Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Den mest brukte måten å be noen om å gjøre noe for deg har i mange år vært å sende en epost. Du skriver den på et tidspunkt som passer for deg, jeg som mottar den kan behandle din forespørsel når det passer meg. Dersom det er noe jeg ikke kan gjøre noe med, eller svare på med en gang lager jeg en oppgave av den ved å høyreklikke på flagget og velger når jeg skal følge den opp. Det kan være i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.

Jeg prioriterer den utfra hvor mye det haster og hvor viktig oppgaven er. Jeg har god oversikt over min arbeidsbelastning fordi jeg ser både møter og planlagte oppgaver i Outlook kalendervisningen.

Les hvordan du ser avtaler og oppgaver pr. dag i Outlook for Windows planleggingsvisning: Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Den viktigste Teams-nyheten i 2021 finner du bare om du vet om den (Innhold under oppdatert juni 2024)

Men hva om forespørslene fra andre ikke lenger kommer som en epost, men som en chat- eller Innlegg der du er nevnt i Teams? Ja, mange har som ambisjon å kutte all intern epost og bare kommunisere i Teams.

Opprett oppgave fra Teams-melding

Får du en forespørsel i chat eller i en kanal kan du legge den til i Teams oppgaveliste med et bestemt oppfølgingstidspunkt slik du også kan gjøre med Outlook epost. Det fine er at den da vil vises automatisk både i Teams, i To do og i Outlook sammen med flagget epost og egne oppgaver du skrevet inn i listen. Vi kommer fortsatt til å få forespørsler i epost fra eksterne og nå kan du planlegge og prioritere både Outlook- og Teams-forespørsler på ett sted.

Slik gjør du det

Trykk på de tre prikkene i Teams-meldingen, velg Opprett oppgave. Dersom du ikke ser dette valget, velg flere handlinger og Opprett oppgave. Sett en forfallsdato på den dagen du ønsker å behandle den. Nå kan du se den i Teams oppgavelisten, To Do og i planleggingsvisningen i Outlook. Når du starter arbeidet den dagen går du til kalenderen der du vil se både dagens avtaler og dagens oppgaver.

Ser du ikke oppgavene fra Outlook og Teams sammen med kalenderen i Outlook? Les hvordan du fikser det i Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg — Smart endring AS

Følg opp og behandle oppgaver når du er i farta

Alle sitter ikke foran PC'en hele dagen så når du vil sjekke dagens oppgaveliste, eller når du vil notere en oppgave er det praktisk å kunne gjøre det på mobilen. Installer Microsoft To Do. Da har du alltid med deg oppgavelisten i lomma. Der samles alle oppgaver fra Outlook, Teams og prosjektverktøyet Planner.

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Du er på mute!

Det første man får høre når man tar i bruk nettmøter er å alltid dempe mikrofonen når men ikke snakker. Men om man blir litt engasjert i møtet er det lett å glemme å slå på mikrofonen når man har noe man vil si.

Har du opplevd at du vil hive deg frempå og så snakker du i 7-8 sekunder før du forstår at ingen hører deg. Eller noen roper til deg "du er på mute!"

Om du ikke har noen som jobber med slagbor i rommet kan du vanligvis trygt ha mikrofonen åpen så blir du hørt når du har noe å si. Både Teams og Zoom undertrykker bakgrunns-støy automatisk slik at tastaturlyder, viftestøy og folk som prater i bakgrunnen.

Bakgrunnslyder dempes automatisk i Teams og Zoom

I tillegg til den automatiske innstillingen kan du velge lav - middels - høy der du selv velger hva slags lyder som blir undertrykket.

• Automatisk (standard) - Velger det beste nivået basert på lokal støy

• Høy - undertrykker all lyd som ikke er stemme.

• Lav - Demper vifte- og annen kontinuerlig støy. Musikk slipper igjennom.

• Av - Kan brukes dersom du har det stille rundt deg. Krever minst ressurser.

Lydprosesseringen skjer i appen på din PC eller Mac. Høy støydemping kan kreve en del ressurser så det vil vær en fordel med en rask PC eller Mac. Støydemping  og vil ikke fungere om du er med i møtet fra nettleser eller fra mobil.

Klikk her for oppsett av demping i Zoom.

Vil du ha flere tips til å beherske Teams-møtene, føle deg trygg og engasjere med deltakerne på ulike måter? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smartere nettmøter med Teams, eller nettkurset Smarte møter og workshops du kan gjennomføre på egen hånd.

Arranger webinarer i Teams og få med komplett påmeldingsløsning for internopplæring

Teams utvikler seg stadig videre og en av nyhetene som jeg har testet ut er den nye komplette løsningen for å arrangere Webinarer med kunder og forbindelser, og som også kan benyttes internt i virksomheten til å administrere påmeldinger til internopplæring gjennomført i Teams-møte.

Opprett Webinar i Teams-kalenderen

Med dette får dere en sikker løsning som er enkel å administrere for forberedelser, gjennomføring og oppfølging av nettarrangementer i Teams. Du oppretter et møte i Teams-appen. Der finner du nå en mulighet til å kreve registrering. Den er Av som standard, men du kan bytte denne til For alle dersom du vil arrangere webinarer med eksterne deltakere, og til For personer i organisasjonen dersom det er et internt arrangement. Da vil møtelenken til Webinaret bare fungere dersom du er pålogget med en jobb-epostadresse i samme organisasjon som arrangøren.

Når du velger å kreve registrering til Teams-møtet oppretter du et registreringsskjema du kan distribuere via epost, på intranettet, eller på en åpen Web-side. I tillegg til å informere om innhold i webinaret og hvem som presenterer kan du be om nyttig tilleggsinformasjon fra deltakerne.

Når en deltaker har registrert seg blir det sendt ut en møteinvitasjon med tidspunkt og lenke til webinaret. Det ligger også ved en standard møteinvitasjon som deltakeren kan legge inn i sin kalender.

Etter hvert som påmeldingene kommer inn kan du når som helst laste ned en deltakerliste som inneholder alle opplysninger du har bedt deltakeren om å registrere.

Teams-møte og Teams-Webinar. Hva er forskjellen?

Forskjellen på et vanlig Teams-møteoppsett og et Webinar-oppsett er at kun du som arrangør og de du velger kan presentere i møtet. Alle som melder deg på vil være deltakere og de vil ikke kunne slå på kamera og mikrofon, men vil kunne delta i møtechaten. Dette kan du som arrangør endre når Teams-møtet er startet og slå på og av muligheten for deltakerne til å bruke Web-cam, mikrofon og møtechat. Du kan endre mulighetene for alle i møtet, eller for enkelte deltakere.

Dersom du har en Microsoft 365 E-lisens som de fleste større virksomheter har, kan du ha 1000 deltakere som kan delta med interaksjon via møtechat, svare på quiz mm. og 10.000 som deltar via streaming. Dvs. de kan ikke delta aktivt i webinaret. Har dere en Microsoft 365 Business-lisens er grensene 300 og 1000.

Etter at webinaret, eller det interne nett-arrangementer er gjennomført kan du laste ned en deltakerliste som viser hvem som deltok med start og slutt. Den kan du bruke til å for eksempel dele opptak av webinaret, dokumentasjon og annen oppfølging av deltakerne.

Tipsene over er en del av workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams. Denne workshopen vil også forberede dere godt til å gjennomføre større konferanser og kreative workshops med grupperom i Teams.

Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Er du en av dem som får epost fra MyAnalytics som sier noe om hvordan du har brukt tiden din?
Det kan være nyttig for refleksjon og gjør deg oppmerksom på noe du ikke har tenkt på.
Men MyAnalytics forsøker også å komme med gode forslag til hva du bør gjøre annerledes. Der er jeg ikke alltid enig i forslagene. MyAnalytics vet ingenting om hva du jobber med og hva som er riktig bruk av tiden for deg. Den tar utgangspunkt i en vanlig "kontorarbeider" og gir sine råd utfra dette.

Har du mye møter kan det hende du får forslag om å ha mer tid til å jobbe for deg selv ved å legge til fokustid i kalenderen. Men det kan hende du er leder og det er en dal av jobben din å ha mange møter. Er du det vil du sannsynligvis også ha åpninger i kalenderen der andre kan kontakte deg og kanskje også be om et møte?
Da er det kanskje ikke så lurt å be MyAnalytics om å fylle opp resten av den ledige tiden i kalenderen med Fokustid-avtaler der du vil vises som opptatt i kalenderen. Det kan den faktisk gjøre om du ber den om det.

Likevel mener jeg det er en god ide å planlegge med noe tid for å gjennomføre egne, viktige oppgaver, men da foretrekker jeg å være konkret og planlegge hva jeg skal bruke den avsatte tiden til. Om du ikke har en plan for hva du vil gjøre i din fokustid blir det kanskje ikke til at du gjøre noe spesielt viktig. Den amerikanske science fiction-forfatteren Robert Heinlein sier det slik:

In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

Så jeg foretrekker å sette av tid til spesifikt arbeid fremfor å blokkere uspesifisert tid i kalenderen. Da oppnår jeg to ting. Jeg har et bevisst forhold til, og en plan for hva jeg skal bruke den til, og tiden jeg setter av blir mer respektert av andre som kan se min kalender. Har du forsøkt å sette av "tid til epost" eller "egentid" i kalenderen? Min erfaring er at andre ikke synes det er en god nok grunn til at de unnlater å booke et møte med deg der. Om du derimot skriver en konkret oppgave du skal jobbe med i kalenderen har andre mer forståelse for dette.

Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Dersom ikke du tar kontroll over din neste uke er det andre som gjør det. Lager du en plan for din neste uke? Mange har ikke et realistisk bilde av sin arbeidsbelastning og glemmer å legge inn reisetid, tid til møteforberedelser og egne viktige oppgaver. Men ikke tapetser kalenderen med fokustid. Da vil andre aldri finne tid til å samarbeide med deg.

Ser du oppgavene under avtalene i kalenderen? Om du vil vite mer om dette, les Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Styr din egen tilgjengelighet i Teams

Selv om noe av fordelen med Teams-samtaler og chat sammenlignet med epost er raskere omløp på kommunikasjon, må du ikke svare straks og være "på" hele tiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. Så hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave.

---

Du kan overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette idet de starter å skrive en melding til deg. De kan fortsatt sende meldingen, men da vet de at de ikke kan forvente umiddelbar respons. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Dette og mye annet kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs

Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer litt hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivtetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten. Men alle kan utvikle effektive vaner.

Er du interessert i ledelse kan du ikke ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si er at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er ikke med oss lenger, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine og virksomhetens mål.

Forespørsler og oppgaver strømmer inn i mange kanaler

I digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Effektivitet kan læres

Drucker sier Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort. Han sier også at ingen er født effektive, og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål som man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den kommer trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver på epost og gjennom Teams, med å prioritere og gjennomføre egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Få oversikt over din arbeidsbelastning, helt automatisk

Du har allerede en verktøykasse i Outlook, Teams og To Do som inneholder det du trenger for å skaffe deg en visuell oversikt over din arbeidsbelastning enten oppgavene kommer inn i Outlook, som en Teams-henvendelse, eller du noterer viktige oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål. Bruker du denne gjør du det enklere for deg selv å ikke ta på deg mer enn du kan gjennomføre og prioritere det som er viktigst til enhver tid. På denne måten unngår du med å ende opp med en lang rød oppgaveliste som er en konstant dårlig samvittighet.

Illustrasjon viser hvordan du kan se både avtaler og oppgaver på samme skjerm i Outlook

Smart prioritering og Planlegging med Outlook, Teams og To do nettkurs

Ønsker du å få hjelp av teknologien til å bli mer effektiv, prioritere bedre og utvikle dette til en vane? En av Smart endrings mest populære bedriftsworkshoper det siste året er Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Nå er denne også tilgjengelig som Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Det er ikke alltid vi har anledning til å delta i Teams-møtet fra PC, og da er mobilen et veldig godt alternativ. Det er ikke få Teams-møter jeg har deltatt i der en av deltakerne starter møtet fra telefonen på vei til kontoret, og så fortsetter på PC. Og har du opplevd at du er i et møte som drar ut og du må faktisk gå for å rekke noe. Da er det flott å kunne overføre møtet til mobilen, klappe igjen PC'en og fortsatt være med i møtet med du er på farten, og uten at de andre merker det…

Ser de andre møtedeltakerne bare på nesen din?

Vel, det blir jo synlig om du har på video. Har du opplevd å se nesen på folk stikke ut av skjermen? Eller øyne som stirrer rett på deg tett på? Det kan fort bli slik om man bruker mobilkamera.

Her et er tips for å unngå dette. Hold mobilen horisontalt, og ikke vertikalt. Da får andre et litt mindre påtrengende ansikt på skjermen fra din mobil.

Dette kan være noe å tenke på om du deltar i møtet fra laptop også. Dersom du tåler å ha litt lange armer når du er i møtet, skyv gjerne laptopen litt fra deg så de andre møtedeltakerne ikke bare ser hodet ditt, men skulderpartiet også.

Slik overfører du Teams-møtet til mobil

Unngå sjøsyke hos de andre møtedeltakerne

Det kan også være en fordel å bruke en kunstig bakgrunn på mobilen. Særlig om du beveger deg og bakgrunnen beveger seg bak deg. Noen blir litt sjøsyke av å de på det, så en bakgrunn som står stille vil være bedre å se på.

Opplæringstilbud

Vil du eller dere lære mer om, og få mange tips om å gjennomføre gode nettmøter, har Smart endring følgende tilbud:

• Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.
  Gode nettmøteopplevelser og smart gjennomføring av effektive møteprosesser med Teams. Med Teams får du helt nye og smartere mulighet til å planlegge, gjennomføre og følge opp møtene enten de er i møterom eller på nett.

• Smartere nettmøter med Teams
  Forbedre din egen møteopplevelse, bli trygg når du presenterer, og ta kontroll over møtet.

• Smarte nettmøter og konferanser med Teams
  Bli trygg når du arrangerer kurs, workshops og konferanser på nett.

• Smarte nettmøter og workshops med Teams nettkurs du gjennomfører eget tempo
  Gode møteopplevelser, kreative workshops med grupperom og tavle, effektive presentasjoner og smart møte-organisering.

Vi kan ikke møtes på denne måten lenger

Finn Gomnæs leder firmaet teamtraining. Han er samarbeidspartner og gjesteblogger hos Smart endring

Basert på mer enn 30 års erfaring fra lederutvikling og teamutvikling har jeg erfart hvor viktige møter er som verktøy i utøvelse av lederskap og gjennomføring av endringsprosesser.  

Derfor er det litt forstemmende å oppleve møter som i tillegg til å være dårlig planlagt også blir lite profesjonelt ledet.  Som en avdelingsdirektør sa til meg: Hadde forretningsprosessene våre fungert like dårlig som møteprosessene så hadde vi gått konkurs. 

Hva er så årsakene til at virksomheter ikke ser det store potensialet som ligger i å effektivisere møtevirksomheten – spesielt når antall møter øker på grunn av en arbeidshverdag som preges av krav til hastighet og samhandling og at det er enkelt å okkupere tider til aktuelle møtedeltakere gjennom å spore opp ledige tider i møtekalenderen.  

Noen av årsakene er at møter kan oppleves som effektiv bruk av tiden fordi det er viktige saker som står på agendaen og det tas viktige beslutninger. beslutninger som skaper fremdrift. 

Kvantitet er ikke det samme som kvalitet. 

Undersøkelser viser at kvantiteten på møter har økt de siste årene, men kvaliteten har gått ned. Ikke bare har møtene blitt mindre effektive – de har også blitt dyrere. Den største kostnaden er jo lønnskostnadene. 

Starten på en effektivisering av møtevirksomheten kan være å se litt kritisk på hvor mye møtevirksomheten «stjeler» fra det operative arbeidet som skal sikre lønnsomhet og kundetilfredshet 

Trender og forklaringer på endringer i møtevirksomheten. 

Tall fra amerikanske studier sammenstilt av BOOQED kan gi en indikasjon på hvilket effektiviserings-potensiale møtevirksomheten representerer.

• Tid brukt på møter har økt med 8% til 10% årlig siden 2000. 

• 51% av dem undersøkelsene omfatter er enige i at antall møter er stigende. Dette kan være på grunn av endringer i arbeidskulturen, mindre hierarkiske og mer prosjektorienterte organisasjonsstrukturer. 

• Grupper og mennesker er mer selvstyrte. Ansattes meninger og ideer blir hørt og møter er ofte inngangsporten til disse ideene.  

Hva er grunnene til at møter som oppleves som tidstyver fortsatt gjennomføres? 

En av grunnene er at de reelle møtekostnadene går under radaren. Møter er derfor en stor x-faktor i virksomhetens ressursbruk. Når kvaliteten på møtene heller ikke måles, bare oppleves, tallfester vi heller ikke tidsbruken. Da ser vi ikke det forbedringspotensialet som kan ligge i å effektivisere møter. Mange har heller ikke forståelse for hvor viktige møter kan være lederverktøy.

Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg derfor utarbeidet systematikk og verktøy for å kunne gjennomføre en ukomplisert endringsprosess som vil redusere møtekostnadene og få møtene til å fungere som effektive samarbeidsarenaer.  

Vil du og din organisasjon gjøre noe med dette kan du lese mer på www.teamtraining.no. Der vil du kunne få mer informasjon om programmet Effektive møter i en digital hverdag

Hva er presentasjonsprogrammet Sway og burde du ta det i bruk?

Tør du å bevege deg inn i det ukjente? Mange synes det holder med Word, PowerPoint og Excel. Men det finnes flere muligheter i Office-familien og kanskje er tiden inne til å utforske nye måter å arbeide- og presentere på? Det er kanskje ikke så skummelt som du tror.

Microsoft kommer av og til med nye og innovative programmer som ikke blir markedsført og som noen etter hvert oppdager og tar i bruk. Ett av disse er notatprogrammet OneNote som ble tilgjengelig som del av Office i 2003. Jeg var en tidlig bruker, men i mange år så de fleste ut som et spørsmålstegn når jeg nevnte OneNote for dem. Nå er det kjent for mange flere, blant annet fordi det er tatt i bruk i mange skoler.

Et annet program i Office porteføljen veldig få kjenner til er presentasjonsprogrammet Sway. Dette ble tilgjengelig i 2015 og er et web-program som gjør det mulig å kombinere bilder, tekst og video til presentasjoner du kan gå igjennom på nettet på egenhånd, i motsetning til PowerPoint som vanligvis blir brukt når en person skal presentere noe til andre.

Her får du et eksempel på hvordan du kan bruke Sway der jeg har laget en presentasjon du kan gjennomgå på egenhånd med de mest brukte modulene i Microsoft 365. Jeg har opprettet en delingskobling direkte fra Sway som kan publiseres på en web-side, eller deles på en epost. Da ser det slik ut. Trykk på knappen GÅ TIL DENNE SWAYEN for å se hvordan du kan oppleve en Sway-presentasjon.

For å komme i gang med Sway, gå til http://sway.office.com/. Dersom du ikke har Microsoft 365 kan du likevel bruke Sway gratis koblet til en privat og gratis Microsoft konto.

Du kan tilpasse din presentasjon til ulike stiler og fargepaletter, velg om man skal bla vertikalt eller horisontalt og ulike dynamiske visningsformer. På Sway-området vil du finne flere eksempler du kan bruke som inspirasjon for å komme i gang.

Jeg bruker Sway til all min kursdokumentasjon. Så når jeg holder en workshop bruker jeg PowerPoint, men istedenfor å eksportere denne til en PDF og dele den med deltakerne deler jeg en lenke til Sway. Fordelen med det er at jeg kan oppdatere denne når som helst. Særlig Teams er i stor forandring hele tiden, så en PDF ville bli utdatert på kort tid, men ved å oppdatere Sway vil kursdokumentasjonen alltid kunne være oppdatert,

Lykke til med nye presentasjonsformer i Sway.

Del video i Teams-møtene rett fra din skjerm

Ett av de spørsmålene jeg får oftest om Teams-møter nå om dagen er hvordan vi kan dele video med god kvalitet og lyd i Teams-møter og Webinarer på Teams. Det er egentlig ganske rett frem når man kan det, men det er noe du bør være oppmerksom på som skape problemer.

Jeg husker første gang jeg skulle dele video i en konferanse. Jeg satt med noen rundt meg så jeg brukte Bluetooth hodetelefoner for å ikke forstyrre andre. Da jeg skulle dele video fikk jeg melding fra Teams om at jeg måtte bytte til å bruke høyttaleren på PC'en. Der og da hadde jeg ikke noe valg, men det var litt dumt. Og er du Mac-bruker vil du ikke finne muligheten til å dele video med lyd i det hele tatt, i alle fall ikke uten et lite triks.

Hvordan spille av video fra egen skjerm i Teamsmøtet fra PC

Dersom du sitter slik til at du kan bruke PC'ens mikrofon eller høyttaler trenger du ikke gjøre noen forhåndsinnstillinger, men dersom du bruker en ekstern lydenhet eller Bluetooth hodetelefoner må du endre Windows lydinnstillinger til å samsvare med dette slik at de samsvarer med det du har valgt i Teams.

---

Deretter kan du finne frem den videoen du vil vise og velge Del innhold. Før du deler det vinduet, eller den skjermen videoen skal vises på må du slå på bryteren for Inkluder datalyd. Så velger du riktig vindu eller skjerm og starter videoen. Da vil alle i møtet se den i sitt Teams-vindu med god kvalitet og lyd.

---

Hvordan spille av video fra egen skjerm i Teamsmøtet fra Mac

Det har tatt tid før muligheten til å dele video med lyd fra Mac ble gjort tilgjengelig, og ennå er det kun tilgjengelig som en forhåndsvisning og ikke allment tilgjengelig. For å kunne dele lyd fra Mac i Teams-møtet nå må du først aktivere Offentlig forhåndsvisning som vist i illustrasjonen.

Ser du ikke denne muligheten må du be systemansvarlig om å aktivere muligheten for deg. Du må sannsynligvis starte Teams på nytt etter å aktivert dette.

Første gang du deler lyd vil du bli bedt om å godkjenne at Teams installerer et tillegg på din Mac. Det må du godta for å komme videre. Deretter vil du kunne dele lyd på samme måte som beskrevet og vist over.

Lær å gjennomføre proffe workshops og konferanser i Teams

Tipsene over er en del av workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams. Denne workshopen vil også forberede dere godt til å gjennomføre større Webinarer i Teams med opptil 1000 deltakere i Teams-møte. Er det bare deg kan du også vurdere nettkursvarianten Smarte nettmøter og workshops du kan ta på egenhånd og i ditt tempo. Det får du 50% rabatt på ut april ved å oppgi kupongkode SEAPRIL21

Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Slutt å bruke tid i møter for å oppdatere hverandre. Vi kjenner alle til "rundt bordet" oppdateringer. De tar mye tid og vi kan oppdatere hverandre på mye mer effektive måter. Det samme gjelder epost-mas om status på prosjektoppgaver og omstendelig statusrapportering. Les hvordan vi løste "rundt bordet" i Microsoft og hvordan du kan slutte å bruke mye tid på prosjektrapportering- og kontroll.

Ikke kast bort verdifull møtetid

Da jeg ledet tjenesteavdelingen i Microsoft Norge på nittitallet hadde vi ukentlige ledermøter der administrerende direktør og lederne for de ulike avdelingene i Microsoft deltok. Den første delen av møtet var alltid en "rundt bordet" oppdatering fra alle lederne om hva som hadde skjedd siden siste møte, utfordringer, og om vi trengte samarbeide med andre. På den måten holdt vi hverandre oppdatert og kunne identifisere samarbeidsbehov. Tiltaket var bra, problemet var at det tok mesteparten av møtetiden.

Bruk 5 minutter før møtet og spar 20 minutter for alle

10 år senere var jeg del av en europeisk ledergruppe innen HR-området. Der hadde vi også ukentlige ledermøter, hadde samme behovene, men øvelsen over brukte vi 2-3 minutter på. Så brukte vi resten av møtetiden til å gå i dybden på viktige saker. Hvordan var det mulig? Det kunne vi gjøre fordi vi alle brukte 5 minutter før møtet til å oppdatere vår felles møtebok. Da var det unødvendig å gå igjennom denne i detalj, men bare stille spørsmål om  noe skulle være uklart, eller avtale direkte oppfølging slik jeg i eksempelet trenger å gjøre med Tereza. Ingen grunn til å bruke alles tid på dette.

Det er ikke sikkert våre 5 oppdateringspunkter er de samme som de vi brukte. Dere må bli enige om hva som passer for dere.

Ikke kast bort tid på prosjektstatusmøter og epost-mas

Deltar du i prosjekter der bruker tid i prosjektmøter på å oppdatere prosjektlederen og status på dine oppgaver? Eller får du stadig epost fra prosjektleder om hvordan det går med dine leveranser? Dette er ofte bortkastet tid for de fleste og er en stressfaktor både for prosjektleder som føler behov for å ha kontroll og vite status til enhver tid, og det føles som mas for de som stadig blir kontaktet av prosjektleder for å få en status.

Microsoft Project er laget for prosjektledere

Noe av årsaken til dette er ofte at prosjektet benytter et prosjektverktøy som ar laget for prosjektlederen, slik som Microsoft Project. Der har prosjektlederen sin plan, og fordeler oppgaver via epost, eller muntlig i møter. Derfor er man avhengig av å gjøre tilsvarende for rapportering eller spørsmål om status på prosjektleveransene.

mine prosjektoppgaver fra alle prosjekter jeg deltar i vises samlet i Teams

Microsoft Planner er laget for alle i prosjektet

For å redusere behovet for prosjektmøter og mas på epost vil det være mye mer effektivt å benytte et prosjektverktøy som alle i prosjektet bruker. Da vil hver prosjektdeltaker arbeide med sine oppgaver gjennom dette. Status rundt hver oppgave oppdateres av eier og vises automatisk for alle prosjektdeltakere.

Når oversikt og status kommer automatisk fra verktøyet sparer vi mye tid og frustrasjon både for prosjektlederen og prosjektdeltakerne. Et slikt verktøy er Microsoft Planner i Teams. Der er ikke prosjektverktøyet noe du må oppdatere i tillegg til arbeidsoppgaven, men du arbeider på oppgaven og prosjektdokumentene i verktøyet. Det koster deg ikke noe ekstra å holde det oppdatert.

Både prosjektleder og alle prosjektdeltakere kan se status i prosjektet etter fremdrift, delprosjekt, hvem som eier hvilke oppgaver mm.

Vi må selvfølgelig fremdeles snakke sammen og bli enige om hvem som gjør hva, men hyppige statusoppdateringer blir unødvendige og vi kan bruke tiden på prosjektoppgavene og problemløsning der det er nødvendig.

Dersom du og dere ønsker å utnytte Teams-strukturen til å ha effektive og tidsbesparende møter vil dere kunne lære og trene på det i workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Om dere har små og store prosjekter og arrangementer, og vil teste ut hva dere kan bruke Planner i Teams til vil dere kunne erfare det i workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams

Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Er du en god møteleder?

Har du deltatt i et møte som burde vært god bruk av deltakernes tid, men som ikke førte til noen ting? Hvem sitt ansvar er det? Alle deltakere har selvfølgelig et ansvar, men det største ansvaret har møtelederen som vanligvis også er den som har invitert til møtet.

Jeg vet ikke hvor mange tusen møter jeg har deltatt i, og hvor mange av dem jeg har arrangert selv. Men jeg kjenner følelsen av avmakt når man sitter der og ønsker at man var et annet sted. Da føler du ikke veldig for å komme med mange bidrag i møtet. Du vil bare at det skal slutte så fort som mulig. Er møtet i et møterom er du fanget, og i et nettmøte forsøker du å få gjort litt jobb mens du lytter med et halvt øre til møtet. Slike møter er ikke bra for noen.

Men det trenger ikke å være slik. Dersom du eier møtet kan du gjøre mye for at alle skal føle at det var verd tiden å delta.

Her er mine 5 tips du som møteorganisator- og leder bør tenke på for at alle skal ha best mulig utbytte av møtet. Jeg tar utgangspunkt i det mest aktuelle møtescenariet nå der noen deltar i et møterom på kontoret, og noen hjemmefra eller et annet sted utenfor kontoret. Det vil si at vi må bruke digitale møteverktøy som Teams, WebEx og Zoom og samarbeidsverktøy som Teams og Slack.

1 - Del agenda med deltakerne før møtet

Da vet deltakerne hva de kan forvente og kan forberede seg. Mangel på agenda er det jeg hører flest klager på når det gjelder møter.
Men når du inviterer til møtet er gjerne et par uker frem i tid og da er ikke agendaen ferdig ennå. Det kan også hende du vil ha innspill til agendaen fra møtedeltakerne.
Det er ikke noe problem. Du kan oppdatere møteinvitasjonen med agenda når det nærmer seg. Om du bruker Teams kan du også be om innspill til agenda og dele møtedokumenter i møtechatten som er tilgjengelig fra det øyeblikket du har sendt møteinvitasjonen. På den måten unngår vi å sende en masse på epost.

2 - Se opp for synkehull.

Faller du ned i ett er det ikke lett å komme opp igjen. Ikke la noen kuppe møtet, eller henge seg opp i en detaljdiskusjon som tar uforholdsmessig lang tid. Lag en parkeringsplass for tema og innspill som ikke passer inn i dette møtet. Bruk gjerne møtechatten til dette. Da er det dokumentert, og du kan følge opp denne etter møtet.

3 - Pass på tiden.

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte.

Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

4 - La alle bli hørt.

Ikke la de taletrengte bruke opp all tiden. Bruk møtechat, og tavle for å gi alle like store muligheter til å komme med sine innspill.

Les hvordan du engasjerer med de introverte Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

5 - Dokumenter beslutninger og oppfølgingsoppgaver.

Gjør dem synlige for alle deltakerne og be om bekreftelser for at oppgavene er gjennomført. Bruker dere Teams kan oppgaver tildeles i møtechatten med å nevne en person.
Skriv: @møtedeltaker - Oppgave: Sjekk budsjettposten for innkjøp av nye PC'er.

Når oppgaven er utført merkes oppgaven med en tommel opp, og med en kommentar om det er naturlig.

Men hvorfor skal vi ha møter? Les mer om dette i Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

 Dersom dere vil bli bedre i å forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene kan dere gjerne vurdere den bedriftsinterne workshopen Smartere møter med Teams - mye mer enn nettmøter

3 måter å navigere Teams på som sparer tid og gir deg bedre oversikt

Teams blir den nye arbeidsflaten

Etter hvert som mer og mer av samarbeid og kommunikasjon skjer i Teams vil mange ha det som sitt viktigste program på jobben. Der samarbeider vi om prosjekter, arbeider med dokumenter, deltar i nettmøter og chatter med kolleger. Vi har stadig behov for å bytte mellom ulike deler av Teams.

Se også En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

1 - Bruk historien til å hoppe mellom ulike deler av Teams

Jeg jobber i et dokument, men jeg må sende en chatt til en kollega for å få noe informasjon jeg trenger. Etterpå vil jeg tilbake til dokumentet igjen. Da velger jeg Chat og spør min kollega om informasjon. Hun svarer raskt med det jeg trenger. Nå vil jeg fortsette å redigere dokumentet mitt igjen. Jeg holder markøren over Teams-historien og hopper rett tilbake til dokumentet jeg jobber i.

2 - Løsne Chat og Teams-tillegg som Planner og OneNote fra Teams arbeidsflaten

Jeg vet om mange som starter en gruppechatt om morgenen og har den gående hele dagen. Veldig nyttig for kundeservice og andre som trenger å sjekke noe, eller få hjelp fra en kollega. Da er det veldig praktisk å ha denne chatten synlig på skjermen hele tiden ved siden av annet man arbeider med. Det kan du gjøre med å løsne chatten slik at den får sitt eget vindu på skjermen.

Dette kan du også gjøre med forskjellige Teams-tillegg som Planner og OneNote integrert i Teams. Praktisk når du trenger å se innhold fra forskjellige deler av Teams ved siden av hverandre på skjermen.

3 - Sjekk Innboksen i Teams når som helst

Nå har jo ikke Teams noe som heter Innboks slik vi har det i Outlook, men når du står på "til-linjen" i en Teams-samtale fordi noen nevner deg med @dittnavn vil du få en varsling og alle slike meldinger vil ligge i Aktivitets-feeden sammen med andre varsler. For å få en rask oversikt over der du er nevnt kan du bruke en hurtigkommando /omtaler. De vil du kunne bytte til det som tilsvarer Innboksen i Outlook på sekundet uansett hvor du står i Teams. Dette er en av mange nyttige og tidsbesparende hurtigkommandoene. Du får en oversikt over alle slike om du skriver / på søke og kommandolinjen.

Her i bloggen får du krydderet på toppen av maten i Teams. Vil du bli virkelig god til å lage maten kan gjerne du vurdere å delta i en Smart endring bedriftsintern workshop sammen med dine kolleger, eller gjennomføre et av Smart endrings nettkurs i eget tempo.

Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Har du vært med på at dere er to eller flere som skal presentere i allmøtet, på en konferanse eller i webinarer?

Det jeg ser ofte når noen skal presentere er at de starter med å dele skjerm. Da ser vi andre alt som ligger på deres skrivebord. Så starter presentasjonen og den fyller Teams-vinduet vårt. Problemet er at den gjør det samme for den som presenterer. Har du opplevd dette når du presenterer i Teams-møte? Så hender det at vi får litt dårlig tid og vil hoppe over et par lysbilder. Men det kan vi ikke, så vi blar fort forbi. Nå lurer møtedeltakerne på hva de gikk glipp av. Nå skal en annen presentere rett etter dette og det samme gjentar seg. Mens denne fikler med å få opp presentasjonen henter møtedeltakerne seg en kaffe …

Presenter PowerPoint enkelt der du ser neste lysbilde og dine notater

Men dette kan løses veldig elegant om du ikke deler skjermen din, men bruker presenter PowerPoint-funksjonen i Teams. Denne er fundamentalt forskjellig fra å dele innhold du allerede har på skjermen. Det du ser under overskriften PowerPoint er ikke presentasjoner du har åpent på skjermen, men lenker til presentasjoner du har redigert nylig. Trykker du på en av disse lastes presentasjonen opp til møtet i presentasjonsmodus.

Nå kan du presentere dine lysbilder og bla i dem med pilene. Du kan også hoppe over- og gå tilbake til tidligere lysbilder uten at deltakerne ser lysbildene mellom. Det er veldig praktisk dersom du får litt dårlig tid mot slutten av en presentasjon og må hoppe over noen lysbilder.

Du kan også se dine presentasjonsnotater for hvert lysbilde.

Samarbeid om presentasjonen med en kollega

Når presentasjonen er lastet opp til møtet er det møtet som eier den. Dersom dere er to eller flere som skal dele på å presentere kan dere bytte på å gjøre dette i den samme PowerPoint-presentasjonen. Du sier bare " Lise, kan du ta kontroll og fortsette herfra?" Lise trykker på Ta kontroll og styrer lysbildene selv. Og nå er det hun som ser presentasjonsvisningen. Alle andre deltakere ser bare det lysbildet vi vil de skal se.

Gjør det enkelt for andre å presentere og la dem fokusere på innholdet.

Dette har jeg benyttet meg av når jeg har vært produsent på nettkonferanser. Ikke alle foredragsholderne er godt trent i Teams-presentasjoner. Jeg får dem til å sende meg PowerPoint-presentasjonen på forhånd. I Teams-møtet er det jeg som laster den opp og så sier jeg bare "Vær så god, trykk på Ta kontroll for å overta."  For mange er dette en stor lettelse, og det blir mye mindre byttetid mellom foredragsholdere fordi de slipper å fikle med dette selv. De kommer til dekket bord og kan holde sin presentasjon.

Vil du lære mer om å presentere i Teams-møter har Smart endring flere aktuelle workshops avhengig av behov og ambisjonsnivå. Se Smart endring AS nettsider og blogg.

Digitale gule lapper er overvurdert - men det vi vil oppnå er viktig

Da de første journalsystemene ble laget for sykehusene var mange overbevist om at de måtte se ut som de papirbaserte skjemaene man benyttet. Det viste seg å være en idé med god intensjon, men fungerte dårlig i praksis. Det å kopiere en papirbasert prosess til å gjøre det samme på skjerm er ikke digitalisering. Det er en papirbasert prosess på skjerm. Virkelig digitalisering innebærer at man starter med hva man skulle oppnå med den papirbaserte prosessen, for deretter å finne ut hvordan vi oppnår det vi ønsker enda bedre  med digitale verktøy.

Det vi ofte ønsker å oppnå ved å skrive gule lapper som vi klistrer på tavlen er

1. Alle kan engasjere seg og skrive sine innspill på en gang. Det tar mye kortere tid enn om en og en skal fortelle om sin ide og at en møteleder eller gruppeleder skriver dem på en flippover.

2. Du kan gi innspill anonymt, eller i alle fall uten at du blir avbrutt. Da kommer alle kommer til orde, ikke bare de mest verbale.

3. Alle innspill blir dokumentert digitalt og kan arbeides videre med

Så hvorfor må det være gule lapper?

Fordi mange har god erfaring med dette i analoge prosesser der alle skriver en lapp i ro og fred og så klistrer den på tavlen ser vi naturlig nok etter en digital erstatning for dette. Da leter vi etter verktøy for dette, og det finnes det mange av. De som leder workshops profesjonelt vil naturlig nok ha større krav til muligheter i verktøyet enn de som nå og da vil bruke det til for eksempel møteevaluering i sitt Team. Det er denne gruppen som er størst og som jeg henvender meg til nå.

Digitale Whiteboard for 15 år siden

Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg et team på 24 medarbeidere spredd i 12 land fra 2007 til 2013. Ja, det var lenge før Teams var påtenkt og møtene foregikk på Lync/Skype for Business. Vi hadde et månedsmøte jeg brukte både til å informere, men like mye til å få innspill.

Det var selvsagt ikke mulig å gjøre en «runde rundt bordet» med så mange deltakere slik man ofte gjør i et vanlig møte. Det ville tatt veldig lang tid når alle skal si sitt, og alle er ikke så komfortable med å snakke i store nettmøter heller. Ved å bruke tavlen kan alle deltakerne skrive sine innspill samtidig på tavlen og du gjør unna dette på et par minutter! Og du slipper å ta notater. Alt er allerede dokumentert og tilgjengelig etter møtet.

Ikke alle er klar over at Lync hadde en digital tavle allerede for 15 år siden, men jeg brukte den i alle møter. Her der dere et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg stilte et spørsmål til deltakerne og alle skrev sine svar på tavlen. Nei, det er ikke gule lapper, men fungerte akkurat like bra. Tekstfeltene kan flyttes rundt, grupperes og reorganiseres på samme måte som gule lapper på en tavle.

Digitalt Whiteboard i Teams

I likhet med Lync og Skype for Business har også Teams-møtene også en digital tavle, Microsoft Whiteboard. Den har til og med mulighet til å bruke gule lapper :-) i tillegg til å skrive tekst.

Tavlen finnes også i en avansert versjon tilgjengelig som en app for Windows og iPad. Men for innspill i et møte som beskrevet over, eller for møteevaluering er ikke det nødvendig

 Workshop-verktøy for gruppearbeider med struktur

Like lenge som jeg har brukt tavle i nettmøter har jeg organisert og ledet workshops med både  gruppe-, og individuelle oppgaver. For det trenger vi struktur sik at ulike grupper og deltakere i workshopen har sitt digitale samarbeidsområde. Til det bruker jeg OneNote. OneNote er en digital arbeidsbok der man kan organisere innholdet som i en perm som er delt med alle, der arbeidsboken er permen, og inndelinger for gruppearbeider kan ligge bak hvert sitt skilleark i permen. Hver deltaker kan også ha en egen inndeling i permen for personlige notater og oppgaver. Denne OneNote notatblokken kan brukes enten dere har en workshop i et møterom eller den foregår som nettworkshop.

Hvordan strukturere en digital arbeidsbok i OneNote

Du kan opprette en OneNote digital arbeidsbok på din OneDrive og dele den med alle workshopdeltakerne. Deltakerne trenger ikke å ha OneNote, kun nettleser. Du kan også bruke den innebygde Teams-notatblokken dersom alle deltakerne er medlemmer av Teamet.

Du kan lære mer om hvordan du kan engasjere med møte- eller workshopdeltakere med digital tavle og arbeidsbok i en bedriftsintern workshop der jeg tilpasser innhold til deres behov basert på innhold i workshopene Smarte nettworkshops og konferanser med Teams, Smarte nettmøter med Teams og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Mange husker sikkert da virksomheten innførte Intranett for noen år siden. Det var stor skepsis særlig blant ledere som fikk beskjed om at "nå informerer vi ikke på epost lenger. Vi publiserer det på Intranettet". Men hva om ikke alle går inn på Intranettet? Resultatet ble ofte at man publiserte informasjon, og så sendte en epost for å være sikker på at alle leste informasjonen.

Hva har Intranett med Teams å gjøre?

Jo det jeg har lagt merke til i flere organisasjoner er utstrakt bruk av å bruke @Team og @Kanal som fører til at alle medlemmer av Teamet får et varsel om meldingen, enten den er relevant for dem eller ikke. Den store forskjellen på kommunikasjon med epost og i Teams er at epost er "push", og Teams er "pull".

Når vi sender en epost setter vi den eller de som forventes å gjøre noe, altså at de som får en oppgave gjennom eposten, på Til: linjen, og de som bare skal informeres på Kopi:. Tilsvarende i Teams er at vi nevner den eller de som skal gjøre noe med @navn. De som ikke er nevnt blir informert, tilsvarende at de står på kopilinjen. På samme måte som jeg kan velge å lese en epost der jeg er på kopi, kan jeg velge å lese et Teams-innlegg der jeg ikke er nevnt. Men dersom du velger å nevne @Team fremtvinger du et varsel på min skjerm. Dette vil jeg ikke ha, og du risikerer at det blir oppfattet som litt uhøflig i likhet med å forlange en lesebekreftelse på en epost.

Du kan ikke være medlem av en kanal

Noen tror at dersom de bruker @kanal vil bare "medlemmer" av kanalen bli varslet. Men man kan ikke være medlem av en kanal. Tenk deg at dere er fem som samarbeider i et prosjekt og har en kanal i et større Team for dette. Dersom du bruker @kanal for å gi alle i prosjektet en oppgave vil alle 20 medlemmer av Teamet kunne få denne varslingen. Det var kanskje ikke det du ville?

Organiser Team-medlemmer i grupper du kam adressere

Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.

Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.

Du når også frem til dem som ikke er aktive i Teams

Epost du får dersom du ikke leser en Teams-melding innen 1 time

En usikkerhet mange har, spesielt i starten når man tar i bruk Teams, er om jeg kan stole på at min melding når frem til adressaten. Hvordan vet jeg at den meldingen jeg sender i en chat, eller ved å nevne noen blir lest? Jeg vet jo ikke om alle er like begeistret for Teams som jeg er.

Du kan ta det helt med ro. Dersom mottakeren av din melding ikke leser den innen en time får de en epost i Outlook der de kan trykke på en lenke og lese din melding i Teams. Og alle sjekker Outlook!

Gjennomfør en workshop sammen med dine kolleger og bli enige dere imellom hvordan dere skal samarbeide og kommunisere i Teams. Smart endring arrangerer bedriftsinterne workshops i Teams der dere blir bedre på å samarbeide.

Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams

Mange som blir introdusert til Teams og til å behandle dokumenter i Filer der er litt skeptiske. Kan hvem som helst redigere "mitt" dokument? Hvem endret denne teksten? Ikke jeg! For noen dokumenter kan en liten endring føre til store negative konsekvenser. La oss si at vi er en gruppe som samarbeider om å innlevere et million-anbud, eller en viktig avtale. Ett ord feil, en null for mye eller for lite et sted kan være en katastrofe.

Opprett Team for et bestemt formål

Er du medlem av et Team har du fulle rettigheter til å redigere alle dokumenter i alle kanaler. Hensikten med Teams er transparens og likeverdig samarbeid mellom alle medlemmer i Teamet.

Du kan ikke ha medlemmer med bare lesetilgang. Når du som eier inviterer noen til å bli medlem av Teamet innebærer det at du stoler på denne personen. Derfor kan det hende at det er bedre å opprette flere små Team for bestemte formål enn å ha ett stort Team der alle i avdelingen er medlemmer. Lag et anbuds-Team, eller et prosjekt-Team der du bare inviterer de som er bidragsytere. Det gir deg også høyere frihet til å invitere deltakere fra andre deler av virksomheten, og en ekstern samarbeidspartner til Teamet.

Ta kontroll over viktige dokumenter

Selv om du stoler på medlemmer av Teamet er det ofte en fordel å ha god kontroll på viktige dokumenter. Dette kan du gjøre på ulike måter.

Versjonslogg dokumenterer alle endringer

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig :-). Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring.

Versjonsloggen er tilgjengelig både når du redigerer dokumentet i Teams og fra Word, PowerPoint og Excel-programmene som vist her.

Spor endringer i Word gjør at du kan godta eller avslå forslag til endringer

For et viktig dokument kan du slå på Spor endringer. Da vi alle tilføyelser, slettinger og endringer bli gjort som forslag og må godkjennes før de blir endelige. Alle med tilgang til dokumentet kan godkjenne, så det er ikke bare "eier" av dokumentet som kan godkjenne, men likevel er det en god sikkerhetsmekanisme gitt at det hindrer utilsiktede endringer. Fremdeles vil alle endringer også ligge i versjonsloggen.

Slik kan du hindre andre i å gjøre endringer

Dersom du virkelig ønsker å hindre andre å gjøre endringer på hele, eller deler av dokumentet har du to mekanismer til rådighet. Den enkleste er å sjekke ut dokumentet. La oss si at du arbeider med et budsjett i Excel. Du blir ikke ferdig i dag og planlegger å gjøre det ferdig i morgen. Men du ønsker ikke at andre skal kunne jobbe med sine deler av budsjettet fordi det ikke er klart for dette ennå. Da kan du sjekke det ut slik at ingen andre kan gjøre endringer i det før du sjekker det inn igjen.

Vi du hindre at andre gjør endringer i deler av dokumentet kan du også passord-beskytte et område i et Word-dokument. Som det fremgår her er det Word som har de mest avanserte mulighetene for beskyttelse og kontroll med endringene, mens for PowerPoint og Excel er det versjonsloggen og utsjekking som gjelder.

Trenger dere en systematisk gjennomgang og opplæring i arbeid med dokumenter kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Der vil dere trene på alt over og mye mer.

Teams er ikke bare for skrivebordarbeidere

I de fleste sammenhenger vi hører- og leser om Teams gjelder det skrivebordarbeidere som bruker mesteparten av sin arbeidstid foran en PC-skjerm. Men det finnes mange store grupper som nesten aldri sitter foran en PC, men likevel har behov for å arbeide, samarbeide og kommunisere digitalt.

Transportarbeidere, helsearbeidere, butikkarbeidere og mange flere. Men de har alle en enhet som kan brukes, sin mobiltelefon. Mange er mye mer venn med denne enn med en PC.

Neste bølge Teams-brukere

Teams på mobil kan brukes av grupper for kvalitetsarbeid og problemløsning

Min erfaring er at de fleste Teams-brukere i dag arbeider primært med PC og har mobilen som en tilleggsenhet for å være tilgjengelig også når man ikke er på kontoret. I tillegg er det en del som har funnet ut at en iPad er fin å delta i Teams-møter med.

Mange som arbeider i butikk og i tjenesteytende yrker har ikke vært i målgruppen for digital fornyelse. Dette skyldes delvis kostnader, men nå finnes det rimeligere abonnement for slike grupper som ikke trenger Office på PC i sitt arbeid. Det gjør at flere virksomheter nå vurderer dette. Selv peker Microsoft på IKEA som et godt eksempel på varehus som har tatt i bruk Teams på mobil for nye brukergrupper.

Teams for samarbeid i grupper

Man trenger ikke å utvikle dyre spesialløsninger. Allerede med Teams-appen på mobilen kan kolleger samarbeide i Team og kanaler relevante for dem, delta i avdelingsmøter og allmøter på nett, sjekke intranettet og delta i fag-grupper mm.

For rask kommunikasjon mellom kolleger på jobb kan en chat fungere bra og du kan til og med få walkie talkie funksjon i Teams som erstatter den gamle "intercommen".

Alle trenger ikke nødvendigvis bruke sin private telefon, eller en egen mobil gjennom arbeidsgiver. For butikkarbeidere kan det like gjerne være felles mobil som brukes av de som er på jobb.

Få alles ideer og skap engasjement

informer og Engasjer med alle med et levende intranett der alle kan bidra til deling av kunnskap og ideer

Se videoen fra IKEA. Den viser at Teams gir langt flere ansatte muligheter til å engasjere seg i arbeidet og komme med gode ideer til ledelsen. Dette kan være både lønnsomt og inspirerende. Alle vil gjerne bli hørt og verdsatt. Med mobilen kan ansatte stille spørsmål til ledelsen i allmøter og gi tilbakemeldinger direkte til de det gjelder. Alle kan komme med forslag som blir vurdert etter hvor gode de er, ikke hvem som kommer med dem.  Det er også enkelt og hyggelig å kunne gi ros til dyktige kolleger.

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

Ved å legge til spesifikke tillegg til Teams som Skift  kan en leder sette opp en plan og oppgaver som tilhører et skift og de ansatte kan i stor grad administrere sin egen plan og for eksempel bytte skift med en kollega.

Er tiden kommet til å ta i bruk Teams for alle roller i virksomheten?

Hele Microsoft 365 er lagt opp til at man skal kunne arbeide på hvilken som helst enhet Det gjelder alt fra å redigere et dokument i Word, holde rede på oppgaver i To Do og samarbeid med Teams og inkluderte verktøy. Likevel har nok de fleste virksomheter startet med kontorarbeidere som bruker PC som sitt viktigste arbeidsredskap. Nå er tiden komme til å inkludere de som møter kundene, transporterer varene og andre som ikke tilbringer dagen bak et skrivebord. Hva gjør deres virksomhet?

Er dere interessert i å utforske mulighetene over? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat. bjorn@smartendring.no eller mobil 90173524. Microsoft har også en bestillingsrapport fra Harvard Business Review som kan være verd å lese for å få noen ideer til egen virksomhet.

Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Allerede for 15 år siden innså ledelsen i Microsoft Norge problemet med møter som gikk butt i butt gjennom dagen uten pauser mellom. Ingen tid til å forberede neste møte, ingen tid til å gå fra ett møterom til et annet, eller til å komme seg ut av ett nettmøte og inn i et neste. Toalettbesøk og kø ved kaffemaskinen spiste ofte opp de første 10 minuttene av neste møte. Hjemmekontor-tiden vi er inne i nå der mange opplever at det blir stadig flere nettmøter gjør dette til et enda mer aktuelt problem.

Les også: Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Det er Outlooks skyld

Når du inviterer til et møte vil Outlook typisk gi deg en halv time, eller en time automatisk. Det er egentlig ingen logisk grunn til at møtet må vare i 30 minutter eller en time, og det har som nevnt mange ulemper.

I Microsoft ledelsen gjorde vi en iherdig innsats for å endre dette slik at møtene varte 25 eller 50 minutter. Vi endret til og med på klokkene i møterommene slik at de siste 10 minuttene ble blokkert. Likevel rant dette initiativet ut i sanden. Det ble for vanskelig å huske i en hektisk hverdag å endre møtetiden hver gang.

Møter med pausegaranti

For to år siden ble det mulig å endre innstillingene i Outlook slik at invitasjonene automatisk lager kortere møter. Det har dessverre få fått med seg, men stadig flere blir oppmerksom på det. I Telenor har de innført «pausegaranti» der ingen møter skal vare mer enn 50 minutter. Ved å endre innstilling i Outlook slik at dette skjer automatisk er dette nå mer realistisk å gjennomføre. I Norges Røde Kors har IT endret innstillingene for alle, slik at hver enkelt ikke trenger å gjøre dette selv. Det er smart. Sammen med informasjon om dette til alle, vil ansatte få en bedre hverdag med litt mer rom i kalenderen mellom møtene.

Slik gjør du det

Sannsynligvis må du gjøre dette selv. Velg Fil, Alternativer og kalender. Der finner du muligheten til å gjøre møtene kortere. Likevel har det liten effekt om bare du gjør det, så promoter ideen til dine kolleger så vil det spre seg.

Du må også regne med å informere møtedeltakerne når møtet starter. Selv om møtet er 50 minutter i kalenderen deres er hodene deres gjerne innstilt på en time. Det tar det litt tid å omstille.