Er du en god møteleder?

Har du deltatt i et møte som burde vært god bruk av deltakernes tid, men som ikke førte til noen ting? Hvem sitt ansvar er det? Alle deltakere har selvfølgelig et ansvar, men det største ansvaret har møtelederen som vanligvis også er den som har invitert til møtet.

Jeg vet ikke hvor mange tusen møter jeg har deltatt i, og hvor mange av dem jeg har arrangert selv. Men jeg kjenner følelsen av avmakt når man sitter der og ønsker at man var et annet sted. Da føler du ikke veldig for å komme med mange bidrag i møtet. Du vil bare at det skal slutte så fort som mulig. Er møtet i et møterom er du fanget, og i et nettmøte forsøker du å få gjort litt jobb mens du lytter med et halvt øre til møtet. Slike møter er ikke bra for noen.

Men det trenger ikke å være slik. Dersom du eier møtet kan du gjøre mye for at alle skal føle at det var verd tiden å delta.

Her er mine 5 tips du som møteorganisator- og leder bør tenke på for at alle skal ha best mulig utbytte av møtet. Jeg tar utgangspunkt i det mest aktuelle møtescenariet nå der noen deltar i et møterom på kontoret, og noen hjemmefra eller et annet sted utenfor kontoret. Det vil si at vi må bruke digitale møteverktøy som Teams, WebEx og Zoom og samarbeidsverktøy som Teams og Slack.

1 - Del agenda med deltakerne før møtet

Da vet deltakerne hva de kan forvente og kan forberede seg. Mangel på agenda er det jeg hører flest klager på når det gjelder møter.
Men når du inviterer til møtet er gjerne et par uker frem i tid og da er ikke agendaen ferdig ennå. Det kan også hende du vil ha innspill til agendaen fra møtedeltakerne.
Det er ikke noe problem. Du kan oppdatere møteinvitasjonen med agenda når det nærmer seg. Om du bruker Teams kan du også be om innspill til agenda og dele møtedokumenter i møtechatten som er tilgjengelig fra det øyeblikket du har sendt møteinvitasjonen. På den måten unngår vi å sende en masse på epost.

2 - Se opp for synkehull.

Faller du ned i ett er det ikke lett å komme opp igjen. Ikke la noen kuppe møtet, eller henge seg opp i en detaljdiskusjon som tar uforholdsmessig lang tid. Lag en parkeringsplass for tema og innspill som ikke passer inn i dette møtet. Bruk gjerne møtechatten til dette. Da er det dokumentert, og du kan følge opp denne etter møtet.

3 - Pass på tiden.

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte.

Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

4 - La alle bli hørt.

Ikke la de taletrengte bruke opp all tiden. Bruk møtechat, og tavle for å gi alle like store muligheter til å komme med sine innspill.

Les hvordan du engasjerer med de introverte Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

5 - Dokumenter beslutninger og oppfølgingsoppgaver.

Gjør dem synlige for alle deltakerne og be om bekreftelser for at oppgavene er gjennomført. Bruker dere Teams kan oppgaver tildeles i møtechatten med å nevne en person.
Skriv: @møtedeltaker - Oppgave: Sjekk budsjettposten for innkjøp av nye PC'er.

Når oppgaven er utført merkes oppgaven med en tommel opp, og med en kommentar om det er naturlig.

Men hvorfor skal vi ha møter? Les mer om dette i Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

 Dersom dere vil bli bedre i å forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene kan dere gjerne vurdere den bedriftsinterne workshopen Smartere møter med Teams - mye mer enn nettmøter

3 måter å navigere Teams på som sparer tid og gir deg bedre oversikt

Teams blir den nye arbeidsflaten

Etter hvert som mer og mer av samarbeid og kommunikasjon skjer i Teams vil mange ha det som sitt viktigste program på jobben. Der samarbeider vi om prosjekter, arbeider med dokumenter, deltar i nettmøter og chatter med kolleger. Vi har stadig behov for å bytte mellom ulike deler av Teams.

Se også En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

1 - Bruk historien til å hoppe mellom ulike deler av Teams

Jeg jobber i et dokument, men jeg må sende en chatt til en kollega for å få noe informasjon jeg trenger. Etterpå vil jeg tilbake til dokumentet igjen. Da velger jeg Chat og spør min kollega om informasjon. Hun svarer raskt med det jeg trenger. Nå vil jeg fortsette å redigere dokumentet mitt igjen. Jeg holder markøren over Teams-historien og hopper rett tilbake til dokumentet jeg jobber i.

2 - Løsne Chat og Teams-tillegg som Planner og OneNote fra Teams arbeidsflaten

Jeg vet om mange som starter en gruppechatt om morgenen og har den gående hele dagen. Veldig nyttig for kundeservice og andre som trenger å sjekke noe, eller få hjelp fra en kollega. Da er det veldig praktisk å ha denne chatten synlig på skjermen hele tiden ved siden av annet man arbeider med. Det kan du gjøre med å løsne chatten slik at den får sitt eget vindu på skjermen.

Dette kan du også gjøre med forskjellige Teams-tillegg som Planner og OneNote integrert i Teams. Praktisk når du trenger å se innhold fra forskjellige deler av Teams ved siden av hverandre på skjermen.

3 - Sjekk Innboksen i Teams når som helst

Nå har jo ikke Teams noe som heter Innboks slik vi har det i Outlook, men når du står på "til-linjen" i en Teams-samtale fordi noen nevner deg med @dittnavn vil du få en varsling og alle slike meldinger vil ligge i Aktivitets-feeden sammen med andre varsler. For å få en rask oversikt over der du er nevnt kan du bruke en hurtigkommando /omtaler. De vil du kunne bytte til det som tilsvarer Innboksen i Outlook på sekundet uansett hvor du står i Teams. Dette er en av mange nyttige og tidsbesparende hurtigkommandoene. Du får en oversikt over alle slike om du skriver / på søke og kommandolinjen.

Her i bloggen får du krydderet på toppen av maten i Teams. Vil du bli virkelig god til å lage maten kan gjerne du vurdere å delta i en Smart endring bedriftsintern workshop sammen med dine kolleger, eller gjennomføre et av Smart endrings nettkurs i eget tempo.

Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Har du vært med på at dere er to eller flere som skal presentere i allmøtet, på en konferanse eller i webinarer?

Det jeg ser ofte når noen skal presentere er at de starter med å dele skjerm. Da ser vi andre alt som ligger på deres skrivebord. Så starter presentasjonen og den fyller Teams-vinduet vårt. Problemet er at den gjør det samme for den som presenterer. Har du opplevd dette når du presenterer i Teams-møte? Så hender det at vi får litt dårlig tid og vil hoppe over et par lysbilder. Men det kan vi ikke, så vi blar fort forbi. Nå lurer møtedeltakerne på hva de gikk glipp av. Nå skal en annen presentere rett etter dette og det samme gjentar seg. Mens denne fikler med å få opp presentasjonen henter møtedeltakerne seg en kaffe …

Presenter PowerPoint enkelt der du ser neste lysbilde og dine notater

Men dette kan løses veldig elegant om du ikke deler skjermen din, men bruker presenter PowerPoint-funksjonen i Teams. Denne er fundamentalt forskjellig fra å dele innhold du allerede har på skjermen. Det du ser under overskriften PowerPoint er ikke presentasjoner du har åpent på skjermen, men lenker til presentasjoner du har redigert nylig. Trykker du på en av disse lastes presentasjonen opp til møtet i presentasjonsmodus.

Nå kan du presentere dine lysbilder og bla i dem med pilene. Du kan også hoppe over- og gå tilbake til tidligere lysbilder uten at deltakerne ser lysbildene mellom. Det er veldig praktisk dersom du får litt dårlig tid mot slutten av en presentasjon og må hoppe over noen lysbilder.

Du kan også se dine presentasjonsnotater for hvert lysbilde.

Samarbeid om presentasjonen med en kollega

Når presentasjonen er lastet opp til møtet er det møtet som eier den. Dersom dere er to eller flere som skal dele på å presentere kan dere bytte på å gjøre dette i den samme PowerPoint-presentasjonen. Du sier bare " Lise, kan du ta kontroll og fortsette herfra?" Lise trykker på Ta kontroll og styrer lysbildene selv. Og nå er det hun som ser presentasjonsvisningen. Alle andre deltakere ser bare det lysbildet vi vil de skal se.

Gjør det enkelt for andre å presentere og la dem fokusere på innholdet.

Dette har jeg benyttet meg av når jeg har vært produsent på nettkonferanser. Ikke alle foredragsholderne er godt trent i Teams-presentasjoner. Jeg får dem til å sende meg PowerPoint-presentasjonen på forhånd. I Teams-møtet er det jeg som laster den opp og så sier jeg bare "Vær så god, trykk på Ta kontroll for å overta."  For mange er dette en stor lettelse, og det blir mye mindre byttetid mellom foredragsholdere fordi de slipper å fikle med dette selv. De kommer til dekket bord og kan holde sin presentasjon.

Vil du lære mer om å presentere i Teams-møter har Smart endring flere aktuelle workshops avhengig av behov og ambisjonsnivå. Se Smart endring AS nettsider og blogg.

Digitale gule lapper er overvurdert - men det vi vil oppnå er viktig

Da de første journalsystemene ble laget for sykehusene var mange overbevist om at de måtte se ut som de papirbaserte skjemaene man benyttet. Det viste seg å være en idé med god intensjon, men fungerte dårlig i praksis. Det å kopiere en papirbasert prosess til å gjøre det samme på skjerm er ikke digitalisering. Det er en papirbasert prosess på skjerm. Virkelig digitalisering innebærer at man starter med hva man skulle oppnå med den papirbaserte prosessen, for deretter å finne ut hvordan vi oppnår det vi ønsker enda bedre  med digitale verktøy.

Det vi ofte ønsker å oppnå ved å skrive gule lapper som vi klistrer på tavlen er

1. Alle kan engasjere seg og skrive sine innspill på en gang. Det tar mye kortere tid enn om en og en skal fortelle om sin ide og at en møteleder eller gruppeleder skriver dem på en flippover.

2. Du kan gi innspill anonymt, eller i alle fall uten at du blir avbrutt. Da kommer alle kommer til orde, ikke bare de mest verbale.

3. Alle innspill blir dokumentert digitalt og kan arbeides videre med

Så hvorfor må det være gule lapper?

Fordi mange har god erfaring med dette i analoge prosesser der alle skriver en lapp i ro og fred og så klistrer den på tavlen ser vi naturlig nok etter en digital erstatning for dette. Da leter vi etter verktøy for dette, og det finnes det mange av. De som leder workshops profesjonelt vil naturlig nok ha større krav til muligheter i verktøyet enn de som nå og da vil bruke det til for eksempel møteevaluering i sitt Team. Det er denne gruppen som er størst og som jeg henvender meg til nå.

Digitale Whiteboard for 15 år siden

Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg et team på 24 medarbeidere spredd i 12 land fra 2007 til 2013. Ja, det var lenge før Teams var påtenkt og møtene foregikk på Lync/Skype for Business. Vi hadde et månedsmøte jeg brukte både til å informere, men like mye til å få innspill.

Det var selvsagt ikke mulig å gjøre en «runde rundt bordet» med så mange deltakere slik man ofte gjør i et vanlig møte. Det ville tatt veldig lang tid når alle skal si sitt, og alle er ikke så komfortable med å snakke i store nettmøter heller. Ved å bruke tavlen kan alle deltakerne skrive sine innspill samtidig på tavlen og du gjør unna dette på et par minutter! Og du slipper å ta notater. Alt er allerede dokumentert og tilgjengelig etter møtet.

Ikke alle er klar over at Lync hadde en digital tavle allerede for 15 år siden, men jeg brukte den i alle møter. Her der dere et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg stilte et spørsmål til deltakerne og alle skrev sine svar på tavlen. Nei, det er ikke gule lapper, men fungerte akkurat like bra. Tekstfeltene kan flyttes rundt, grupperes og reorganiseres på samme måte som gule lapper på en tavle.

Digitalt Whiteboard i Teams

I likhet med Lync og Skype for Business har også Teams-møtene også en digital tavle, Microsoft Whiteboard. Den har til og med mulighet til å bruke gule lapper :-) i tillegg til å skrive tekst.

Tavlen finnes også i en avansert versjon tilgjengelig som en app for Windows og iPad. Men for innspill i et møte som beskrevet over, eller for møteevaluering er ikke det nødvendig

 Workshop-verktøy for gruppearbeider med struktur

Like lenge som jeg har brukt tavle i nettmøter har jeg organisert og ledet workshops med både  gruppe-, og individuelle oppgaver. For det trenger vi struktur sik at ulike grupper og deltakere i workshopen har sitt digitale samarbeidsområde. Til det bruker jeg OneNote. OneNote er en digital arbeidsbok der man kan organisere innholdet som i en perm som er delt med alle, der arbeidsboken er permen, og inndelinger for gruppearbeider kan ligge bak hvert sitt skilleark i permen. Hver deltaker kan også ha en egen inndeling i permen for personlige notater og oppgaver. Denne OneNote notatblokken kan brukes enten dere har en workshop i et møterom eller den foregår som nettworkshop.

Hvordan strukturere en digital arbeidsbok i OneNote

Du kan opprette en OneNote digital arbeidsbok på din OneDrive og dele den med alle workshopdeltakerne. Deltakerne trenger ikke å ha OneNote, kun nettleser. Du kan også bruke den innebygde Teams-notatblokken dersom alle deltakerne er medlemmer av Teamet.

Du kan lære mer om hvordan du kan engasjere med møte- eller workshopdeltakere med digital tavle og arbeidsbok i en bedriftsintern workshop der jeg tilpasser innhold til deres behov basert på innhold i workshopene Smarte nettworkshops og konferanser med Teams, Smarte nettmøter med Teams og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Mange husker sikkert da virksomheten innførte Intranett for noen år siden. Det var stor skepsis særlig blant ledere som fikk beskjed om at "nå informerer vi ikke på epost lenger. Vi publiserer det på Intranettet". Men hva om ikke alle går inn på Intranettet? Resultatet ble ofte at man publiserte informasjon, og så sendte en epost for å være sikker på at alle leste informasjonen.

Hva har Intranett med Teams å gjøre?

Jo det jeg har lagt merke til i flere organisasjoner er utstrakt bruk av å bruke @Team og @Kanal som fører til at alle medlemmer av Teamet får et varsel om meldingen, enten den er relevant for dem eller ikke. Den store forskjellen på kommunikasjon med epost og i Teams er at epost er "push", og Teams er "pull".

Når vi sender en epost setter vi den eller de som forventes å gjøre noe, altså at de som får en oppgave gjennom eposten, på Til: linjen, og de som bare skal informeres på Kopi:. Tilsvarende i Teams er at vi nevner den eller de som skal gjøre noe med @navn. De som ikke er nevnt blir informert, tilsvarende at de står på kopilinjen. På samme måte som jeg kan velge å lese en epost der jeg er på kopi, kan jeg velge å lese et Teams-innlegg der jeg ikke er nevnt. Men dersom du velger å nevne @Team fremtvinger du et varsel på min skjerm. Dette vil jeg ikke ha, og du risikerer at det blir oppfattet som litt uhøflig i likhet med å forlange en lesebekreftelse på en epost.

Du kan ikke være medlem av en kanal

Noen tror at dersom de bruker @kanal vil bare "medlemmer" av kanalen bli varslet. Men man kan ikke være medlem av en kanal. Tenk deg at dere er fem som samarbeider i et prosjekt og har en kanal i et større Team for dette. Dersom du bruker @kanal for å gi alle i prosjektet en oppgave vil alle 20 medlemmer av Teamet kunne få denne varslingen. Det var kanskje ikke det du ville?

Organiser Team-medlemmer i grupper du kam adressere

Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.

Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.

Du når også frem til dem som ikke er aktive i Teams

Epost du får dersom du ikke leser en Teams-melding innen 1 time

En usikkerhet mange har, spesielt i starten når man tar i bruk Teams, er om jeg kan stole på at min melding når frem til adressaten. Hvordan vet jeg at den meldingen jeg sender i en chat, eller ved å nevne noen blir lest? Jeg vet jo ikke om alle er like begeistret for Teams som jeg er.

Du kan ta det helt med ro. Dersom mottakeren av din melding ikke leser den innen en time får de en epost i Outlook der de kan trykke på en lenke og lese din melding i Teams. Og alle sjekker Outlook!

Gjennomfør en workshop sammen med dine kolleger og bli enige dere imellom hvordan dere skal samarbeide og kommunisere i Teams. Smart endring arrangerer bedriftsinterne workshops i Teams der dere blir bedre på å samarbeide.

Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams

Mange som blir introdusert til Teams og til å behandle dokumenter i Filer der er litt skeptiske. Kan hvem som helst redigere "mitt" dokument? Hvem endret denne teksten? Ikke jeg! For noen dokumenter kan en liten endring føre til store negative konsekvenser. La oss si at vi er en gruppe som samarbeider om å innlevere et million-anbud, eller en viktig avtale. Ett ord feil, en null for mye eller for lite et sted kan være en katastrofe.

Opprett Team for et bestemt formål

Er du medlem av et Team har du fulle rettigheter til å redigere alle dokumenter i alle kanaler. Hensikten med Teams er transparens og likeverdig samarbeid mellom alle medlemmer i Teamet.

Du kan ikke ha medlemmer med bare lesetilgang. Når du som eier inviterer noen til å bli medlem av Teamet innebærer det at du stoler på denne personen. Derfor kan det hende at det er bedre å opprette flere små Team for bestemte formål enn å ha ett stort Team der alle i avdelingen er medlemmer. Lag et anbuds-Team, eller et prosjekt-Team der du bare inviterer de som er bidragsytere. Det gir deg også høyere frihet til å invitere deltakere fra andre deler av virksomheten, og en ekstern samarbeidspartner til Teamet.

Ta kontroll over viktige dokumenter

Selv om du stoler på medlemmer av Teamet er det ofte en fordel å ha god kontroll på viktige dokumenter. Dette kan du gjøre på ulike måter.

Versjonslogg dokumenterer alle endringer

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig :-). Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring.

Versjonsloggen er tilgjengelig både når du redigerer dokumentet i Teams og fra Word, PowerPoint og Excel-programmene som vist her.

Spor endringer i Word gjør at du kan godta eller avslå forslag til endringer

For et viktig dokument kan du slå på Spor endringer. Da vi alle tilføyelser, slettinger og endringer bli gjort som forslag og må godkjennes før de blir endelige. Alle med tilgang til dokumentet kan godkjenne, så det er ikke bare "eier" av dokumentet som kan godkjenne, men likevel er det en god sikkerhetsmekanisme gitt at det hindrer utilsiktede endringer. Fremdeles vil alle endringer også ligge i versjonsloggen.

Slik kan du hindre andre i å gjøre endringer

Dersom du virkelig ønsker å hindre andre å gjøre endringer på hele, eller deler av dokumentet har du to mekanismer til rådighet. Den enkleste er å sjekke ut dokumentet. La oss si at du arbeider med et budsjett i Excel. Du blir ikke ferdig i dag og planlegger å gjøre det ferdig i morgen. Men du ønsker ikke at andre skal kunne jobbe med sine deler av budsjettet fordi det ikke er klart for dette ennå. Da kan du sjekke det ut slik at ingen andre kan gjøre endringer i det før du sjekker det inn igjen.

Vi du hindre at andre gjør endringer i deler av dokumentet kan du også passord-beskytte et område i et Word-dokument. Som det fremgår her er det Word som har de mest avanserte mulighetene for beskyttelse og kontroll med endringene, mens for PowerPoint og Excel er det versjonsloggen og utsjekking som gjelder.

Trenger dere en systematisk gjennomgang og opplæring i arbeid med dokumenter kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Der vil dere trene på alt over og mye mer.

Teams er ikke bare for skrivebordarbeidere

I de fleste sammenhenger vi hører- og leser om Teams gjelder det skrivebordarbeidere som bruker mesteparten av sin arbeidstid foran en PC-skjerm. Men det finnes mange store grupper som nesten aldri sitter foran en PC, men likevel har behov for å arbeide, samarbeide og kommunisere digitalt.

Transportarbeidere, helsearbeidere, butikkarbeidere og mange flere. Men de har alle en enhet som kan brukes, sin mobiltelefon. Mange er mye mer venn med denne enn med en PC.

Neste bølge Teams-brukere

Teams på mobil kan brukes av grupper for kvalitetsarbeid og problemløsning

Min erfaring er at de fleste Teams-brukere i dag arbeider primært med PC og har mobilen som en tilleggsenhet for å være tilgjengelig også når man ikke er på kontoret. I tillegg er det en del som har funnet ut at en iPad er fin å delta i Teams-møter med.

Mange som arbeider i butikk og i tjenesteytende yrker har ikke vært i målgruppen for digital fornyelse. Dette skyldes delvis kostnader, men nå finnes det rimeligere abonnement for slike grupper som ikke trenger Office på PC i sitt arbeid. Det gjør at flere virksomheter nå vurderer dette. Selv peker Microsoft på IKEA som et godt eksempel på varehus som har tatt i bruk Teams på mobil for nye brukergrupper.

Teams for samarbeid i grupper

Man trenger ikke å utvikle dyre spesialløsninger. Allerede med Teams-appen på mobilen kan kolleger samarbeide i Team og kanaler relevante for dem, delta i avdelingsmøter og allmøter på nett, sjekke intranettet og delta i fag-grupper mm.

For rask kommunikasjon mellom kolleger på jobb kan en chat fungere bra og du kan til og med få walkie talkie funksjon i Teams som erstatter den gamle "intercommen".

Alle trenger ikke nødvendigvis bruke sin private telefon, eller en egen mobil gjennom arbeidsgiver. For butikkarbeidere kan det like gjerne være felles mobil som brukes av de som er på jobb.

Få alles ideer og skap engasjement

informer og Engasjer med alle med et levende intranett der alle kan bidra til deling av kunnskap og ideer

Se videoen fra IKEA. Den viser at Teams gir langt flere ansatte muligheter til å engasjere seg i arbeidet og komme med gode ideer til ledelsen. Dette kan være både lønnsomt og inspirerende. Alle vil gjerne bli hørt og verdsatt. Med mobilen kan ansatte stille spørsmål til ledelsen i allmøter og gi tilbakemeldinger direkte til de det gjelder. Alle kan komme med forslag som blir vurdert etter hvor gode de er, ikke hvem som kommer med dem.  Det er også enkelt og hyggelig å kunne gi ros til dyktige kolleger.

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

Ved å legge til spesifikke tillegg til Teams som Skift  kan en leder sette opp en plan og oppgaver som tilhører et skift og de ansatte kan i stor grad administrere sin egen plan og for eksempel bytte skift med en kollega.

Er tiden kommet til å ta i bruk Teams for alle roller i virksomheten?

Hele Microsoft 365 er lagt opp til at man skal kunne arbeide på hvilken som helst enhet Det gjelder alt fra å redigere et dokument i Word, holde rede på oppgaver i To Do og samarbeid med Teams og inkluderte verktøy. Likevel har nok de fleste virksomheter startet med kontorarbeidere som bruker PC som sitt viktigste arbeidsredskap. Nå er tiden komme til å inkludere de som møter kundene, transporterer varene og andre som ikke tilbringer dagen bak et skrivebord. Hva gjør deres virksomhet?

Er dere interessert i å utforske mulighetene over? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat. bjorn@smartendring.no eller mobil 90173524. Microsoft har også en bestillingsrapport fra Harvard Business Review som kan være verd å lese for å få noen ideer til egen virksomhet.

Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Allerede for 15 år siden innså ledelsen i Microsoft Norge problemet med møter som gikk butt i butt gjennom dagen uten pauser mellom. Ingen tid til å forberede neste møte, ingen tid til å gå fra ett møterom til et annet, eller til å komme seg ut av ett nettmøte og inn i et neste. Toalettbesøk og kø ved kaffemaskinen spiste ofte opp de første 10 minuttene av neste møte. Hjemmekontor-tiden vi er inne i nå der mange opplever at det blir stadig flere nettmøter gjør dette til et enda mer aktuelt problem.

Les også: Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Det er Outlooks skyld

Når du inviterer til et møte vil Outlook typisk gi deg en halv time, eller en time automatisk. Det er egentlig ingen logisk grunn til at møtet må vare i 30 minutter eller en time, og det har som nevnt mange ulemper.

I Microsoft ledelsen gjorde vi en iherdig innsats for å endre dette slik at møtene varte 25 eller 50 minutter. Vi endret til og med på klokkene i møterommene slik at de siste 10 minuttene ble blokkert. Likevel rant dette initiativet ut i sanden. Det ble for vanskelig å huske i en hektisk hverdag å endre møtetiden hver gang.

Møter med pausegaranti

For to år siden ble det mulig å endre innstillingene i Outlook slik at invitasjonene automatisk lager kortere møter. Det har dessverre få fått med seg, men stadig flere blir oppmerksom på det. I Telenor har de innført «pausegaranti» der ingen møter skal vare mer enn 50 minutter. Ved å endre innstilling i Outlook slik at dette skjer automatisk er dette nå mer realistisk å gjennomføre. I Norges Røde Kors har IT endret innstillingene for alle, slik at hver enkelt ikke trenger å gjøre dette selv. Det er smart. Sammen med informasjon om dette til alle, vil ansatte få en bedre hverdag med litt mer rom i kalenderen mellom møtene.

Slik gjør du det

Sannsynligvis må du gjøre dette selv. Velg Fil, Alternativer og kalender. Der finner du muligheten til å gjøre møtene kortere. Likevel har det liten effekt om bare du gjør det, så promoter ideen til dine kolleger så vil det spre seg.

Du må også regne med å informere møtedeltakerne når møtet starter. Selv om møtet er 50 minutter i kalenderen deres er hodene deres gjerne innstilt på en time. Det tar det litt tid å omstille.

Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021

Fortsatt bruk av hjemmekontor i stor utstrekning vil sette større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål.

I 2020 har vi ofte tenkt at vi bare skal holde skuta flytende, og strategi- og teamutvikling er satt på vent. Nå ser vi at vi må planlegge med en fortsettelse med større fleksibilitet i hvor og når man arbeider. Da må de kortsiktige tiltakene, slik som hyppige koordineringsmøter, erstattes av en mer langsiktig gjennomtenkt plan for hvordan vi arbeider og samarbeider i den nye normalen.

Se også 3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

For å lykkes på hjemmekontoret må du lage din egen plan og gjøre daglige prioriteringer

De fleste er enige om at arbeid på hjemmekontoret krever at man i stor grad må legge sin egen plan og gjøre daglige prioriteringer uten å være avhengig av å kontakte sin leder. Da må leder og team ha så klare mål og planer at hver medarbeider kan gjøre de riktige prioriteringene og arbeide med de viktigste leveransene hver dag.

Illustrasjon FRA WORKSHOPEN SMART MÅLOPPNÅELSE I EN DIGITAL TID

I tillegg må vi ha løsninger som gir alle innsyn i status på arbeidet uten at vi må følge opp og koordinere gjennom møter og masing på epost og i Teams hele tiden.

Gjennom mange år som leder i Microsoft har jeg arbeidet sammen med mine team med å få til dette og har utviklet en 4-punkts plan jeg kaller "fra mål til handling". Der arbeider lederen sammen med sitt team for å utvikle en felles plan for teamet som så blir til individuelle planer hver enkelt kan gjennomføre relativt selvstendig.

På den måten blir mål og plan forankret hos alle og det trengs minimal oppfølging og koordinering i det daglige.

Høy fleksibilitet og selv-ledelse krever planlegging og struktur

Gjennom bruk av digitale samhandlingsverktøy på teamnivå og individuelt nivå trengs få møter for koordinering og status. Det frigjør tid til å ha en mer personlig agenda i 1:1 mellom leder og medarbeidere og til mer sosial vinkling på team-møter.

Illustrasjon fra workshopen Smart ledelse i post-korona arbeidshverdagen

Planen revideres vanligvis en gang i kvartalet med månedlige sjekkpunkter der man deler resultater, beste praksis og der hver enkelt kan få innspill til justeringer. Det kan selvfølgelig være krevende å innføre et slikt opplegg, men gevinsten kan også være høy både på kort og lang sikt. Alle oppnår større fleksibilitet og jobbautonomi i det daglige uten at ledere og prosjektledere føler å miste oversikt og kontroll.

Ta gjerne kontakt med meg, Bjørn O. Hopland på 90173524 eller bjorn@smartendring.no for en uforpliktende prat om dette. Du kan også se på innholdet i workshopene under, og som kan kick-starte dere i en slik prosess.

For ledere: Smart teamledelse i den hybride arbeidshverdagen

For team: Smart måloppnåelse i en digital tid

For alle: Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project

Nesten alle virksomheter har behov for å gjennomføre interne prosjekter. Det kan være et markedsprosjekt, anbudsprosjekt, et stort arrangement, eller utvikling og innføring av nye strategier og tjenester. De involver gjerne flere ansatte og går over noen uker eller måneder.

Når man ser etter prosjektverktøy for planlegging, oppgavefordeling og kontroll er det lett å tenke på Microsoft Project. Det ligger jo i navnet at det kan være et bra valg. Men det er ikke sikkert det er det rette valget for slike prosjekter.

Når trenger vi et prosjektverktøy?

1. Når vi er en eller flere som må gjennomføre et sett med aktiviteter som skal føre til et resultat

2. Der vi er avhengig av at alle involverte gjør sine aktiviteter for at vi sammen skal nå målet.

3. Resultatet skal oppnås over tid og vi trenger å vite hvor vi står underveis slik at vi er trygge på å komme i mål.

Velg prosjektverktøy utfra type prosjekt

Da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge gjennomførte vi mange prosjekter med store virksomheter som ville ligge i forkant og være først med å ta i bruk ny teknologi. Jeg fikk mange spørsmål om hvilket prosjektverktøy vi brukte, og mange ble forbauset over at vi ikke brukte Microsoft Project, men holdt rede på leveransene i Excel. Det vi først og fremst produserte i prosjektet var dokumenter som planer, beskrivelser av IT-arkitektur, prosessbeskrivelser og presentasjoner. Arbeid med leveranser skjer i stor grad i parallell slik at tradisjonelle Ganntt-diagrammer ikke gir mye mening. Disse diagrammene egner seg mer der man ha sekvensiell gjennomføring av oppgaver slik man har i byggeprosjekter. Vi kan ikke sette opp reisverk før grunnmuren er ferdig. Dermed må man holde rede på avhengigheter.

Styr på status av leveransene

De fleste som skal administrere et prosjekt forsøker å definere oppgaver og fordele dem til prosjektdeltakerne. Det kan bli ekstremt detaljert og tidkrevende og egner seg best der vi gir deltakerne konkrete oppgaver som "Installer dette PC-programmet hos alle brukere". Vi kan måle status på hvor mange som har fått programmet installert.

Dersom du skal lage opplæringsmateriale er dette en mye mer kompleks oppgave der resultatet er et dokument eller en presentasjon. Det innebærer mange deloppgaver, så der tildeler vi deltakeren et ansvar og overlater til denne å velge hvordan dette gjøres best. Hvordan kan vi da vite status på arbeidet? Vi vet vanligvis ikke hvor lang tid det vil ta. Da er kanskje det beste å måle på status av leveransen, altså dokumentet.

Eksempel på dokumentleveranse med to ukers frist

Leveranser kan være dokumenter, planer og presentasjoner

For å kunne måle på leveransene må vi starte med å definere disse. Så kan vi fordele ansvar og følge opp  i henhold til en plan. Min erfaring er at dette fungerer mye bedre for prosjekter der vi skal produsere et resultat med hodet, og ikke med hendene. Her et eksempel på leveranser som vi ofte ser i slik prosjekter.

Hvilket verktøy velger du dersom du allerede har Microsoft 365?

Det finnes hundrevis av prosjektverktøy, men her begrenser jeg det til valg mellom de to mest aktuelle dersom dere allerede har gjort et valg på Microsoft-plattformen og ønsker å benytte denne i størst mulig grad. Under finner du noen kriterier som kan hjelpe deg å velge verktøy. Begge er integrert i Teams så du kan legge dem til som en fane i en prosjektkanal og gjøre den tilgjengelig for alle deltakere i prosjektet.

Komme raskt i gang med Planner?

Siden jeg ikke har jobbet med byggeprosjekter og andre logistikktunge prosjekter har jeg begrenset erfaring med Project, men mye erfaring med de andre prosjekttypene jeg beskriver. Trenger dere å komme raskt i gang med å utnytte Planner i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams. Er det bare deg finnes også denne i nettkursversjon du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Julespesial - Hvordan feire jul med tom oppgaveliste

Mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. VI vil så gjerne få unna oppgavene våre før jul, men hver dag kommer det nye. På et tidspunkt må vi si  "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Men mange synes det vanskelig å si nei, og oppgavelisten bare vokser. Etter hvert gir vi opp og tar jul med masse ubehandlede oppgaver som vi ikke vet når vi skal få gjort . Da er det ikke så lett å koble av.

Gjør heller dette:

1 - Helst 2 uker før ferien

1. Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, epost og oppgaver du har lovet andre å gjøre

2. Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før jul, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.

3. Flytt resten til etter nyttår. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid.

Det er vanskelig å få en oversikt over dette i en lang liste av oppgaver og det er lett å legge en urealistisk plan. VI er ikke gode til å omdanne lange oppgavelister til noe som gir oss et bilde i hodet over fremtidig arbeidsbelastning. Det er derimot Outlook. Der har du muligheten til å få en visuell oversikt over både kalenderavtaler og oppgaver i det samme bildet. (Se illustrasjon). Når vi ser at vi har en dag med mye møter er det ikke lurt å planlegge mange oppgaver på samme dag.

2 - Fram til ferien

1. For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter nyttår

2. Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter nyttår

3. Ved å fordele oppgaver utover i tid i dagene og ukene som kommer deler du opp listen i små biter. Det blir som dem klassiske "Hvordan kan du spise en hel elefant? En bit av gangen". Ved å ta en bit av oppgavelisten din hver dag vil også kunne gjøre det den siste dagen før du tar juleferie og ta jul med god samvittighet og mindre jobbstress.

 Hva gjør du med de oppgavene som eventuelt måtte gjenstå? Flytt dem til første uken i januar. Ikke la dem bli hengende og flytte seg fra dag til dag gjennom hele julen. Er det vanskelig å prioritere? Les Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Jeg opererer med tre tidsrom når jeg planlegger oppgaver. Det jeg må gjøre i dag, som er å tømme dagens oppgaveliste. De neste 1-2 ukene der jeg vil tidfeste oppgavene til en bestemt dag. De som er “over horisonten” detaljplanlegger jeg ikke ennå, men legger inn på starten av en uke jeg tror kan passe..

3 - Ta ferie med god samvittighet

Trenger dere litt starthjelp til å ta kontroll over oppgavelister, epost og meldinger i Teams?  Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Dere kan være inntil 20 deltakere og den kan gjennomføres i nettmøte.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Prioriterer de viktigste arbeidsoppgavene for å nå målet

Det kan gi en god følelse å stryke ut oppgaver fra oppgavelisten, men det kan også gi en falsk følelse av at du har jobbet med viktige ting. For å sikre at du jobber med det som er viktigst er min erfaring at du ofte må gjøre ubehagelige prioriteringer. Det betyr å bestemme seg for ikke å gjøre ting du virkelig ønsker å gjøre for å gjøre noe som er viktigere.

Det beste kan være det godes fiende

For å gjøre det er det en fordel å samle alt i en liste. I alle fall det du må bruke litt tid på å tenke gjennom og som krever arbeidstid for å gjennomføre. I tillegg kan det godt hende at du har korte oppfølgingslister for oppgaver som er "no brainere", men som du ikke kan følge opp akkurat der og da.

Vi må ikke gå så langt at vi blir en slave av systemet. Her er det jeg praktiserer for Outlook og Teams som er de to vanligste kanalene der vi får forespørsler fra andre.

Dersom jeg får en epost og jeg ikke kan behandle den der og da spør jeg meg selv, hvor mye haster den og hvor viktig er det? Dersom jeg vet jeg kommer til å behandle den i dag lar jeg den ligge i Innboksen og behandler den senere på dagen. Vet jeg at jeg må gjøre den senere flagger jeg den for oppfølging i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.
Jeg har min oppgaveliste i Outlook når jeg jobber på PC og To-Do når jeg er på mobilen. Der skriver jeg inn oppgaver og der følger jeg opp epostoppgaver i en oppgaveliste. Det gjør det enklest for meg å prioritere i hverdagen.

Tilsvarende, når jeg får en henvendelse i Teams lagrer jeg den i min oppfølgingsliste i Teams om det er noe jeg kommer til å behandle i dag. Er det senere overfører jeg oppfølgingsoppgaven til min oppgaveliste i Outlook/To-do med en bestemt oppfølgingsdato.

Les også Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

Gjør dine egne oppgaver synlige

Mange kommer på jobben med gode forsetter om alt de skal gjøre, og går hjem med en følelse av at man stort sett har arbeidet med oppgaver for andre. Dine egne oppgaver kom du aldri til. Den viktigste vaksinen for å stå imot presset fra andre er å gjøre dine oppgaver like synlige som de som kommer inn på epost og i Teams. Først når dine egne oppgaver er skrevet ned i den samme listen som oppgaver fra andre kan du finne en bedre balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for deg selv.

Hvordan vet du at du arbeider med de viktigste oppgavene?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen Coveys Seven Habits of Highly Effective People. Arbeid med dette konseptet var en viktig del av min lederutvikling i Microsoft og har fulgt meg siden. Han sa

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

For noe av det vanskeligste er å si nei. Både til oppgaver andre ber deg om å gjøre, og til deg selv når du får lyst til å gjøre en oppgave som kanskje ikke er viktig, men som du har lyst til å gjøre.

Jeg har skrevet mer om dette temaet i Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Vil du lære mer om hvordan du kan prioritere bedre i praksis, og få en bedre balanse mellom det du gjør for deg selv og det du gjør for andre, samtidig som du får stålkontroll på innboks frister og oppgaver? Få med deg dine kolleger på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-do.

Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig!

Gjennom det siste året har jeg sett to forskjellige innfallsporter til å ta i bruk Teams i organisasjonen. Det er de som har Microsoft 365 og som bestemmer seg for å ta i bruk Teams for bedre samarbeid i organisasjonen ved å redusere epost og samarbeide smartere på dokumenter. De hadde vanligvis Skype for Business som møteverktøy og fortsatte å bruke det til nettmøtene, men åpnet også for muligheten av å bruke Teams-møter.

Den andre gruppen er de som i mars tok i bruk Teams-møter fordi det var et akutt behov for et nettmøteverktøy og de vurderte Teams-møter som det beste valget for dette. Etter hvert har mange av dem også oppdaget at Teams er mye mer og vil ta i bruk flere muligheter til å arbeide og samarbeide utover det å ha nettmøter. 

De tre måtene å opprette Teams-møter på

Møter og møteserier knyttet til kanal

Hvilket utgangspunkt man har hatt vil nok kunne gjøre at man ser litt forskjellig på hva Teams-møter er, eller kan være. For de som har sett på Teams som et samarbeidsverktøy har det ofte vært naturlig å utvide samarbeidet i Team og kanaler til møter. Fordelen med dette er at de som samarbeider i en kanal om en arbeidsprosess eller prosjekt kan knytte møtene til kanalen. Da er møtedokumenter, planer, notater og møtechatt knyttet til prosjektet og er tilgjengelig for alle nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet.

Illustrasjon viser hvordan vi i I kanalmøter kan vi knytte til møtebok i OneNote og legge planer og fordele oppgaver i Planner

Frittstående møter med deltakere innenfor og utenfor virksomheten

Mange møter har gjerne deltakere fra ulike avdelinger. Det kan være allmøter og møter med deltakere utenfor virksomheten. Disse møtene er det ikke naturlig å knytte til en kanal i et Team. Det er frittstående møter. Alle som blir invitert kan delta. De trenger heller ikke å være Teams-brukere. Har de ikke Teams i sin organisasjon, eller du inviterer noen på en privat epostadresse kan de enten delta fra nettleser, eller laste ned Teams appen gratis og delta fra denne. Selv om ikke møtet er knyttet til et Team og en kanal kan vi med fordel benytte Teams struktur til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Fremfor å sende ut agenda, be om innspill til møtet og til å stille avklarende spørsmål om møtet på epost kan du benytte møtechatten. Den er tilgjengelig for alle idet møteinvitasjonen er sendt ut.

Illustrasjon viser hvordan vi kan forberede, gjennomføre og følge opp møter ved bruk av møtechat

Denne møteprosessen er selvfølgelig like nyttig om du har møtet i et møterom. Du trenger ikke å begrense dette til nettmøter, selv om de fleste møtene fremover mest sannsynlig vil ha minst en deltaker som ikke er på kontoret.

Møter med enkeltpersoner og personlige grupper i Chat

Mange har funnet frem til chat-mulighetene i Teams. Der kan vi utveksle meninger og informasjon med en eller flere kolleger for saker som vi ikke har et Team for, eller som bare angår bestemte personer. Trenger dere å snakke sammen, eller få litt kollegahjelp kan du opprette et Teams-møte i chatten, dele skjerm og snakke sammen.

I Chatten har vi også flere av de samme mulighetene vi har i en kanal med å dele dokumenter og ulike verktøy i faner.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC fra der de måtte ønske.

Skap engasjement i Teamsmøtet med en quiz!

Det fleste av oss har nok opplevd i et Teamsmøte at noen presenterer i møtet og prater, og prater, og prater ….

Etter en stund mister vi konsentrasjonen, tenker på litt andre ting, eller vi får en melding som vi svarer på. Vi er ikke med i møtet med hodet lenger. Dette er kanskje den viktigste forskjellen mellom et møte i et møterom og et møte på nett. Du har ikke kontroll over hva møtedeltakerne gjør mens møtet pågår.

Dersom du har opplevd dette, kan du være sikker på at andre har det på samme måten om du presenterer noe i nettmøter. Hvordan kan du unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og at du mister dem?

Stopp opp og engasjer med deltakerne

Erfaring viser at du må engasjere med møtedeltakerne hvert 4-5 minutt dersom du ikke vil miste dem. Det kan gjøres på ulike måter, men en effektiv måte å gjøre det på er å bruke møtechatten.

Stopp opp i presentasjonen og still et spørsmål møtedeltakerne må tenke seg om for å svare på. Da har du hodene deres inne i møtet igjen. Enda bedre er det om du kan stille et spørsmål du faktisk gjerne vil ha svar, eller innspill på. Da kan du få innspill fra 20 deltakere på 2 minutter, fremfor å ta en "rundt bordet" i møterommet som tar evigheter.

Opprett en Forms-undersøkelse i Teamsmøtet

I større møter kan du også skape engasjement og få innspill gjennom en undersøkelse. Her er hvordan du kan lage en quiz med Microsoft Forms i et Teamsmøte:

---

Du kan lage undersøkelsen der og da i møtet. Det kan være lurt å skrive ned spørsmål og svaralternativ på forhånd. Gjør du det tar det bare sekunder å opprette selve undersøkelsen.

Dersom du ikke endrer noen innstillinger får du en flervalgs-undersøkelse der deltakerne må velge mellom ett av dine forslag til svar og svarene synes umiddelbart i møtechatten. Du kan også lage den mer avansert, og dersom du vil ta vare på svarene og bruke dem videre etter møtet finner du det i oversikten over dine Forms.

Dersom du har flere undersøkelser i samme møte kan du også lage dem på forhånd, og så publisere dem i møtechatten når det passer.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC  fra der de måtte ønske.

For flere engasjementsverktøy i Teams-møter, se blogginnlegget Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser.

Har du irritert deg over alle chat-varslene du får i Teamsmøter? Og som fortsetter selv etter at du har forlatt møtet?
Får du chatvarsler på skjermen der andre kan se innholdet i chatten?

Når du tar i bruk Teams er det med et standard oppsett for varsler i likhet med Outlook og andre programmer. Dette har aldri passet meg. Jeg vil selv bestemme hvilke varsler jeg vil ha og når. Teams gir deg omfattende muligheter til å stille inn varslene slik du ønsker dem.

Endre de mest vanlige varslene

Åpne varselinnstillingen. Justeringer du gjør her er generelle innstillinger. Du velger selv hva som passer for deg.

De varslene jeg vanligvis sjekker er:

1. E-postvarsler - Jeg vil helst ikke ha mer e-post, men denne varslingen er faktisk veldig nyttig. Dersom noen har sendt meg en chat, eller nevnt meg i en Teams-samtale, og jeg ikke ser den får jeg en epost om hvem den er fra og hva det gjelder med en lenke til Teams-meldingen. Dette er sikkerhetsnettet i Teams som gjør at du ikke trenger å være redd for å gå glipp av viktige meldinger til deg. For vi lesser jo e-post fremdeles :-) Det fine er at om du leser meldingen innen en time som er standardinnstillingen får du ikke e-post. Smart, ikke sant?

2. Vis forhåndsvisning av melding - Får du chatvarsler på skjermen der andre kan se innholdet i chatten? Det kan du hindre ved å slå av denne innstillingen. Da unngår du at andre ser deler av en personlig melding som bare er ment for deg om noen skulle se skjermen din. Det kan være ganske pinlig i et nettmøte …

3. Varsler for samtaler og reaksjoner - Sier det ping og får du opp et flagg på skjermen hver gang noen gir deg en tommel opp, eller en annen reaksjon? Morsomt første dagen, men forstyrrende i lengden. Dette og mere kan du justere ved å velge Egendefinert under Team og kanaler.

Bestem over egen tilgjengelighet i Teams

Din tilgjengelighetsinformasjon vises andre basert på din kalender. Har du et møte i kalenderen visses du som rød, har du ikke vises du som grønn. Denne automatikken kan du overstyre ved på velge selv hvordan andre skal se din tilgjengelighet. Du kan også legge inn en "Out of Office" melding ved å angi en statusmelding. Det fine er at kollegene dine ser denne før de sender deg en melding i Teams. 

Får du møtevarsler du ikke vil ha?

Har du opplevd at du skal skrive i møtechatten i et Teams-møte og så kommer du ikke til fordi varselflagg på skjermen fra andre chatter hindrer deg i å skrive. En annen situasjon kan være at du går ut av et Teams-møte fordi du må i at annet møte? Da vil du likevel fortsette å få varsler fra det møte du har forlatt.

Du kan slå av møtechat-varsler under varselinnstillinger, men da vil det gjelde alle møter. Finn møtechatten for det aktuelle møtet i Chat og slå den av. Da gjelder det bare dette møtet.

Beste praksis for å mestre Teams-arbeid og Teams-møter

Vil dere ha en rask innføring i beste praksis for Teams-arbeid og Teams-møter kan dere vurdere 1-times nettworkshopene med inntil 20 deltakere og lære smart arbeid og samarbeid med Teams fra egen PC.

• Bruk Teams smartere

• Smartere nettmøter med Teams

Er det bare deg, kan nettkurs du gjennomfører i eget tempo være et godt alternativ.

• Smart endring nettkurs
  
  
  
  

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Utnytt muligheten den digitale verktøykassen gir oss til å samarbeide, holde oss oppdatert og koordinere med andre uten møter.

Bjørn O. Hopland er daglig leder i Smart endring as og rådgiver i den digitale arbeidhverdagen

Da COVID-19 traff oss måtte mange av oss plutselig jobbe hjemmefra. Selv om det å jobbe utenfor kontoret ikke er nytt hadde mange ikke opplevd utfordringene (og fordelene) med en helt digital arbeidsplass på denne måten før. Dette reiste fort mange spørsmål. Hva er den beste måten å kommunisere med kollegene på nå? Hvordan vet jeg når jeg skal ringe eller invitere til et nettmøte, og når jeg heller sender en e-post eller en chat? 

Mange har opplevd en økning i antall møter i denne tiden. Det fører til mer bunden tid og gir mindre tid til å "gjøre jobben". Møter kan være viktige, men må vi ha flere møter? Kunne noen av møtene vært erstattet av andre kommunikasjonsformer?

Må vi ha møter for å snakke sammen?

Møter er synkronkommunikasjon i likhet med en telefonsamtale, eller en prat ved kaffemaskinen. Vi må kanskje tenke nytt om hvordan vi kommuniserer med kolleger. Når du vil snakke med en, eller flere kolleger kan du ikke lenger gå bort til dem og si "Kan vi ta 10 minutter i møterommet?" Nå inviterer mange til et nettmøte isteden. Men nettmøter er ikke den eneste måte å kommunisere synkront på. Kjappe utvekslinger av meldinger i en Teams- eller Slack chat kan også være synkron kommunikasjon. Fordelen er at vi ikke binder opp tid i kalenderen, men kan ta praten som en nettprat der og da.

Les også: Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Synkron kommunikasjon er perfekt når du trenger svar på et spørsmål med en gang. Det kan nok også være det beste når de trenger brainstorming, eller når du vil få ideer og innspill fra flere andre på en gang. Da er møter ofte det vi tenker på først. Men det er ikke sikkert det alltid er det beste.

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å må snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

I et møte, eller i en rask chat, er det ofte lite tid til å vurdere hva som er et godt svar på et spørsmål, eller vurdere alternative løsninger på problemer. Du har kanskje ikke tid til å skaffe nødvendig informasjon eller ressurser for å løse et problem på en god måte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale. Eksempler på dette kan være epost, samtaler i Teams-kanaler, intranettinformasjon, samarbeid gjennom prosjektstyringsverktøy og bruk av video som kan spille av når som helst.

En arbeidsprosess, eller et prosjekt vil ofte kreve møter, men om vi bruker de digitale samarbeidsskanalene på en god måte kan det bli færre møter

Men noen av de synkrone metodene kan også være asynkrone eller hybrider. Selv om chat kan gjøres i sanntid, trenger du ikke å svare på en kollegas spørsmål med en gang. Det samme gjelder kanalmeldinger i Slack eller Teams. Du kan velge å svare dem med en gang eller når du er tilgjengelig. En hybrid kan være at noen deltar i et nettmøte, mens andre kan spille av et opptak av møtet senere.

Les også: Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese en epost eller et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes eller ringes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha et svar straks?

• Trenger de jeg jobber sammen med informasjon fra meg her og nå?

• Er du sikker på at vi må ha et møte på dette?

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å

• Sende en epost eller lage et Teams-innlegg

• Gjøre om et informasjonsmøte til en innspilt video.

• Skriv inn dine kommentarer i et dokument fremfor å ha et møte for å kommunisere det samme verbalt.

• Lag en skjermvideo for å forklare noe fremfor å gjøre en demo i et møte.

Les også: Se 5 av fordelene du får når du bytter ut Outlook med Teams

Det er ikke bare en rett måte å kommunisere på når vi arbeider på ulike steder. Noe haster og trenger umiddelbar oppmerksomhet. Andre, mindre presserende saker kan håndteres på en mindre forstyrrende og kanskje enda bedre måte. Med en bedre forståelse av når du bruker hva kan du sannsynligvis spare tid, ha færre avbrytelser for møter og oppnå høyere fleksibilitet enten du jobber hjemme eller på kontoret.

Les mer om å samarbeide når vi er på forskjellige steder og det er uforutsigbart når vi møtes.

Å lede når noen er hjemme og noen på kontoret

Du må unngå at de som sitter hjemme får følelsen av å gå glipp av noe

Dette blogginnlegget er inspirert av et innlegg fra Camtasia som leverer programvare for innspilling og redigering av video.

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

Mange undersøkelser viser at det ikke er uvanlig å bruke 40% eller mer av ukens arbeidstid i møter. Siden mars sier flere at antallet møter har økt betraktelig. Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes. Det som brukte å være en kort prat i fellesområdet er nå et 30 minutters Teams-møte. Tilfeldige samtaler oppstår ikke lenger når vi ikke møter hverandre ved kaffemaskinen eller når vi ser noen i kantinen.

Møter er viktige for å oppnå noe sammen, men hvordan kan vi bli mer effektive?

Mange opplever i dag møter som en avbrytelse i arbeidet. Men hva om vi organiserer møtene som en naturlig del av arbeidet? Med Teams kan vi skape kontinuitet i arbeid og samarbeid der møter ikke lenger ses på som en avbrytelse. Derfor må vi tenke nytt om møter. Da vil alle oppleve at møtene ikke bare er nødvendige, men ønskelige fordi de bidrar positivt til å oppnå resultater.

I sin årlige Ignite konferanse lanserte Microsoft over 20 nyheter i Teams som kommer i løpet av de neste månedene. De fleste nyhetene er mer avanserte muligheter i Teams-møter. Er du teknologi-interessert og tilhører de 10% av Teams-møtedeltakerne som tar i bruk all ny funksjonalitet som blir tilbudt blir du helt sikkert begeistret. Jeg innrømmer å være blant dem, men for de fleste gir ikke nye funksjoner i møteverktøyet nødvendigvis bedre møter.

Det er klart det er morsomt når vi kan plassere oss i en virtuell bar eller et utendørs amfi, men når nyhetens interesse er over er likevel det viktigste.

Oppskrift på å ha meningsfylte møter

1. Hvorfor møtes vi?

2. Hva skal vi oppnå i møtet?

3. Har vi med de riktige personene i møtet

4. Har alle mulighet til å bidra med sine innspill?

5. Førte møtet til at vi gjøre noe bedre enn før?

Kjedelig, men nødvendig og vi har mer enn nok muligheter i Teams allerede for å nå våre møtemål. Det er ikke verktøyet det står på, men vår villighet og ferdigheter i å planlegge, gjennomføre og følge opp møtet på en god måte.

Hvorfor skal vi ta i bruk Teams-møter?

Å ha møter er ikke et mål i seg selv for de fleste, men møter er en viktig del av samarbeid. Ja faktisk er møter for mange limet i samarbeidet der man planlegger, blir enige om noe og tar beslutninger. Dersom god bruk av Teams kan øke effektiviteten og føre til raskere og bedre beslutninger vil vel ingen ha noe imot det?

Det fine med Teams-møter er at de kan fungere som en naturlig utvidelse av Teams-samtaler, dokumentarbeid og mye annet smart man kan gjøre i Teams. Det er dette som skiller møter i Teams fra møter i andre, dedikerte møteverktøy.

Teams eller Zoom? Valget mellom fruktkurven og dine favorittepler

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Det er min erfaring at de fleste møter ikke har agenda, deltakerne har ikke forberedt seg, og det er uklart hva vi oppnådde i møtet annet enn å snakke sammen. Vi trenger å snakke sammen, men vi kan få mye bedre utbytte av møtet om vi legger litt mer i det.

Her er etter min mening hvordan en god møteprosess kan se ut. Det kan se litt overveldende ut, og ikke alle møter trenger alle komponentene beskrevet her, men Teams struktur og støtteverktøy gjør det mye enklere å gjøre det riktige, og uten en eneste epost.

Ved å knytte møteinnkalling til Teams, bruke møtechat og dokumentsamarbeid, og tildele oppfølgingsoppgaver i møtet blir møtene effektive og vi sender ingenting på epost

Ønsker dere hjelp til å innføre slike møteprosesser hos dere kan workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter gi dere en god start ved å lære både de smarte nettmøtemulighetene og hvordan forberede gjennomføre og følge opp møtene enklere og bedre.