheten.

Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok?

Mange synes det er vanskelig å forlate sin papir-notatbok med en digital. For meg som skriver så utydelig at jeg har problemer med å tyde min egen håndskrift, er det enkelt. Jeg har erstattet notatboken med OneNote for mange år siden. Men jeg bruker den av og til for skisser, tankekart og møtenotater der det ikke passer å klapre på tastaturet. Da skriver jeg blokkbokstaver :-) Jeg bruker enten en Microsoft Surface, eller en iPad med penn til dette.

Hvorfor skrive på papir?

Jeg vet mange gjerne skulle blitt heldigitale og droppet notatboken, men synes det er vanskelig fordi de ser en verdi i å skrive for hånd, gjøre kjappe skisser og ha noe separat å notere på når Pcen er "opptatt" til å delta i nettmøte. Eller at det ikke passer å sitte med PC-skjermen mellom seg og andre møtedeltakere. Notatboken i papir har heller ingen oppstartstid og er lett å ha med seg.

Hva er begrensningene med papirnotater?

Ulempene er at det er begrenset plass, så det blir snart flere bøker, og du kan ikke dra med deg alle. Historikken fra et år tilbake blir lett borte. Den har ingen søkefunksjon så det kan være vanskelig å finne igjen ting, og informasjon kan ikke deles med andre uten at du må skrive inn dine notater på nytt på PC. Og til slutt, den kan bare være ett sted, så om du ikke har den med deg når du skal skrive noe, ender det med at du finner løse ark og gule lapper. Og de blir fort borte.

Hvor bør jeg gjøre mine digitale notater?

Så hva er alternativene dersom du vil kunne skrive forhånd, og likevel jobbe digitalt? Her vil jeg skille mellom løsninger som er knyttet til Microsoft økosystem og separate notatsystemer, samt om du kan bruke en iPad eller Android nettbrett, eller om du bruker en spesialenhet.

Digitale notater som kan gjøres på et nettbrett du kanskje har fra før

De mest utbredte appene for nettbrett er nok EverNote og OneNote. For at nettbrettet skal kunne konkurrere med skrivefølelsen du får på papir er de ikke gode nok i seg selv. Du må ha en spesialpenn som er koblet til enheten for at det blir nøyaktig nok, for at skriften ikke skal henge etter, og for å kunne få ulik strek avhengig av hvor hardt du trykker med pennen. For iPad gjelder en Apple pencil, og for et Samsung nettbrett, en S-penn.

Det andre er at skjermen på nettbrett kan oppleves for glatt, og gir ikke skrivemotstand. Der finnes det skjermbeskyttere som har tekstur som er ganske lik papir, for eksempel Paperlike for iPad. Alternativt kan pennen ha en spiss som gir skrivemotstand.

Evernote er et separat system der du kan synkronisere notatene dine i Evernote-skyen mellom enheter, mens OneNote er en del av Office og er integrert i Microsoft 365. Har du allerede dette kan det være et bedre valg.

Hva om jeg ikke synes vanlige nettbrett er godt nok?

Vektlegger du å få den aller beste håndskriftfølelsen kan det være verd å vurdere en spesialenhet som er så lik papiret du kan komme. Da bør du se på ReMarkable. Ulempen for noen er det den i likhet med EverNote ikke er integrert med Microsoft 365, og noen vil nok finne det begrensende å bare kunne skrive og tegne med penn og ikke kunne skrive noe på tastatur. Du kan utveksle sider og dokumenter med din PC, men kun i PDF-format.

Fungerer ikke dette heller for deg? Da finnes det en kolombi egg-løsning. Fortsett med papirnotater, og digitaliser dem rett inn i OneNote med mobilen. Se også Få hukommelse som en elefant med lommeskanner på telefonen - finn kvitteringer og foto av flipoveren ved søk i tekst

Kan jeg konvertere håndskrift til tekst?

Alle løsningene har muligheter for å konvertere håndskrift til tekst, men ha litt ulike måter å gjøre det på. Evernote har direkte tekstkonvertering mens du skriver. I OneNote på nettbrett må du gjøre tekstkonverteringen i ettertid på en PC eller Mac, og på ReMarkable må du markere teksten og sende den til en ekstern tjeneste på nett for å gjøre konverteringen. I alle tilfelle må du skrive relativt tydelig for å unngå mye manuelt etterarbeid for å korrigere feil.

Har du noen erfaringer du vil dele? Del gjerne i kommentarfeltet.

Vil du komme i gang med OneNote? Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere lære om både felles notater og egne notater som bare du har tilgang til. Det samme innholdet finner du i Smart endring nettkurs du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Jeg satt i vårt ukemøte og noen tok opp en sak jeg synes å huske vi hadde snakket om før. Jeg gjorde et raskt søk i vår felles OneNote møtebok, og riktig nok, i april 2021 diskuterte vi dette. Vi så kjapt på saken og kom fram til at det ikke var noe grunnlag for å ta den opp på nytt. Der sparte vi 15 minutter møtetid.

Beste praksis for gode team-møter med OneNote

I denne tiden hvor det er Teams, Teams, Teams kan det hende at verktøy vi brukte før Teams blir glemt, men felles møtebok i OneNote sammen med Teams er en veldig bra kombinasjon. Den kan spare oss for mye unødvendig kommunikasjon, og gjøre det enklere å forberede, gjennomføre og følge opp gode møter enten de foregår på nett, eller i et møterom. Her er en oppsummering av beste praksis for gjentakende møter i felles møtebok.

Dokumenter og følg opp alle dine møter

En annen dag kom jeg i diskusjon med en prosjektkollega. Vi var uenige om hva vi avtalt på et møte i forrige måned. Jeg gikk inn i kalenderen og derfra rett inn på mine OneNote notater fra møtet og viste henne dette. Å ja, sa hun. Nå husker jeg det. Vi sparte oss for en unødvendig diskusjon og bevarte vårt gode samarbeidsforhold. Visste du at du kan opprette OneNote møtenotater direkte fra avtalen i Outlook? Slik gjør du det.

Dersom dere vil lære å bruke OneNote som beskrevet over har Smart endring et helt nytt Smarte møter med OneNote frokost /lunsj og lær-tilbud der dere kan gjennomgå dette sammen som gruppe på bare 40 minutter. Vil dere lære alt om bruk av OneNote finnes det også en 2 timers workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, og tilsvarende nettkurs du kan ta på egen hånd.

Bruk 2 minutter på denne videoen dersom du vi lære mer om hva vi kan bruke OneNote til.

Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Stadig flere får beskjed om at Teams er deres nye fellesområde og at de må flytte fra H: til OneDrive

Da jeg jobbet i Microsoft på Lysaker hadde jeg en kollega som kjørte motorsykkel fra Drammen hver morgen til jobb. En dag da hun kom frem manglet PC-bagen. Etter en del leting langs veien fant hun den igjen, med knust PC. Der var det ingenting som kunne reddes. Heldigvis hadde hun sine dokumenter på OneDrive. Hun fikk tak i en låne-PC og gikk rett i kundemøte der hun holdt presentasjonen hun hadde forberedt hjemme.

PC etter å ha blitt overkjørt av lastebil på Lysaker

Det finnes fremdeles mange som lagrer sine dokumenter på skrivebordet, på H: og andre bokstaver, også etter at virksomheten har tatt i bruk Microsoft 365.

Å ta i bruk lagring i skyen har fordeler både for hver enkelt av oss og for virksomheten. For meg er den viktigste grunnen til å ta i bruk min OneDrive på jobben at alle endringer lagres automatisk, jeg mister ingenting om PCen skulle kræsje og jeg har alltid med meg alle mine dokumenter i lomma på mobilen. Når alle har tatt i bruk OneDrive kan virksomheten avvikle gamle filservere som er dyre i drift.

Jeg har hørt at Teams-dokumenter blir lagret i SharePoint. Men hva er forskjellen på denne SharePointen og den vi kaller SharePoint?

Det er riktig av alle Teams-dokumenter lagres i SharePoint. Det ligger dine OneDrive dokumenter også. SharePoint er en lagringsteknologi, men brukes også av mange for å referere felles dokumentområder.

Når du lagrer i OneDrive er det navnet på ditt personlige SharePoint-område, og hvert Team har sitt eget SharePoint lagringsområde. Forskjellene ligge i hvem som styrer rettighetene. Du styrer rettigheter til din OneDrive, Teameier styrer rettigheter for et Team ved å invitere og fjerne medlemmer i Teamet, og IT-avdelingen styrer vanligvis tilgang til SharePoint fellesområder. Fremdeles forvirret? Kanskje figuren under kan hjelpe på forståelsen av hva vi lagrer hvor.

Fordelen med at alle dokumentene er lagret på samme type teknologi er at vi kan behandle, flytte, og kopiere dem mellom områdene på samme måte.

Vil du forbedre din forståelse for og oppdage nye muligheter på tvers av alle dokumentområder kan du sjekke ut den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive

Gjør det enklere å få øyekontakt med deltakerne i nettmøtet

Alle sier du skal se rett i kameraet, og ikke på bildet av deltakerne på skjermen, for da ser du ned. Det er lettere sagt enn gjort. Særlig når vi presenterer noe, skal se på skjerminnhold, eller gjøre notater i møtet.

Men det finnes mulighet til å gjøre det litt enklere. I Teams vil vanligvis videobildene av deltakerne arrangeres automatisk avhengig av størrelse og layout på din skjerm, og vil ofte vises i et felt til høyre i møtevinduet. Deg selv ser du helt nederst til høyre, så hvis du vil sjekke ditt eget utseende ser du i alle fall ned.

Se deltakerne i øynene når du presenterer

Du kan imidlertid endre på skjermoppsettet i Teams slik at bildene av deltakerne og ditt eget bilde vises på toppen, og har du møtevinduet øverst på skjermen vil disse være rett under webkameraet. Da ser du nesten rett i kameraet om du ser på deltakernes bilder. Brukt sammen med PowerPoint live vil du presentere PowerPoint og samtidig ha god kontakt og kunne se deltakerne i øynene når du presenterer.

Les også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 Vil du ikke se deg selv?

Noen synes det er ubehagelig og slitsomt å se seg selv hele tiden. Mange som bruker Zoom har funnet ut at de kan slå av bildet av seg selv. Det har du ikke kunnet gjøre i Teams, før nå. Dersom du trykker på de tre prikkene i ditt eget bilde på skjermen kan du velg å skjule dette for deg selv.

Ser møtedeltakerne deg inn i øret?

I mange møter har jeg observert at jeg ser noen deltakere fra siden og litt nedenfra og opp. Da forstår jeg at de bruker webkamera på Pcen i en dokkingstasjon ved siden av seg og en stor skjerm de jobber på foran seg. Da er det vanskeligere å få øyekontakt. Jeg vil oppfordre alle som jobber slik til å skaffe seg et eksternt webkamera. Det får du fra ca. kr. 400, men om du vil ha HD-kvalitet og ta deg best mulig ut anbefaler jeg å gå opp en klasse. Det finnes fra flere leverandører. Ett eksempel er Microsoft modern Web-cam  som koster Kr. 780 ink. MVA. Det er sertifisert for Microsoft Teams, har høykvalitets video med HDR og en naturlig utseende-funksjon som tilbyr ansiktsretusjering og automatisk lyskorrigering. Festes på toppen av skjermen, på stativ eller kan stå på en hylle over PC-skjermen.

 Lykke til med møter fremover der du har god øyekontakt med de andre deltakerne

Unngå dobbeltbooking i kalenderen når jobb og privat blir blandet

I det siste har jeg snakket med flere som ønsket å legge til sin private kalender til Outlook-kalenderen de bruker på jobb. Mange har en jobbkalender som er synlig for kolleger og ønsker ikke å ha private avtaler in denne. Samtidig vil jeg gjerne ha begge kalendere lett synlig for meg selv. Jobb og privat går litt om hverandre i disse dager og jeg må passe på at ikke jobb- og private avtaler kolliderer.

Legg til en privat Microsoft epost og kalender

Dersom du har en Microsoft privatkonto, slik som Outlook.com eller Hotmail er det enkelt å legge til denne i Outlook. Da får du både privat epost og kalender lagt til. Velg Fil, Legg til konto og skriv inn din private Microsoft epost og følg anvisningene. Du kan nå legge inn avtaler i den kalenderen du vil og har oversikt over begge.

Legg til en privat Google epost og kalender

Har du en privat gmail-konto må du legge til epost og kalender i to steg. For eposten er det enklest, og helt likt det å legge til en Microsoft epost som beskrevet over. Det er litt flere skritt om du også vil legge til din private Google kalender.

Her får du en detaljert oppskrift på å legge til en Google kalender i Outlook

Selv om du nå kan se Google-kalenderen i Outlook, kan du ikke legge inn nye avtaler der. Det må du gjøre i Google. Det kan også ta litt tid før visningen i Outlook oppdaterer seg. Om du vil være sikker på at kalenderen der er oppdatert kan du avslutte, og starte Outlook på nytt.

Spill inn en PowerPoint-presentasjon på 1-2-3 fra din PC

Skal du gjennomføre opplæring, dele viktig informasjon, eller lage en orientering til nyansatte? Spill inn PowerPoint-presentasjonen din på 1-2-3 uten ekstra programvare. Da kan andre høre hva du har å si, og se deg på skjermen sammen med din presentasjon.

1 - Forbered opptak

Du har kanskje allerede fått et tips når du åpnet PowerPoint slik jeg gjorde?

Om ikke, se etter Spill inn i menyen og prøv selv. Du trenger ikke noe ekstra utstyr. Bare bruk PC’ens Web-kamera og mikrofon.

På forhånd kan du gjerne skrive ned hva du vil si på hvert lysbilde i notatfeltet. Når du starter innspillingen vil teksten bli vist øverst, så du kan lese teksten samtidig som det ser ut som du ser inn i kameraet. Jeg anbefaler å lage en kopi av presentasjonen din før du starter fordi Video og lyd blir lagret i PowerPoint-filen du bruker.

2 - Slik gjør du opptaket

Velg Record-knappen, eller velg Spill inn-menyen. Når du starter opptaket kan du velge mellom tre forskjellige visninger som vist på bildet. Dersom du ikke er fornøyd med presentasjonen av ett av lysbildene kan du gjøre opptak på nytt bare for dette. Du trenger ikke å begynne fra start igjen.

Du kan bruke "laserpeker" eller tegne på lysbildet for å fremheve noe, og selvfølgelig også bruke animasjoner.

3 - Produser og del opptak

Når du er ferdig eksporterer du resultatet til en MP4-fil som kan deles, og spilles av på alle enheter.

Her kan du se hvordan resultatet kan bli.

Bruk mye mindre tid på å lage gode presentasjoner

En undersøkelse fra GFK Research viser at 40% av tiden vi bruker på å lage presentasjoner går til formattering og finpussing av lysbildene. Ved å bruke maler riktig og de innebygde justeringsfunksjonene kan vi redusere tiden dramatisk.

Vil du lage effektive PowerPoint-presentasjoner og bruke mindre tid på finpuss og formattering? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner

Presenterer du PowerPoint i Teammøter?

Se også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Hvorfor du må - og bør - begrense størrelsen på samtaler i Teams

I det siste har jeg fått to forespørsler om hvor stor en Teams kanalmelding eller chat kan være.  Jeg må innrømme at jeg ble litt forbauset, for i de siste 4 år har jeg ikke fått dette spørsmålet noen gang. Nå har noen åpenbart truffet denne grensen, og da får man meldingen.

Jeg må innrømme at min første tanke var, vil du virkelig skrive lange meldinger i Teams? Gjør du det på epost? Hvor mange orker å lese en lang melding?

Hvor mye er 28 kilobyte?

I følge Microsoft er maksimal størrelse på en melding i en kanal, svar på en melding, og chatt 28 kilobyte. Hvor mye er det egentlig? Jeg testet. Det er ca. 1200 ord i en formattert melding med tekst, kulepunkter, og tabeller. Det utgjør ca. 3 A4-sider, eller 4-6 "sider" når du leser meldingen i Teams. Eller 9 "sider" på mobilen! Det er ganske mye i dette formatet.

Men du kan også møte grensen mye fortere om du kopierer ut en tekst med bilder inne i teksten fra Word. Da teller størrelsen på bilder med og 28kb rekker ikke langt da. Jeg kan god være enig med de som mener dette er en kunstig begrensning, men uansett vi må tenke på hvordan vi skal løse dette.

Jo lengre tekst, jo færre leser alt

I 2018 skrev jeg et blogginnlegg om Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kort sagt handler det om at vi tror alle leser eposter vi sender dem. Det gjør de ikke! Men du øker sannsynligheten for at de gjør det om du holder det kort og med en handlingsorientert overskrift. Dette må vi tenke på også når vi skriver meldinger i Teams.

Når du går inn i en Teams-kanal for å oppdatere deg ser du flere meldinger på siden du kommer inn på. Er du heldig har de som starter samtaler der lagt inn en overskrift om hva saken gjelder. Deretter ser du de første 3-4 linjene i meldingen. Basert på dette velger jeg om jeg trykker på Se mer for å lese videre. Dersom det ikke blir tydelig for meg i løpet av de få linjene at dette er tiden verd for meg går jeg til neste melding og leser aldri resten.

Hva gjør du om du har mye du vil formidle i Teams

Siden vi nesten alltid er på nett kan vi godt inkludere lenker og referanser til mer materiale i en Teams-melding. Så kanskje skrive en tydelig handlingsorientert interessevekker i Teams-meldingen og legge ved lenker til mer detaljert informasjon i meldingen? Fremfor å trykke på Se mer kan det være bedre klikke seg inn på et velskrevet og oversiktlig dokument for detaljer slik det fremgår i illustrasjonen.

Vil du eller dere bli gode på å erstatte eposten med Teams-samtaler kan dere trene sammen i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå samme innhold i et Smart endring nettkurs.

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

Hybridparadokset - og neste nivå i digitalt samarbeid

I Hjemmekontor versjon 1 var målet å kunne jobbe hjemme på samme måte som om vi var på kontoret. Det lykkes vi med fordi vi har arbeidsmateriale tilgjengelig digitalt, bredbånd og bærbar PC. Vi løser dette med å investere i teknologi.  Men det vi gjør er å kopiere gamle arbeidsprosesser og gjennomføre dem i digital form. Prosessen blir ikke nødvendigvis bedre av det. Er tiden kommet for å benytte de nye mulighetene digitale verktøy gir oss til å arbeide og samarbeide på nye måter?

Utfra ansattes ønsker er det uansett nødvendig å evaluere våre arbeidsformer for å løse hybridparadokset. I følge en undersøkelse fra Microsoft gjennomført i 2021 ønsker 73% av de spurte muligheten til å fortsatt kunne velge å arbeide hjemme selv om de kan komme på kontoret. Samtidig sier 67% av de samme at de ønsker å samarbeide med kollegene ved å møtes i samme rom. Dette paradokset viser hvor komplekst det kan være å koordinere arbeid og samarbeid i tiden som kommer.

Hvorfor ikke snu problemstillingen på hodet?

Mange diskuterer fremdeles hvor mange dager i uken man skal få lov til å jobbe hjemme, mens noen har en helt annen tilnærming til dette jeg kjenner godt igjen fra min tid som leder i Microsoft. Alle kunne jobbe hjemme når det passer dem, men måtte komme på kontoret, eller på sosiale arrangementer når det blir spesifisert at det er mest formålstjenlig. Eksempler på dette kan være prosjektoppstartsmøte der det er viktig å bygge relasjoner i prosjektteamet, en avdelingslunsj, eller andre møter og arrangementer der hensikten er å bygge og vedlikeholde relasjoner. De fleste forstår at det er enklere å bygge gode relasjoner ansikt til ansikt. Når vi har etablert god relasjoner er det ofte mer effektivt å møtes på nett, eller ofte enda bedre å ikke møtes, men samarbeide og løse oppgaver i andre verktøy uavhengig av å møtes.

Les: Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Så hva kan vi gjøre for å bruke kontoret som en sosial og kreativt samlingssted, og ikke for trøtte statusmøter og individuelt arbeid vi like gjerne kunne gjort hjemme?

Samarbeid effektivt uten å ha møter og purringer på status hele tiden

Mange samarbeidsoppgaver i dag foregår i form av prosjekter. Dette fører ofte til prosjektmøter, epost-mas om status på oppgaver fra en prosjektleder, og ettersom man ofte er deltaker i flere prosjekter, manglede oversikt over hva jeg må prioritere i dag.

Ved å bruke et prosjekt- og arbeidsfordelingsverktøy som alle benytter, ikke bare prosjektlederen, kan vi løse dette slik at alle til enhver tid kan se status på alle leveranser, både egne og andres. Det gir god oversikt for prosjekteier og skaper et lett gruppepress på alle for å gjennomføre det de har tatt på seg i rett tid ettersom kollegene også ser hvordan du ligger an med dine oppgaver.

Det finnes flere verktøy man kan benytte til dette, men mange har funnet at Microsoft Planner kan være et bra valg fordi det er inkludert i Teams som de allerede har, og henger sammen med resten av oppgavesystemet for individuelle oppgaver i Outlook og To do.

I Planner kan en prosjektansvarlig til enhver tid se status på alle leveranser på en oversiktlig tavle organisert etter delprosjekter, oppgave-eier eller fremdrift. Og kanskje viktigst, du som bidragsyter kan se status på, og arbeide med alle dine leveranser i en oppgaveliste, selv om leveransene tilhører flere forskjellige prosjektplaner.

Gevinster med å benytte en delt prosjekt/oppgaveplan

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Ønsker du, eller dere å komme raskt og riktig i gang med Planner for interne prosjekter, arrangementer, og oppgavefordeling kan Smart endring tilby en 2-timers bedriftsintern workshop, eller et nettkurs du kan gjennomføre i eget tempo for å gjennomføre Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

Ta i bruk skjulte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams

De aller fleste finner det mye enklere å arbeide med dokumenter i Teams fremfor SharePoint. Men av og til kan utvidede muligheter gjøre det enda enklere og bedre å arbeide med dokumenter i Teams.

Hva om jeg ikke vil opprette et nytt blankt dokument, men fra en Word- eller PowerPoint mal? Eller flytte en hel mappe fra ett Team til et annet? Eller samarbeide om dokumenter med noen som ikke er medlem i Teamet?

Åpne Teams-Filer i SharePoint for avansert dokumentbehandling

Alle trenger ikke å kunne avanserte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams. Det kan være nok at ett Teams-medlem har denne kompetansen, eller man kan få hjelp av noen til å gjøre endringer i oppsettet for å få nye muligheter til å arbeide med dokumenter i Teams.

Legge til dokumentmaler og redigere Ny-menyen

Her skal jeg vise deg hvordan du kan legge til, eller erstatte dokument-typer i Ny-menyen du bruker for å opprette nye dokumenter i en kanal. Først må du gå til Filer i en Teams-kanal.

Å bruke avanserte maler med makroer og automatisk innsetting av data er ikke målet for det jeg skal vise deg nå. Det de fleste har behov for er imidlertid vanligvis ikke dette, men å kunne lage en presentasjon basert på virksomhetens standardmal. Det kan også være et brev- elle rapportoppsett man stadig har behov for å bruke. Da trenger du ikke en mal, men et standardoppsett for dokumentet.

Dersom du vil prøve dette nå, finn frem en presentasjon eller et standard-dokument du vil bruke i et Team. I en av kanalene bytter du til Filer, og velger Åpne i SharePoint. Velg Ny fra menyen og deretter Legg til mal. Nå kan du finne ett eller flere standarddokumenter du vil kunne opprette fra Ny-menyen. Disse legges nå til de valgene som allerede er der.

Gå tilbake til Teams og prøv Ny i filer igjen. Der vil du nå kunne velge dine standard-dokumenter. Du blir bedt om å gi dokumentet et navn som vanlig og så kan du lage din presentasjon eller dokument. Dette vil nå være tilgjengelig fra alle kanaler i dette Teamet. Dersom du vil ha denne muligheten også i andre Team må du gjenta denne prosessen der.

Hva mer kan jeg gjøre om jeg åpner Filer i SharePoint?

Her er hva jeg har funnet ut så langt:

• Legg til standarddokument som mal i Ny-menyen (som over)

• Flytte mapper fra ett Teams/kanal til en annen

• Legge inn lenker til Filer fra andre lagringssteder

• Dele mapper i Teams med noen som ikke er medlem av Teamet,

• Legge til flere kolonner i Fil-oversikten, både standard og egne

• Aktivere dokumentkontrollfunksjoner med godkjenning av endringer og revisjoner

Dersom de vil lære mer om disse kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive.

Har du flere tips? Send dem gjerne til meg på bjorn@smartendring.no eller kommenter her i bloggen.

Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Har du fått en ny knapp i PowerPoint nylig? Det er ikke sikkert du har lagt merke til den, men den knappen gir deg en helt ny, og bedre måte å presentere lysbilder i Teams-møtet. Du kjenner kanskje igjen situasjonen; Du henter opp en PowerPoint på skjermen. Så deler du skjerm, og starter presentasjonen. Nå ser du bare din eget lysbilde. Du ser ikke deltakerne i møtet, og når du presenterer lurer du av og til på hva neste lysbilde er, og kanskje savner du presentasjonsnotatene dine. Du merker du har for dårlig tid til å vise alle lysbildene og blar fort over 2-3 bilder. Nå lurer møtedeltakerne hva de gikk glipp av.

Slutt å dele skjerm når du skal presentere

Neste gang du skal vise PowerPoint og har fått den opp på skjermen, ikke del skjerm! Trykk på Presenter i Teams-knappen. Presentasjonen din lastes opp til Teamsmøtet og vises i presentasjonsmodus for deltakerne. Selv ser du presentasjonsvisningen med hvilket lysbilde du viser, og de neste lysbildene. Får du dårlig tid hopper du bare over noen lysbilder uten at møtedeltakerne merker det. Du ser også dine presentasjonsnotater, og noe av det beste, du ser møtedeltakerne også. Det er ikke lenge som å snakke til veggen, men har kontakt med deltakerne i møtet.

Oppdater PowerPoint på din PC

Ser du ikke Presenter i Teams-knappen? Da kan det hende du ikke har siste versjon av Office installert. Du kan ofte selv sjekke om det finnes oppdateringer. Velg Fil -> Konto og trykk på knappen Oppdateringsalternativer. Velg Oppdater nå. Sjekk om du har fått muligheten i PowerPoint nå. Ikke alle IT-avdelinger lar deg gjøre dette, og da må du bare vente, men en dag vil den nye knappen være der.

Flere måter å bruke PowerPoint live

Måten å presentere på er ikke ny. Den kaller PowerPoint live og har vært der lenge. Men mange har ikke oppdaget den. Dersom du ikke har Presenter i Teams-knappen i PowerPoint kan du likevel oppnå det samme resultatet ved å velge denne presentasjonsmuligheten i Teams-møtet.

Les mer om dette og enda flere muligheter dette gir deg i Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Lær å organisere og presentere i Teams-møter

Vil de opptre som en proff i Teams-møtene, ha stålkontroll på deltakerne og sikre godt engasjement med ulike verktøy kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Er det bare deg kan du sjekke ut nettkurset på https://nettkurs.smartendring.no som du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister

Jeg vet om flere som bruker oppgaver i Outlook til jobbformål, men har en mobilapp for private oppgaver. Det er forståelig at man ikke ønsker å blande dette. Likevel kan det være tungvint å administrere to forskjellige oppgavesystemer.

Andre er opptatt av  å kunne ha en felles oppgaveliste for en gruppe som samarbeider på jobben. Her er Microsoft Planner en mulighet, men egentlig unødvendig komplisert for enkel oppgavedeling. I begge disse situasjonene kan det hende Microsoft To do er et bra valg.  For en kort intro til Microsofts oppgavesystem og To Do, les gjerne  Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Skill jobb- og private oppgaver fra hverandre

Dersom du ikke har installert To Do appen kan du installere den gratis for PC og Mac fra todo.microsoft.com. Mobilappen laster du ned fra Appstore eller Google play. Logg på med din jobbkonto. Da kan du bruke den til både jobb- og private oppgaver. Oppgaver du har opprettet i Outlook, Teams og Planner, samt flagget epost vil nå dukke opp her.

For å opprette en liste for private oppgaver, velg Ny liste. Her legger du til dine private oppgaver.

Dersom det er en større oppgave kan du også lage deloppgaver som du kan krysse av etter hvert. Sett gjerne en frist for gjennomføring. Da vil den også komme med å listen over planlagte oppgaver. Der vil både jobb- og private oppgaver vises så du får en god total oversikt over dagens oppgaver.

Dersom du allerede bruker oppgaver i Outlook vil du se at den nye listen med private oppgaver også dukker opp og kan behandles der.

Del oppgaveliste med kolleger i To Do

Dersom du skal gjennomføre arbeid i en gruppe, eller fordele oppgaver i et ukemøte kan du opprette en ny liste for dette som du deler med dine kolleger. Dette er mye enklere å bruke enn Planner, som egner seg bedre til prosjekter der mange oppgaver skal fordeles og følges og gjennomføres over en tidsperiode. Legg til en liste og velg Del. Da får du en delingslenke du kan sende i en chat, eller på epost.

Tilordne en oppgave til andre

Oppgaver som legges til i To Do kan tilordnes andre med @navn når oppgaven opprettes, eller ved å velge Tilordne i oppgavedetaljene. Når en oppgave opprettes, fullføres eller slettes  i en delt oppgaveliste blir alle som har tilgang til listen varslet.

Alle oppgaver alltid med deg i lomma

Og selvfølgelig kan du gjøre alt som er beskrevet over også på mobil og nettbrett. To Do er en del av Microsofts omfattende oppgavesystem der alt henger sammen. Dette gir deg bedre oversikt enn om du har ulike lister for ulike formål. Dersom du og dine kolleger ønsker å arbeide og samarbeide bedre og ha stålkontroll på alle oppgaver kan dere gjerne vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do. Er det bare deg kan du gjennomføre et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.